Tagesabschluss (EOD)-Berichte werden verwendet, um die finanziellen Umsatz-Transaktionen und Zahlungen zu prüfen, die während des Geschäftstags stattgefunden haben. Sie helfen dabei zu überprüfen, dass die erhaltenen Zahlungen mit dem übereinstimmen, was von Vetera gemeldet wird.
Die Inhalte der Tagesabschlussberichte sind dynamisch. Das bedeutet, dass sich der Inhalt des Berichts ändern kann, nachdem der Bericht erstellt oder als „Bereit für die Buchhaltung“ markiert wurde, wenn innerhalb des Zeitraums des Berichts neue Rechnungen oder Zahlungen erstellt werden. Eine Zahlung kann außerdem in mehreren Berichten erscheinen, wenn sich die Start- und Endzeiten der Berichte überlappen.
1. Erstellen eines Tagesabschlussberichts
Öffnen Sie auf Dashboard in der oberen rechten Ecke der Seite die Schaltfläche End of day.
Wählen Sie Create new report. Ein Dialog wird geöffnet.
Wählen Sie unter Transactions for, ob der Bericht für die Transaktionen von All users oder für einen Selected user erstellt werden soll. Ein typischer Ablauf ist, dass jede Kassierer-Mitarbeiterin bzw. jede Registerstation am Ende der Arbeitszeit einen Tagesabschlussbericht für ihre Schicht erstellt. Alternativ kann für jeden Werktag ein Tagesabschlussbericht erstellt werden.
Wählen Sie Start timestamp und End timestamp, um den Zeitrahmen für den Bericht festzulegen. Sie können zusätzlich eine optionale Description hinzufügen.
Geben Sie Start cash amount, End cash amount sowie alle Cash withdrawals an, die im Zeitrahmen des Berichts angefallen sind. Ein Bargeldbezug ist jedes Entnehmen von Bargeld aus der Kasse, z. B. wenn eine große Barzahlung für eine frühere Einzahlung entfernt wurde, um die Sicherheit und Schutzmaßnahmen in der Kasse zu gewährleisten.
Hinweis: Wenn Ihre Klinik-Währung auf Euro eingestellt ist, ist der Münzrechner (a) im Feld End cash amount verfügbar. Um die Endsumme des Bargeldbestands zu berechnen, addieren Sie die Beträge aus den Feldern für Münzen und Scheine und wählen Sie Set, um die Gesamtsumme in das Feld End cash amount einzutragen.
Wenn im ausgewählten Zeitraum Rechnungsentwürfe vorliegen, werden diese unter Draft invoices aufgelistet. Um eine Rechnung zu öffnen, wählen Sie die Pfeilschaltfläche (b) am Ende der Rechnungszeile. Beachten Sie: je nach den Berichtseinstellungen ist es möglicherweise nicht möglich, den Bericht als „Bereit für die Buchhaltung“ zu markieren, wenn im Zeitrahmen des Berichts Rechnungsentwürfe vorhanden sind.
Je nach den Berichtseinstellungen, können Sie möglicherweise manuell Summen für verschiedene Zahlungsmethoden unter Total sums given by user hinzufügen. Damit können Sie Abweichungen mit Zahlungen prüfen, die zu Vetera hinzugefügt wurden.
Wählen Sie Save. Der Bericht wird auf dem Tab End of day reports erstellt.
2. Prüfen des Tagesabschlussberichts
Erstellte Tagesabschlussberichte finden Sie im Tab End of day reports. Um die Liste zu filtern, definieren Sie einen Datumsbereich, wählen Sie die Benutzer aus, deren Transaktionen Sie anzeigen möchten, und wählen Sie den Status des Tagesabschlussberichts („Open“, „Bereit für die Buchhaltung“ oder „An Buchhaltung übermittelt“).
