Bereiten Sie eine Datei für den Upload vor.
Wählen Sie oben links den Klinikstandort Name aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > importieren & exportieren > Aus Datei importieren.
Legen Sie eine Datei in den Upload-Bereich oder wählen Sie den Bereich aus, um eine Datei von Ihrem Gerät auszuwählen. Alternativ können Sie aus der Dropdown-Liste Vorhandene Datei eine Datei auswählen, die Sie zuvor hochgeladen haben. Sie können jeweils nur eine Datei importieren. Unterstützte Dateitypen sind XLSX, XLS und XML. Die Datei sollte nicht größer als 5 MB sein.
Wählen Sie das Importmodell aus der Dropdown-Liste Vetera model.
Wählen Sie Weiter.
Auf der Seite Abbildung helfen Sie dem System, Ihre Quelldaten zu verstehen. Ordnen Sie Ihre Quelldaten wie erforderlich den Vetera-Datenfeldern zu.
Die Spalten aus Ihrer Datei werden links angezeigt, zusammen mit allen automatisch zugeordneten Datenfeldern.
Nicht abgebildete Vetera-Felder werden rechts angezeigt. Ziehen Sie die Felder, die Sie benötigen, nach links, damit sie mit Ihren Quelldaten-Spalten übereinstimmen.
Einige Felder müssen möglicherweise zugeordnet werden. Sie finden sie in ihrer eigenen Kategorie auf der rechten Seite.
Einige Felder benötigen möglicherweise eine zusätzliche Zuordnung. Das bedeutet, dass Sie das Feld zum Bearbeiten einmal mit dem weißen Stift öffnen, sobald es auf der linken Seite ist, und alle erforderlichen Anpassungen oder Abbildungen vornehmen. Wenn Sie beispielsweise Artikel mit unterschiedlichen VAT (Umsatzsteuer) Prozentangaben importieren, müssen Sie Ihre Daten ggf. manuell mit Gruppen im System abgleichen, falls der Importeur nicht erfolgreich automatisch zuordnet.
Die Status-Spalte ganz links zeigt den Abbildungsstatus der Felder, die zugeordnet wurden. Wenn dort „zugeordnet“ angezeigt wird, ist alles in Ordnung. Wenn dort „Unvollständig“ angezeigt wird, sollten Sie das Feld zur Bearbeitung öffnen und prüfen, ob dort alle Elemente korrekt zusätzlich abgebildet wurden.
Wählen Sie Weiter.
Auf der Seite Vorschau und importieren überprüfen Sie die Importergebnisse Zeile für Zeile und Feld für Feld. Die Seite zeigt an, ob jedes importierte Objekt neu ist oder ob ein vorhandenes Objekt aktualisiert wird. Alle Fehler werden in Rot zusammen mit den Fehlermeldungen angezeigt. Sie können Fehler als Excel-Datei über die Schaltfläche Fehler beim Export exportieren. Sie können den Import auch dann fortsetzen, wenn er einige Fehler enthält; in diesem Fall werden Zeilen ohne Fehler importiert. Die Vorschau kann außerdem einige automatische Berechnungen anzeigen, die das System durchgeführt hat. Weitere Informationen finden Sie unter Automatic Calculations in Import from File. Beachten Sie, dass das Laden der Vorschau je nach Dateigröße und beteiligten Datentypen einige Zeit dauern kann.
Wenn die Datei mehr als 100 Artikel enthält, lädt Vetera automatisch nur eine Stichprobe der Zeilen. Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie den Button Vorschau aller Einträge auswählen möchten, um die vollständige Vorschau zu laden (dies kann länger dauern), oder direkt mit dem Import fortfahren.
Wählen Sie nach der Überprüfung der Vorschau Starten Sie den Import.
