Die folgenden Einstellungen helfen Ihnen dabei, Ihre Buchhaltungsdaten zu verwalten und Ihre finanzielle Berichterstattung zu verbessern. Wir empfehlen, diese Einstellungen zu prüfen, bevor Sie finanzielle Integrationen einrichten.
Hinweis: Um auf Einstellungen zuzugreifen, wählen Sie in der oberen linken Ecke den Klinikstandort Name aus und dann Einstellungen im sich öffnenden Menü. Beachten Sie, dass Einstellungen nur für Benutzer sichtbar ist, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Wenn Sie Einstellungen nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Praxisadministrator, um Ihre Zugriffsberechtigung zu prüfen.
Verwaltung der Kontonummern
Das Hinzufügen von Kontonummern zu den Vetera-Einstellungen ist eine der wichtigsten Aufgaben. Da Kontonummern für die Erstellung von Berichten unverzichtbar sind, erhalten Sie so korrekte, detaillierte Auswertungen und ein gutes Bild der Finanzen Ihrer Klinik.
Fügen Sie alle Kontonummern hinzu, die in Ihrer Buchhaltung verwendet werden, z. B. für VAT, Zahlungsmethoden usw. Wenn Sie ein separates Buchhaltungssystem wie Quickbooks oder Xero nutzen, verwenden Sie dieselben Kontonummern wie in Ihrem Buchhaltungssystem. Wenn Sie kein externes Buchhaltungssystem verwenden, können Sie Ihr eigenes Kontonummern-System erstellen. Wir empfehlen, dies in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater/CPA zu tun.
Konto hinzufügen
Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Verwaltung der Kontonummern.
Wählen Sie im Bereich Liste der Kontonummern hinzufügen aus.
Fügen Sie die Konto Nummer und eine kurze Beschreibung hinzu.
Wählen Sie Speichern.
Kontonummernvalidierung aktivieren
Alle Artikel sollten immer eine Kontonummer haben. Sie können die Kontonummernvalidierung aktivieren, um Kontonummern beim Import neuer Listen zu verlangen:
Wählen Sie in Einstellungen > Unternehmen > Verwaltung der Kontonummern neben der Abschnittsüberschrift die Stift-Schaltfläche aus, um den Bearbeitungsmodus zu öffnen. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Enable account number validation in importer und speichern Sie.
VAT-/Steuerverwaltung
In manchen Märkten werden mehrere VAT-/Steuersätze verwendet. Verknüpfen Sie die von Ihnen verwendeten VAT-/Steuergruppen mit Ihren Kontonummern.
Gehen Sie zu Einstellungen > VAT management / Tax management:
Um eine neue VAT-/Steuergruppe hinzuzufügen, wählen Sie hinzufügen.
Um eine vorhandene VAT-/Tax group mit einer Kontonummer zu verknüpfen, wählen Sie die Stift-Schaltfläche in der Zeile der VAT-/Steuergruppe und fügen Sie die Kontonummer im Feld Kontonummer hinzu.
Sie können die VAT-/Steuergruppen, die Sie nicht verwenden, archivieren, indem Sie die Papierkorb-Schaltfläche in der Zeile der VAT-/Steuergruppe auswählen.
Zahlungsmethoden
Verknüpfen Sie in Einstellungen > Unternehmen > Zahlungsmethoden die von Ihnen verwendeten Zahlungsmethoden mit Kontonummern:
Um eine neue Zahlungsmethode hinzuzufügen, wählen Sie hinzufügen. Um eine vorhandene Zahlungsmethode mit einer Kontonummer zu verknüpfen, wählen Sie die Stift-Schaltfläche in der Zeile der Zahlungsmethode. Fügen Sie die Kontonummer im Feld Kontonummer hinzu.
Hinweis: Die Zahlungsmethoden-Codes 0 - 15 sind im System vordefiniert. Sie können die Namen dieser Zahlungsmethoden anpassen (z. B. „Karte“ zu „Kreditkarte“ ändern), aber nicht den Verwendungs-Typ (z. B. von Barzahlung zu Scheck).
Gutschein-/Voucher-Einstellungen
Wenn Sie Gutscheine/Vouchers verwenden, gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Gutscheine und stellen Sie sicher, dass das Hinzufügen von Gutschein-/Voucher-Zahlungen nur für abgeschlossene Rechnungen erlaubt ist:
Rabatte anzeigen/ermöglichen: Wählen Sie diese Einstellung, um im Rechnungsbereich auf der Rechnungsseite den Bereich Gutscheine anzuzeigen, sobald die Rechnung abgeschlossen wurde.