Um einen Bericht anzuzeigen, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Auge. Um die Berichtoptionen zu bearbeiten, wählen Sie die Stiftschaltfläche. Um den Bericht zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Papierkorb. Sie können Berichte mit dem Status „Open“ bearbeiten oder löschen.
Der Bericht zeigt die folgenden Informationen:
Die Tabs Cash payments, Card payments und All payments zeigen die Zahlungen aus dem ausgewählten Zeitrahmen nach Zahlungsart an. All payments umfasst außerdem alle weiteren Zahlungsmethoden zusätzlich zu Bar- und Kartenzahlungen.
Wenn Ihre Klinik Vetera Pay verwendet, wird statt des Tabs für Kartenzahlungen der Tab Vetera Pay payments angezeigt. Der Tab zeigt alle Zahlungen, die über Vetera Pay verarbeitet wurden.
Der Tab Corrections zeigt Zahlungen per Gutschrift, interne Umbuchungen und abgebrochene Zahlungen.
Der Tab Sales zeigt alle abgeschlossenen Rechnungen sowie den gesamten Umsatzsaldo. Konsolidierte Rechnungen sind nicht enthalten, jedoch sind Rechnungen enthalten, die Teil konsolidierter Rechnungen sind. Außerdem werden die Umsatzsteuerbeträge einbezogen, und alle Summen werden sowohl mit als auch ohne Umsatzsteuer angezeigt.
Der Tab Receivables zeigt alle unbezahlten Rechnungen, einschließlich konsolidierter Rechnungen.
Der Tab Used prepayments zeigt die Vorauszahlungen, die zur Bezahlung von Rechnungen verwendet wurden.
Wenn Ihre Vetera mehrere Klinikstandorte umfasst und Zahlungen zwischen den Klinikstandorten vorliegen, hängt davon ab, wie diese Zahlungen in Ihren Berichten dargestellt werden, was in Ihren Systemeinstellungen festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Cross Clinic Location Payments.
Je nach den Berichtseinstellungen, können Sie möglicherweise Korrekturen an den Zahlungen im Bericht mithilfe der Schaltfläche Correction vornehmen, z. B. die Zahlungsmethode ändern. Diese Korrekturen dienen nur zu Informationszwecken und wirken sich nicht auf Zahlungen in abgeschlossenen Rechnungen oder Berichten aus.
Unten im Dialog finden Sie eine vollständige Übersicht der verschiedenen Zahlungsmethoden.
Sie können eine Zusammenfassung des Berichts mit den ausgewählten Informationen über die Optionen im Pfeilmenü der Schaltfläche Print drucken. Um die Zusammenfassung mit allen Zahlungen zu drucken, wählen Sie die Schaltfläche Print ohne eine Option aus dem Pfeilmenü.
3. Den Tagesabschlussbericht als „Bereit für die Buchhaltung“ markieren.
Wenn der Tagesabschlussbericht bereit ist, wählen Sie im Dialog die Schaltfläche Mark as ready for accounting und bestätigen Sie. Der Status des Berichts wird aktualisiert und der Bericht wird im Tab Ready for accounting angezeigt. Beachten Sie: je nach den Berichtseinstellungen ist es möglicherweise nicht möglich, den Bericht als „Bereit für die Buchhaltung“ zu markieren, wenn im Zeitrahmen des Berichts Rechnungsentwürfe vorliegen.
Um die Liste der Berichte, die „Bereit für die Buchhaltung“ sind, zu filtern, können Sie einen Datumsbereich definieren und die Benutzer auswählen, deren Transaktionen Sie anzeigen möchten. Sie können Berichte, die „Bereit für die Buchhaltung“ sind, über die Schaltfläche mit dem Auge öffnen und ansehen, aber Sie können sie nicht bearbeiten oder löschen. Sie können jedoch im Dialog die Schaltfläche Return status to open auswählen, um den Status des Berichts wieder auf „open“ zu ändern, und ihn anschließend erneut im Tab End of day reports bearbeiten.
