Die folgenden Einstellungen helfen Ihnen dabei, Ihre Buchhaltungsdaten zu verwalten und Ihre Finanzberichte zu verbessern. Wir empfehlen Ihnen, diese Einstellungen zu überprüfen, bevor Sie finanzielle Integrationen einrichten.
Verwaltung der Kontonummern
Das Hinzufügen von Kontonummern zu den Vetera Einstellungen ist eine der wichtigsten Aufgaben, da Kontonummern integraler Bestandteil der Erstellung genauer, umfassender und aussagekräftiger Berichte über die Finanzen Ihrer Klinik sind.
Fügen Sie alle Kontonummern hinzu, die in Ihrer Buchhaltung verwendet werden, z. B. USt., Zahlungsarten usw. Wenn Sie ein separates Buchhaltungssystem wie Quickbooks oder Xero verwenden, nutzen Sie dieselben Kontonummern wie in Ihrem Buchhaltungssystem. Wenn Sie kein externes Buchhaltungssystem verwenden, können Sie Ihr eigenes Kontonummerierungssystem erstellen. Wir empfehlen, dies in Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhalter/CPA zu tun.
Kontonummern hinzufügen
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Verwaltung der Kontonummern.
Wählen Sie im Bereich Kontonummernliste die Option Hinzufügen aus.
Fügen Sie die Nummer und eine kurze Beschreibung hinzu.
Wählen Sie Speichern.
Aktivieren Sie die Kontonummernvalidierung
Alle Elemente sollten immer eine Kontonummer haben. Sie können die Kontonummernvalidierung aktivieren, um Kontonummern beim Import neuer Artikellisten zu verlangen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Verwaltung der Kontonummern, wählen Sie das Stiftsymbol neben der Abschnittsüberschrift, um den Bearbeitungsmodus zu öffnen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Kontonummernvalidierung im Importeur aktivieren und speichern Sie.
USt-/Steuerverwaltung
In einigen Märkten werden mehrere USt-/Steuersätze verwendet. Verbinden Sie die USt-/Steuergruppen, die Sie verwenden, mit Ihren Kontonummern.
Gehen Sie zu Einstellungen > USt.-Verwaltung / Steuerverwaltung:
Um eine neue USt-/Steuergruppe hinzuzufügen, wählen Sie Hinzufügen.
Um eine vorhandene USt-/Steuergruppe mit einer Kontonummer zu verbinden, wählen Sie das Stiftsymbol in der Zeile der USt-/Steuergruppe aus und geben Sie die Kontonummer im Feld Kontonummer ein.
Sie können die USt-/Steuergruppen, die Sie nicht verwenden, archivieren, indem Sie das Mülleimer-Symbol in der Zeile der USt-/Steuergruppe auswählen.
Zahlungsarten
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Zahlungsarten, verbinden Sie die Zahlungsarten, die Sie verwenden, mit Kontonummern:
Um eine neue Zahlungsart hinzuzufügen, wählen Sie Hinzufügen. Um eine vorhandene Zahlungsart mit einer Kontonummer zu verbinden, wählen Sie das Stiftsymbol in der Zeile der Zahlungsart aus. Geben Sie die Kontonummer im Feld Kontonummer ein.
Anmerkung
Die Zahlungsartencodes 0 - 15 sind im System vordefiniert. Sie können die Namen dieser Zahlungsarten anpassen (zum Beispiel 'Karte' in 'Kreditkarte' ändern), jedoch nicht den Verwendungstyp (zum Beispiel von Bargeld auf Scheck ändern).
Gutschein/Voucher Einstellungen
Wenn Sie Gutscheine/Voucher verwenden, gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Gutscheine und stellen Sie sicher, dass das Hinzufügen von Gutschein/Voucher-Zahlungen nur auf abgeschlossenen Rechnungen erlaubt ist:
Gutscheine auf endgültigen Rechnungen anzeigen/zulassen hinzufügen: Wählen Sie diese Einstellung, um den Abschnitt für Gutscheine auf der Rechnungsseite anzuzeigen, wenn die Rechnung abgeschlossen ist.
Gutscheine auf Entwurf Rechnungen anzeigen/zulassen hinzufügen: Wählen Sie diese Einstellung nicht aus. Gutscheine/Voucher sollten immer nach Abschluss der Rechnung und vor anderen Zahlungsmethoden hinzugefügt werden.
