Der Bericht Debitoren und Inkasso listet die Rechnungen auf, die noch offen sind (dem Betrieb geschuldet) sowie alle Gutschriften, die dem Kunden geschuldet sind (vom Betrieb geschuldet). Der Bericht zeigt die Finanzdaten gruppiert nach der Dauer der offenen Posten und den Betrag der den Kunden zurückzuzahlenden Kredite (gilt als Verbindlichkeit des Betriebs). Der Bericht kann mit oder ohne Versicherungs-Finanzinformationen erstellt werden.
Sie können diesen Bericht beispielsweise nutzen, um offene Rechnungen nachzuverfolgen, Finanzübersichtsschreiben an Kunden zu senden oder kleine Restbeträge zu stornieren.
Hinweis: Rechnungen im Status „Entwurf“ werden im Bericht Debitoren und Inkasso nicht angezeigt.
Wenn der Bericht zum ersten Mal erstellt wird, wird der Inhalt für 10 min auf dem Server gespeichert. Wenn der Bericht innerhalb dieser Zeit ohne Änderungen an den Filtern generiert wird, wird der gespeicherte Inhalt angezeigt. Wenn Sie neuen Inhalt generieren möchten, müssen Sie mindestens einen Filterwert ändern und dann den Bericht erneut generieren.
Wechseln Sie zu Berichterstattung > Berichte > Debitoren und Inkasso.
Wählen Sie im Tab Generate die Filter aus, die Sie verwenden möchten.
Show report for: Wählen Sie, ob der Bericht für Kunden oder für Versicherungsgesellschaften erstellt werden soll. Wenn Sie Kunden auswählen, zeigt der Bericht die Kunden, die Ihnen Geld schulden und/oder die Kunden, denen Sie Geld schulden. Wenn Sie Versicherungsgesellschaften auswählen, zeigt der Bericht die Versicherungsgesellschaften, die Ihnen Geld schulden.
Show: Die Option Debitoren & Inkasso zeigt sowohl die Kunden, die Ihnen Geld schulden und/oder die Kunden, denen Sie Geld schulden. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie für den Filter Show report for die Option Kunden ausgewählt haben. Die Option Debitoren zeigt die Kunden oder Versicherungsgesellschaften, die Ihnen Geld schulden. Die Option Inkasso zeigt die Kunden, bei denen Rechnungen mit einer fälligen Summe kleiner als 0 vorliegen, sowie Kunden mit nicht verwendeten Vorauszahlungen. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie für den Filter Show report for die Option Kunden ausgewählt haben. Wenn die Option No debt im Filter Show verfügbar ist, kann sie beim Senden von Forderungsschreiben an Kunden verwendet werden.
Date: Wählen Sie das Datum aus, für das der Bericht generiert werden soll. In den meisten Fällen wird der Bericht bis zum Ende des letzten Tages des aktuellen Monats erstellt, einschließlich der Minute vor Mitternacht (23:59). Die aufgelisteten Rechnungen hängen von der Einstellung Date filter by ab. Wenn kein Datum ausgewählt ist, wird das Datum von heute verwendet. Wenn Sie ein Datum in der Vergangenheit auswählen, zeigt der Bericht die Daten so, wie sie an diesem Tag waren, was sich deutlich von heute unterscheiden kann.
Clinic location: Wenn Sie mehrere Klinikstandorte haben, wählen Sie aus, ob Sie einen einzigen Bericht für alle Klinikstandorte oder einen Bericht für jeden Klinikstandort separat erstellen möchten.
Clinic location group: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Klinikstandortgruppen verwenden. Wenn sie leer bleibt, filtert der Bericht nicht nach Gruppen, sondern erstellt alle Klinikstandortgruppen zusammen. Weitere Informationen zu Klinikstandortgruppen lesen.
Exclude unpaid insurance claim compensations: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie für den Filter Show report for die Option Kunden ausgewählt haben. Wenn Sie diese Option auswählen, werden die unbezahlten Versicherungsanspruch-Kompensationen nicht in den fälligen Kundensummen berücksichtigt. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, werden die unbezahlten Versicherungsanspruch-Kompensationen in den fälligen Kundensummen berücksichtigt.
Prepayments: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie für den Filter Show report for die Option Kunden ausgewählt haben. Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt der Bericht Kunden mit nicht verwendeten Vorauszahlungen. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird die Information zu Vorauszahlungen nicht in den Bericht aufgenommen. Wenn Sie nur Kunden mit ausstehender Schuld sehen möchten, wählen Sie diese Option nicht aus.
