Vetera bietet zwei unterschiedliche Arbeitsabläufe für die Rechnungsfinalisierung und Zahlungsabwicklung - standardmäßig (Standard) und vereinfacht. Siehe die entsprechenden Abschnitte unten. Der Prozess ist derselbe für Thekenverkäufe und Rechnungen für Konsultationen.
Standardarbeitsablauf
1. Rechnung finalisieren
Beim Standardarbeitsablauf sind die Schritte zur Rechnungsfinalisierung und zur Zahlung getrennt. Finalisieren Sie die Rechnung, indem Sie auf die Schaltfläche Rechnung finalisieren auf der Rechnungsseite klicken. Wählen Sie dann im geöffneten Dialog Finalisieren - Noch nicht bezahlt.
2. Eine Kartenzahlung hinzufügen
Auf der Seite der finalisierten Rechnung wählen Sie die Schaltfläche Zahlung. Eine Zahlungszeile erscheint. Wählen Sie Karte als Zahlungsmethode (der Name der Zahlungsmethode kann je nach den Einstellungen Ihrer Organisation unterschiedlich sein). Bestätigen Sie den Betrag gegebenenfalls mit dem Kunden und wählen Sie die Kontrollkästchen-Schaltfläche, um die Zahlung hinzuzufügen.
3. Terminal auswählen und bestätigen
Ein Dialog öffnet sich. Wählen Sie das richtige Terminal aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Karte verarbeiten. Vetera merkt sich die Terminalauswahl, sodass beim nächsten Hinzufügen einer Zahlung Ihre vorherige Auswahl die Standardauswahl sein wird. Wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Klinik oder den Support von Vetera, wenn Sie sich bei der Auswahl unsicher sind.
4. Zahlung des Kunden
Die Zahlungsaufforderung wird an das Zahlungsterminal gesendet, und der Kunde kann die Zahlung gemäß den Anweisungen auf dem Bildschirm des Terminals fortsetzen. Bevor der Kunde die Zahlung am Terminal gestartet hat, können Sie die Zahlung bei Bedarf noch abbrechen.
Vereinfachter Arbeitsablauf
Beim vereinfachten Arbeitsablauf sind die Schritte zur Rechnungsfinalisierung und zur Zahlung kombiniert.
Um die Rechnung zu finalisieren und die Zahlung hinzuzufügen, wählen Sie Kartenzahlung auf der Rechnungsseite.
Vor der Auswahl der Zahlungsmethode können Sie ein Terminal aus dem Dropdown-Menü auf der rechten Seite der Schaltfläche Kartenzahlung auf der Rechnungsseite auswählen. Sie können das Terminal auch im nächsten Schritt auswählen oder ändern.
Im Dialogfeld Kartenzahlung wählen Sie Karte verarbeiten aus, um die Zahlung zu bestätigen. Dieser Schritt finalisiert auch die Rechnung.
Bevor der Kunde die Zahlung am Terminal gestartet hat, können Sie die Zahlung bei Bedarf noch abbrechen.
Eine Zahlung zurückgeben (stornieren)
Sie können eine abgeschlossene Zahlung über die Schaltfläche Rückbuchung in der Zahlungszeile zurückgeben. Wählen Sie im Dialog zur Rückbuchung die Option Karte verarbeiten aus, um fortzufahren. Gegebenenfalls können Sie auch die Rückbuchung abbrechen.
Wenn die Zahlung mit kontaktbehafteter Zahlung (Chip + PIN-Code) erfolgt ist, muss der Kunde die Karte erneut in das Terminal einführen, um die Rückbuchung durchzuführen. Wenn die Zahlung ohne Kontakt erfolgt ist, wird sie automatisch rückgängig gemacht, und der Kunde muss die Karte nicht am Terminal zeigen oder durchziehen.
Nachdem die Rückbuchung abgeschlossen ist, wird eine weitere Zahlungszeile mit einem negativen Wert zur Rechnungsseite hinzugefügt, um die ursprüngliche Zahlung auszugleichen. Danach können Sie mit dem Hinzufügen einer neuen Zahlung zur Rechnung fortfahren.
HINWEIS: Die Auswahl des Terminals ist bei Rückbuchungen nicht möglich, die Rückbuchung muss mit demselben Terminal durchgeführt werden, das für die ursprüngliche Zahlung verwendet wurde.
