Tagesabschluss (EOD)-Berichte werden verwendet, um finanzielle Verkaufs-Transaktionen und Zahlungen zu prüfen, die während des Geschäftstags stattgefunden haben. Sie helfen dabei zu verifizieren, dass die erhaltenen Zahlungen mit den Angaben übereinstimmen, die von Vetera gemeldet werden.
Die Inhalte der Tagesabschlussberichte sind dynamisch. Das bedeutet, dass sich die Inhalte ändern können, nachdem ein Bericht erstellt wurde oder als bereit für die Buchhaltung markiert wurde – falls innerhalb des im Bericht festgelegten Zeitraums neue Rechnungen oder Zahlungen erstellt werden. Außerdem kann eine Zahlung in mehreren Berichten erscheinen, wenn sich die Start- und Endzeiten der Berichte überschneiden.
1. Einen Tagesabschlussbericht erstellen
Wählen Sie auf Dashboard in der oberen rechten Ecke der Seite die Schaltfläche Ende des Tages.
Wählen Sie Neuen Bericht erstellen. Ein Dialog wird geöffnet.
Wählen Sie bei Transaktionen für aus, ob der Bericht für die Transaktionen von Alle Benutzer oder für einen Ausgewählten Benutzer erstellt werden soll. Ein gängiger Ablauf ist, dass jede Kassierer-Mitarbeitende bzw. jede Kassenstation am Ende der Arbeitszeit einen Tagesabschlussbericht für ihre Schicht erstellt. Alternativ kann für jeden Werktag ein Tagesabschlussbericht erstellt werden.
Wählen Sie Startzeitstempel und Endzeitstempel, um den Zeitbereich für den Bericht festzulegen. Optional können Sie außerdem eine Beschreibung hinzufügen.
Fügen Sie den Anfangsbestand, den Endbestand sowie alle Barabhebungen hinzu, die im festgelegten Zeitbereich des Berichts erfolgt sind. Eine Barabhebung ist jeder Geldbetrag, der aus der Kasse entfernt wird, z. B. wenn eine größere Barzahlung für eine frühe Einzahlung entfernt wurde, um die Sicherheit und den Schutz der Kasse zu gewährleisten.
Hinweis: Wenn die Währung Ihrer Klinik auf Euro eingestellt ist, steht der Münzrechner (a) im Feld Endbestand zur Verfügung. Um die Endsummen der Barzahlung zu berechnen, addieren Sie die Beträge in den Feldern „Münzen“ und „Scheine“ und wählen Sie dann Set, um die Gesamtsumme in das Feld Endbestand zu übernehmen.
Wenn sich in dem ausgewählten Zeitbereich Rechnungsentwürfe befinden, werden sie unter Entwürfe von Rechnungen aufgelistet. Um eine Rechnung zu öffnen, wählen Sie die Pfeilschaltfläche (b) am Ende der Rechnungszeile. Beachten Sie, dass abhängig von den Berichtseinstellungen das Markieren des Berichts als bereit für die Buchhaltung möglicherweise nicht möglich ist, wenn sich im Zeitbereich des Berichts Rechnungsentwürfe befinden.
Abhängig von den Berichtseinstellungen können Sie möglicherweise manuell Summen für verschiedene Zahlungsmethoden unter Gesamtsummen, die vom Benutzer angegeben wurden hinzufügen. Damit können Sie Abweichungen prüfen, die sich aus in Vetera hinzugefügten Zahlungen ergeben.
Wählen Sie Speichern Sie. Der Bericht wird im Tab Kassenberichte erstellt.
2. Den Tagesabschlussbericht prüfen
Erstellte Tagesabschlussberichte finden Sie im Tab Kassenberichte. Um die Liste zu filtern, legen Sie einen Datumsbereich fest, wählen Sie die Benutzer aus, deren Transaktionen Sie anzeigen möchten, und wählen Sie den Status des Tagesabschlussberichts („Offen“, „Bereit für die Buchhaltung“ oder „An Buchhaltung übermittelt“).
