Sie können eine PDF-Datei hochladen, die mit einem PDF-Editor wie Adobe Acrobat Pro oder einem anderen PDF-Editor Ihrer Wahl erstellte ausfüllbare Felder enthält. Nach dem Upload können Sie diese Formulare in mehreren Bereichen von Vetera verwenden, darunter in der Konsultation, bei den Patientendaten, Kundendaten und der Entlassung. So können Sie sie direkt in Vetera ausfüllen und speichern.
Hinweis: Das Hinzufügen von Bildfeldern und Aktionen erfordert in der Regel Adobe Acrobat Pro oder einen anderen erweiterten PDF-Editor.
Damit Daten von Vetera automatisch in Ihrem PDF-Formular mithilfe von Platzhaltern eingefügt werden, müssen Sie vor dem Hochladen nach Vetera ausfüllbare Felder in die PDF einfügen. Ausfüllbare Felder ermöglichen außerdem die Eingabe von Freitext, z. B. um Notizen in ein Einwilligungsformular einzufügen.
So richten Sie PDF-Formulare mit funktionsfähigen Text-/Platzhalterfeldern ein. Folgen Sie dazu den Anweisungen unten.
PDF-Datei vorbereiten
Befolgen Sie die Anweisungen Ihres PDF-Editors, z. B. Adobe Acrobat Pro.
Verwenden Sie einen PDF-Editor, um ein Formular mit den erforderlichen Textfeldern und/oder Bildfeldern zu erstellen. Wenn Sie Optionsfelder oder Kontrollkästchen möchten, fügen Sie diese jetzt hinzu. Die genaue Methode zum Hinzufügen von Textfeldern hängt von Ihrem PDF-Editor ab.
Fügen Sie ein Feld hinzu: Verwenden Sie das Tool Ihres Editors (oft „New text field“ oder ähnlich) an allen Stellen, an denen Sie Platzhalter oder Freitextfelder hinzufügen möchten.
Kontrollkästchen oder Optionsfelder hinzufügen: Verwenden Sie das Tool Ihres PDF-Editors, um Optionsfelder oder Kontrollkästchen einzufügen, wenn Sie diese im Formular auswählbar machen möchten.
Eigenschaften festlegen: Legen Sie die Eigenschaften des Textfelds nach Bedarf fest. Geben Sie ihnen einen eindeutigen Namen und setzen Sie Optionen wie z. B., ob das Feld ein mehrzeiliges Textfeld sein soll.
Fügen Sie bei Bedarf im Adobe Acrobat Pro oder in Ihrem bevorzugten erweiterten PDF-Editor eine Bildfeld-Komponente mit einer Aktion in die PDF ein.
Hinweis: Wenn Sie in Adobe Acrobat Pro ein Bildfeld erstellen und es nicht umbenennen, endet der Feldname automatisch mit der _image-Suffix-Erweiterung. Wenn Sie das Bildfeld umbenennen, stellen Sie sicher, dass die _image-Suffix-Erweiterung im neuen Namen enthalten ist (z. B. signature_image).
Speichern Sie die Datei, sobald alle Felder eingerichtet sind.
PDF-Datei in Vetera hochladen
Wechseln Sie zu Einstellungen > Listen & Vorlagen > Vorlagen > Zertifikate & Formulare.
Wählen Sie das Dropdown-Menü PDF-Formular und wählen Sie den Formulartyp aus. Damit das Formular nur in einem Kontext verfügbar ist, wählen Sie einen einzelnen Kontext (Patient, Kunde, Konsultation und so weiter). Der Formulartyp bestimmt, welche Platzhalter aktiv sind und wo das Formular verwendet werden kann, z. B. auf der Patientenseite, der Kundendaten-Seite oder auf der Konsultationsseite. Damit das Formular gleichzeitig in mehreren Kontexten verfügbar ist, wählen Sie Mehrere Ziele. Siehe PDF-Vorlage mit mehreren Kontexten einrichten unten.