Sie werden zur Seite Importieren Sie den Fortschritt weitergeleitet, auf der Sie den Fortschritt des Imports verfolgen können. Der Import wird im Hintergrund verarbeitet, und Sie können die Seite verlassen oder aktualisieren, wenn Sie möchten. Sobald alles erfolgreich abgeschlossen ist, wird ein grüner „Erfolg“-Status angezeigt. Die gesamte Zeit bis zur Fertigstellung des Imports hängt im Allgemeinen von der Dateigröße ab; typischerweise sollte der Import nicht länger als ein paar Minuten dauern. Wenn während des Imports einige Zeilen fehlgeschlagen sind, können Sie die Fehler aus der Spalte Aktionen herunterladen.
Hinweis: Imports funktionieren in Batches mit 250 Artikeln auf einmal und mit einem Timeout nach 20 Minuten. Updates erfolgen schneller als neue Imports, da nur bestimmte Felder aktualisiert werden.
Beispiel: Wenn 1000 Artikel importiert werden, ist es möglicherweise besser, diese in 2 Imports aufzuteilen.
Zusätzliche Mapping-Tipps und Hinweise
Sie können in der Mapping-Phase nur die Zusatzoptionen von Datenfeldern bearbeiten, nachdem Sie diese zugeordnet haben (d. h. eine Verbindung mit Ihren Daten angegeben oder durch Hinzufügen eines Felds neue Informationen ergänzt haben).
Einige Felder können mit der Option Verwendung als key field auf der Karte des Datenfelds als Schlüsselfelder gekennzeichnet werden. Das System versucht dann, vorhandene Objekte in der Datenbank zu finden und diese zu aktualisieren, statt neue Artikel zu erstellen. Die Verwendung von Schlüsselfeldern ist entscheidend, wenn Sie vorhandene Objekte aktualisieren möchten. Wenn Sie zuvor Daten aus dem System exportiert haben und diese aktualisieren und dann erneut importieren möchten, wird in der Regel die Objekt-ID als Schlüsselfeld für das Abgleichen verwendet, da sie Teil des Exports ist. Grundsätzlich können alle eindeutigen Werte für die Verwendung als Schlüsselfeld gut geeignet sein. Für fortgeschrittene Anwendungsfälle ist es außerdem möglich, mehrere Schlüsselfelder gleichzeitig zu verwenden.
Wenn die Spaltennamen der Dateidaten exakt mit denen in Vetera übereinstimmen, sollte im Mapping-Schritt eine automatische Zuordnung erfolgen.
Die automatische Zuordnung kann auch für zusätzlich abbildbare Optionen erfolgen. Wenn Sie zum Beispiel die Artikel-Untergruppen in der Datei auf die gleiche Weise benennen wie in Vetera, sollte die automatische zusätzliche Zuordnung stattfinden.
Sie können dem Import auch neue Daten (individuelle Standardwerte) hinzufügen, indem Sie ein Datenfeld in den unteren Bereich der linken Seite im Mapping-Schritt ziehen (Bereich mit dem Namen „Ziehen Sie das Feld hierher, um es zum Import hinzuzufügen“). Anschließend können Sie das Feld zum Bearbeiten mit dem weißen Stift öffnen und die Option „Alle durch Standardwert ersetzen“ verwenden, um einen neuen Standardwert festzulegen. Alle importierten Artikel erhalten dann diesen Wert als neuen Standardwert.
Beim Hochladen von Artikeln können Sie als erweiterte Option Untergruppen direkt mit dem Import erstellen. Dafür sind die Felder für Artikel-Untergruppe Ebene 1, 2 und 3 vorgesehen. Wenn Sie nur zu vorhandenen Untergruppen zuordnen möchten, verwenden Sie das normale Artikel-Untergruppe-Feld.
Welche Felder zum Mapping verfügbar sind, hängt vom Modell ab, das Sie in Schritt 4 auswählen. Wenn Sie beispielsweise das Users-Modell importieren, werden Felder verwendet, wie sie in Create and Manage User Accounts beschrieben sind.