Dieser Artikel erklärt, wie Sie kontrollierte Tierarzneimittel verwalten und nachverfolgen, um gesetzliche Vorgaben und Meldepflichten zu erfüllen. Ein System mit eindeutigen Verfolgungsnummern sorgt für eine genaue Dokumentation dieser Wirkstoffe.
Kontrollierte Tierarzneimittel und Verfolgungsnummern werden nicht in allen Märkten verwendet. Dies hängt von den gesetzlichen Anforderungen ab. In einigen Märkten wird die Funktion für kontrollierte Tierarzneimittel ohne Verfolgungsnummern genutzt, um Tierarzneimittel lediglich als kontrolliertes Tierarzneimittel zu kennzeichnen, das in Berichten gefiltert werden kann.
Nachverfolgung für Betäubungsmittel/Suchtmittel einrichten
Um Verfolgungsnummern für kontrollierte Tierarzneimittel zu verwenden, müssen Sie die Funktion in den Organisation Einstellungen aktivieren und anschließend jedes Arzneimittel-Artikel als Betäubungsmittel/Suchtmittel markieren. Öffnen Sie Einstellungen, indem Sie in der oberen linken Ecke den Standort der Klinikstandort Name auswählen.
Wechseln Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Organisation Einstellungen.
Wählen Sie Aktivieren von Tracking-Nummern. Diese Einstellung aktiviert die Funktion für kontrollierte Tierarzneimittel und macht eine eigene Kontrollierte Tierarzneimittel-Sektion sichtbar unter dem Warenwirtschaft-Menü.
Ein Medikament als Betäubungsmittel/Suchtmittel kennzeichnen
Wechseln Sie zu Katalog > Artikel.
Suchen Sie den Arzneimittel-Artikel und wählen Sie den Stift-Button. Sie können auch einen neuen Eintrag hinzufügen, indem Sie den Eintrag hinzufügen-Button auswählen.
Gehen Sie im Dialog des Artikel zur Registerkarte Bestand und Preise.
Wählen Sie das Kontrollkästchen Betäubungsmittel/Suchtmittel.
Wählen Sie Speichern.
Sobald der Artikel als kontrolliertes Tierarzneimittel gekennzeichnet ist, wird in bestimmten Bereichen ein Dreiecks-Symbol angezeigt, z. B. beim Hinzufügen des Medikaments zu einer Konsultation.
Kontrolliertes Tierarzneimittel zum Bestand hinzufügen
Sie können neue Packungen kontrollierter Tierarzneimittel direkt aus der Ansicht Kontrollierte Tierarzneimittel hinzufügen oder über einen Auftrag/Kaufbeleg. Wenn ein neues empfangenes kontrolliertes Medikament hinzugefügt wird, erhält es automatisch eine eindeutige Verfolgungsnummer.
So fügen Sie ein kontrolliertes Tierarzneimittel aus der Ansicht „Kontrollierte Medikamente“ hinzu:
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Kontrollierte Tierarzneimittel.
Wählen Sie den Empfangenes kontrolliertes Medikament hinzufügen-Button oben auf der Seite.
Suchen Sie das kontrollierte Tierarzneimittel im Suchfeld im geöffneten Dialog.
Wenn ein Artikel ausgewählt ist, zeigt der Dialog die neue Verfolgungsnummer an. Wählen Sie das korrekte Datum im Feld Zum Bestand hinzugefügt.
Wählen Sie Speichern.
Alternativ können Sie ein kontrolliertes Tierarzneimittel über einen Auftrag oder eine Lieferantenrechnung hinzufügen:
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Aufträge, um den relevanten Auftrag oder die relevante Lieferantenrechnung zu finden.
Wählen Sie den Stift-Button am Ende der Zeile.
Wählen Sie den Häkchen-Button, um den empfangenen Eintrag zu bestätigen. Fügen Sie kontrollierte Tierarzneimittel zeilenweise hinzu.
Im Dialog Kontrollierte Artikel zu Lager hinzufügen wird eine Verfolgungsnummer angegeben. Denken Sie daran, diese Nummer auf der Packung/Flasche zu notieren.
Wählen Sie Speichern.
Hinweis: Sie können kontrollierte Tierarzneimittel nicht direkt vom Bestand hinzufügen oder indem Sie den Diagramm-Button verwenden, da dadurch dem Eintrag keine Verfolgungsnummer zugewiesen wird. Möglicherweise fordert das System Sie stattdessen nach einer Chargennummer auf. Da Verfolgungsnummern jedoch Standard-Chargennummern für kontrollierte Tierarzneimittel ersetzen, müssen Sie einen Auftrag-Workflow oder die Ansicht Kontrollierte Tierarzneimittel verwenden, um sicherzustellen, dass der Artikel eine Verfolgungsnummer erhält.
Eine Verfolgungsnummer aufteilen
Wenn eine Medikamentenpackung mehrere Einheiten enthält, können Sie die Hauptverfolgungsnummer (z. B. 123) in einzelne Einheiten aufteilen, die jeweils eine eigene eindeutige Unter-Verfolgungsnummer erhalten (z. B. 123.1, 123.2 usw.).
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Kontrollierte Tierarzneimittel.
Finden Sie den Artikel und wählen Sie den Teilen-Button am Ende der Artikel-Zeile.
