Dieser Artikel erklärt, wie kontrollierte Tierarzneimittel verwaltet und nachverfolgt werden, um gesetzliche Vorgaben und Anforderungen an die Berichterstattung zu erfüllen. Ein System mit eindeutigen Verfolgungsnummern sorgt für eine präzise Dokumentation dieser Stoffe.
Kontrollierte Tierarzneimittel und Verfolgungsnummern werden nicht in allen Märkten verwendet. Das hängt von den gesetzlichen Anforderungen ab. In manchen Märkten wird die Funktion für kontrollierte Tierarzneimittel auch ohne Verfolgungsnummern genutzt, um Arzneimittel lediglich als kontrolliertes Tierarzneimittel zu markieren, das in Berichten herausgefiltert werden kann.
Verfolgung von Betäubungsmitteln einrichten
Damit Sie für kontrollierte Tierarzneimittel Verfolgungsnummern verwenden können, müssen Sie die Funktion in den Organisation Einstellungen aktivieren und anschließend jeden Arzneimittelartikel als kontrollierten Stoff kennzeichnen. Öffnen Sie Settings, indem Sie oben links den Klinikstandort Name auswählen.
Gehen Sie zu Settings > General > Organization Settings.
Wählen Sie Enable tracking numbers. Diese Einstellung aktiviert die Funktion für kontrollierte Tierarzneimittel und macht den eigenen Bereich Controlled medicines sichtbar, der unter dem Menü Inventory angezeigt wird.
Ein Medikament als kontrollierten Stoff markieren
Gehen Sie zu Catalog > Items.
Suchen Sie den Arzneimittelartikel und wählen Sie die Stift-Schaltfläche. Sie können auch einen neuen Artikel erstellen, indem Sie die Schaltfläche Add item auswählen.
Wechseln Sie im Dialog „Artikel“ zum Tab Stock.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Controlled substance.
Wählen Sie Save.
Wenn der Artikel als kontrolliertes Tierarzneimittel markiert ist, wird an bestimmten Stellen ein Dreieckssymbol angezeigt, z. B. beim Hinzufügen des Medikaments zu einer Konsultation.
Ein kontrolliertes Tierarzneimittel zum Bestand hinzufügen
Sie können neue Packungen von kontrollierten Tierarzneimitteln direkt aus der Ansicht Controlled medicines hinzufügen oder über einen Kaufauftrag/eine Lieferantenrechnung. Wenn ein neues empfangenes kontrolliertes Medikament hinzugefügt wird, erhält es automatisch eine eindeutige Verfolgungsnummer.
Hinweis: Bei kontrollierten Tierarzneimitteln mit Verfolgungsnummern können Sie keinen nicht nachverfolgten Bestand hinzufügen und keine Bestandsbuchungen auf Basis von Charge von der Seite Stock erstellen — diese Optionen werden für nachverfolgte Artikel nicht angezeigt. Verwenden Sie stattdessen eine der beiden Methoden basierend auf Verfolgungsnummern unten.
So fügen Sie ein kontrolliertes Tierarzneimittel aus der Ansicht der kontrollierten medicines hinzu:
Gehen Sie zu Inventory > Controlled medicines.
Wählen Sie die Schaltfläche Add received controlled medicine oben auf der Seite.
Suchen Sie das kontrollierte Tierarzneimittel im Suchfeld im geöffneten Dialog.
Wenn das Medikament ausgewählt ist, zeigt der Dialog die neue Verfolgungsnummer an. Wählen Sie das korrekte Datum im Feld Added.
Wählen Sie Save.
Alternativ können Sie ein kontrolliertes Tierarzneimittel über einen Kaufauftrag oder eine Lieferantenrechnung hinzufügen:
Gehen Sie zu Inventory > Orders, um den betreffenden Kaufauftrag oder die Lieferantenrechnung zu finden.
Wählen Sie die Stift-Schaltfläche am Ende der Zeile.
Wählen Sie die Schaltfläche mit dem Häkchen, um den empfangenen Artikel zu bestätigen. Fügen Sie kontrollierte Tierarzneimittel zeilenweise hinzu.
Im Dialog Add controlled item to stock wird eine Verfolgungsnummer angezeigt. Denken Sie daran, diese Nummer auf der Packung/Flasche zu notieren.
Wählen Sie Save.
Eine Verfolgungsnummer aufteilen
Wenn eine Medikamentenpackung mehrere Einheiten enthält, können Sie die Hauptverfolgungsnummer (z. B. 123) in einzelne Einheiten aufteilen. Jede Einheit erhält dabei eine eigene eindeutige Unter-Verfolgungsnummer (z. B. 123.1, 123.2 usw.).
Gehen Sie zu Inventory > Controlled medicines.
Suchen Sie den Artikel und wählen Sie am Ende der Artikelzeile die Schaltfläche Split.
Wählen Sie im geöffneten Dialog die Schaltfläche Split, um zu bestätigen.
