Der Debitoren- und Kreditorenbericht listet die ausstehenden Rechnungen auf (die der Klinik geschuldet werden) und alle Gutschriften, die dem Kunden zustehen (die von der Klinik geschuldet werden). Der Bericht zeigt die Finanzdaten gruppiert nach offener Zeit und der Höhe der Gutschrift, die an die Kunden zurückzuzahlen ist (die als Verbindlichkeit der Klinik betrachtet wird). Der Bericht kann mit oder ohne Informationen zu den Versicherungsfinanzen erstellt werden.
Anmerkung
Rechnungen im Status "Entwurf" werden nicht im Debitoren- und Kreditorenbericht angezeigt.
Anmerkung
Wenn der Bericht erstmals erstellt wird, wird der Inhalt für 10 Minuten auf dem Server gespeichert. Wenn der Bericht während dieser Zeit ohne Änderungen der Filter erstellt wird, wird der gespeicherte Inhalt angezeigt. Wenn Sie neue Inhalte generieren möchten, müssen Sie mindestens einen Filterwert ändern und dann den Bericht erneut generieren.
Gehe zu Berichte > Finanzen > Debitoren und Kreditoren.
Wählen Sie im Generieren-Tab die Filter aus, die Sie verwenden möchten.
Bericht anzeigen für: Wählen Sie aus, ob Sie den Bericht für Kunden oder für Versicherungsgesellschaften generieren möchten. Wenn Sie Kunden auswählen, zeigt der Bericht die Kunden, die Ihnen Geld schulden und/oder die Kunden, denen Sie Geld schulden. Wenn Sie Versicherungsgesellschaften auswählen, zeigt der Bericht die Versicherungsgesellschaften, die Ihnen Geld schulden.
Anzeigen: Die Option Debitoren & Kreditoren zeigt sowohl die Kunden, die Ihnen Geld schulden und/oder die Kunden, denen Sie Geld schulden. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Bericht anzeigen für ausgewählt haben. Die Option Debitoren zeigt die Kunden oder Versicherungsgesellschaften, die Ihnen Geld schulden. Die Option Kreditoren zeigt die Kunden, die Rechnungen mit einem fälligen Betrag von weniger als 0 haben und Kunden mit nicht genutzten Vorauszahlungen. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Bericht anzeigen für ausgewählt haben.
Datum: Wählen Sie das Datum aus, für das der Bericht erstellt wird. In den meisten Fällen wird der Bericht bis zum Ende des letzten Tages des aktuellen Monats, einschließlich der Minute vor Mitternacht (23:59), erstellt. Die aufgelisteten Rechnungen hängen von der Einstellung Datum filtern nach ab.
Klinikstandort: Wenn Sie mehrere Klinikstandorte haben, wählen Sie aus, ob Sie einen einzelnen Bericht für alle Klinikstandorte oder einen Bericht für jeden Klinikstandort getrennt erstellen möchten.
Gruppe der Klinikstandorte: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Gruppen von Klinikstandorten verwenden. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, filtert der Bericht nicht nach Gruppe, sondern erstellt alle Gruppen von Klinikstandorten zusammen. Erfahren Sie mehr über Gruppen von Klinikstandorten.
Unbezahlte Versicherungsschadensersatzforderungen ausschließen: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Bericht anzeigen für ausgewählt haben. Wenn Sie diese Option auswählen, werden die unbezahlten Versicherungsschadensersatzforderungen nicht in die Forderungen der Kunden einbezogen. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, werden die unbezahlten Versicherungsschadensersatzforderungen in die Forderungen der Kunden einbezogen.
Vorauszahlungen: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Bericht anzeigen für ausgewählt haben. Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt der Bericht Kunden mit nicht genutzten Vorauszahlungen. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, werden die Informationen zu den Vorauszahlungen nicht im Bericht angezeigt.
Alte Kunden-IDs anzeigen: Wenn Sie kürzlich von einem anderen System migriert sind, können Sie diese Option verwenden, um die alten IDs aus dem vorherigen System anzuzeigen, um die offenen Beträge zu koordinieren.
