Dieser Artikel erklärt, wie man kontrollierte Medikamente verwaltet und nachverfolgt, um gesetzliche und Berichtspflichten zu erfüllen. Ein einzigartiges System von Verfolgungsnummern sorgt für eine präzise Dokumentation dieser Substanzen.
Kontrollierte Medikamente und Verfolgungsnummern werden nicht in allen Märkten verwendet. Dies hängt von den gesetzlichen Anforderungen ab. In einigen Märkten wird die Funktion für kontrollierte Medikamente ohne Verfolgungsnummern verwendet, um Medikamente einfach als kontrollierte Substanz zu kennzeichnen, die in Berichten herausgefiltert werden kann.
Einrichten der Verfolgung von kontrollierten Substanzen
Um Verfolgungsnummern für kontrollierte Medikamente zu verwenden, müssen Sie die Funktion in den Einstellungen Ihrer Organisation aktivieren und dann jedes Medikament als kontrollierte Substanz kennzeichnen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Organisations-Einstellungen.
Wählen Sie Tracking-Nummern aktivieren. Diese Einstellung aktiviert die Funktion für kontrollierte Medikamente und macht einen speziellen Abschnitt für Kontrollierte Medikamente im Menü Bestand sichtbar.
Ein Medikament als kontrollierte Substanz kennzeichnen
Gehen Sie zu Katalog > Artikel.
Finden Sie das Medikament und wählen Sie die Stift-Schaltfläche aus. Sie können auch einen neuen Artikel erstellen, indem Sie die Schaltfläche Artikel hinzufügen auswählen.
Gehen Sie im Artikeldialog zur Registerkarte Bestand und Preise.
Wählen Sie das Kontrollkästchen Kontrollierte Substanz aus.
Wählen Sie Speichern.
Wenn der Artikel als kontrolliertes Medikament gekennzeichnet ist, ist ein Dreiecks-Symbol an bestimmten Stellen sichtbar, z.B. wenn das Medikament einer Konsultation hinzugefügt wird.
Kontrolliertes Medikament zum Bestand hinzufügen
Sie können neue Packungen kontrollierter Medikamente direkt aus der Sicht auf kontrollierte Medikamente oder über eine Bestellung/Rechnung hinzufügen. Wenn ein neues erhaltenes kontrolliertes Medikament hinzugefügt wird, erhält es automatisch eine eindeutige Verfolgungsnummer.
Um ein kontrolliertes Medikament aus der Sicht auf kontrollierte Medikamente hinzuzufügen:
Gehen Sie zu Bestand > Kontrollierte Medikamente.
Wählen Sie die Schaltfläche Empfangenes kontrolliertes Medikament hinzufügen oben auf der Seite aus.
Suchen Sie das kontrollierte Medikament im Suchfeld im Dialog, der sich öffnet.
Wenn ein Medikament ausgewählt ist, wird im Dialog die neue Verfolgungsnummer angezeigt. Wählen Sie das richtige Datum im Feld Hinzugefügt aus.
Wählen Sie Speichern.
Alternativ können Sie ein kontrolliertes Medikament über eine Bestellung oder eine Kaufrechnung hinzufügen:
Gehen Sie zu Bestand > Bestellungen , um die entsprechende Bestellung oder Rechnung zu finden.
Wählen Sie die Stift-Schaltfläche am Ende der Zeile aus.
Wählen Sie die Schaltfläche mit dem Häkchen aus, um den empfangenen Artikel zu bestätigen. Fügen Sie kontrollierte Medikamente jeweils eine Zeile hinzu.
Im Dialogfenster "Kontrollierten Artikel zum Bestand hinzufügen" wird eine Verfolgungsnummer angegeben. Denken Sie daran, diese Nummer auf der Verpackung/flasche zu notieren.
Wählen Sie Speichern.
Anmerkung
Sie können kontrollierte Medikamente nicht direkt über die Seite Bestand oder über die Graph-Schaltfläche hinzufügen, da dies dem Eintrag keine Verfolgungsnummer gibt. Das System kann Sie stattdessen nach einer Batchnummer fragen, aber da Verfolgungsnummern die standardmäßigen Batchnummern für kontrollierte Medikamente ersetzen, müssen Sie einen Workflow mit einer Bestellung oder die Sicht auf Kontrollierte Medikamente verwenden, um sicherzustellen, dass der Artikel eine Verfolgungsnummer erhält.
Verfolgungsnummer aufteilen
Wenn ein Medikamentenpaket mehrere Einheiten enthält, können Sie die Hauptverfolgungsnummer (z.B. 123) in einzelne Einheiten aufteilen, jede mit ihrer eigenen einzigartigen Unterverfolgungsnummer (z.B. 123.1, 123.2 usw.).
Gehen Sie zu Bestand > Kontrollierte Medikamente.
Finden Sie den Artikel und wählen Sie die Aufteilen Schaltfläche am Ende der Artikelreihe aus.
Wählen Sie im sich öffnenden Dialog die Schaltfläche Aufteilen aus, um zu bestätigen.