Um einen Bericht anzusehen, wählen Sie die Augenschaltfläche. Um die Berichtoptionen zu bearbeiten, wählen Sie die Stiftschaltfläche. Um den Bericht zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Papierkorb. Sie können Berichte mit dem Status „offen“ bearbeiten oder löschen.
Der Bericht zeigt folgende Informationen:
Die Tabs Barzahlungen, Kartenzahlungen und Alle Zahlungen zeigen die Zahlungen aus dem ausgewählten Zeitbereich nach Zahlungsart. Alle Zahlungen beinhaltet außerdem alle weiteren Zahlungsmethoden zusätzlich zu Bar- und Kartenzahlungen.
Wenn Ihre Klinik Vetera Pay verwendet, wird statt des Tabs für Kartenzahlungen der Tab Vetera Pay Zahlungen angezeigt. Der Tab zeigt alle Zahlungen, die über Vetera Pay verarbeitet wurden.
Der Tab Korrekturen zeigt Gutschriftzahlungen, interne Überweisungen und stornierte Zahlungen.
Der Tab Umsatz zeigt alle abgeschlossenen Rechnungen und den gesamten Umsatzsaldo. Konsolidierte Rechnungen sind nicht enthalten, aber Rechnungen, die Teil konsolidierter Rechnungen sind, sind enthalten. Auch die Umsatzsteuerbeträge sind enthalten, und alle Summen werden mit und ohne Umsatzsteuer angezeigt.
Der Tab Forderungen zeigt alle unbezahlten Rechnungen, einschließlich konsolidierter Rechnungen.
Der Tab Gebrauchte Vorauszahlungen zeigt die Vorauszahlungen, die zur Bezahlung von Rechnungen verwendet wurden.
Wenn Vetera in Ihrer Klinik mehrere Standorte umfasst und es standortübergreifende Zahlungen gab, hängt davon ab, wie diese Zahlungen in Ihren Berichten angezeigt werden, wie Ihr System konfiguriert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungen zwischen Klinikstandorten.
Abhängig von den Berichtseinstellungen können Sie möglicherweise Korrekturen an den Zahlungen im Bericht über die Schaltfläche Korrektur vornehmen, z. B. die Zahlungsmethode ändern. Diese Korrekturen dienen nur zu Informationszwecken und wirken sich nicht auf Zahlungen in abgeschlossenen Rechnungen oder Berichten aus.
Unten im Dialog finden Sie eine vollständige Übersicht der verschiedenen Zahlungsmethoden.
Sie können eine Zusammenfassung des Berichts mit den ausgewählten Informationen über die Optionen im Pfeilmenü der Schaltfläche Drucken ausdrucken. Um die Zusammenfassung mit allen Zahlungen zu drucken, wählen Sie die Schaltfläche Drucken ohne Option aus dem Pfeilmenü.
3. Den Tagesabschlussbericht als bereit für die Buchhaltung markieren.
Wenn der Tagesabschlussbericht bereit ist, wählen Sie im Berichtdialog die Schaltfläche Bereit für die Buchhaltung und bestätigen Sie. Der Status des Berichts wird aktualisiert und der Bericht wird im Tab Bereit für die Buchhaltung angezeigt. Beachten Sie, dass abhängig von den Berichtseinstellungen das Markieren des Berichts als bereit für die Buchhaltung möglicherweise nicht möglich ist, wenn sich im Zeitbereich des Berichts Rechnungsentwürfe befinden.
Um die Liste der Berichte zu filtern, die bereit für die Buchhaltung sind, können Sie einen Datumsbereich festlegen und die Benutzer auswählen, deren Transaktionen Sie anzeigen möchten. Sie können Berichte, die bereit für die Buchhaltung sind, mit der Augenschaltfläche öffnen und ansehen, aber Sie können sie nicht bearbeiten oder löschen. Sie können jedoch im Berichtdialog die Schaltfläche Status zu Offen rückversetzen auswählen, um den Status des Berichts wieder auf „offen“ zu ändern und ihn anschließend erneut im Tab Kassenberichte zu bearbeiten.
