Planen Sie den automatischen Versand eines Berichts per E-Mail – einmalig oder regelmäßig. Alle Benutzer mit Zugriff auf Berichte können Berichte planen.
Wie Sie einen Bericht planen, hängt vom jeweiligen Bericht ab. Bei einigen Berichten unter Berichterstattung > Berichte planen Sie den Bericht im Tab Geplant. Andere Berichte haben oben rechts eine Schaltfläche Zeitplan.
Bericht über den Tab „Geplant“ planen
Berichte mit den Tabs Generieren und Geplant oben planen Sie im Tab Geplant. Für den geplanten Bericht gelten die Einstellungen und Filter aus dem Tab Generieren.
Gehen Sie zu Berichterstattung > Berichte und öffnen Sie den Bericht, den Sie planen möchten. Legen Sie im Tab Generieren die Berichtseinstellungen und Filter fest.
Öffnen Sie den Tab Geplant und wählen Sie hinzufügen. Das Dialogfeld Neuer geplanter Bericht wird geöffnet.
Schreiben Sie unter Betreff und Der Text der E-Mail die Nachricht für die Empfänger.
Wählen Sie eins der Berichtformat-Formate: Pdf, Excel oder CSV. Bei einigen Berichten sind mehr Formate verfügbar.
Wählen Sie unter Empfänger Benutzer aus. Um den Bericht an andere E-Mail-Adressen zu senden, geben Sie diese durch Kommas getrennt unter Zusätzliche E-Mail-Adressen ein.
Wählen Sie unter Zeitraum der Datenerhebung den Zeitraum aus, den der Bericht abdecken soll, zum Beispiel „Gestern“.
Wählen Sie unter Zeitplan Einmal, Täglich, Wöchentlich oder Monatlich. Wählen Sie anschließend die Uhrzeit, den Wochentag oder den Tag des Monats aus.
Wählen Sie Speichern.
Der Bericht wird zu den ausgewählten Zeiten per E-Mail gesendet.
Sie können einen Zeitplan auch im Tab Generieren starten: Wählen Sie Exportieren / Drucken > Zeitplan.
Wenn Sie einen Monatsbericht am letzten Tag jedes Monats senden möchten, wählen Sie Monatlich und dann „Letzter Tag“ statt 30 oder 31. „Letzter Tag“ funktioniert auch in kürzeren Monaten, zum Beispiel im Februar.
Für jedes Vetera-Konto sind pro Standort der Klinik zwei Zeitpläne für Berichte mit dem Status Aktiv möglich. Insgesamt können mindestens fünf Zeitpläne für Berichte angelegt werden.
Bericht über die Schaltfläche „Zeitplan“ planen
Bei Berichten mit einer Schaltfläche Zeitplan oben rechts planen Sie den Bericht über diese Schaltfläche. Der geplante Bericht wird als CSV-Datei, XLSX-Tabelle oder beides gesendet.
Gehen Sie zu Berichterstattung > Berichte und öffnen Sie den Bericht. Legen Sie die Filter fest, die für den geplanten Bericht gelten sollen.
Wählen Sie Zeitplan. Die Seite Zeitplan für Ihren Bericht wird geöffnet.
Wählen Sie unter Zeitplan für Ihren Bericht das Startdatum, die Zeit und die Frequenz aus.
Wählen Sie unter Optionen das Exportformat aus: CSV-Datei, XLSX-Tabelle oder beides.
Wählen Sie unter Nachricht die Absenderadresse unter Von und die Empfänger aus. Ändern Sie bei Bedarf den Betreff und schreiben Sie eine Nachricht.
Prüfen Sie im Feld Überprüfung den Zeitplan, die nächsten drei Termine, das Format und die Empfänger.
Wählen Sie Zeitplan erstellen.
Der Bericht wird zu den ausgewählten Zeiten per E-Mail gesendet.
Sie können auch den Tab Geplant des Berichts öffnen und + Neu für einen Zeitplan auswählen.
Für Frequenz stehen Einmal, Täglich, Wöchentlich, Monatlich und Individuell zur Auswahl. Bei Auswahl von Individuell wird ein Dialogfeld geöffnet. Wählen Sie darin aus, wie oft der Bericht wiederholt wird, an welchen Wochentagen und wann der Zeitplan endet. Wählen Sie anschließend Erledigt. Für den Zeitplan gilt die unter Zeitzone angezeigte Zeitzone.
Der geplante Bericht verwendet die Filter des Berichts, wenn Filter auf den Bericht anwenden ausgewählt ist. Wenn Sie Filter auf den Bericht anwenden löschen, enthält der geplante Bericht alle verfügbaren Daten.
Empfänger eines geplanten Berichts sind Vetera-Benutzer. Der Bericht wird an die E-Mail-Adresse jedes Benutzers gesendet.
Zeitplan für einen Bericht bearbeiten, pausieren oder löschen
Sie können einen Zeitplan für einen Bericht im Tab Geplant bearbeiten, pausieren oder löschen. Welche Schaltflächen angezeigt werden, hängt vom Bericht ab.
Bei Berichten mit den Tabs Generieren und Geplant: Um einen Zeitplan zu bearbeiten, wählen Sie in der entsprechenden Zeile die Schaltfläche mit dem Stift. Sie können den E-Mail-Text und die Empfänger bearbeiten. Um einen Zeitplan zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Papierkorb.
Bei Berichten mit einer Schaltfläche Zeitplan: Wählen Sie in der Zeile des Zeitplans die Schaltfläche mit den drei Punkten (⋯) und anschließend Bearbeiten, Pausieren oder Löschen. Ein pausierter Zeitplan sendet keine Berichte, bis Sie ihn über dasselbe Menü wieder starten.