Tagesabschlussberichte (EOD) werden verwendet, um die finanziellen Umsätze und Zahlungen zu prüfen, die während des Geschäftstags stattgefunden haben. Sie helfen dabei zu verifizieren, dass die erhaltenen Zahlungen mit den Angaben übereinstimmen, die von Vetera gemeldet werden.
Die Inhalte der Tagesabschlussberichte sind dynamisch. Das bedeutet, dass sich die Inhalte ändern können, nachdem ein Bericht erstellt wurde oder als bereit für die Buchhaltung markiert wurde, wenn innerhalb des im Bericht festgelegten Datumsbereichs neue Rechnungen oder Zahlungen erstellt werden. Eine Zahlung kann außerdem in mehreren Berichten erscheinen, wenn sich die Start- und Endzeiten der Berichte überschneiden.
1. Erstellen eines Tagesabschlussberichts
Wählen Sie auf Dashboard in der oberen rechten Ecke der Bildschirmansicht die Schaltfläche End of day.
Wählen Sie Create new report. Es wird ein Dialog geöffnet.
Wählen Sie für Transactions for aus, ob der Bericht für die Transaktionen von All users oder für einen Selected user erstellt werden soll. Ein gängiger Ablauf ist, dass jede Kassenkraft oder jede Registrierstation am Ende der Arbeitsperiode einen Tagesabschlussbericht für ihre Schicht erstellt. Alternativ kann für jeden Werktag ein Tagesabschlussbericht erstellt werden.
Wählen Sie Start timestamp und End timestamp, um den Datumsbereich für den Bericht festzulegen. Optional können Sie außerdem eine Description hinzufügen.
Geben Sie den Start cash amount, den End cash amount sowie alle Cash withdrawals an, die im angegebenen Berichtszeitraum aufgetreten sind. Ein Bargeldentzug ist jeder Betrag, der aus der Kasse entfernt wird, z. B. wenn eine größere Barzahlung für eine frühe Einzahlung entfernt wurde, um die Sicherheit und den Schutz der Kasse zu gewährleisten.
Hinweis: Wenn Ihre Klinik-Währung auf Euro eingestellt ist, steht der Münzrechner (a) im Feld End cash amount zur Verfügung. Um die Endsumme im Bargeld zu berechnen, geben Sie die Beträge über die Felder für Münzen und Scheine ein und wählen dann Set, um die Gesamtsumme im Feld End cash amount zu hinterlegen.
Wenn sich im ausgewählten Datumsbereich Rechnungsentwürfe befinden, werden diese unter Draft invoices aufgelistet. Um eine Rechnung zu öffnen, wählen Sie die Pfeilschaltfläche (b) am Ende der jeweiligen Rechnungszeile. Beachten Sie, dass abhängig von den Berichtseinstellungen möglicherweise nicht möglich ist, den Bericht als bereit für die Buchhaltung zu markieren, wenn im Berichtszeitraum Rechnungsentwürfe vorhanden sind.
Abhängig von den Berichtseinstellungen können Sie möglicherweise manuell Summen für verschiedene Zahlungsmethoden unter Total sums given by user hinzufügen. So können Sie etwaige Abweichungen zu den Zahlungen prüfen, die zu Vetera hinzugefügt wurden.
Wählen Sie Save. Der Bericht wird im Tab End of day reports generiert.
2. Prüfen des Tagesabschlussberichts
Erstellte Tagesabschlussberichte finden Sie im Tab End of day reports. Um die Liste zu filtern, definieren Sie einen Datumsbereich, wählen Sie die Benutzer aus, deren Transaktionen Sie anzeigen möchten, und wählen Sie den Status des Tagesabschlussberichts („Open“, „Ready for accounting“ oder „Reported to accounting“).
Um einen Bericht anzuzeigen, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Auge. Um die Berichtoptionen zu bearbeiten, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Stift. Um den Bericht zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Papierkorb. Sie können Berichte mit dem Status „open“ bearbeiten oder löschen.
Der Bericht zeigt folgende Informationen:
Die Tabs Cash payments, Card payments und All payments zeigen die Zahlungen aus dem ausgewählten Zeitraum nach Zahlungsmethode. All payments enthält zusätzlich zu Bar- und Kartenzahlungen auch alle weiteren Zahlungsmethoden.
Wenn Ihre Klinik Vetera Pay verwendet, wird der Tab Vetera Pay payments anstelle des Tabs für Kartenzahlungen angezeigt. Der Tab zeigt alle über Vetera Pay verarbeiteten Zahlungen.
Der Tab Corrections zeigt Stornorechnungszahlungen, interne Überweisungen und abgesagte Zahlungen.
Der Tab Sales zeigt alle abgeschlossenen Rechnungen und das gesamte Umsatzsaldos. Konsolidierte Rechnungen sind nicht enthalten, aber Rechnungen, die Bestandteil konsolidierter Rechnungen sind, sind enthalten. Außerdem sind die Umsatzsteuerbeträge enthalten, und alle Summen werden mit und ohne Umsatzsteuer angezeigt.
Der Tab Receivables zeigt alle unbezahlten Rechnungen, einschließlich konsolidierter Rechnungen.
Der Tab Used prepayments zeigt die Vorauszahlungen, die zur Bezahlung von Rechnungen verwendet wurden.
Wenn Ihr Vetera mehrere Klinikstandorte umfasst und es Zahlungen zwischen Klinikstandorten gibt, hängt davon ab, wie diese Zahlungen in Ihren Berichten angezeigt werden, von Ihren Systemeinstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter Cross Clinic Location Payments.
