Die Funktion „Provisionen“ berechnet leistungsabhängige Einnahmen für Tierärzte und Mitarbeitende. Sie vereinfacht Ihren Arbeitsablauf, indem Auszahlungen automatisch anhand der spezifischen Leistungen und Artikel berechnet werden, die ein Tierarzt oder Mitarbeitender verkauft.
Beispiel:
Ein Tierarzt erhält 20 % Provision für die Durchführung einer bestimmten Leistung. Damit das funktioniert, richtet der Klinikmanager eine Provisionsregel für eine Untergruppe ein, die den Leistungsartikel für diese Leistung enthält, und fügt eine Benutzer Provisionsregel für den Tierarzt hinzu.
Um Provisionsregeln einzurichten, benötigen Sie die Provisionseinstellungen Benutzerberechtigungen (Lesen und Schreiben). Um Berichte anzusehen, benötigen Sie die Benutzerberechtigung Berichte der Finanzkommissionen.
Logik zur Berechnung von Provisionen
Bevor Sie Regeln für Provisionen einrichten, prüfen Sie, wie das System Berechnungen verarbeitet:
Auf Basis des Verkaufspreises: Provisionen werden auf den endgültigen Verkaufspreis ohne Umsatzsteuer berechnet
Abgeschlossene Rechnungen: Provisionen werden anhand abgeschlossener Rechnungen nachverfolgt. Entwürfe von Rechnungen erstellen keine Provisionsdatensätze.
Statische Aufzeichnungen: Berechnungen bleiben statisch, sobald sie auf einer Rechnung generiert wurden. Eine Änderung der Regel aktualisiert frühere Provisionen nicht rückwirkend
Klare Prozentsätze: Das System verwendet für jeden berechtigten Verkauf einen direkten Prozentsatz und unterstützt keine Produktionsschwellen
Rabatte: Provisionen werden standardmäßig auf den rabattierten Preis berechnet, Sie können Rabatte jedoch in den Regel-Einstellungen ignorieren
Provisionsregeln einrichten
Das Einrichten von Provisionen erfolgt in zwei Schritten: Definieren der Logik in einer Provisionsregel und Anwenden auf einen Benutzer oder mehrere Benutzer über eine Benutzer Provisionsregel.
So erstellen Sie eine Provisionsregel:
Wählen Sie oben links den Klinikstandort Namen aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > Listen & Vorlagen > Provisionen > Provisionsregeln.
Wählen Sie hinzufügen.
Wählen Sie im Dialog Provisionsregel erstellen das Kontrollkästchen Aktive.
Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Regel ein (z. B. „Surgery Specialist 20%“).
Geben Sie den Standard Prozentsatz ein.
Wählen Sie Artikeltypen (Leistung, Medikament, Verbrauchsartikel, Futtermittel, Lab Analyse und Lab Analyseprofil). Sie können bei Bedarf mehrere Artikeltypen hinzufügen.
Wählen Sie Artikel Untergruppen. Es muss mindestens eine Artikel-Untergruppe ausgewählt sein. Wenn ein Artikel nicht in einer im Provisionsregel ausgewählten Untergruppe enthalten ist, wird für diesen Artikel keine Provision generiert.
Optional: Wählen Sie Keine Rabattierung von Provisionen für rabattierte Artikel, um anhand des ursprünglichen Preises zu berechnen.
Wählen Sie Speichern.
Hinweis: Prüfen Sie, ob Ihre Artikel Untergruppen sind korrekt konfiguriert und alle erforderlichen Artikel enthalten. Wenn ein Artikel in der zugewiesenen Artikel Untergruppe fehlt, kann das System die Berechnung nicht durchführen und die zugehörige Provision für diesen Artikel nicht generieren.
Benutzer Provisionsregel erstellen
Wählen Sie oben links den Klinikstandort Namen aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > Listen & Vorlagen > Provisionen > Benutzer Provisionsregeln.
Wählen Sie hinzufügen.
Wählen Sie im Dialog Benutzer Provisionsregel erstellen das Kontrollkästchen Aktive.
Wählen Sie den Benutzer und die Provisionsregel, die zuvor erstellt wurde.
Wählen Sie die Klinikstandorte aus, für die diese Regel gilt. Sie können entweder nur einen oder mehrere Standorte hinzufügen.