Fügen Sie auf der Seite der PDF-Vorlage die Vorlagendetails hinzu:
Bezeichnung: Geben Sie einen Namen für die Vorlage an.
Standort der Klinik: Wählen Sie den Standort der Klinik oder mehrere Standorte der Klinik aus, in denen die Vorlage verfügbar sein wird. Wenn kein Standort der Klinik ausgewählt wird, ist die Vorlage in allen Klinikstandorten verfügbar.
Wählen Sie den Bereich Dateien hier ablegen zum Hochladen, um die Datei zu suchen, oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Uploadbereich.
Wählen Sie Speichern, um die Einrichtung des Formulars abzuschließen.
Platzhalter einfügen
Nachdem Sie das Formular hochgeladen haben, öffnet sich eine Vorschau mit den verfügbaren Feldern, in denen Sie Platzhalter hinzufügen können. Für jedes Feld wird eine Dropdown-Liste mit verfügbaren Platzhaltern angezeigt. Es sind nur Platzhalter verfügbar, die mit dem ausgewählten Formularkontext kompatibel sind.
Geben Sie den Platzhalter in das passende Feld ein, z. B.: [[consultation_supervising_vet_signature]] für ein Bildfeld für die Unterschrift oder [[patient_name]] in einem Textfeld, in dem der Name des Patienten angezeigt werden soll.
Wählen Sie bei einem Bildfeld den Bildrahmen aus. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Bild-Platzhalter aus einer Liste verfügbarer Optionen auswählen können. Um das Logo des Klinikstandorts im Formular anzuzeigen, wählen Sie Logo des Standort der Klinik: [[department_logo]]. Das richtige Logo wird automatisch anhand des Klinikstandorts übernommen, in dem das Formular verwendet wird. Das funktioniert auch mit Multi-Kontext-Formularen: Ein Formular kann das richtige Logo automatisch über alle Klinikstandorte hinweg anzeigen.
Sie können außerdem Freitext in die Felder einfügen. Der Text ist sichtbar und bearbeitbar, wenn das PDF-Formular verwendet wird.
Wählen Sie Speichern.
Wählen Sie oben links im Dokumentvorlagen-Editor Zurück. Das von Ihnen erstellte PDF-Formular wird unter Zertifikate & Formulare angezeigt und ist zur Verwendung verfügbar.
PDF-Vorlage mit mehreren Kontexten einrichten
Eine PDF-Vorlage mit mehreren Kontexten ermöglicht es Ihnen, eine einzige Mastervorlage zu erstellen, die gleichzeitig in zwei oder mehr Kontexten (z. B. Patient und Konsultation) verfügbar ist. Vetera erstellt für jeden ausgewählten Kontext ein separates Formular, alle verknüpft mit derselben Mastervorlage.
Multi-Kontext-Formular erstellen
Wechseln Sie zu Einstellungen > Listen & Vorlagen > Vorlagen > Zertifikate & Formulare.
Wählen Sie PDF-Formular und anschließend Mehrere Ziele aus dem Dropdown-Menü. Die Seite Multi-Kontext-PDF-Vorlage wird geöffnet.
Wählen Sie unter Zielkontexte einen oder mehrere Kontexte aus, in denen das Formular verfügbar ist, z. B. Patient und Konsultation.
Geben Sie eine Bezeichnung ein und wählen Sie die Klinikstandorte, in denen die Vorlage verfügbar sein soll.
Wählen Sie den Bereich Dateien hier ablegen zum Hochladen, um die Datei zu suchen, oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Uploadbereich.
Fügen Sie nach dem Hochladen Platzhalter in die Formularfelder ein. Siehe oben Platzhalter einfügen für die Anweisungen. Beachten Sie, dass Platzhalter, die über alle ausgewählten Kontexte hinweg funktionieren, im Platzhalter-Panel vollständig hervorgehoben sind.
Wählen Sie Speichern. Vetera erstellt für jeden ausgewählten Kontext ein Formular. Eine Bestätigungsnachricht zeigt, wie viele Vorlagen erstellt wurden.
