Dieser Artikel erklärt, wie Sie kontrollierte Tierarzneimittel verwalten und nachverfolgen, um gesetzlichen Vorgaben sowie Meldeanforderungen gerecht zu werden. Durch ein System mit eindeutigen Verfolgungsnummern wird eine präzise Dokumentation dieser Stoffe sichergestellt.
Kontrollierte Tierarzneimittel und Verfolgungsnummern werden nicht in allen Märkten verwendet. Das hängt von den rechtlichen Anforderungen ab. In einigen Märkten wird die Funktion für kontrollierte Tierarzneimittel auch ohne Verfolgungsnummern eingesetzt, um Medikamente lediglich als kontrolliertes Tierarzneimittel zu kennzeichnen, das in Berichten herausgefiltert werden kann.
Verfolgung kontrollierter Stoffe einrichten
Um Verfolgungsnummern für kontrollierte Tierarzneimittel zu verwenden, müssen Sie die Funktion in den Einstellungen Ihres Unternehmens aktivieren und anschließend jeden Artikel als kontrollierten Stoff kennzeichnen.
Wechseln Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Organisation Einstellungen.
Wählen Sie Aktivieren von Tracking-Nummern. Diese Einstellung aktiviert die Funktion für kontrollierte Tierarzneimittel und macht eine eigene Controlled medicines-Sektion sichtbar im Menü Warenwirtschaft.
Ein Medikament als kontrollierten Stoff markieren
Wechseln Sie zu Katalog > Artikel.
Suchen Sie den Artikel für das Medikament und wählen Sie die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol. Sie können auch einen neuen Artikel anlegen, indem Sie die Schaltfläche Eintrag hinzufügen auswählen.
Gehen Sie im Artikeldialog zur Registerkarte Bestand und Preise.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Betäubungsmittel/Suchtmittel.
Wählen Sie Speichern.
Wenn der Artikel als kontrolliertes Tierarzneimittel markiert ist, wird an bestimmten Stellen ein Dreiecksymbol angezeigt, z. B. beim Hinzufügen des Medikaments zu einer Konsultation.
Ein kontrolliertes Tierarzneimittel zum Bestand hinzufügen
Sie können neue Verpackungen kontrollierter Tierarzneimittel direkt aus der Ansicht Controlled medicines hinzufügen oder über einen Auftrag/eine Rechnung. Wenn ein neu empfangenes kontrolliertes Tierarzneimittel hinzugefügt wird, erhält es automatisch eine eindeutige Verfolgungsnummer.
So fügen Sie ein kontrolliertes Tierarzneimittel aus der Ansicht „Controlled medicines“ hinzu:
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Controlled medicines.
Wählen Sie oben auf der Seite die Schaltfläche Empfangenes kontrolliertes Medikament hinzufügen.
Suchen Sie im Suchfeld im geöffneten Dialog nach dem kontrollierten Tierarzneimittel.
Wenn das Medikament ausgewählt ist, wird im Dialog die neue Verfolgungsnummer angezeigt. Wählen Sie im Feld Zum Bestand hinzugefügt das korrekte Datum.
Wählen Sie Speichern.
Alternativ können Sie ein kontrolliertes Tierarzneimittel über einen Auftrag oder eine Lieferantenrechnung hinzufügen:
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Bestellungen, um den relevanten Auftrag bzw. die Lieferantenrechnung zu finden.
Wählen Sie die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol am Ende der Zeile.
Wählen Sie die Schaltfläche mit dem Häkchen, um den empfangenen Artikel zu bestätigen. Fügen Sie kontrollierte Tierarzneimittel zeilenweise hinzu.
Im Dialog Kontrollierte Artikel zu Lager hinzufügen wird eine Verfolgungsnummer angegeben. Denken Sie daran, diese Nummer auf der Verpackung/dem Fläschchen zu notieren.
Wählen Sie Speichern.
Hinweis: Sie können kontrollierte Tierarzneimittel nicht direkt vom Bestand-Seite oder über die Schaltfläche für das Diagramm ins Lager buchen, da dabei kein Eintrag mit Verfolgungsnummer erstellt wird. Das System fordert Sie ggf. nach einer Chargennummer auf, aber da Verfolgungsnummern Standard-Chargennummern für kontrollierte Tierarzneimittel ersetzen, müssen Sie den Workflow über den Auftrag oder die Ansicht Controlled medicines verwenden, damit der Artikel eine Verfolgungsnummer erhält.
Eine Verfolgungsnummer aufteilen
Wenn eine Medikamentenverpackung mehrere Einheiten enthält, können Sie die Hauptverfolgungsnummer (z. B. 123) in einzelne Einheiten aufteilen – jeweils mit einer eigenen eindeutigen Unterverfolgungsnummer (z. B. 123.1, 123.2 usw.).
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Controlled medicines.
Suchen Sie den Artikel und wählen Sie am Ende der Artikelleiste die Schaltfläche Teilen.
Wählen Sie im geöffneten Dialog die Schaltfläche Teilen, um zu bestätigen.