TIPP: Sie können auch Zahlungsinformationen mithilfe der weißen Augenschaltfläche anzeigen.
Warenrückgabe
Wenn der Grund für die Rückbuchung eine Warenrückgabe ist, müssen Sie möglicherweise auch eine Gutschrift erstellen, um die Lagerbestände ordnungsgemäß anzupassen.
Wählen Sie die Schaltfläche Gutschrift auf der Rechnungsseite aus.
Stellen Sie sicher, dass auf der Gutschrift die richtige Menge ausgewählt wird, die gutgeschrieben werden soll, und bestätigen Sie.
Schließen Sie die Gutschrift ab, indem Sie Finalisieren - Noch nicht bezahlt auswählen.
Gehen Sie zurück zur ursprünglichen Rechnungsseite und wählen Sie Mit Gutschrift bezahlen aus.
Ein Bestätigungsdialog öffnet sich. Wählen Sie die Kontrollkästchen-Schaltfläche Gültigkeit der Verwendung der Gutschrift überprüfen und klicken Sie auf Bestätigen. Sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift werden gemäß der Gutschrift als bezahlt markiert. Der Lagerbestand der ausgewählten Waren wird angepasst, um die Rückgabe zu berücksichtigen.
TIPP: Konsultieren Sie unseren Abschnitt über Gutschriften für detaillierte Anweisungen zur Verwendung von Gutschriften.
Fehlerbehebung
Die Zahlungsanforderung ist nicht am Terminal angekommen
Wenn das Problem weiterhin besteht und keine Zahlungsanforderungen das Terminal erreichen und das Terminal auf die Anforderungen keine Reaktion zeigt, liegt die Ursache des Problems höchstwahrscheinlich in der Konfiguration der Terminals: Die Portweiterleitungsregeln oder möglicherweise eine Firewall blockiert die Anforderungen, bevor sie das Terminal erreichen. Eine mögliche Lösung besteht darin, die Portweiterleitung und die Firewall-Regeln des lokalen Netzwerks zu überprüfen und sicherzustellen, dass diese korrekt konfiguriert sind, wie im technischen Einrichtungsleitfaden zur Integration beschrieben.
Die Zahlung wurde erfolgreich am Terminal getätigt, kam aber nicht zu Vetera
Die Ursache des Fehlers kann ein temporäres Netzwerkverbindungsproblem irgendwo zwischen dem Terminal und Vetera sein. Wenn das Problem nach einiger Zeit nicht verschwindet, sollte der technische Support von Vetera kontaktiert werden.
Es gibt einen Fehler bezüglich einer "Kartenkollision", der in Vetera und/oder im Terminal angezeigt wird
Dieser Fehler tritt häufig auf, wenn mehrere Karten gleichzeitig dem Terminal präsentiert werden, wenn eine kontaktlose Zahlung vorgenommen wird. Die Lösung besteht darin, sicherzustellen, dass während einer kontaktlosen Zahlung nur eine Karte in die Nähe des Terminals gebracht wird. Es ist üblich, wenn der Kunde beispielsweise versucht, einfach sein Portemonnaie zu schwenken.
Die Fehlermeldung "Verwenden Sie eine andere Karte" wird in Vetera oder im Terminal angezeigt
Dieser Fehler kann bei kontaktlosen Zahlungen mit Visa-Karten auftreten. Das kontaktlose Limit der Karte könnte überschritten worden sein, oder die Karte kann aus anderen Gründen nicht für die Zahlung verwendet werden. Eine mögliche Lösung besteht darin, den Chipkartenleser mit der Karte zu verwenden oder auf eine andere Karte zu wechseln.
Die Fehlermeldung "Karte nicht nutzbar" oder "Limit überschritten" wird in Vetera oder im Terminal angezeigt
Dieser Fehler kann bei kontaktlosen Zahlungen mit anderen als Visa-Karten auftreten. Das kontaktlose Limit der Karte könnte überschritten worden sein, oder die Karte kann aus anderen Gründen nicht für die Zahlung verwendet werden. Eine mögliche Lösung besteht darin, den Chipkartenleser mit der Karte zu verwenden oder auf eine andere Karte zu wechseln.