Die Formulare sind mit einer Mastervorlage verknüpft und erscheinen in der Liste Zertifikate & Formulare mit demselben Namen. Um nur Mastervorlagen anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Mastervorlagen anzeigen oben in der Liste.
Mastervorlage bearbeiten
Wenn Sie die Mastervorlage bearbeiten, werden die Änderungen an alle verknüpften Formulare weitergegeben.
Wechseln Sie zu Einstellungen > Listen & Vorlagen > Vorlagen > Zertifikate & Formulare.
Wählen Sie das Kontrollkästchen Nur Mastervorlagen anzeigen, um die Liste zu filtern.
Wählen Sie die Bearbeiten-Schaltfläche neben der Mastervorlage aus, die Sie aktualisieren möchten. Die Seite der Mastervorlage wird geöffnet und zeigt eine Nachricht, die bestätigt, wie viele aktive verknüpfte Formulare aktualisiert werden. Wenn einzelne verknüpfte Formulare individuell bearbeitet wurden, listet eine Warnung auf, welche Formulare lokale Änderungen haben.
Unter Aktive Kontexte können Sie Kontexte hinzufügen oder entfernen:
Wenn Sie einen Kontext deaktivieren, wird die Verknüpfung aufgehoben. Das einzelne Formular bleibt bestehen, wird aber separat verwaltet.
Wenn Sie einen neuen Kontext aktivieren, wird eine verknüpfte Kopie des Formulars in diesem Kontext erstellt.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen am Formular vor und wählen Sie Speichern.
Wenn es verknüpfte Formulare mit lokalen Bearbeitungen gibt, öffnet sich das Dialogfeld Vorlagen mit lokalen Änderungen. Wählen Sie, wie mit den lokalen Änderungen umgegangen werden soll:
Lokale Formularbearbeitungen behalten: Änderungen an der Mastervorlage werden angewendet, aber lokale Änderungen an einzelnen Formularen bleiben erhalten.
Ausgewählte Formulare überschreiben: Es wird eine Liste aller verknüpften Formulare geöffnet. Wählen Sie aus, welche Formulare überschrieben werden sollen, und wählen Sie Bestätigen Sie das Überschreiben des Formulars. Formulare mit lokalen Bearbeitungen sind in der Liste markiert.
Alle Formulare überschreiben: Alle lokalen Bearbeitungen über jedes verknüpfte Formular hinweg werden durch die Änderungen der Mastervorlage ersetzt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Ein einzelnes verknüpftes Formular bearbeiten
Sie können ein einzelnes Formular innerhalb einer Gruppe bearbeiten, ohne die anderen verknüpften Formulare oder die Mastervorlage zu beeinflussen.
Wechseln Sie zu Einstellungen > Listen & Vorlagen > Vorlagen > Zertifikate & Formulare.
Suchen Sie das einzelne Formular, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie die Bearbeiten-Schaltfläche. Die Formularseite wird geöffnet, zusammen mit einer Nachricht, zu welcher Gruppe das Formular gehört, sowie einem Link zur Mastervorlage.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und wählen Sie Speichern. Die Änderungen gelten nur für dieses Formular. Um stattdessen die Änderungen auf alle verknüpften Formulare anzuwenden, wählen Sie Mastervorlage bearbeiten.
Mastervorlage löschen
Wenn Sie eine Mastervorlage löschen, wird ein Bestätigungsdialog mit einer Warnung geöffnet, dass das Löschen die Gruppe auflöst — jedes verbleibende Formular muss dann einzeln verwaltet werden. Die einzelnen Formulare werden nicht gelöscht.
Ein einzelnes verknüpftes Formular löschen
Sie können ein einzelnes Formular innerhalb einer Gruppe löschen, ohne die Mastervorlage oder andere verknüpfte Formulare zu beeinflussen. Wenn Sie ein einzelnes Formular löschen, wird ein Standard-Bestätigungsdialog geöffnet. Die verbleibenden Formulare in der Gruppe werden weiterhin von der Mastervorlage verwaltet.