Verwendung und Schwund erfassen
Wenn Verfolgungsnummern aktiviert sind, müssen Sie beim Verwenden eines kontrollierten Tierarzneimittels in einer Konsultation die spezifische Verfolgungsnummer des Artikels auswählen. Die Ansicht Controlled medicines führt eine detaillierte Aufzeichnung zu jedem Artikel, einschließlich wann der Artikel zum Bestand hinzugefügt wurde, welche Patienten ihn erhalten haben und allen erfassten Schwund (Schwundberechnungen müssen auf der Artikelseite eingerichtet sein). Sie können Schwund oder Verlust auch manuell erfassen, z. B. wenn eine Flasche zerbrochen ist.
So erfassen Sie Schwund oder Verlust manuell:
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Controlled medicines.
Suchen Sie den Artikel mit der korrekten Verfolgungsnummer.
Wählen Sie die Schaltfläche Anzeigen am Ende der Artikelleiste.
Wählen Sie im geöffneten Dialog die Schaltfläche Verlust eintragen.
Geben Sie Dosierungseinheit Schwund ein und eine Verlustbeschreibung (dies ist ein Pflichtfeld).
Wählen Sie die Schaltfläche Verlust eintragen, um zu bestätigen.
Ein als kontrollierter Stoff mit zugewiesener Verfolgungsnummer gekennzeichneter Artikel verschwindet nicht aus der Ansicht Controlled Medicine, wenn der Artikel selbst archiviert wurde. Um ein kontrolliertes Tierarzneimittel aus dieser Ansicht zu entfernen, müssen Sie den Verlust manuell erfassen, sodass die Menge null ist.
Einen Eintrag für ein kontrolliertes Tierarzneimittel korrigieren
Wenn Sie in einer abgeschlossenen Konsultation eine falsche Menge für ein kontrolliertes Tierarzneimittel erfasst haben, können Sie das Saldo korrigieren, indem Sie einen neuen Verlust-Eintrag erstellen.
Erstellen Sie einen neuen Verlust-Eintrag für dieselbe Verfolgungsnummer.
Erfassen Sie die Menge als negative Zahl (z. B. -0.35 ml), wenn Sie zu viel hinzugefügt haben, oder als positive Zahl (z. B. 0.35 ml), wenn Sie zu wenig hinzugefügt haben.
Geben Sie im Feld Beschreibung den Grund für die Korrektur eindeutig an.
Dieser Prozess korrigiert das Bestandsaldo des Medikamentenartikels, spiegelt sich jedoch nicht in den Patientenaufzeichnungen wider.
Hinweis: Wenn Sie eine Stornorechnung verwenden, um einen Verkauf rückgängig zu machen, gibt das System automatisch die verkaufte Menge an Ihren Bestand zurück. Denken Sie daran, das Kontrollkästchen Bestand aktualisieren zu aktivieren, wenn Sie bei der Option Gutschrift einiger Rechnungsposten verwenden. Eine Stornorechnung macht jedoch keinen Schwund rückgängig, der automatisch erfasst und aus dem Bestand entfernt wurde, da Schwund als dauerhafter Verlust gilt. Muss eine Menge Schwund wieder in den Bestand zurückgeführt werden, muss dies manuell erfolgen.
Verwendungsaufzeichnungen und Berichte drucken
Sie können eine PDF-Verwendungsaufzeichnung für eine bestimmte Verfolgungsnummer generieren und ausdrucken, um die Meldepflichten zu erfüllen und für Inspektionen in der Klinik.
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Controlled medicines.
Suchen Sie den Artikel über das Suchfeld.
Wählen Sie die Schaltfläche Anzeigen am Ende der Artikelleiste.
Wählen Sie im Dialogfenster die Schaltfläche Drucken.
Die PDF der Verwendungsaufzeichnung wird in einem neuen Fenster geöffnet.
Verwandte Berichte
Der Bericht Medikamentenverbrauch, Berichte > Lagerverwaltung > Medikamentenverbrauch, kann Patienten auflisten, die bestimmte Medikamente erhalten haben. Sie können diesen Bericht so filtern, dass nur Nur kontrollierte Medikamente enthalten sind.
Kontrollierte Tierarzneimittel in schriftlichen Verordnungen verwenden
In einigen Märkten wirkt sich die Funktion für Artikel, die als kontrollierte Tierarzneimittel markiert sind, auch auf die schriftliche Verordnung aus. Dies wird durch das Land gesteuert, das für den Standort Ihrer Klinik eingestellt ist.
UK-Markt: Schriftliche Verordnungen für kontrollierte Tierarzneimittel haben eine feste Gültigkeit von 28 Tagen. Aktivieren Sie im Dialog Erstellung der schriftlichen Verordnung. das Kontrollkästchen Kontrolliert, um sicherzustellen, dass dieser feste Gültigkeitszeitraum angewendet wird.
US-Markt: Wenn ein Artikel als kontrollierter Stoff markiert ist, wird die Verschreiber-ID, auch bekannt als DEA-Nummer, automatisch auf dem Verordnungsdruck angezeigt.