Tageszeiträume: Sie können eine vorhandene Option auswählen oder benutzerdefinierte Tageszeiträume erstellen. Der Bericht zeigt Spalten für Tageszeiträume basierend auf dieser Einstellung an.
Rechnungsdatum filtern nach: Wählen Sie aus, ob Sie Rechnungen nach Rechnungsdatum (das Datum, an dem die Rechnung abgeschlossen wurde) oder nach Fälligkeitsdatum der Rechnung filtern möchten. Beachten Sie, dass das Rechnungsabschlussdatum vom Rechnungsdatum abweicht.
Nach Kunden-Tags filtern: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Bericht anzeigen für ausgewählt haben. Wenn Sie Tags verwenden, können Sie den Bericht für bestimmte Kunden basierend auf Tags generieren. Wenn Sie beispielsweise Kunden mit benutzerdefinierten Zahlungsbedingungen haben, können Sie deren Bericht separat erstellen, indem Sie das zugehörige Tag hier hinzufügen. Sie können mehrere Tags in das Feld eingeben. Siehe auch den folgenden Filter.
Die folgenden Tags ausschließen: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kunden für den Filter Bericht anzeigen für ausgewählt haben. Wenn Sie Kunden haben, die Sie nicht in Ihrem regulären Bericht sehen möchten, können Sie deren Tag in diesem Feld eingeben, um deren Rechnungen/Vorauszahlungsinformationen aus dem Bericht auszuschließen. Wenn Sie beispielsweise den Basisbericht erstellen und Kunden mit benutzerdefinierten Zahlungsbedingungen ausschließen möchten, können Sie deren Tag hier hinzufügen. Sie können mehrere Tags in das Feld eingeben.
Kundentyp: Diese Option ist verfügbar, wenn die Einstellung Kundentypen aktivieren in den Organisationseinstellungen aktiv ist. Wählen Sie aus, ob Sie Intern, Forschung oder Extern Kunden im Bericht einbeziehen möchten. Die Kunden werden im Bericht basierend auf dem Kundentyp zum Zeitpunkt des Abschlusses der Rechnung einbezogen. Wenn Sie den Filter nicht verwenden möchten, wählen Sie die Nichtauswahloption (- - - - - -).
Wählen Sie Bericht generieren. Je nach Größe Ihrer Organisation kann dies einige Minuten dauern.
Die Spalte Summe zeigt den Gesamtbetrag, den der Kunde oder die Versicherungsgesellschaft der Klinik schuldet, oder den Betrag, den die Klinik dem Kunden schuldet. Wenn der Bericht für Kunden erstellt wird und das Kontrollkästchen für Vorauszahlungen ausgewählt ist, werden Vorauszahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen.
Die Spalten für Tageszeiträume zeigen die fälligen Beträge nach den Zeiträumen, abhängig von dem ausgewählten Filter Tageszeiträume an. Wenn die Klinik beispielsweise den 0-30-60-90+-Filter verwendet, sind die 0-30 Rechnungen in der Regel noch nicht überfällig, die 31-60-Spalte zeigt die Rechnungen, die über 30 Tage überfällig sind usw. Wenn die Schuld etwas anderes als 0 beträgt, wird beim Überfahren des Spaltenwerts ein Tooltip mit der Rechnungsnummer, dem Fälligkeitsdatum und dem fälligen Betrag pro Rechnung angezeigt. Wenn die Schuld aus mehr als 10 Rechnungen besteht, können Sie einen Excel-Export drucken, um die Informationen einzusehen.
Wenn der Filter Vorauszahlungen ausgewählt ist, zeigt die Spalte Vorauszahlungen den Betrag der ungenutzten Vorauszahlungen an, die der Kunde auf seinem Konto hat.
Die Summen jeder Spalte werden am Ende des Berichts angezeigt.
