Der Bericht Debitoren und Kreditoren listet die ausstehenden Rechnungen auf (dem Sie gegenüberstehenden Betrag an die Klinik) sowie alle Gutschriften, die dem Kunden geschuldet sind (eine Verpflichtung der Klinik gegenüber dem Kunden). Der Bericht zeigt die Finanzdaten gruppiert nach dem Zeitraum, in dem die Beträge ausstehen, sowie die Summe der den Kunden geschuldeten Gutschriften (als Verbindlichkeit der Klinik). Der Bericht kann mit oder ohne Versicherungs-Finanzinformationen ausgeführt werden.
Sie können diesen Bericht beispielsweise nutzen, um offenen Rechnungen nachzugehen, Finanzübersicht-Briefe an Kunden zu senden oder kleine Restbeträge auszubuchen.
Hinweis: Rechnungen im Status „Draft“ werden im Bericht Debitoren und Kreditoren nicht angezeigt.
Wenn der Bericht zum ersten Mal erstellt wird, wird der Inhalt für 10 min auf dem Server gespeichert. Wenn der Bericht in dieser Zeit ohne Änderungen an den Filtern generiert wird, wird der gespeicherte Inhalt angezeigt. Wenn Sie neue Inhalte generieren möchten, müssen Sie mindestens einen Filterwert ändern und den Bericht anschließend erneut generieren.
Wechseln Sie zu Berichte > Debitoren und Kreditoren.
Wählen Sie auf dem Tab Generieren die Filter aus, die Sie verwenden möchten.
Report für: Wählen Sie aus, ob der Bericht für Kunden oder für Versicherungsgesellschaften erstellt werden soll. Wenn Sie Kunden auswählen, zeigt der Bericht die Kunden, die Ihnen Geld schulden und/oder die Kunden, denen Sie Geld schulden. Wenn Sie Versicherungsgesellschaften auswählen, zeigt der Bericht die Versicherungsgesellschaften, die Ihnen Geld schulden.
Anzeigen: Die Option Debitoren & Kreditoren zeigt sowohl die Kunden, die Ihnen Geld schulden und/oder die Kunden, denen Sie Geld schulden. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Report für ausgewählt haben. Die Option Debitoren zeigt die Kunden oder Versicherungsgesellschaften, die Ihnen Geld schulden. Die Option Kreditoren zeigt die Kunden, die Rechnungen mit einer fälligen Summe von weniger als 0 haben, sowie Kunden mit nicht verwendeten Vorauszahlungen. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Report für ausgewählt haben. Wenn in dem Filter Anzeigen die Option Keine Schulden verfügbar ist, kann sie verwendet werden, wenn Sie Kunden Forderungsschreiben zur Schuldeneintreibung senden.
Datum: Wählen Sie das Datum aus, für das der Bericht generiert werden soll. In den meisten Fällen wird der Bericht bis zum Ende des letzten Tages des aktuellen Monats erstellt, einschließlich der Minute direkt vor Mitternacht (23:59). Die aufgelisteten Rechnungen hängen von der Einstellung Datum filtern nach ab.
Standort der Klinik: Wenn Sie mehrere Klinikstandorte haben, wählen Sie, ob Sie einen einzelnen Bericht für alle Klinikstandorte oder einen Bericht für jeden Klinikstandort separat erstellen möchten.
Gruppe für den Standort der Klinik: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Standort der Klinik-Gruppen verwenden. Wenn das Feld leer bleibt, wird nicht nach Gruppen gefiltert, sondern es werden alle Klinikstandort-Gruppen zusammen erstellt. Mehr über Klinikstandort-Gruppen erfahren.
Unbezahlte Versicherungsleistungskompensationen ausschließen: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Report für ausgewählt haben. Wenn Sie diese Option auswählen, sind die unbezahlten Versicherungsleistungskompensationen nicht in den fälligen Kundenbeträgen enthalten. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, sind die unbezahlten Versicherungsleistungskompensationen in den fälligen Kundenbeträgen enthalten.
Vorauszahlungen: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Report für ausgewählt haben. Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt der Bericht Kunden mit nicht verwendeten Vorauszahlungen. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, ist die Information zu Vorauszahlungen nicht im Bericht enthalten. Wenn Sie nur Kunden mit ausstehender Schuld sehen möchten, wählen Sie diese Option nicht aus.
Alte Client-IDs anzeigen: Wenn Sie kürzlich von einem anderen System migriert haben, können Sie diese Option verwenden, um die alten IDs aus dem vorherigen System anzuzeigen, damit sich die fälligen Beträge besser zuordnen lassen.
