Der Bericht „Rechnungen“ enthält eine Liste der Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum. Nutzen Sie ihn, um bestimmte Rechnungen zu finden und unbezahlte oder überfällige Rechnungen zu ermitteln. Der Bericht unterstützt benutzerdefinierte Ansichten. So können Sie bevorzugte Filterkombinationen speichern und für wiederkehrende Aufgaben erneut verwenden, ohne die Einstellungen jedes Mal neu eingeben zu müssen.
Der Bericht „Rechnungen“ ersetzt die früheren Berichte „Rechnungen“ und „Unbezahlte Rechnungen“.
Um den Bericht Rechnungen aufzurufen, gehen Sie zu Berichterstattung > Berichte > Rechnungen. Auf der Seite des Rechnungsberichts finden Sie die folgenden Tabs, mit denen Sie Ihre Daten verwalten können:
Rechnungen: Die Hauptseite zum Filtern von Daten und Verwalten benutzerdefinierter Ansichten.
Geplant: Richten Sie den automatischen, regelmäßigen Versand des Berichts per E-Mail ein und verwalten Sie ihn. Sie können diesen Tab auch öffnen, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche Zeitplan klicken.
Geteilt: Senden Sie den Bericht per E-Mail an Kolleginnen und Kollegen oder Buchhalter und sehen Sie zuvor geteilte Berichte ein. Sie können diesen Tab auch öffnen, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche Teilen Sie klicken.
Oben auf der Seite „Rechnungen“ werden dynamische Zusammenfassungszahlen angezeigt, die auf den ausgewählten Filtern basieren. So können Sie wichtige Kennzahlen schnell im Blick behalten.
Berichtsansichten konfigurieren
Sie können häufig verwendete Filterkombinationen als benutzerdefinierte Ansichten speichern und so genau die Berichte erstellen, die Sie benötigen. Diese Ansichten erscheinen oben auf der Seite „Rechnungen“ als auswählbare Tabs und sind so schnell zugänglich.
Folgende Ansichten sind als Standard verfügbar:
Standard: Zeigt Rechnungen mit dem Rechnungsdatum der letzten 30 Tage und dem Rechnungsstatus Abgeschlossen an.
Nicht bezahlt & Überfällig: Zeigt Rechnungen mit dem Rechnungsdatum der letzten 30 Tage, dem Rechnungsstatus Abgeschlossen, einem Rechnungsfälligkeitsdatum vom 1. Januar 2000 bis heute und dem Zahlungsstatus Nicht bezahlt oder Teilweise bezahlt an.
Umsatzsteuer- und Steuerübersicht: Zeigt Rechnungen mit dem Rechnungsdatum dieses Monats und dem Rechnungsstatus Abgeschlossen an.
Stornorechnungsregister: Zeigt Rechnungen mit dem Rechnungsdatum der letzten 90 Tage und der Rechnungsart Stornorechnung an.
Umsatz nach Standort: Zeigt Rechnungen mit dem Rechnungsdatum der letzten 30 Tage, dem Rechnungsstatus Abgeschlossen und der Rechnungsart Direktverkauf an.
Die Standardansichten werden oben auf der Seite Rechnungen als Tabs angezeigt. Auf kleineren Bildschirmen können Sie Ansichten, für die kein Platz ist, über das Dropdown-Menü Mehr neben den sichtbaren Tabs aufrufen.
Sie können auch eigene benutzerdefinierte Ansichten erstellen und verwalten:
Neue benutzerdefinierte Ansicht erstellen: Legen Sie die gewünschten Filter fest und wählen Sie die Schaltfläche +. Geben Sie einen Namen für die neue Ansicht ein und wählen Sie hinzufügen. Sie können dafür auch die Schaltfläche Ansicht speichern verwenden.
Vorhandene Ansicht anpassen: Wählen Sie eine beliebige Ansicht und ändern Sie die Filter nach Bedarf. Um die Änderungen zu übernehmen, wählen Sie Ansicht speichern und anschließend im Dropdown-Menü Änderungen speichern oder Als neue Ansicht speichern.
Benutzerdefinierte Ansichten verwalten: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine gespeicherte Ansicht oder halten Sie sie gedrückt, um sie umzubenennen, zu duplizieren oder zu löschen.
Filter anwenden und Bericht erstellen
Der Bericht wird automatisch aktualisiert, sobald Sie die Filter anpassen. So wenden Sie die gewünschten Filter an:
Wählen Sie Anzeige, um festzulegen, welche Rechnungsspalten in der Tabelle angezeigt werden. Über dieses Dropdown-Menü können Sie:
Gruppiere nach auswählen, um festzulegen, wie die Daten im Bericht gruppiert werden sollen, zum Beispiel nach zuständigem Personal oder Klinikstandort.
Spalten verwalten auswählen, um sichtbare Spalten in der Tabelle hinzuzufügen oder zu entfernen.
Wählen Sie + Filter hinzufügen und anschließend Rechnungsfälligkeit und/oder Rechnungsdatum, um den gewünschten Zeitraum festzulegen. Verwenden Sie die Schnellauswahl oder legen Sie im Kalender einen bestimmten Zeitraum fest. Wählen Sie anwenden.
Wählen Sie erneut + Filter hinzufügen, um weitere Kriterien hinzuzufügen:
Tierarzt: Filtern Sie nach dem zuständigen Personalmitglied oder wählen Sie mehrere zuständige Mitarbeitende aus.
Standort der Klinik: Wählen Sie einen oder mehrere Klinikstandorte aus, die in den Bericht aufgenommen werden sollen.
Rechnungsart: Filtern Sie nach Rechnungsart: Konsultation, Direktverkauf, Stornorechnung und/oder zusammengefasste Rechnungen.
Überweisender Tierarzt: Filtern Sie nach dem überweisenden Tierarzt.
Zahlungsstatus: Filtern Sie nach Bezahlt, Nicht bezahlt oder Teilweise bezahlt.
Rechnungsstatus: Filtern Sie nach Entwurf oder Abgeschlossen.
Rechnungstags: Filtern Sie nach einem oder mehreren Rechnungstags. Verwenden Sie das Suchfeld, um ein bestimmtes Tag zu finden, oder wählen Sie alle aus und heben Sie die Auswahl einzelner Tags bei Bedarf auf.
Kunden Tags: Filtern Sie nach einem oder mehreren Kunden Tags.
Um einen angewendeten Filter zu bearbeiten, wählen Sie ihn aus und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wählen Sie das x neben dem Filternamen, um den Filter zu entfernen. Um alle Filter zu löschen, wählen Sie Filter zurücksetzen.
Um eine bestimmte Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen, wählen Sie in der Ergebnistabelle den Link Rechnungsnummer, Konsultationsnummer oder Kundenname.
Bericht planen und exportieren
Zeitplan: Wählen Sie oben rechts die Schaltfläche Zeitplan oder öffnen Sie den Tab Geplant und wählen Sie + Neuer Zeitplan, um die automatische, regelmäßige Erstellung und den Versand des Berichts per E-Mail einzurichten. Weitere Informationen finden Sie unter Bericht planen.
Exportieren: Wählen Sie oben rechts die Schaltfläche Exportieren, um den Bericht herunterzuladen. Sie können zwischen den Formaten CSV und Excel wählen.
Teilen: Wählen Sie oben rechts die Schaltfläche Teilen Sie oder öffnen Sie den Tab Geteilt, um den Bericht per E-Mail zu versenden.