Vorauszahlung und Rechnungs Kontonummer Einstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Kontonummern, legen Sie Folgendes fest:
Aktivieren Sie die Verwendung von Kontonummern: Wählen Sie diese Einstellung aus, um das Feld Kontonummer in den Artikel Einstellungen einzuschließen.
Kontonummern erforderlich: Wählen Sie diese Einstellung aus, um Kontonummern für Artikel erforderlich zu machen.
Wählen Sie in den Feldern Kontonummer für die Kontonummern für Rechnungen, Vorauszahlungen und Rechnungen von Versicherungsgesellschaften aus. Bei der Übermittlung eines Versicherungsanspruchs kann die Rechnungssumme zwischen dem Kunden und der Versicherungsgesellschaft aufgeteilt werden.
Anonyme Verkäufe
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Klinikstandorteinstellungen, wählen oder deaktivieren Sie die Einstellung Anonyme Verkäufe nicht zulassen, je nachdem, ob Sie Verkäufe an Laufkundschaft und Kunden ohne Konten bei Ihnen zulassen möchten oder nicht. Da Rückerstattungen und Rückgaben bei anonymen Verkäufen problematisch sind, empfehlen wir, einen Kunden für anonyme Verkäufe zu erstellen.
Standard Klinikstandorteinstellungen
Die folgenden Einstellungen in Einstellungen > Klinikstandort > Klinikstandorteinstellungen sind empfohlen. Beachten Sie jedoch, dass die Bedürfnisse Ihrer Klinik abweichen können. Beispielsweise sind Vorauszahlungen optional, helfen jedoch bei dem Arbeitsablauf von Gutschriften.
Aktivieren Sie die automatisierte Sperrung des Finanzzeitraums: Die Sperrung des Finanzzeitraums ist eine optionale Einstellung, wird jedoch empfohlen, um Rückdatierungen von Zahlungen zu verhindern.
Aktivieren Sie die Rundung des Gesamtbetrags der Rechnungen: Wenn Sie sich für die Verwendung von Rundung entscheiden, muss das Element für die Rundung ebenfalls eine Kontonummer haben.
Logik zum Datum der Gutschrift: Gutschriften sollten immer das heutige Datum als aktuelles Datum verwenden.
Menge der Gutschriftobergrenze: Eine Gutschrift sollte nicht mehr Artikelzeilen enthalten als die ursprüngliche Rechnung. Daher sollte die Mengenobergrenze aktiviert werden, damit die ursprüngliche Rechnung und die Gutschrift sich gegenseitig ausgleichen.
Rechnungseinstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Rechnungen, setzen Sie Folgendes fest:
Keine Zahlungen vor Rechnungsdatum: Wählen Sie diese Einstellung, um zu verhindern, dass Benutzer Zahlungen rückdatieren.
Name des sekundären Eigentümers in den Rechnungszahlerinformationen einfügen: Wählen Sie diese Einstellung aus, wenn Sie einen weiteren Zahler/Kunden auf Rechnungen hinzufügen möchten.
In Präfix für normale Rechnungen und Präfix für Gutschrift können Sie Präfixe und Tags hinzufügen, die in den Rechnungsüberschriften für die verschiedenen Rechnungsarten angezeigt werden.
Rechnungskopie
Wenn Sie mehrere Kopien von Rechnungen drucken möchten, können Sie sie als Kopien markieren. Nachdem Sie die ursprüngliche Rechnung gedruckt haben, werden die nächsten Drucke als Kopien markiert.
Gehen Sie zu Einstellungen > Druckeinstellungen > Rechnung und wählen Sie Kopien markieren.
Einstellungen für End-of-Day Bericht
Es wird empfohlen, dass Sie immer einen Kassenbericht erstellen, wenn Sie Ihre Klinik für den Tag schließen. Für Kliniken, die 24/7 geöffnet sind, wird empfohlen, eine Zeit zu wählen, die zu Ihrem Geschäftsablauf passt und von Tag zu Tag konsistent ist.
Dieser Bericht kann als Abgleichbericht beschrieben werden. Während die Zahlungsmethoden eine Summe haben, können Sie diese ignorieren und sich auf das Abgleichen der einzelnen Zahlungsmethoden konzentrieren.