Wählen Sie im geöffneten Dialog den Teilen-Button, um zu bestätigen.
Verwendung und Schwund erfassen
Wenn Verfolgungsnummern aktiviert sind, müssen Sie bei der Verwendung eines kontrollierten Tierarzneimittels in einer Konsultation die spezifische Verfolgungsnummer des Artikel auswählen. Die Ansicht Kontrollierte Tierarzneimittel führt eine detaillierte Aufzeichnung jedes Eintrags, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem er dem Bestand hinzugefügt wurde, welcher Patienten ihn erhalten hat und aller erfassten Schwundwerte (Schwundberechnungen müssen auf der Artikelkarte eingerichtet sein). Sie können Schwund oder Verlust auch manuell erfassen, z. B. wenn eine Flasche zerbrochen ist.
So erfassen Sie Schwund oder Verlust manuell:
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Kontrollierte Tierarzneimittel.
Finden Sie den Artikel mit der korrekten Verfolgungsnummer.
Wählen Sie den Anzeigen-Button am Ende der Artikel-Zeile.
Wählen Sie im geöffneten Dialog den Verlust eintragen-Button.
Geben Sie den Verbrauch für die Dosierung an und eine Verlustbeschreibung hinzu (dies ist ein Pflichtfeld).
Wählen Sie den Verlust eintragen-Button, um zu bestätigen.
Ein als Betäubungsmittel/Suchtmittel mit zugewiesener Verfolgungsnummer gekennzeichnetes Artikel verschwindet nicht aus der Ansicht Kontrolliertes Tierarzneimittel, wenn der Artikel selbst archiviert wird. Um ein kontrolliertes Tierarzneimittel aus dieser Ansicht zu entfernen, müssen Sie den Verlust manuell erfassen, sodass die Quantität gleich null ist.
Einen Eintrag für ein kontrolliertes Tierarzneimittel korrigieren
Wenn Sie für ein kontrolliertes Tierarzneimittel in einer abgeschlossenen Konsultation eine falsche Anzahl erfasst haben, können Sie das Saldo korrigieren, indem Sie einen neuen Verlust-Eintrag erstellen.
Erstellen Sie einen neuen Verlust-Eintrag für dieselbe Verfolgungsnummer.
Erfassen Sie den Betrag als negative Zahl (z. B. -0.35 ml), wenn Sie zu viel hinzugefügt haben, oder als positive Zahl (z. B. 0.35 ml), wenn Sie zu wenig hinzugefügt haben.
Geben Sie im Feld Beschreibung den Grund für die Korrektur eindeutig an.
Dieser Vorgang korrigiert das Saldo im Bestand des Artikel, spiegelt jedoch nicht die Patientendaten wider.
Hinweis: Wenn Sie eine Gutschrift verwenden, um einen Verkauf rückgängig zu machen, wird die verkaufte Quantität automatisch in Ihren Bestand zurückgebucht. Denken Sie daran, das Kontrollkästchen Bestand und Preise auszuwählen, wenn Sie die Gutschrift-Option Gutschrift einiger Rechnungsposten verwenden. Allerdings macht eine Gutschrift keinen automatisch erfassten und aus dem Bestand entfernten Schwund rückgängig, da Schwund als dauerhafter Verlust gilt. Wenn eine Menge Schwund in den Bestand zurückgeführt werden muss, muss dies manuell erfolgen.
Verwendungsprotokolle und Berichte drucken
Sie können einen PDF-Verwendungsnachweis für eine bestimmte Verfolgungsnummer erstellen und ausdrucken, um Meldepflichten zu erfüllen und für Inspektionen in der Klinik.
Wechseln Sie zu Warenwirtschaft > Kontrollierte Tierarzneimittel.
Suchen Sie den Artikel mithilfe des Suchfelds.
Wählen Sie den Anzeigen-Button am Ende der Artikel-Zeile.
Wählen Sie im Dialogfenster den Drucken-Button.
Ein PDF mit dem Verwendungsprotokoll wird in einem neuen Fenster geöffnet.
Zugehörige Berichte
Der Bericht Medikamentenverbrauch, Berichterstattung > Berichte > Medikamentenverbrauch, kann Patienten auflisten, die bestimmte Medikamente erhalten haben. Sie können diesen Bericht so filtern, dass Nur kontrollierte Medikamente enthalten sind.
Kontrollierte Tierarzneimittel in schriftlichen Verordnungen verwenden
In einigen Märkten wirkt sich die Funktion für als kontrollierte Tierarzneimittel gekennzeichnete Artikel auch auf die schriftliche Verordnung aus. Dies wird durch das Land gesteuert, das für den Standort Ihrer Klinik festgelegt ist.
UK Markt: Schriftliche Verordnungen für kontrollierte Tierarzneimittel haben eine feste Gültigkeit von 28 Tagen. Wählen Sie im Dialog Schriftliche Verordnungen ausdrucken das Kontrollkästchen Kontrolliert, um sicherzustellen, dass dieser feste Gültigkeitszeitraum angewendet wird.
US Markt: Wenn ein Artikel als Betäubungsmittel/Suchtmittel gekennzeichnet ist, erscheint die Verschreiber-ID (auch bekannt als DEA-Nummer) automatisch auf der Verordnungs-Ausdruckvorlage.