Berichte „bereit für die Buchhaltung“ zeigen dieselben Informationen wie Berichte „offen“, und die Druckoptionen sind ebenfalls identisch. Zusätzlich können Sie Bilanz drucken auswählen.
Die Bilanz zeigt die Forderungen und Zahlungen unter Lastschrift sowie alle Rechnungszeilen gruppiert nach Kontonummern mit der Gesamtsumme für jede Gruppe unter Kredit. Vorauszahlungen werden unter Lastschrift angezeigt, wenn die Vorauszahlungssumme positiv ist (mehr verwendete als hinzugefügte Vorauszahlungen), und unter Kredit, wenn sie negativ ist (mehr hinzugefügte als verwendete Vorauszahlungen).
Zahlungen, die nicht in Tagesabschlussberichten enthalten sind
Rechnungszahlungen und Vorauszahlungen, die derzeit in keinem Tagesabschlussbericht enthalten sind, werden im Tab Zahlungen, die nicht in Tagesabschlussberichten enthalten sind auf der rechten Seite der Seite „Tagesabschlussberichte“ angezeigt. Diese Liste enthält alle Zahlungen in Ihrem System, die in keinem Ihrer aktuell gespeicherten Tagesabschlussberichte in den jeweiligen Datums- und Uhrzeitbereich sowie Benutzerfilter einbezogen wurden. Wenn z. B. der Zeitbereich eines Berichts nicht alle Transaktionen des Tages abdeckt oder Transaktionen eines Benutzers nicht in einen Bericht aufgenommen wurden, werden diese Zahlungen in der Liste angezeigt.
Es wird empfohlen, den Tab Zahlungen, die nicht in Tagesabschlussberichten enthalten sind regelmäßig zu prüfen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen in den Tagesabschlussberichten berücksichtigt sind.
Sie können die Zahlungsliste nach einem Datumsbereich filtern und Benutzer ein- oder ausblenden.
Verwandte Einstellungen
Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Berichtswesen
Aktivieren Sie den Benutzer, um Beträge für jede Zahlungsmethode einzugeben: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer manuell Summen für verschiedene Zahlungsmethoden in den Tagesabschlussberichten hinzufügen, um Abweichungen zu prüfen, die sich aus in Vetera hinzugefügten Zahlungen ergeben.
Aktivieren Sie die Zahlungskorrekturen am Tagesabschluss: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer Korrekturen an Zahlungen in den Tagesabschlussberichten vornehmen. Diese Korrekturen dienen nur zu Informationszwecken und wirken sich nicht auf Zahlungen in abgeschlossenen Rechnungen oder Berichten aus.
Abschluss des Tagesendberichts nicht zulassen, wenn im ausgewählten Zeitraum Rechnungsentwürfe vorliegen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Tagesabschlussberichte nicht als bereit für die Buchhaltung markiert werden, wenn sich im für den Bericht ausgewählten Zeitbereich Rechnungsentwürfe befinden.
Verwenden Sie die Endzeit des zuletzt erstellten Tagesendberichts als Standardstartzeit: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Enddatum-Zeit des zuletzt erstellten Tagesabschlussberichts automatisch als Standardwert für die nächste Startdatum übernommen. Das Datum kann geändert werden.
Damit Kontonummern in XLS-Exporten von Buchhaltungsberichten enthalten sind, können Sie sie in die folgenden Kontofelder übernehmen:
Tagesabschlussbericht: Kassenkontonummer
Tagesabschlussbericht: Kartenkontonummer
Tagesabschlussbericht: Bankkontonummer
Tagesabschlussbericht: Mobile Kontonummer
Tagesabschlussbericht: Kontonummer prüfen
Tagesabschlussbericht: Kontonummer des Gutscheins
Tagesabschlussbericht: Geschenkkarten-Kontonummer
Tagesabschlussbericht: Finanzierungskontonummer
Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen
Tagesabschluss- und Buchhaltungsberichte: Diese Einstellung steuert die Verfügbarkeit der Funktion für Tagesabschlussberichte für Berechtigungsgruppen.