Die Einstellungen zur Sperrung der Finanzperiode sind sowohl auf Organisationsebene als auch auf der Ebene der Klinikstandorte verfügbar. Diese Einstellungen sollen verhindern, dass finanzielle Ereignisse in frühere Zeiträume zurückdatiert werden, in denen die Finanzen bereits abgeglichen wurden, wie zum Beispiel in den vorherigen Monat oder Jahr. Sobald die Finanzperiode geschlossen ist, können keine finanziellen Ereignisse wie Rechnungen oder Zahlungen vor dem Abschlussdatum datiert werden. Es wird empfohlen, die Schließung der Finanzperiode als beste Praxis in den Finanzabläufen zu aktivieren.

Die Sperrung der Finanzperiode wird hauptsächlich auf Ebene des Klinikstandorts mithilfe einer Kombination aus 3 Einstellungen aktiviert und festgelegt. Das bedeutet, dass jeder Klinikstandort seine Schließungsverhalten der Finanzperiode unabhängig steuern und anpassen kann. Einstellungen zur Sperrung der Finanzperiode sind besonders nützlich, um monatliche Finanzdaten nach dem Abgleich automatisch zu sperren.

Alle Einstellungen zur Sperrung der Finanzperiode auf Klinikstandortebene finden Sie unter: Einstellungen > Klinikstandort > Einstellungen der Klinikstandorte > Siehe spezifische Einstellungsbeschreibungen unten

Diese erste Einstellung zur Schließung der Finanzperiode kann manuell verwendet werden, oder sie wird automatisch aktualisiert, wenn die Einstellungen 2 und 3 verwendet werden. Diese Einstellung ist ein Dateneingabefeld, wie z.B. 03.04.2022. Das eingegebene Datum ist das Datum, an dem finanzielle Ereignisse nicht über dieses Datum hinaus datiert werden können.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, steht Einstellung 3 zur Verfügung, und sie aktualisiert auch automatisch die Dateneingabe für Einstellung 1. Die automatische Sperrung von Finanzperioden wird als beste Praxis in den Finanzabläufen empfohlen. Die automatische Dateneingabe für Einstellung 1 wird immer das letzte Datum des vorherigen Monats sein.

Die letzte Einstellung zur Sperrung der Finanzperiode ist das Auslöse Datum, wenn die automatische Schließung der Finanzperiode (Einstellung 2) das Abschlussdatum (Einstellung 1) aktualisiert. Der gewählte Datumswert muss physisch vergangen sein, um das Auslösen zu aktivieren. Das bedeutet, wenn das heutige Datum, an dem diese Einstellung festgelegt wird, der 20. Februar ist, würde die Auswahl von '15' als Datumswert die automatische Schließung der Periode am 15. März auslösen, mit einem Abschlussdatum von 28. Februar für Einstellung 1. Wenn anstelle von '15' ein Wert von '25' gewählt wird, würde die automatische Schließung der Periode am 25. Februar ausgelöst, da das Datum in diesem Monat noch verfügbar ist, und das Abschlussdatum würde auf den 31. Januar für Einstellung 1 aktualisiert.

Es wird empfohlen, ein Auslöse Datum so früh wie möglich im neuen Monat zu wählen, das auch einen angemessenen Zeitraum für die Abstimmung der Finanzen des vorherigen Monats berücksichtigt. Das bedeutet, wenn das Buchhaltungspersonal normalerweise 10 Tage benötigt, um den Abgleich des vorherigen Monats abzuschließen, sollten Sie kein Datum vor dem 10. wählen, aber es wäre nicht ratsam, ein Datum wie den 25. zu wählen, das eine unnötige Verzögerung bei der Aktivierung der Sperrung der Finanzperiode verursacht, nachdem die Finanzen abgeglichen wurden. Unabsichtliche finanzielle Ereignisse könnten in diesem Zeitraum zwischen Abgleich und finanziellem Locking zurückdatiert werden, was dazu führen würde, dass der Abgleich nicht mehr passt.

Wenn der gewählte Datumswert im aktuellen Monat nicht verfügbar ist (29, 30, 31), wird der letzte verfügbare Tag des Monats als Auslösetag für diesen Monat verwendet.

Die Schließung der Finanzperiode kann auch auf Organisationsebene verwaltet werden, indem 3 Einstellungen manuell aktualisiert werden, wenn dies erforderlich ist.

Diese Einstellungen finden Sie unter: Einstellungen > Organisation > Siehe spezifische Einstellungsbeschreibungen unten

Diese erste Einstellung ist eine Aktivierungs-/Deaktivierungsauswahl, die die Sichtbarkeit von Einstellungen 2 und 3 bietet und es ermöglicht, die Sperrung der Finanzperiode auf organisatorischer Ebene zu steuern.

Einstellung 2 ist ein Dateneingabefeld. Diese Einstellung ist ähnlich der Einstellung 1 auf Klinikstandortebene und steuert das Datum, vor dem finanzielle Ereignisse nicht datiert werden können. Sie wird in Kombination mit Einstellung 3 verwendet.

Diese Einstellung ist ein Kontrollkästchen. Wenn sie markiert ist und die Einstellungen dann gespeichert werden, überschreibt die Dateneingabe von Organisationseinstellung 2 oben die Dateneingabe auf der Ebene des Klinikstandorts in der oben besprochenen Klinikstandorteinstellung 1. Dies ist ein manueller Hinweis zur Aktualisierung des Abschlussdatums der Finanzperiode für alle Standorte. Es wird keine fortdauernde automatische Aktualisierung des Datums ausgelöst.