Wenn Ihre Kunden per Banküberweisung bezahlen, können Sie die Zahlungen in Vetera manuell registrieren – Rechnung für Rechnung. Um mehrere Zahlungen gleichzeitig aus einer Bankdatei oder Excel-Datei zu importieren, verwenden Sie stattdessen den Bulk-Zahlungsimporter (früher Bankzahlungsabwicklung genannt).
Beachten Sie, dass Sie Vetera Pay nicht verwenden können, um über die Funktion zum Registrieren von Zahlungen Zahlungen für mehrere Rechnungen hinzuzufügen. Stattdessen können Sie beim Kunden eine Vorauszahlung über den Gesamtbetrag entgegennehmen und damit die Rechnungen bezahlen. Alternativ können Sie die Rechnungen zusammenfassen und die konsolidierte Rechnung mit Vetera Pay bezahlen.
1. Rechnungen finden und auswählen.
Wenn Sie viele Rechnungen auf einmal als bezahlt markieren möchten, wählen Sie sie am einfachsten unter Rechnungswesen > Rechnungen aus:
Suchen Sie nach den Rechnungen, die Sie registrieren möchten, und wählen Sie sie aus (klicken Sie in der Liste auf die Rechnungszeilen oder wählen Sie Alles selektieren).
Am unteren Seitenrand wird ein Pop-up-Menü geöffnet. Wählen Sie Aktionen > Zahlungen registrieren. Die Seite Zahlungen registrieren wird geöffnet.
Alternativ können Sie direkt zu Berichterstattung > Berichte > Zahlungen registrieren wechseln und Rechnungen einzeln suchen und der Liste hinzufügen:
Suchen Sie über das Suchfeld anhand des Kundennamens oder der ID nach Rechnungen.
Wählen Sie in den Suchergebnissen eine Rechnung aus, um sie der Seite hinzuzufügen.
Wenn Sie versehentlich eine Zeile hinzugefügt haben, können Sie sie über die Papierkorb-Schaltfläche löschen.
2. Zahlungsbeträge hinzufügen.
Führen Sie für jede Rechnungszeile folgende Schritte aus:
Prüfen Sie das Datum der Zahlung. Standardmäßig wird das aktuelle Datum angezeigt. Über die Pfeilschaltfläche oben in der Spalte können Sie das Datum aus der ersten Zeile in alle Zeilen kopieren.
Wählen Sie die Art der Zahlung. Über die Pfeilschaltfläche oben in der Spalte können Sie die Zahlungsart aus der ersten Zeile in alle Zeilen kopieren.
Fügen Sie den gezahlten Betrag hinzu. Über die Pfeilschaltfläche in der Spalte Fälliger Betrag können Sie den fälligen Betrag aus der Rechnung kopieren. Dies müssen Sie für jede Zeile einzeln tun.
Teilzahlungen
Wenn der Gezahlte Betrag niedriger ist als der Fällige Betrag, wird eine Teilzahlung zur Rechnung hinzugefügt. In der Spalte Diskrepanz wird dann die Differenz angezeigt. In der Spalte Aktion steht „Teilweise bezahlt“ als Aktion, die beim Fertigstellen der Zahlung ausgeführt wird.
Überzahlungen
Wenn der Kunde mehr bezahlt hat, als für die Rechnung fällig war, können Sie den Mehrbetrag automatisch als Vorauszahlung des Kunden speichern, sofern Sie in Ihrem Vetera mit Vorauszahlungen arbeiten. Wenn Sie den gezahlten Betrag eingeben, wird der fällige Rechnungsbetrag beglichen und der Mehrbetrag als Vorauszahlung des Kunden verbucht. In der Spalte Aktion steht „Diskrepanz auf Vorauszahlung übertragen“ als Aktion, die beim Fertigstellen der Zahlung ausgeführt wird.
3. Zahlungen fertigstellen.
Um eine Zahlung fertigzustellen, wählen Sie am Ende der Zeile Akzeptieren. Die fertiggestellte Rechnungszeile wird aus der Liste entfernt.
Alternativ können Sie zuerst Zahlungen zu allen Zeilen hinzufügen und anschließend unten auf der Seite Alle akzeptieren wählen.
Timer
Wenn Sie der Liste Rechnungen hinzufügen, startet oben rechts auf der Seite ein Timer. Der Timer wird jedes Mal zurückgesetzt, wenn Sie eine neue Rechnung hinzufügen, eine Zahlung akzeptieren oder eine Zeile löschen. Sie können den Timer auch manuell über die Plus-Schaltfläche daneben zurücksetzen.
Ihre Arbeit wird für die im Timer angezeigte Restdauer gespeichert, auch wenn Sie die Seite verlassen. Läuft der Timer ab, bevor Sie Ihre Arbeit abgeschlossen haben, müssen Sie die Rechnungen erneut suchen und auswählen.