Beide Ebenen – Unternehmen und Standort der Klinik – bieten Einstellungen zum Sperren von Finanzperioden. Damit soll verhindert werden, dass finanzielle Ereignisse rückwirkend in bereits abgeschlossene Zeiträume eingetragen werden, etwa in einen Vormonat oder ein Vorjahr. Sobald eine Finanzperiode abgeschlossen ist, können finanzielle Ereignisse wie Rechnungen oder Zahlungen nicht mehr auf ein Datum vor dem Abschlussdatum datiert werden.

Hinweis: In Deutschland und Österreich sperrt eine Kassenabrechnung auch den abgedeckten Zeitraum. Diese Sperre gilt für jede Digitale Kasse separat. In einem geschlossenen Zeitraum können Sie keine finanziellen Ereignisse hinzufügen oder ändern, auch wenn die Einstellungen zur Sperrung von Finanzperioden ein früheres Datum zulassen. Weitere Informationen finden Sie unter Kassenabrechnungsbericht erstellen.

Die Sperrung von Finanzperioden wird vorwiegend auf Ebene des Standorts der Klinik über drei Einstellungen aktiviert und festgelegt. So kann jeder Standort der Klinik den Abschluss von Finanzperioden unabhängig steuern und anpassen. Die Einstellungen sind besonders nützlich, um Finanzperioden nach dem Abgleich automatisch monatlich zu sperren.

Die Einstellungen zur Sperrung von Finanzperioden finden Sie unter Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Finanzen im Abschnitt Finanzperiode & Datumsangaben.

Diese erste Einstellung zum Abschluss von Finanzperioden kann manuell festgelegt werden. Wenn die Einstellungen 2 und 3 verwendet werden, wird sie automatisch aktualisiert. Geben Sie ein Datum ein, zum Beispiel 03/04/2022. Ab diesem Datum können finanzielle Ereignisse nicht mehr rückwirkend auf ein früheres Datum gesetzt werden.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird Einstellung 3 eingeblendet und das Datum in Einstellung 1 automatisch aktualisiert. Durch die automatische Sperrung wird jeder Monat rechtzeitig gesperrt, sodass finanzielle Ereignisse nicht rückwirkend in einen bereits abgeglichenen Monat eingetragen werden können. Als Datum in Einstellung 1 wird immer der letzte Tag des Vormonats verwendet.

Mit dieser Einstellung wird festgelegt, an welchem Tag des Monats das Frühestmögliche Datum für finanzielle Ereignisse automatisch aktualisiert wird. An diesem Tag wird als frühestmögliches Datum der letzte Tag des Vormonats festgelegt. Eine Änderung dieser Einstellung aktualisiert das frühestmögliche Datum nicht sofort.

Beispiel: Sie ändern diese Einstellung am 20. Februar:

Ein geeigneter Tag gibt den Mitarbeitenden der Buchhaltung genügend Zeit, den Vormonat abzugleichen. Dauert der Abgleich beispielsweise normalerweise 10 Tage, wählen Sie den 10. oder einen kurz darauf folgenden Tag. Bei einem späteren Tag bleibt länger Zeit, finanzielle Ereignisse rückwirkend in einen bereits abgeglichenen Monat einzutragen.

Wenn der gewählte Datumswert diesen Monat nicht verfügbar ist (29, 30 oder 31), wird der letzte verfügbare Tag des Monats als Auslöser verwendet.

Der Abschluss von Finanzperioden lässt sich auch auf Unternehmensebene verwalten, indem Sie bei Bedarf drei Einstellungen manuell aktualisieren.

Die Einstellungen zur Sperrung von Finanzperioden auf Unternehmensebene finden Sie unter Einstellungen > Allgemeines > Unternehmen im Abschnitt Organisation Einstellungen.

Mit dieser ersten Einstellung lässt sich der Abschluss von Finanzperioden auf Unternehmensebene steuern. Außerdem werden dadurch die Einstellungen 2 und 3 eingeblendet.

Einstellung 2 ist ein Datumsfeld. Sie entspricht Einstellung 1 auf Ebene des Standorts der Klinik und legt fest, vor welchem Datum finanzielle Ereignisse nicht datiert werden können. Sie wird zusammen mit Einstellung 3 verwendet.

Diese Einstellung ist ein Auswahlkästchen. Wenn Sie es markieren und die Einstellungen anschließend speichern, ersetzt das in Einstellung 2 des Unternehmens festgelegte Datum das Datum aus Einstellung 1 auf Ebene des Standorts der Klinik. Damit wird das Abschlussdatum der Finanzperiode für alle Standorte manuell aktualisiert. Es werden dadurch keine weiteren automatischen Datumsaktualisierungen ausgelöst.