Wenn Ihre Kunden Zahlungen per manueller Banküberweisung leisten, müssen Sie die Zahlungen in Vetera manuell eingeben.
Beachten Sie, dass Sie Vetera Pay nicht verwenden können, um mit der Funktion „Zahlungen registrieren“ Zahlungen für mehrere Rechnungen hinzuzufügen. Stattdessen können Sie eine Vorauszahlung vom Kunden für die Gesamtsumme entnehmen und damit die Rechnungen bezahlen, oder Sie können die Rechnungen konsolidieren und die konsolidierte Rechnung mit Vetera Pay bezahlen.
1. Rechnungen finden und auswählen.
Wenn Sie viele Rechnungen haben, die Sie auf einmal als bezahlt markieren möchten, ist der einfachste Weg, die Rechnungen in Kunden & Patienten > Rechnungen auszuwählen:
Suchen Sie nach den Rechnungen, die Sie erfassen möchten, und wählen Sie sie aus (klicken Sie in der Liste auf Rechnungszeilen oder auf Alle auswählen).
Unten auf der Seite öffnet sich ein Popup-Menü. Wählen Sie Aktionen > Zahlungen registrieren. Die Seite Zahlungen registrieren wird geöffnet.
Alternativ können Sie direkt zu Berichte > Finanzen > Zahlungen registrieren gehen und Rechnungen einzeln auswählen und zur Liste hinzufügen:
Verwenden Sie das Suchfeld, um nach Rechnungen anhand des Kundennamens oder der ID zu suchen.
Wählen Sie in den Suchergebnissen eine Rechnung aus, um sie der Seite hinzuzufügen.
Wenn Sie eine Zeile aus Versehen hinzugefügt haben, können Sie sie mit der Schaltfläche mit dem Papierkorb entfernen.
2. Zahlungsbeträge hinzufügen.
Für jede der Rechnungszeilen:
Prüfen Sie die Datum der Zahlung. Standardmäßig wird das aktuelle Datum angezeigt. Sie können das Datum aus der ersten Zeile in alle Zeilen kopieren, indem Sie die Pfeilschaltfläche oben in der Spalte verwenden.
Wählen Sie die Zahlungsart. Sie können die Zahlungsart aus der ersten Zeile in alle Zeilen kopieren, indem Sie die Pfeilschaltfläche oben in der Spalte verwenden.
Fügen Sie den bezahlten Betrag hinzu. Sie können den fälligen Betrag von der Rechnung mit der Pfeilschaltfläche in der Fälliger Betrag-Spalte übernehmen. Dies müssen Sie für jede Zeile separat durchführen.
Teilzahlungen
Wenn die Bezahlt kleiner als der Fälliger Betrag ist, wird der Rechnung eine Teilzahlung hinzugefügt. Die Spalte Differenz zeigt dann die Differenz an und die Spalte Aktion zeigt „Teilweise bezahlt“ als Aktion, die beim Fertigstellen der Zahlung ausgeführt wird.
Überzahlungen
Wenn der Kunde mehr bezahlt hat als auf der Rechnung fällig war, können Sie den zusätzlichen Betrag automatisch in die Vorauszahlungen des Kunden übernehmen, sofern in Ihrem Vetera Vorauszahlungen verwendet werden. Wenn Sie die bezahlte Summe eingeben, wird der fällige Rechnungsbetrag ausgeglichen und die zusätzliche Summe an die Vorauszahlungen des Kunden übertragen. Die Spalte Aktion zeigt „Übertragen Sie die Diskrepanz auf Vorauszahlungen“ als Aktion, die beim Fertigstellen der Zahlung ausgeführt wird.
3. Zahlungen fertigstellen.
Um eine Zahlung fertigzustellen, wählen Sie am Ende der Zeile Akzeptieren. Die fertiggestellte Rechnungszeile verschwindet aus der Liste.
Alternativ können Sie zuerst Zahlungen für alle Zeilen hinzufügen und dann unten auf der Seite Alle akzeptieren auswählen.
Timer
Wenn Sie Rechnungen zur Liste hinzufügen, startet oben rechts auf der Seite ein Timer. Der Timer wird jedes Mal zurückgesetzt, wenn Sie eine neue Rechnung hinzufügen, eine Zeile akzeptieren oder entfernen. Sie können den Timer auch manuell mit der Plus-Schaltfläche neben dem Timer zurücksetzen.
Ihre Arbeit wird für die Dauer gespeichert, die im Timer noch verbleibt, auch wenn Sie die Seite verlassen. Wenn der Timer abläuft, bevor Sie Ihre Arbeit fertiggestellt haben, müssen Sie die Rechnungen finden und für Ihre Liste erneut auswählen.