Show old client IDs: Wenn Sie kürzlich von einem anderen System migriert sind, können Sie diese Option verwenden, um die alten IDs aus dem vorherigen System anzuzeigen, damit Sie fällige Summen besser abstimmen können.
Day periods: Sie können eine vorhandene Option auswählen oder eigene Tageszeiträume erstellen. Der Bericht zeigt die Tageszeiträume-Spalten basierend auf dieser Einstellung an.
Date filter by: Wählen Sie aus, ob Sie Rechnungen nach dem Rechnungsdatum (dem Datum, an dem die Rechnung abgeschlossen wurde) oder nach dem Rechnungsfälligkeitsdatum filtern möchten. Beachten Sie, dass das Datum der Rechnungserstellung vom Datum der Rechnungsentstehung abweicht. Wenn Sie Invoice date auswählen, zeigt der Bericht alle Salden mit einem Buchungsdatum bis einschließlich des ausgewählten Datums und der ausgewählten Uhrzeit. Wenn Sie Due date auswählen, zeigt der Bericht nur Salden, die bis zum ausgewählten Datum und der ausgewählten Uhrzeit fällig sind.
Filter by client tags: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie für den Filter Show report for die Option Kunden ausgewählt haben. Wenn Sie Tags verwenden, können Sie den Bericht für bestimmte Kunden basierend auf den Tags erstellen. Wenn Sie beispielsweise Kunden mit individuellen Zahlungsbedingungen haben, können Sie deren Bericht separat generieren, indem Sie hier das zugehörige Tag hinzufügen. Sie können mehrere Tags im Feld eingeben. Siehe auch den folgenden Filter.
Exclude the following tags: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie für den Filter Show report for die Option Kunden ausgewählt haben. Wenn Sie Kunden haben, die Sie in Ihrem regulären Bericht nicht sehen möchten, können Sie deren Tag in dieses Feld eingeben, um deren Rechnungen/Vorauszahlungsinformationen aus dem Bericht auszuschließen. Wenn Sie beispielsweise den Basisbericht erstellen und Kunden mit individuellen Zahlungsbedingungen ausschließen möchten, können Sie hier deren Tag hinzufügen. Sie können mehrere Tags im Feld eingeben.
Client type: Diese Option ist verfügbar, wenn die Einstellung Enable client types in den Organisation Einstellungen aktiviert ist. Wählen Sie aus, ob Internal, Research oder External-Kunden im Bericht enthalten sein sollen. Die Kunden werden im Bericht basierend auf dem Kundentyp zum Zeitpunkt des Rechnungsschlusses aufgenommen. Wenn Sie den Filter nicht verwenden möchten, wählen Sie die Option keine Auswahl aus (- - - - - -).
Wählen Sie Generate report. Je nach Größe Ihrer Organisation kann dies einige Minuten dauern.
Die Spalte Total zeigt den Gesamtbetrag, den der Kunde oder die Versicherungsgesellschaft dem Betrieb schuldet, bzw. den Betrag, den der Betrieb dem Kunden schuldet. Wenn der Bericht für Kunden generiert wird und das Kontrollkästchen „Prepayments“ ausgewählt ist, werden Vorauszahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen.
Die Spalten für Tageszeiträume zeigen die Beträge an, die innerhalb der Zeiträume fällig sind, abhängig vom ausgewählten Day periods filter. Wenn der Betrieb beispielsweise den 0-30-60-90+-Filter verwendet, sind die 0-30-Rechnungen in der Regel noch nicht überfällig, die Spalte 31-60 zeigt die Rechnungen, die 30+ Tage überfällig sind usw. Wenn die Schuld etwas anderes als 0 ist, zeigt das Hovern über den Spaltenwert einen Tooltip mit der Rechnungsnummer, dem Fälligkeitsdatum und der fälligen Summe pro Rechnung. Wenn die Schuld aus mehr als 10 Rechnungen besteht, können Sie einen Excel-Export drucken, um die Informationen einzusehen.
Wenn der Prepayments-Filter ausgewählt ist, zeigt die Spalte Prepayments den Betrag der nicht verwendeten Vorauszahlungen, die der Kunde auf seinem Konto hat.
Die Summen jeder Spalte werden am unteren Rand des Berichts angezeigt.
Über das Menü des Buttons Export / Print können Sie eine Option auswählen, um die Berichtsdaten in einem der verfügbaren Formate zu speichern. Anschließend können Sie die Daten nach Bedarf weiterverarbeiten, z. B. in Excel.