Coupons zu Rechnungsentwürfen hinzufügen/anzeigen: Diese Einstellung nicht auswählen. Gutscheine/Vouchers sollten immer erst nach dem Abschluss der Rechnung und vor anderen Zahlungsmethoden hinzugefügt werden.
Vorauszahlung- und Kontonummern-Einstellungen
Legen Sie in Einstellungen > Standort der Klinik > Kontonummern Folgendes fest:
Kontonummern verwenden aktivieren: Wählen Sie diese Einstellung, um das Feld Kontonummer in den Artikeleinstellungen aufzunehmen.
Kontonummern verlangen: Wählen Sie diese Einstellung, um Kontonummern für Artikel erforderlich zu machen.
Wählen Sie in den Feldern Kontonummer für Kontonummern für Rechnungen, Vorauszahlungen und Rechnungen von Versicherungsgesellschaften aus. Wenn Sie einen Versicherungsanspruch übermitteln, kann die Rechnungssumme zwischen dem Kunde und der Versicherungsgesellschaft aufgeteilt werden.
Anonyme Verkäufe
Wählen Sie in Einstellungen > Standort der Klinik > Einstellungen für den Standort der Klinik je nachdem, ob Sie Verkäufe für Laufkundschaft und Kunden ohne Konto bei Ihnen zulassen möchten, die Einstellung Anonyme Verkäufe nicht zulassen aus oder deaktivieren Sie diese. Da Rückerstattungen und Retouren bei anonymer Abwicklung problematisch sind, empfehlen wir, einen Kunden anzulegen, der für anonyme Verkäufe verwendet werden soll.
Standard-Einstellungen für den Klinikstandort
Die folgenden Einstellungen in Einstellungen > Standort der Klinik > Einstellungen für den Standort der Klinik werden empfohlen. Beachten Sie jedoch, dass sich die Anforderungen Ihrer Klinik unterscheiden können. Beispielsweise sind Vorauszahlungen optional, helfen aber im Ablauf für Stornorechnungen.
Automatische Sperrung von Finanzperioden aktivieren: Das Sperren der Finanzperiode ist eine optionale Einstellung, wird aber empfohlen, um rückwirkende Zahlungen zu verhindern.
Rundung der Rechnungssumme aktivieren: Wenn Sie Rundung verwenden möchten, muss der Rundungsartikel ebenfalls eine Kontonummer haben.
Logik des Gutschriftdatums: Stornorechnungen sollten immer das aktuelle Datum als aktuelles Datum verwenden.
Mengenbegrenzung für Gutschriften: Eine Stornorechnung sollte nicht mehr Artikelzeilen enthalten als die ursprüngliche Rechnung. Daher sollte die Mengenbegrenzung aktiviert werden, damit sich die ursprüngliche Rechnung und die Stornorechnung gegenseitig ausgleichen.
Rechnungseinstellungen
Legen Sie in Einstellungen > Standort der Klinik > Rechnungen Folgendes fest:
Keine Zahlungen vor Rechnungsdatum: Wählen Sie diese Einstellung, um zu verhindern, dass Benutzer Zahlungen rückdatieren.
Den Namen des zweiten Eigentümers in die Angaben zum Rechnungsempfänger aufnehmen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie auf Rechnungen einen weiteren Rechnungsempfänger/Kunden hinzufügen können möchten.
In Präfix für normale Rechnungen und Prefix for credit note können Sie Präfixe und Tags hinzufügen, die in den Kopfzeilen für die verschiedenen Rechnungstypen angezeigt werden.
Rechnungskopie
Wenn Sie mehrere Kopien von Rechnungen drucken möchten, können Sie diese als Kopien markieren. Nach dem Druck der Originalrechnung werden die nächsten Ausdrucke als Kopien markiert.
Gehen Sie zu Einstellungen > Druckeinstellungen > Rechnung und wählen Sie Kopien markieren.
Einstellungen für den Tagesabschluss
Es wird empfohlen, immer einen Tagesabschlussbericht zu erstellen, wenn Sie Ihre Klinik für den Tag schließen. Für Krankenhäuser, die 24/7 geöffnet haben, wird empfohlen, eine Zeit zu wählen, die zu Ihrem Geschäft passt und von Tag zu Tag konsistent bleibt.
