Kassenabrechnungsberichte (EOD) werden verwendet, um die finanziellen Verkaufs-Transaktionen sowie die Zahlungen zu prüfen, die während des Werktags angefallen sind. So können Sie überprüfen, dass die erhaltenen Zahlungen mit den Angaben übereinstimmen, die von Vetera gemeldet werden.
Die Inhalte der Kassenabrechnungsberichte sind dynamisch. Das bedeutet, dass sich die Inhalte nach dem Erstellen eines Berichts oder nach dem Markieren als bereit für die Buchhaltung ändern können, wenn innerhalb des im Bericht definierten Zeitraums neue Rechnungen oder Zahlungen erstellt werden. Außerdem kann eine Zahlung in mehreren Berichten auftauchen, wenn sich Start- und Endzeiten der Berichte überschneiden.
1. Einen Kassenabrechnungsbericht erstellen
Wählen Sie auf Dashboard in der oberen rechten Ecke der Seite den Button End of day aus.
Wählen Sie Create new report. Ein Dialog wird geöffnet.
Legen Sie unter Transactions for fest, ob der Bericht für die Transaktionen von All users oder für einen Selected user erstellt werden soll. Ein gängiger Ablauf ist, dass jede Kassierer-Mitarbeiterin/jeder Kassierer oder jede Registerstation am Ende der Arbeitszeit einen Kassenabrechnungsbericht für ihre/seine Schicht erstellt. Alternativ kann für jeden Werktag ein Kassenabrechnungsbericht erstellt werden.
Wählen Sie Start timestamp und End timestamp, um den Datumsbereich für den Bericht festzulegen. Sie können außerdem eine optionale Description hinzufügen.
Geben Sie den Start cash amount, den End cash amount sowie alle Cash withdrawals an, die innerhalb des Zeitraums des Berichts erfolgt sind. Ein Bargeldbezug ist jedes Entfernen von Bargeld aus der Kasse, z. B. wenn eine größere Barzahlung für eine frühe Einzahlung entnommen wird, um die Sicherheit und den Schutz der Kasse zu gewährleisten.
Hinweis: Wenn die Währung Ihrer Klinik auf Euro eingestellt ist, steht der Münzrechner (a) im Feld End cash amount zur Verfügung. Um die Endsumme des Bargelds zu berechnen, addieren Sie die Beträge aus den Feldern für Münzen und Scheine und wählen Sie Set, um die Gesamtsumme in das Feld End cash amount zu übernehmen.
Wenn im ausgewählten Zeitraum Rechnungsentwürfe vorliegen, werden diese unter Draft invoices aufgelistet. Um eine Rechnung zu öffnen, wählen Sie den Pfeil-Button (b) am Ende der Rechnungszeile. Beachten Sie, dass je nach Berichtseinstellungen das Markieren des Berichts als bereit für die Buchhaltung möglicherweise nicht möglich ist, wenn im Zeitbereich des Berichts Rechnungsentwürfe vorliegen.
Je nach Berichtseinstellungen können Sie ggf. manuell Summen für unterschiedliche Zahlungsmethoden unter Total sums given by user hinzufügen. So können Sie mögliche Abweichungen mit den in Vetera hinzugefügten Zahlungen prüfen.
Wählen Sie Speichern. Der Bericht wird im Tab End of day reports erstellt.
2. Den Kassenabrechnungsbericht prüfen
Erstellte Kassenabrechnungsberichte finden Sie im Tab End of day reports. Um die Liste zu filtern, legen Sie einen Datumsbereich fest, wählen Sie die Benutzer aus, deren Transaktionen Sie ansehen möchten, und wählen Sie den Status des Kassenabrechnungsberichts („Open“, Ready for accounting oder Reported to accounting).
Um einen Bericht anzuzeigen, wählen Sie den Button mit dem Auge. Um die Berichtoptionen zu bearbeiten, wählen Sie den Stift-Button. Um den Bericht zu löschen, wählen Sie den Mülleimer-Button. Berichte mit dem Status „open“ können Sie bearbeiten oder löschen.