Verwendung und Schwund erfassen
Wenn Verfolgungsnummern aktiviert sind, müssen Sie bei der Verwendung eines kontrollierten Tierarzneimittels in einer Konsultation die konkrete Verfolgungsnummer des Artikels auswählen. Die Ansicht Controlled medicines führt eine detaillierte Aufzeichnung jedes Artikels. Dazu gehört auch, wann er zum Bestand hinzugefügt wurde, welche Patienten ihn erhalten haben und ein eventueller erfasster Schwund (Schwundberechnungen müssen auf der Artikeldatenkarte eingerichtet werden). Sie können Schwund oder Verlust auch manuell erfassen, z. B. wenn eine Flasche zerbrochen ist.
So erfassen Sie Schwund oder Verlust manuell:
Gehen Sie zu Inventory > Controlled medicines.
Suchen Sie den Artikel mit der richtigen Verfolgungsnummer.
Wählen Sie die Schaltfläche Show am Ende der Artikelzeile.
Wählen Sie im geöffneten Dialog die Schaltfläche Record loss.
Fügen Sie Dosage unit loss und eine Description for loss hinzu (dies ist ein Pflichtfeld).
Wählen Sie die Schaltfläche Record loss, um zu bestätigen.
Ein als kontrollierter Stoff markierter Artikel mit zugewiesener Verfolgungsnummer verschwindet nicht aus der Ansicht Controlled Medicine, wenn der Artikel selbst archiviert ist. Um ein kontrolliertes Tierarzneimittel aus dieser Ansicht zu entfernen, müssen Sie den Verlust manuell erfassen, sodass die Menge null ist. Alternativ führen Sie eine Inventur durch, um den Saldo auf null zu setzen.
Einen Eintrag eines kontrollierten Tierarzneimittels korrigieren
Wenn Sie in einer abgeschlossenen Konsultation für ein kontrolliertes Tierarzneimittel eine falsche Menge erfasst haben, können Sie den Saldo korrigieren. Wie Sie korrigieren, hängt von der Richtung des Fehlers ab:
Wenn Sie zu wenig erfasst haben (tatsächlich wurde mehr verwendet als protokolliert), erstellen Sie einen neuen Schwund-Eintrag für dieselbe Verfolgungsnummer, erfassen Sie die fehlende Menge und geben Sie den Grund im Feld „Description“ an.
Wenn Sie zu viel erfasst haben (tatsächlich wurde weniger verwendet als protokolliert), können Sie im Verlust-Modal keinen negativen Wert eingeben. Verwenden Sie stattdessen eine Inventur. Standardmäßig werden dort nur Verfolgungsnummern mit einem Saldo oberhalb von null aufgelistet — wenn der Lagerbestand der Verfolgungsnummer null ist, wählen Sie die Schaltfläche + und dann den entsprechenden Eintrag aus der Dropdown-Liste, um ihn zur Liste hinzuzufügen. Geben Sie die korrekte gezählte Menge im Feld Counted units für diese Verfolgungsnummer ein und wählen Sie anschließend Save, um die Korrektur anzuwenden.
Dieser Vorgang korrigiert den Bestandsaldo des Arzneimittelartikels, spiegelt jedoch nicht die Patientendaten wider.
Hinweis: Wenn Sie eine Stornorechnung verwenden, um einen Verkauf rückgängig zu machen, gibt das System die verkaufte Menge automatisch in Ihren Bestand zurück. Denken Sie daran, das Kontrollkästchen Update stock levels auszuwählen, wenn Sie die Kreditoption Credit some invoice items verwenden. Eine Gutschrift wird jedoch nicht den Schwund rückgängig machen, der automatisch erfasst und aus dem Bestand entfernt wurde, da Schwund als dauerhafter Verlust gilt. Wenn eine Menge Schwund wieder in den Bestand zurückgeführt werden muss, muss dies manuell erfolgen.
Nutzungsaufzeichnungen und Berichte drucken
Sie können einen PDF-Nachweis zur Nutzung für eine bestimmte Verfolgungsnummer erstellen und drucken, um Meldepflichten zu erfüllen und für Inspektionen in der Klinik.
Gehen Sie zu Inventory > Controlled medicines.
Suchen Sie den Arzneimittelartikel über das Suchfeld.
Wählen Sie die Schaltfläche Show am Ende der Artikelzeile.
Wählen Sie im Dialogfenster die Schaltfläche Print.
Ein PDF der Nutzungsaufzeichnung wird in einem neuen Fenster geöffnet.
Zugehörige Berichte
Der Bericht Medicine usage unter Reporting > Reports > Medicine usage kann Patienten auflisten, die bestimmte Arzneimittel erhalten haben. Sie können diesen Bericht so filtern, dass nur Only controlled medicines enthalten sind.
Kontrollierte Tierarzneimittel bei schriftlichen Verschreibungen verwenden
In einigen Märkten wirkt sich die Funktion für Artikel, die als kontrollierte Tierarzneimittel gekennzeichnet sind, auch auf die schriftliche Verschreibung aus. Das wird durch das Land gesteuert, auf das der Klinikstandort Name Ihrer Klinik eingestellt ist.
UK Market: Schriftliche Verschreibungen für kontrollierte Tierarzneimittel haben eine feste Gültigkeit von 28 Tagen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Controlled im Dialog Create written prescription print out, damit dieser feste Gültigkeitszeitraum angewendet wird.
US Market: Wenn ein Artikel als kontrollierter Stoff markiert ist, wird die Verschreiber-ID, auch bekannt als DEA-Nummer, automatisch auf dem Verschreibungs-Ausdruck angezeigt.