Über das Menü der Schaltfläche Exportieren / Drucken können Sie eine Option auswählen, um die Berichtsdaten in einem der verfügbaren Formate zu speichern. Sie können die Daten dann für Ihre Bedürfnisse weiterverarbeiten, zum Beispiel in Excel.
Wenn Sie eine große Menge an Daten haben, wird empfohlen, dass Sie Als E-Mail senden auswählen und den Bericht im Hintergrund generieren lassen.
Senden Sie eine Finanzübersicht an einen Kunden
Sie können Ihren Kunden eine Finanzübersicht senden. Diese Funktion wird zusammen mit den Finanzübersichten in Einstellungen > Druckeinstellungen verwendet. Erfahren Sie, wie Sie Finanzübersichtsschreiben einrichten.
Um ein Finanzübersichtsschreiben zu bearbeiten, wählen Sie Prozess starten in der oberen rechten Ecke über dem Bericht. Eine Countdown-Uhr erscheint, die die verbleibende Zeit anzeigt, die Sie haben, um die Informationen auszuwählen, die Sie im Schreiben aufnehmen möchten.
Wählen Sie den Zeitraum aus, um Kunden anzuzeigen, deren Rechnungen in diesem Zeitraum fällig sind.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Datensätze pro Seite unter der Kundenliste aus, wie viele Datensätze Sie pro Seite einbeziehen möchten. Das Seitenmenü zeigt die Anzahl der Seiten an, die der Brief mit den ausgewählten Filtern enthalten wird.
Wählen Sie im Aktionsmenü am unteren Rand der Seite die finanzielle Mitteilung aus, die Sie senden möchten. Wenn das Aktionsmenü nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie eine der Zeitoptionen in Schritt 2 ausgewählt haben. Der Vorschau-Dialog des finanziellen Schreibens wird geöffnet, und eine Liste von Kunden angezeigt, an die das Schreiben gesendet wird.
Hinweis: Um ein Schuldenbrief zu bearbeiten, muss zunächst eine Vorlage für ein finanzielles Schreiben eingerichtet werden. Wenn keine Vorlage verfügbar ist, müssen Sie zuerst eine erstellen, bevor Sie fortfahren. Für Anweisungen siehe Eigene Felder und Tags für den Kundenstatus einrichten.
Wählen Sie im Vorschau-Dialog die Sende- und Druckoptionen aus:
Sie können das finanzielle Schreiben für alle drucken, das Schreiben per E-Mail an diese Kunden senden, die eine E-Mail-Adresse in Vetera gespeichert haben, und den Rest drucken oder das Schreiben für alle drucken und eine E-Mail an diejenigen senden, die eine E-Mail-Adresse haben.
Sie können die Rechnungen aus dem ausgewählten Zeitraum an das Schreiben anhängen.
Sie können eine Behandlungsübersicht an die E-Mail anhängen.
Um zu wissen, was das letzte finanzielle Schreiben war, das die Kunden erhalten haben, können Sie Als verarbeitet markieren auswählen. Das Schreiben wird in den Notizen und Kommunikationslisten der Kunden im Tab Kommunikation der Kunden-Seite gespeichert.
Die Vorschau auf der rechten Seite zeigt, wie das finanzielle Schreiben aussehen wird.
Wählen Sie Prozess.
Beim Erstellen des Schreibens beachten Sie, dass die Tabelle in der Mitte des Dokuments eine Liste aller Rechnungen anzeigt, die zum Zeitpunkt des Berichts fällig sind, einschließlich derjenigen, die über die 30-Tage-Frist hinaus fällig sind.
Erforderliche Benutzerberechtigungen
Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen
Um auf den Bericht zuzugreifen, benötigen die Benutzer Lese- und Schreibberechtigungen für ihre Berechtigungsgruppe für die folgenden Einstellungen:
'Seite Einstellungen'
'Druckeinstellungen'
'Seite Berichte'
'Finanzberichte' (um auf alle Finanzberichte zuzugreifen)
'Finanzberichte Debitoren und Kreditoren' (um nur auf diesen spezifischen Bericht zuzugreifen)