1. Einen neuen Direktverkauf erstellen.
Sie können einen Direktverkauf an verschiedenen Stellen in Vetera beginnen:
Wählen Sie auf der Seite Kundendaten oben rechts Direktverkauf. Wählen Sie auf der Seite Patientendaten oben rechts Neu anlegen > Direktverkauf.
Klicken Sie im Terminkalender mit der rechten Maustaste auf einen Termin und wählen Sie im Kontextmenü Neuer Direktverkauf.
Wählen Sie im Dashboard oben rechts Direktverkauf.
Die Seite Direktverkauf wird geöffnet.
2. Den Kunden für den Direktverkauf auswählen.
Wenn Sie einen Direktverkauf über die Kundendaten oder Patientendaten oder den Terminkalender beginnen, wird der Kunde automatisch eingetragen. Soll die Rechnung an eine andere Person adressiert werden (z. B. an das eigene Unternehmen des Kunden), wählen Sie im Bereich Rechnungsempfänger die blaue Schaltfläche mit dem Stiftsymbol, um die Angaben zum Rechnungsempfänger zu bearbeiten.
Wenn Sie den Direktverkauf über das Dashboard beginnen, wird im Feld Kunde zunächst „Anonymer Verkauf“ angezeigt. Das bedeutet, dass der Direktverkauf keinem Kunden zugeordnet ist. Es wird jedoch empfohlen, Direktverkäufe nach Möglichkeit bestimmten Kunden und Patienten zuzuordnen.
Um einen Kunden zu suchen, entfernen Sie den anonymen Verkauf, indem Sie am Ende des Feldes auf das kleine x klicken. Geben Sie dann im Feld Kunde den Namen ein und wählen Sie den Kunden aus der Liste aus.
Wenn der Kunde für den Direktverkauf noch nicht im System vorhanden ist, können Sie über Neuer Kunde einen Kunden hinzufügen.
3. Artikel zum Direktverkauf hinzufügen.
Fügen Sie unter Artikel die Artikel für den Direktverkauf hinzu. Sie können über das Suchfeld nach allen verfügbaren Artikeln suchen oder über die Schaltflächen + verschiedene Artikeltypen hinzufügen. Im Artikeldialog können Sie die Artikelmenge und je nach Artikeltyp weitere Angaben bearbeiten. Für Medikament-Artikel kann in den Einstellungen des Klinikstandorts eine Standardmenge festgelegt sein. Auch eine Zuordnung zu Tieräzte kann erforderlich sein. Beachten Sie, dass Standardbehandlungen bei Direktverkäufen nicht verwendet werden können.
Im Artikeldialog werden auf der Registerkarte Verkaufshistorie die früheren Verkäufe des Kunden angezeigt. Sie können dort Artikel ansehen und auswählen (siehe auch Einen Direktverkauf wiederholen).
Die angezeigte Liste hängt davon ab, wie Sie den Direktverkauf begonnen haben:
Wenn Sie den Direktverkauf über die Kundendaten beginnen, ohne einen Patienten auszuwählen, werden in der Liste die abgeschlossenen Verkäufe für alle Patienten des Kunden angezeigt. Dazu gehören Artikel, die während Konsultationen verkauft wurden, sowie Artikel, die ohne Patienten verkauft wurden.
Wenn Sie den Direktverkauf über die Patientendaten beginnen, werden in der Liste nur Artikel angezeigt, die an diesen Patienten verkauft wurden. Dasselbe gilt, wenn auf der Kundendatenseite ein Patient ausgewählt ist. Um Verkäufe für alle Patienten des Kunden anzuzeigen, beginnen Sie den Direktverkauf über die Kundendaten, ohne einen Patienten auszuwählen.
Sobald ein Kunde für den Direktverkauf ausgewählt ist, können Sie den Artikeln einen Patienten zuordnen (siehe nächsten Schritt). Die Zuordnung von Patienten zu Verkäufen ist hilfreich, um die Patientenhistorie zu dokumentieren. Abhängig von den Einstellungen des Klinikstandorts kann die Zuordnung von Patienten zu Artikeln eines Direktverkaufs erforderlich sein.
4. Artikel Patienten zuordnen.
Klicken Sie im Artikeldialog in das Feld Patient, um eine Liste der Patienten des ausgewählten Kunden zu öffnen, und wählen Sie den Patienten aus, den Sie dem Artikel zuordnen möchten. Wenn Sie das Kontrollkästchen Standardpatient für diese Rechnung aktivieren, wird der Patient auch allen neuen Artikeln sowie allen bereits hinzugefügten Artikeln ohne Patientenzuordnung hinzugefügt.
Wenn Sie bereits Artikel ohne Patienten hinzugefügt haben, können Sie auch über das Fragezeichen in der Patientenspalte einen Patienten zuordnen.
TIPP: Wenn Ihre Artikel Barcodes haben, können Sie über das Suchfeld und einen Barcodescanner den Code auf der Artikelverpackung einlesen. So lässt sich der Artikel schnell zum Direktverkauf hinzufügen, ohne dass Sie manuell danach suchen müssen.
6. Zusätzliche Informationen hinzufügen und den Direktverkauf abschließen.
Oben auf der Seite können Sie dem Direktverkauf Tags hinzufügen. Wählen Sie unter Tags die Option Bearbeiten, um die Tagliste zu öffnen, und wählen Sie die gewünschten Tags aus. In der Liste werden die für Rechnungen verfügbaren Tags angezeigt.
Unten auf der Seite können Sie auf den Registerkarten Interne Bemerkungen und Rechnungsbemerkungen optionale Hinweise zum Direktverkauf hinzufügen. Wenn die Rechnungsbemerkungen auf dem Rechnungsdruck erscheinen sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Drucke Bemerkungen auf Rechnung.
Wenn alles bereit ist, schließen Sie den Direktverkauf und die Zahlung ab. Beim Abschließen der Rechnung wird auch die ursprüngliche Pdf-Rechnung erstellt (bei konsolidierten Rechnungen nicht verfügbar). Wenn in Ihrem Vetera der Status „Fakturierung“ verwendet wird, können Sie den Direktverkauf vor dem Abschließen der Rechnung auch zur abschließenden Prüfung als „Fakturierung“ markieren. Beachten Sie, dass der Filter Rechnungsstellung im Dashboard nur Konsultationen auflistet. Direktverkäufe mit dem Status „Fakturierung“ werden nicht angezeigt.
Je nach den Einstellungen des Klinikstandorts stehen unten auf der Rechnungsseite Optionen für die Zahlung in einem Schritt zur Verfügung (z. B. Kartenzahlung, Bar-Zahlung). Wenn die Zahlung später eingeht, können Sie Rechnung auswählen.
Beachten Sie, dass Sie den Direktverkauf nach dem Abschließen nicht mehr bearbeiten können. Die Transaktion kann nur über eine Stornorechnung geändert werden.