Optional: Wählen Sie Ausnahmen, um bestimmte Daten festzulegen, an denen diese Benutzer Provisionsregel einen anderen Provisionssatz hat (z. B. Bankfeiertage).
Wählen Sie Speichern. Die Regel ist sofort wirksam.
Artikel von Provisionen ausschließen
Wenn ein bestimmter Artikel, z. B. ein Produkt mit niedriger Marge, niemals eine Provision generieren soll, markieren Sie den Artikel auf der Artikelkarte mit „Keine Provisionen“:
Gehen Sie zu Katalog > Artikel.
Wählen Sie die Stift-Schaltfläche für die entsprechende Artikelzeile.
Wählen Sie im Tab Preisfestsetzung das Kontrollkästchen Keine Provisionen.
Wählen Sie Speichern.
Umgang mit Mehrfachverschreibungen
Einige Kliniken zahlen Provision für die Erstverschreibung, jedoch nicht für nachfolgende Mehrfachverschreibungen. Wenn Ihre Klinik diese Richtlinie verwendet, können Sie die folgende Umgehungslösung nutzen:
Erstellen Sie einen „Virtueller Benutzer“ (z. B. „Clinic Refills“). Wenn Sie bei der Abwicklung einer Direktverkauf eine Mehrfachverschreibung verarbeiten, weisen Sie diesen virtuellen Benutzer als Verschreiber zu. Da dem virtuellen Benutzer keine Provisionsregeln zugewiesen sind, generiert die Mehrfachverschreibungen-Transaktion keine Provision.
Berichte der Finanzkommissionen
Der Provisionsbericht erfasst Auszahlungen anhand abgeschlossener Rechnungen. Um auf den Bericht zuzugreifen, gehen Sie zu Berichterstattung > Berichte > Provisionen.
Sie können den Bericht anhand der folgenden Kriterien filtern:
Datum: Filtern Sie nach Anfangs- und Enddatum und filtern Sie nach Rechnungsdatum oder Datum der Rechnungszeile.
Klinikstandorte: Wählen Sie einen oder mehrere Klinikstandorte aus.
Benutzer: Filtern Sie nach allen oder nach bestimmten Benutzern.
Artikel: Schränken Sie die Ergebnisse über Artikeltypen und Artikel Untergruppen ein.
Rechnungsstatus: Wählen Sie zwischen Alle abgeschlossen, Abgeschlossen und vollständig bezahlt oder Abgeschlossen nicht vollständig bezahlt.
Sie können den Bericht auch für die automatische, regelmäßige Generierung planen, indem Sie den Tab Geplant auswählen und einen neuen geplanten Bericht hinzufügen.
Für eine einfachere Auswertung und Übersicht können Sie den generierten Bericht außerdem in eine Tabelle/Datei exportieren, indem Sie den Button Exportieren/Drucken auswählen, der sich rechts unterhalb der Filteroptionen befindet.
Hinweise zur Berichterstattung
Daten-Caching: Die Berichtsergebnisse werden für 10 min zwischengespeichert. Änderungen wie Stornorechnungen können 10 min dauern, bis sie angezeigt werden, wenn Sie denselben Bericht erneut ausführen.
Rückerstattungen und Stornorechnungen: Wenn Sie einen Artikel erstatten, wird die ursprüngliche Provisionszeile nicht gelöscht. Wenn Sie Provisionszeilen erstellen während einer Rückerstattung auswählen, generiert das System eine negative Zeile, um die Gesamtsumme auszugleichen.
Abweichungen: Unterschiede zwischen Artikelverkäufe- und Provisionen-Berichten entstehen in der Regel durch größere Stornorechnungen oder fixe Standardbehandlung-Rabatte.
Hinweis: Provisionseinstellungen gelten unternehmensweit. Manager mit Berechtigungen zur Berichterstattung können die Abrechnungssätze für Tierärzte an anderen Standorten innerhalb des Unternehmens sehen. Um den Zugriff einzuschränken, können Administratoren einen Geplanten Bericht einrichten, um bestimmte Summen per E-Mail in das Postfach eines Managers zu senden, ohne vollständigen Zugriff auf das Berichtsmodul zu gewähren.