Abhängig von den Berichtseinstellungen können Sie möglicherweise Korrekturen an den Zahlungen im Bericht über die Schaltfläche Correction vornehmen, z. B. die Zahlungsmethode ändern. Diese Korrekturen dienen nur Informationszwecken und wirken sich nicht auf Zahlungen in abgeschlossenen Rechnungen oder Berichten aus.
Unten im Dialog finden Sie eine vollständige Übersicht der Zahlungen nach Zahlungsmethode.
Sie können eine Zusammenfassung des Berichts mit den ausgewählten Informationen über die Optionen im Pfeilmenü der Schaltfläche Print drucken. Um die Zusammenfassung mit allen Zahlungen zu drucken, wählen Sie die Schaltfläche Print, ohne eine Option aus dem Pfeilmenü auszuwählen.
3. Markieren des Tagesabschlussberichts als bereit für die Buchhaltung
Wenn der Tagesabschlussbericht bereit ist, wählen Sie im Berichtdialog die Schaltfläche Mark as ready for accounting und bestätigen Sie. Der Status des Berichts wird aktualisiert, und der Bericht wird im Tab Ready for accounting angezeigt. Beachten Sie, dass abhängig von den Berichtseinstellungen möglicherweise nicht möglich ist, den Bericht als bereit für die Buchhaltung zu markieren, wenn sich im Berichtszeitraum Rechnungsentwürfe befinden.
Um die Liste der Berichte „ready for accounting“ zu filtern, können Sie einen Datumsbereich definieren und die Benutzer auswählen, deren Transaktionen Sie anzeigen möchten. Sie können Berichte, die bereit für die Buchhaltung sind, über die Schaltfläche mit dem Auge öffnen und ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder löschen. Sie können jedoch im Berichtdialog die Schaltfläche Return status to open auswählen, um den Status des Berichts zurück auf „open“ zu ändern und ihn anschließend erneut im Tab End of day reports zu bearbeiten.
Berichte „ready for accounting“ zeigen dieselben Informationen wie Berichte „open“, und die Druckoptionen sind ebenfalls identisch. Zusätzlich können Sie Print balance sheet auswählen.
Die Bilanz zeigt die Forderungen und Zahlungen unter Debit sowie alle Rechnungszeilen gruppiert nach Kontonummern, wobei die jeweiligen Gesamtsummen je Gruppe unter Credit dargestellt sind. Vorauszahlungen werden unter Debit angezeigt, wenn die Vorauszahlungssumme positiv ist (mehr verwendet als hinzugefügt) und unter Credit, wenn sie negativ ist (mehr hinzugefügt als verwendet).
Zahlungen, die nicht in Tagesabschlussberichten enthalten sind
Rechnungszahlungen und Vorauszahlungen, die derzeit in keinem Tagesabschlussbericht enthalten sind, werden im Tab Payments not in end of day reports auf der rechten Seite der Seite „End of Day reports“ angezeigt. Diese Liste enthält alle Zahlungen in Ihrem System, die in keinem Ihrer derzeit gespeicherten Tagesabschlussberichte innerhalb von Datums- und Uhrzeitbereich sowie Benutzerfiltern berücksichtigt wurden. Wenn z. B. der Zeitbereich eines Berichts nicht alle Transaktionen des Tages abdeckt oder wenn Transaktionen eines Benutzers in einem Bericht nicht enthalten sind, werden diese Zahlungen in der Liste angezeigt.
Es wird empfohlen, den Tab Payments not in end of day reports regelmäßig zu prüfen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen in den Tagesabschlussberichten berücksichtigt sind.
Sie können die Zahlungsübersicht über einen Datumsbereich filtern und Benutzer ein- oder ausblenden.
Verwandte Einstellungen
Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Reporting
Enable user to input amounts for each payment method: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer manuell Summen für verschiedene Zahlungsmethoden in Tagesabschlussberichten hinzufügen, um mögliche Abweichungen mit Zahlungen zu prüfen, die zu Vetera hinzugefügt wurden.
Enable payment corrections on end of day reports: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer Korrekturen an Zahlungen in Tagesabschlussberichten vornehmen. Diese Korrekturen dienen nur Informationszwecken und wirken sich nicht auf Zahlungen in abgeschlossenen Rechnungen oder Berichten aus.
Do not allow closing end of day report if there are draft invoices on selected time frame: Wenn diese Option aktiviert ist, können Tagesabschlussberichte nicht als bereit für die Buchhaltung markiert werden, wenn sich im ausgewählten Zeitrahmen Rechnungsentwürfe im Bericht befinden.
Use latest end of day report's end time as the default start time: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Date end-Uhrzeit des neuesten Tagesabschlussberichts automatisch als Standard Date start-Uhrzeit für den nächsten Tagesabschlussbericht hinzugefügt. Das Datum kann geändert werden.
Damit Kontonummern in XLS-Exporte von Buchhaltungsberichten einbezogen werden, können Sie diese in die folgenden Kontofelder eintragen:
Tagesabschlussbericht: Kassenkontonummer
Tagesabschlussbericht: Kartenkontonummer
Tagesabschlussbericht: Bankkontonummer
Tagesabschlussbericht: Mobile Kontonummer
Tagesabschlussbericht: Kontonummer prüfen
Tagesabschlussbericht: Kontonummer des Gutscheins
Tagesabschlussbericht: Geschenkkarten-Kontonummer
Tagesabschlussbericht: Finanzierungskontonummer
Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen
End of day and accounting reports: Diese Einstellung steuert die Verfügbarkeit der Funktion für Tagesabschlussberichte für Benutzer-Berechtigungsgruppen.