Tageszeiträume: Sie können eine vorhandene Option auswählen oder eigene Tageszeiträume erstellen. Der Bericht zeigt die Spalten für die Tageszeiträume basierend auf dieser Einstellung.
Datum filtern nach: Wählen Sie aus, ob Sie Rechnungen nach dem Rechnungsdatum (dem Datum, an dem die Rechnung abgeschlossen wurde) oder nach der Rechnungsfälligkeit filtern möchten. Beachten Sie, dass das Datum des Rechnungsschlusses vom Datum der Rechnungserstellung abweicht. Wenn Sie Rechnungsdatum auswählen, zeigt der Bericht alle offenen Posten mit einem Buchungsdatum bis einschließlich des ausgewählten Datums und der ausgewählten Uhrzeit an. Wenn Sie Fälligkeitstermin auswählen, zeigt der Bericht nur die Salden an, die bis zum ausgewählten Datum und der ausgewählten Uhrzeit fällig sind.
Nach Kunden Tags filtern: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Report für ausgewählt haben. Wenn Sie Tags verwenden, können Sie den Bericht für bestimmte Kunden basierend auf Tags erstellen. Wenn Sie z. B. Kunden mit individuellen Zahlungsbedingungen haben, können Sie deren Bericht separat erstellen, indem Sie hier das zugehörige Tag hinzufügen. Sie können mehrere Tags in das Feld eingeben. Siehe auch den folgenden Filter.
Folgende Tags ausschließen: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Report für ausgewählt haben. Wenn Sie Kunden haben, die Sie nicht in Ihrem regulären Bericht sehen möchten, können Sie deren Tag in dieses Feld eintragen, um deren Rechnungen/Vorauszahlungsinformationen aus dem Bericht auszuschließen. Wenn Sie z. B. den Basisbericht erstellen und Kunden mit individuellen Zahlungsbedingungen ausschließen möchten, können Sie hier deren Tag hinzufügen. Sie können mehrere Tags in das Feld eingeben.
Kundentyp: Diese Option ist verfügbar, wenn die Einstellung Client-Typen aktivieren in den Organisation Einstellungen aktiviert ist. Wählen Sie aus, ob Intern, Forschung oder Extern Kunden in den Bericht aufgenommen werden sollen. Die Kunden werden im Bericht basierend auf dem Kundentyp zum Zeitpunkt des Rechnungsschlusses berücksichtigt. Wenn Sie den Filter nicht verwenden möchten, wählen Sie die Option „Keine Auswahl“ (— — — — — —).
Wählen Sie Bericht erstellen. Je nach Größe Ihrer Organisation kann dies einige Minuten dauern.
Die Spalte Gesamtbetrag zeigt den Gesamtbetrag, den der Kunde oder die Versicherungsgesellschaft der Klinik schuldet, oder den Betrag, den die Klinik dem Kunden schuldet. Wenn der Bericht für Kunden erstellt wird und das Kontrollkästchen Vorauszahlungen ausgewählt ist, werden die Vorauszahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen.
Die Spalten für Tageszeiträume zeigen die Beträge, die in die jeweiligen Zeiträume fallen, abhängig vom ausgewählten Filter für Tageszeiträume. Wenn die Klinik z. B. den 0-30-60-90+-Filter verwendet, sind die 0-30-Rechnungen in der Regel noch nicht überfällig, die Spalte 31-60 zeigt die Rechnungen, die seit 30+ Tagen überfällig sind usw. Wenn die Schuld etwas anderes als 0 ist, zeigt das Bewegen mit dem Mauszeiger über den Spaltenwert einen Hinweistext mit der Rechnungsnummer, dem Fälligkeitsdatum und der fälligen Summe pro Rechnung. Wenn die Schuld aus mehr als 10 Rechnungen besteht, können Sie einen Excel-Export drucken, um die Informationen zu prüfen.
Wenn der Filter Vorauszahlungen ausgewählt ist, zeigt die Spalte Vorauszahlungen den Betrag der nicht verwendeten Vorauszahlungen an, die der Kunde auf seinem Konto hat.
Die Summen jeder Spalte werden unten im Bericht angezeigt.
Über das Menü des Buttons Export / Print können Sie eine Option auswählen, um die Berichtsdaten in einem der verfügbaren Formate zu speichern. Anschließend können Sie die Daten weiter gemäß Ihren Anforderungen verarbeiten, z. B. in Excel.