Verwendung und Abfall aufzeichnen
Wenn Verfolgungsnummern aktiviert sind, müssen Sie die spezifische Verfolgungsnummer des Artikels auswählen, wenn Sie ein kontrolliertes Medikament in einer Konsultation verwenden. Die Sicht auf kontrollierte Medikamente führt eine detaillierte Aufzeichnung jedes Artikels, einschließlich wann er in den Bestand aufgenommen wurde, welche Patienten ihn erhalten haben und alle aufgezeichneten Abfälle (Abfallberechnungen müssen auf der Artikelkarte eingerichtet werden). Sie können auch Abfall oder Verlust manuell aufzeichnen, z.B. wenn eine Flasche zerbrochen ist.
Um Abfall oder Verlust manuell aufzuzeichnen:
Gehen Sie zu Bestand > Kontrollierte Medikamente.
Finden Sie den Artikel mit der richtigen Verfolgungsnummer.
Wählen Sie am Ende der Artikelreihe die Schaltfläche Anzeigen aus.
Wählen Sie die Schaltfläche Abfall aufzeichnen im sich öffnenden Dialog aus.
Fügen Sie den Verlust der Dosiseinheit und eine Beschreibung für den Verlust hinzu (dies ist ein Pflichtfeld).
Wählen Sie die Schaltfläche Abfall aufzeichnen aus, um zu bestätigen.
Ein Artikel, der als kontrollierte Substanz mit einer zugewiesenen Verfolgungsnummer gekennzeichnet ist, wird nicht aus der Sicht der Kontrollierten Medikamente verschwinden, wenn der Artikel selbst archiviert wird. Um ein kontrolliertes Medikament aus dieser Sicht zu entfernen, müssen Sie manuell einen Verlust aufzeichnen, damit die Menge null ist.
Einträge zu kontrollierten Medikamenten korrigieren
Wenn Sie einen falschen Betrag für ein kontrolliertes Medikament in einer abgeschlossenen Konsultation aufgezeichnet haben, können Sie den Saldo korrigieren, indem Sie einen neuen Verlusteintrag erstellen.
Erstellen Sie einen neuen Verlusteintrag für die gleiche Verfolgungsnummer.
Zeichnen Sie den Betrag als negative Zahl (z.B. -0,35 ml) auf, wenn Sie zu viel hinzugefügt haben, oder als positive Zahl (z.B. 0,35 ml), wenn Sie zu wenig hinzugefügt haben.
Geben Sie im Feld Beschreibung klar den Grund für die Korrektur an.
Dieser Prozess korrigiert den Bestandsausgleich des Medikamentenartikels, spiegelt sich jedoch nicht in den Patientenakten wider.
Anmerkung
Wenn Sie eine Gutschrift zur Rückabwicklung eines Verkaufs verwenden, wird die verkaufte Menge automatisch in Ihren Bestand zurückgegeben. Denken Sie daran, das Kontrollkästchen Bestandsmengen aktualisieren auszuwählen, wenn Sie die Kreditoption Einige Rechnungspositionen gutschreiben verwenden. Eine Gutschrift wird jedoch keinen Abfall rückgängig machen, der automatisch erfasst und aus dem Bestand entfernt wurde, da Abfall als permanenter Verlust betrachtet wird. Wenn eine Menge an Abfall zurück in den Bestand gegeben werden muss, muss dies manuell erfolgen.
Nutzungsprotokolle und -berichte drucken
Sie können ein PDF-Nutzungsprotokoll für eine bestimmte Verfolgungsnummer generieren und drucken, um den Berichtspflichten und für klinische Inspektionen nachzukommen.
Gehen Sie zu Bestand > Kontrollierte Medikamente.
Suchen Sie den Artikel mithilfe des Suchfelds.
Wählen Sie die Schaltfläche Anzeigen am Ende der Artikelreihe aus.
Wählen Sie im Dialogfenster die Schaltfläche Drucken aus.
Ein PDF des Nutzungsprotokolls wird in einem neuen Fenster geöffnet.
Verwandte Berichte
Der Bericht über die Medikamentenverwendung , Berichte > Bestandsverwaltung > Medikamentenverwendung, kann Patienten aufführen, die bestimmte Medikamente erhalten haben. Sie können diesen Bericht filtern, um Nur kontrollierte Medikamente einzuschließen.
Kontrollierte Medikamente auf schriftlichen Rezepten verwenden
Für einige Märkte wird die Funktionalität für als kontrollierte Medikamente markierte Artikel auch das schriftliche Rezept beeinflussen. Dies wird durch das Land kontrolliert, auf das der Standort Ihrer Klinik eingestellt ist.
UK-Markt: Schriftliche Rezepte für kontrollierte Medikamente haben eine feste Gültigkeit von 28 Tagen. Wählen Sie das Kontrollkästchen Kontrolliert im Dialogfeld Schriftliches Rezept erstellen aus, um sicherzustellen, dass dieser fixe Gültigkeitszeitraum angewendet wird.
US-Markt: Wenn ein Artikel als kontrollierte Substanz gekennzeichnet ist, erscheint die ID des Verschreibers, auch bekannt als DEA-Nummer, automatisch auf dem Rezept.