Der Bericht zeigt folgende Informationen:
Die Tabs Cash payments, Card payments und All payments zeigen die Zahlungen aus dem ausgewählten Zeitbereich nach Zahlungsmethode. All payments enthält zusätzlich zu Bar- und Kartenzahlungen auch alle anderen Zahlungsmethoden.
Wenn Ihre Klinik Vetera Pay verwendet, wird der Tab Vetera Pay payments statt des Tabs für Kartenzahlungen angezeigt. Der Tab zeigt alle Zahlungen, die über Vetera Pay verarbeitet wurden.
Der Tab Corrections zeigt Stornorechnungen, interne Umbuchungen und abgesagte Zahlungen.
Der Tab Sales zeigt alle abgeschlossenen Rechnungen sowie die gesamte Umsatzsaldo-Summe. Konsolidierte Rechnungen sind nicht enthalten, aber Rechnungen, die Teil von konsolidierten Rechnungen sind, sind enthalten. Auch die Steuerbeträge auf den Umsatz sind enthalten; alle Summen werden sowohl mit als auch ohne Umsatzsteuer angezeigt.
Der Tab Receivables zeigt alle unbezahlten Rechnungen, einschließlich konsolidierter Rechnungen.
Der Tab Used prepayments zeigt die Vorauszahlungen, die zur Begleichung von Rechnungen verwendet wurden.
Wenn Ihr Vetera mehrere Klinikstandorte umfasst und es Zahlungen zwischen Klinikstandorten gibt, hängt davon ab, wie diese Zahlungen in Ihren Berichten angezeigt werden, von Ihren Systemeinstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter Cross Clinic Location Payments.
Je nach Berichtseinstellungen können Sie die Zahlungen im Bericht ggf. über den Button Correction korrigieren, z. B. die Zahlungsmethode ändern. Diese Korrekturen dienen ausschließlich Informationszwecken und wirken sich nicht auf Zahlungen in abgeschlossenen Rechnungen oder Berichten aus.
Unten im Dialog finden Sie eine vollständige Zahlungsübersicht der verschiedenen Zahlungsmethoden.
Sie können eine Zusammenfassung des Berichts mit den ausgewählten Informationen über die Optionen im Pfeilmenü des Buttons Print drucken. Um die Zusammenfassung mit allen Zahlungen zu drucken, wählen Sie den Button Print ohne Option im Pfeilmenü.
3. Den Kassenabrechnungsbericht als bereit für die Buchhaltung markieren
Wenn der Kassenabrechnungsbericht bereit ist, wählen Sie im Dialog den Button Mark as ready for accounting und bestätigen Sie. Der Status des Berichts wird aktualisiert, und der Bericht wird im Tab Ready for accounting angezeigt. Beachten Sie, dass je nach Berichtseinstellungen das Markieren des Berichts als bereit für die Buchhaltung möglicherweise nicht möglich ist, wenn im Zeitbereich des Berichts Rechnungsentwürfe vorliegen.
Um die Liste der Berichte „bereit für die Buchhaltung“ zu filtern, können Sie einen Datumsbereich festlegen und die Benutzer auswählen, deren Transaktionen Sie ansehen möchten. Sie können Berichte, die bereit für die Buchhaltung sind, über den Button mit dem Auge öffnen und ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder löschen. Sie können jedoch im Berichtdialog den Button Return status to open auswählen, um den Status des Berichts wieder auf „open“ zu ändern und ihn anschließend im Tab End of day reports erneut zu bearbeiten.
Berichte „ready for accounting“ zeigen die gleiche Information wie Berichte „open“, und die Druckoptionen sind ebenfalls identisch. Zusätzlich können Sie Print balance sheet auswählen. Die Bilanz zeigt die Forderungen und Zahlungen unter Debit sowie alle Rechnungszeilen gruppiert nach Account numbers mit der jeweiligen Gesamtsumme der Gruppe unter Credit. Vorauszahlungen werden unter Debit angezeigt, wenn die Vorauszahlungssumme positiv ist (mehr verwendet als hinzugefügte Vorauszahlungen) und unter Credit, wenn sie negativ ist (mehr hinzugefügt als verwendet).