Anmerkung
Stellen Sie sicher, dass die Option zur Anzeige der Zahlungsmethode im Kassenbericht für jede Zahlungsmethode in Einstellungen > Organisation > Zahlungsarten ausgewählt ist: Wählen Sie den Stift-Button in einer Zahlungsmethoden-Zeile, um die Zahlungsmethode zu bearbeiten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Im Kassenbericht. Weitere Informationen zu den Zahlungsmethodeneinstellungen.
Der Bericht kann optional mit einem detaillierten Layout angezeigt werden, anhand der folgenden Einstellungen in Einstellungen > Druckeinstellungen > Kassenbericht (wählen Sie die gewünschten aus):
Anzeige des Rechnungsgesamtumsatzes ohne Umsatzsteuer
Rechnungssumme Umsatzsteuer anzeigen
Rabatte anzeigen
Debitoren-/Kreditorenübersicht anzeigen
Vorauszahlungen anzeigen
Berichtseinstellungen
Mit dem Kassenbericht können Sie auch einen Saldenbericht erstellen. Damit der Saldenbericht genau ist, müssen Sie die Kontonummern, die mit jeder Zahlungsmethode verbunden sind, in Einstellungen > Klinikstandort > Berichterstattung definieren. Darüber hinaus wird empfohlen, die Einstellungen wie im Bild unten dargestellt zu definieren.
Zahlungskorrekturen für Kassenberichte aktivieren : Diese Einstellung wird nicht empfohlen, da Zahlungsfehler nicht im Bericht, sondern auf der eigentlichen Rechnung vor der Erstellung des Berichts korrigiert werden sollten.
Schließen des Kassenberichts nicht erlauben, wenn innerhalb des gewählten Zeitrahmens Entwurfsrechnungen vorhanden sind: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie einen Bericht mit enthaltenen Entwurfsrechnungen erstellen möchten.
Die Endzeit des letzten Kassenberichts als Standardstartzeit verwenden : Diese Einstellung wird empfohlen. Damit der Bericht genau ist und um sicherzustellen, dass Sie keine Transaktionen verpassen, ist es am einfachsten, das letzte Datum und die letzte Uhrzeit zu verwenden, zu denen der letzte Kassenbericht erstellt wurde, als Ausgangspunkt für den nächsten Bericht.
Versicherungseinstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Versicherung um die Einstellungen für die Versicherungsanspruchsfunktion zu definieren.
Zulassen, dass Versicherungsansprüche auf finalisierten Rechnungen hinzugefügt werden wird nicht empfohlen, und Zulassen, dass Versicherungsansprüche auf Entwurfsrechnungen hinzugefügt werden wird empfohlen, da Versicherungsansprüche nur an Versicherungsgesellschaften gesendet werden sollten, wenn die Rechnung sich noch im Entwurfsmodus befindet. Wenn die Klinik die Rückerstattung erhält, kann die Entwurfsrechnung finalisiert und teilweise oder vollständig bezahlt werden.
Darüber hinaus werden folgende Einstellungen empfohlen:
Rabatt-Kontonummern
Es wird empfohlen, separate Kontonummern für Rabatte zu verwenden. Sie können verschiedene Arten von Rabatten haben (Mitarbeiterrabatte, Lebensmitteldiscounts usw.), und jede Art sollte mit einem eigenen Rabattartikel verknüpft sein, der mit einer Rabattkontonummer verbunden ist. Die Rabattfunktion kann auf verschiedene Arten verwendet werden, und es ist wichtig, immer dieselbe Vorgehensweise zu verwenden. Siehe auch den folgenden Abschnitt über Festpreis-Bundles.
Festpreis-Bundles
Bundles können manchmal einen Festpreis haben, um beispielsweise Ersparnisse bei der Einzelbestellung der Artikel anzubieten. Die Festpreis-Bundles verwenden einen 'Festpreisartikel', um den Preisunterschied zu handhaben.
Wenn Sie beispielsweise ein Bundle für Kastration/Sterilisation von Katzen mit einem Festpreis haben, richten Sie einen Festpreisverfahrenartikel ein. Denken Sie daran, beim Erstellen des Festpreisartikels eine Kontonummer zuzuweisen. Dieser Artikel wird nicht auf der Rechnung angezeigt und wird nur in Berichten verwendet, um den Wert zu zeigen, den Ihre Kunden mit dem Festpreis erhalten haben. Das hilft Ihnen, Ihre Rabatte zu verfolgen.