Wenn Sie eine große Datenmenge haben, wird empfohlen, Send as email auszuwählen und den Bericht im Hintergrund erstellen zu lassen.
Den Bericht mit Ihrem Buchhaltungssystem abstimmen
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für empfohlene Filtereinstellungen zur Abstimmung. Die Anforderungen können je nach Buchhaltungssystem und lokalen Abläufen variieren.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Exclude unpaid insurance claim compensations.
Wählen Sie das Kontrollkästchen Prepayments, damit auch Kunden mit nur nicht verwendeten Vorauszahlungen in den Bericht aufgenommen werden.
Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, für die Sie abstimmen möchten.
Wenn Sie mehrere Klinikstandorte haben, wählen Sie aus, ob Sie den Bericht für alle Standorte zusammen oder separat erstellen möchten.
Setzen Sie Date filter by auf Invoice date.
Wählen Sie Generate report.
Einen Finanzübersichtsbericht an einen Kunden senden
Sie können Ihren Kunden einen Finanzübersichtsbericht senden. Diese Funktion verwendet Briefvorlagen für Finanzbriefe, die unter Settings > Print settings > Financial summaries erstellt wurden.
Um einen Finanzübersichtsbrief zu verarbeiten, wählen Sie in der oberen rechten Ecke über dem Bericht Start process aus. Es wird ein Countdown angezeigt, der zeigt, wie viel Zeit Ihnen bleibt, um die Informationen auszuwählen, die im Brief enthalten sein sollen.
Wählen Sie den Zeitraum aus, der für Kunden angezeigt werden soll, deren Rechnungen in diesen Zeitraum fällig sind.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Records per page unter der Kundeliste aus, wie viele Einträge Sie pro Seite aufnehmen möchten. Das Seitenmenü zeigt, wie viele Seiten der Brief mit den ausgewählten Filtern enthalten wird.
Wählen Sie im Button Process im Aktionsmenü unten auf der Seite den Finanzbrief aus, den Sie senden möchten. Wenn das Aktionsmenü nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie in Schritt 2 eine der Zeitraum-Optionen ausgewählt haben. Das Vorschau-Dialogfenster für den Finanzbrief öffnet sich und zeigt eine Liste der Kunden, an die der Brief gesendet wird.
Hinweis: Um einen Forderungsschreiben zu verarbeiten, muss zuerst eine Vorlage für einen Finanzbrief eingerichtet sein. Wenn keine Vorlage verfügbar ist, müssen Sie eine erstellen, bevor Sie fortfahren in Settings > Print settings > Financial summaries.
Wählen Sie im Vorschau-Dialog die Optionen zum Versenden und Drucken aus:
Sie können den Finanzbrief für alle drucken, den Brief per E-Mail an diejenigen Kunden senden, die eine in Vetera gespeicherte E-Mail-Adresse haben, und den Brief für den Rest drucken. Alternativ können Sie den Finanzbrief für alle drucken und denjenigen, die eine E-Mail-Adresse haben, eine E-Mail senden.
Sie können die Rechnungen aus dem ausgewählten Zeitraum an den Brief anhängen.
Sie können eine Behandlungsübersicht an die E-Mail anhängen.
Um zu sehen, welcher Finanzbrief zuletzt an die Kunden gesendet wurde, können Sie Mark as processed auswählen. Der Brief wird in den Anmerkungen der Kunden und in der Kommunikationsliste im Tab Communications auf der Kundenseite gespeichert.
Die Vorschau rechts zeigt, wie der Finanzbrief aussehen wird.
Wählen Sie Process.
Beachten Sie beim Erstellen des Briefs, dass die Tabelle in der Mitte des Dokuments eine Liste aller Rechnungen anzeigt, die zum Zeitpunkt des Berichts fällig sind, einschließlich derjenigen, die über den 30-Tage-Zeitraum hinaus fällig sind.
Erforderliche Benutzerberechtigungen
Settings > Users > Permission groups
Um auf den Bericht zuzugreifen, benötigen Benutzer „read“ und „write“-Berechtigungen für ihre Berechtigungsgruppe für die folgenden Einstellungen:
„Settings page“
„Print settings“
„Reports page“
„Financial reports“ (um auf alle Finanzberichte zuzugreifen)
„Financial Debtors and creditors reports“ (um nur diesen spezifischen Bericht zuzugreifen)