Dieser Bericht kann als Abstimmungsbericht beschrieben werden. Während die Zahlungsarten jeweils eine Summe haben, können Sie diese ignorieren und sich auf das Abgleichen der einzelnen Zeilen der Zahlungsarten konzentrieren.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die Option zum Anzeigen der Zahlungsmethode im Tagesabschlussbericht für jede Zahlungsmethode in Einstellungen > Unternehmen > Zahlungsmethoden ausgewählt ist: Wählen Sie die Stift-Schaltfläche in einer Zeile der Zahlungsmethode, um die Zahlungsmethode zu bearbeiten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen In end of day. Mehr über die Einstellungen der Zahlungsmethoden erfahren.
Der Bericht kann optional mit einem detaillierten Layout angezeigt werden. Nutzen Sie dazu die folgenden Einstellungen in Einstellungen > Druckeinstellungen > Tagesabschluss (wählen Sie die gewünschten Optionen):
Anzeige des Rechnungsgesamtumsatzes ohne Umsatzsteuer
Rechnungssumme Umsatzsteuer anzeigen
Rabatte anzeigen
Anzeige der Debtors / Inkasso-Zusammenfassung
Vorauszahlungen anzeigen
Berichtseinstellungen
Mit dem Tagesabschlussbericht können Sie außerdem einen Saldenbericht erstellen. Damit der Saldenbericht korrekt ist, müssen Sie die Kontonummern festlegen, die mit jeder Zahlungsmethode in Einstellungen > Standort der Klinik > Berichterstattung verbunden sind. Zusätzlich wird empfohlen, die Einstellungen wie in der folgenden Abbildung gezeigt zu definieren.
Aktivieren Sie die Zahlungskorrekturen am Kassenabrechnungsbericht: Diese Einstellung wird nicht empfohlen, da Zahlungsfehler nicht im Bericht korrigiert werden sollten, sondern auf der tatsächlichen Rechnung, bevor der Bericht erstellt wird.
Abschluss des Kassenabrechnungsberichts nicht zulassen, wenn im ausgewählten Zeitraum Rechnungsentwürfe vorliegen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie einen Bericht erstellen möchten, der Rechnungsentwürfe enthält.
Die Endzeit des letzten Kassenabrechnungsberichts als Standardstartzeit verwenden: Diese Einstellung wird empfohlen. Damit der Bericht korrekt ist und Sie keine Transaktionen übersehen, ist es am einfachsten, das Datum und die Uhrzeit des letzten Tagesabschlussberichts, als Startpunkt für den nächsten Bericht zu verwenden.
Versicherungseinstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen > Standort der Klinik > Versicherung, um die Einstellungen für die Funktion „Versicherungsanspruch“ zu definieren.
Versicherungsansprüche zu abgeschlossenen Rechnungen hinzufügen wird nicht empfohlen und Versicherungsansprüche zu Rechnungsentwürfen hinzufügen wird empfohlen, da Versicherungsansprüche nur dann an Versicherungsgesellschaften gesendet werden sollten, wenn die Rechnung sich noch im Entwurfsmodus befindet. Wenn die Klinik die Erstattung erhält, kann der Rechnungsentwurf abgeschlossen und teilweise oder vollständig bezahlt werden.
Zusätzlich werden folgende Einstellungen empfohlen:
Kontonummern für Rabatte
Getrennte Kontonummern für Rabatte werden empfohlen. Möglicherweise haben Sie unterschiedliche Rabattarten (Mitarbeiterrabatte, Futtermittelrabatte usw.), und jede Rabattart sollte über einen eigenen Rabattartikel verfügen, der mit einer Rabattkontonummer verknüpft ist. Die Rabattfunktion kann auf verschiedene Weise genutzt werden, und es ist wichtig, jedes Mal nach derselben Logik vorzugehen. Siehe auch den folgenden Abschnitt zu Standardbehandlung.
Standardbehandlungen
Standardbehandlungen können manchmal einen Festpreis haben, z. B. um Einsparungen gegenüber dem separaten Kauf der Artikel anzubieten. Die Festpreis-Standardbehandlungen verwenden einen „Festpreisartikel“, um die Preisdifferenz abzubilden.
Wenn Sie z. B. eine Standardbehandlung für Kastration/ Sterilisation bei Katzen mit Festpreis haben, richten Sie einen Festpreis-Leistungartikel ein. Denken Sie beim Erstellen des Festpreisartikels daran, dem Artikel eine Kontonummer zuzuweisen. Dieser Artikel wird nicht auf der Rechnung angezeigt und wird nur in Berichten verwendet, um den Wert darzustellen, den Ihre Kunden mit dem Festpreis erhalten haben. Das hilft Ihnen, Ihre Rabatte nachzuvollziehen.