Berichte, die „Bereit für die Buchhaltung“ sind, zeigen dieselben Informationen wie Berichte mit dem Status „open“, und die Druckoptionen sind ebenfalls identisch. Zusätzlich können Sie Print balance sheet auswählen.
Die Bilanz zeigt die Forderungen und Zahlungen unter Debit sowie alle Rechnungszeilen, gruppiert nach Kontonummern, wobei die Gesamtsumme für jede Gruppe unter Credit ausgewiesen ist. Vorauszahlungen werden unter Debit angezeigt, wenn die Summe der Vorauszahlungen positiv ist (mehr verwendete als hinzugefügte Vorauszahlungen) und unter Credit, wenn sie negativ ist (mehr hinzugefügte als verwendete Vorauszahlungen).
Zahlungen nicht in Tagesabschlussberichten
Rechnungszahlungen und Vorauszahlungen, die derzeit in keinem Tagesabschlussbericht enthalten sind, werden im Tab Payments not in end of day reports auf der rechten Seite der Seite End of Day reports angezeigt. Diese Liste umfasst alle Zahlungen in Ihrem System, die nicht innerhalb des Datums- und Zeitrahmens sowie der Benutzerfilter in einem Ihrer aktuell gespeicherten Tagesabschlussberichte enthalten waren. Wenn zum Beispiel der Zeitrahmen eines Berichts nicht alle Transaktionen des Tages abdeckt oder wenn die Transaktionen eines Benutzers nicht in einem Bericht enthalten sind, werden diese Zahlungen in der Liste angezeigt.
Es wird empfohlen, den Tab Payments not in end of day reports regelmäßig zu prüfen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen in den Tagesabschlussberichten berücksichtigt sind.
Sie können die Liste der Zahlungen nach einem Datumsbereich filtern und Benutzer einschließen oder ausschließen.
Verwandte Einstellungen
Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Bericht
Enable user to input amounts for each payment method: Wenn ausgewählt, können Benutzer manuell Summen für verschiedene Zahlungsmethoden in Tagesabschlussberichten hinzufügen, um Abweichungen mit Zahlungen zu prüfen, die zu Vetera hinzugefügt wurden.
Enable payment corrections on end of day reports: Wenn ausgewählt, können Benutzer Korrekturen an Zahlungen in Tagesabschlussberichten vornehmen. Diese Korrekturen dienen nur zu Informationszwecken und wirken sich nicht auf Zahlungen in abgeschlossenen Rechnungen oder Berichten aus.
Do not allow closing end of day report if there are draft invoices on selected time frame: Wenn ausgewählt, können Tagesabschlussberichte nicht als „Bereit für die Buchhaltung“ markiert werden, wenn im Zeitrahmen des Berichts Rechnungsentwürfe vorliegen, die für den Bericht ausgewählt wurden.
Use latest end of day report's end time as the default start time: Wenn ausgewählt, wird die Date end-Uhrzeit des neuesten Tagesabschlussberichts automatisch als Standardwert für Date start für den nächsten Tagesabschlussbericht übernommen. Das Datum kann geändert werden.
Damit Kontonummern in Buchhaltungsbericht-XLS-Exports enthalten sind, können Sie sie zu den folgenden Kontofeldern hinzufügen:
Tagesabschlussbericht: Kassenkontonummer
Tagesabschlussbericht: Kartenkontonummer
Tagesabschlussbericht: Bankkontonummer
Tagesabschlussbericht: Mobile Kontonummer
Tagesabschlussbericht: Kontonummer prüfen
Tagesabschlussbericht: Kontonummer des Gutscheins
Tagesabschlussbericht: Geschenkkarten-Kontonummer
Tagesabschlussbericht: Finanzierungskontonummer
Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen
End of day and accounting reports: Diese Einstellung steuert die Verfügbarkeit der Funktion für Tagesabschlussberichte für die Benutzer-Berechtigungsgruppen.