Wenn Sie eine große Menge an Daten haben, wird empfohlen, Als E-Mail senden auszuwählen und den Bericht im Hintergrund generieren zu lassen.
Den Bericht mit Ihrem Buchhaltungssystem abgleichen
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für empfohlene Filtereinstellungen zum Abgleich. Die Anforderungen können je nach Buchhaltungssystem und lokalen Vorgehensweisen variieren.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unbezahlte Versicherungsleistungskompensationen ausschließen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorauszahlungen, damit auch Kunden aufgenommen werden, die nur nicht verwendete Vorauszahlungen haben.
Wählen Sie Datum und Uhrzeit aus, für die Sie abgleichen möchten.
Wenn Sie mehrere Klinikstandorte haben, wählen Sie, ob der Bericht für alle Standorte zusammen oder getrennt erstellt werden soll.
Setzen Sie Datum filtern nach auf Rechnungsdatum.
Wählen Sie Bericht erstellen.
Eine Finanzübersicht an einen Kunden senden
Sie können Ihren Kunden eine Finanzübersicht senden. Diese Funktion verwendet Briefvorlagen für Finanzbriefe, die in Einstellungen > Druckeinstellungen > Finanzübersichten erstellt wurden.
Um einen Finanzübersicht-Brief zu verarbeiten, wählen Sie oben rechts in der Ecke über dem Bericht Prozess starten. Es wird ein Countdown angezeigt, der die verbleibende Zeit zeigt, um die Informationen auszuwählen, die in den Brief aufgenommen werden sollen.
Wählen Sie den Zeitraum aus, der für Kunden angezeigt werden soll, deren Rechnungen in diesem Zeitraum fällig sind.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter der Kundeliste bei Einträge pro Seite aus, wie viele Datensätze pro Seite enthalten sein sollen. Im Seitenmenü wird die Anzahl der Seiten angezeigt, die der Brief mit den ausgewählten Filtern enthält.
Wählen Sie im Aktionsmenü unten auf der Seite die Schaltfläche Prozess, um den Finanzbrief auszuwählen, den Sie senden möchten. Wenn das Aktionsmenü nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie im Schritt 2 eine der Zeitraum-Optionen ausgewählt haben. Das Vorschau-Dialogfenster für den Finanzbrief öffnet sich und zeigt eine Liste der Kunden, an die der Brief gesendet wird.
Hinweis: Um einen Forderungsschreiben zu verarbeiten, muss zuerst eine Briefvorlage für Finanzbriefe eingerichtet sein. Wenn keine Vorlage verfügbar ist, müssen Sie diese zuerst in Einstellungen > Druckeinstellungen > Finanzübersichten erstellen.
Wählen Sie im Vorschau-Dialogfenster die Optionen zum Versenden und Drucken aus:
Sie können den Finanzbrief für alle drucken, den Brief per E-Mail an diejenigen Kunden senden, die in Vetera eine E-Mail-Adresse gespeichert haben, und den Brief für den Rest drucken. Alternativ können Sie den Brief für alle drucken und die E-Mail an diejenigen senden, die eine E-Mail-Adresse gespeichert haben.
Sie können die Rechnungen aus dem ausgewählten Zeitraum dem Brief beifügen.
Sie können eine Behandlungsübersicht an die E-Mail anhängen.
Um zu sehen, welcher letzte Finanzbrief an die Kunden gesendet wurde, können Sie Als bearbeitet markieren auswählen. Der Brief wird in den Notizen der Kunden und in der Liste der Benutzermitteilungen auf dem Tab Benutzermitteilungen der Kundendaten gespeichert.
Die Vorschau rechts zeigt, wie der Finanzbrief aussehen wird.
Wählen Sie Prozess.
Beachten Sie beim Erstellen des Briefs, dass die Tabelle in der Mitte des Dokuments eine Liste aller Rechnungen zeigt, die zum Zeitpunkt des Berichts fällig sind, einschließlich derjenigen, die innerhalb des Zeitraums von mehr als 30 Tagen überfällig sind.
Erforderliche Benutzerberechtigungen
Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen
Um auf den Bericht zuzugreifen, benötigen Benutzer für ihre Berechtigungsgruppe „Lesen“ und „Schreiben“ für die folgenden Einstellungen:
„Seite Einstellungen“
„Druckeinstellungen“
„Seite Berichte“
„Finanzberichte“ (um alle Finanzberichte aufzurufen)
„Finanzberichte Debitoren und Kreditoren“ (um nur diesen speziellen Bericht aufzurufen)