Zahlungen, die nicht in Kassenabrechnungsberichten enthalten sind
Rechnungszahlungen und Vorauszahlungen, die derzeit in keinem Kassenabrechnungsbericht enthalten sind, werden im Tab Payments not in end of day reports auf der rechten Seite der Seite „End of Day reports“ angezeigt. Diese Liste enthält alle Zahlungen in Ihrem System, die in keinem der aktuell gespeicherten Kassenabrechnungsberichte innerhalb von Datums- und Uhrzeitbereich sowie Benutzerfiltern enthalten waren. Wenn zum Beispiel der Zeitbereich eines Berichts nicht alle Transaktionen des Tages umfasst oder wenn die Transaktionen eines Benutzers in einem Bericht nicht berücksichtigt wurden, werden diese Zahlungen in der Liste angezeigt.
Es wird empfohlen, den Tab Payments not in end of day reports regelmäßig zu prüfen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen in Kassenabrechnungsberichten berücksichtigt wurden.
Sie können die Zahlungsliste nach einem Datumsbereich filtern und Benutzer ein- oder ausschließen.
Verwandte Einstellungen
Hinweis: Um auf Einstellungen zuzugreifen, wählen Sie oben links den Klinikstandort Name aus und anschließend Einstellungen aus dem sich öffnenden Menü. Beachten Sie, dass Einstellungen nur für Benutzer sichtbar ist, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Wenn Sie Einstellungen nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Praxisadministrator, um Ihre Zugriffsrechte zu prüfen.
Einstellungen > Allgemeines > Klinikstandort > Bericht
Enable user to input amounts for each payment method: Wenn ausgewählt, können Benutzer manuell Summen für unterschiedliche Zahlungsmethoden in Kassenabrechnungsberichten hinzufügen, um mögliche Abweichungen mit den in Vetera hinzugefügten Zahlungen zu prüfen.
Enable payment corrections on end of day reports: Wenn ausgewählt, können Benutzer Korrekturen an den Zahlungen in Kassenabrechnungsberichten vornehmen. Diese Korrekturen dienen ausschließlich Informationszwecken und wirken sich nicht auf Zahlungen in abgeschlossenen Rechnungen oder Berichten aus.
Do not allow closing end of day report if there are draft invoices on selected time frame: Wenn ausgewählt, können Kassenabrechnungsberichte nicht als bereit für die Buchhaltung markiert werden, wenn im für den Bericht ausgewählten Zeitbereich Rechnungsentwürfe vorliegen.
Use latest end of day report's end time as the default start time: Wenn ausgewählt, wird die Enddatum-Zeit des neuesten Kassenabrechnungsberichts automatisch als Standardwert für die nächste Startdatum für den nächsten Kassenabrechnungsbericht übernommen. Das Datum kann geändert werden.
Damit Kontonummern in XLS-Exports für Buchhaltungsberichte enthalten sind, können Sie sie in den folgenden Kontofeldern ergänzen:
Kassenabrechnungsbericht: Kassenkontonummer
Kassenabrechnungsbericht: Kartenkontonummer
Kassenabrechnungsbericht: Bankkontonummer
Kassenabrechnungsbericht: Mobile Kontonummer
Kassenabrechnungsbericht: Kontonummer prüfen
Kassenabrechnungsbericht: Kontonummer des Gutscheins
Kassenabrechnungsbericht: Geschenkkarten-Kontonummer
Kassenabrechnungsbericht: Finanzierungskontonummer
Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen
End of day and accounting reports: Diese Einstellung steuert die Verfügbarkeit der Funktion für Kassenabrechnungsberichte für die Benutzer-Berechtigungsgruppen.