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Übersicht
Wenn Ihre Vetera mehrere Klinikstandorte umfasst, können Benutzer Zahlungen zu Rechnungen hinzufügen, die in anderen Klinikstandorten als dem Standort, in dem sie angemeldet sind, erstellt wurden. Diese Zahlungen werden als abteilungsübergreifende Zahlungen bezeichnet.
Unabhängig davon, ob eine Zahlung zu einer Rechnung hinzugefügt wird, die in demselben Klinikstandort erstellt wurde oder nicht, fügen Vetera-Benutzer Zahlungen immer auf dieselbe Weise zu Rechnungen hinzu. Wie abteilungsübergreifende Zahlungen in Ihren Finanzberichten angezeigt werden, hängt jedoch von Ihren Vetera-Einstellungen ab. Eine Zahlung kann nur für den Klinikstandort, in dem die Rechnung erstellt wurde, angezeigt werden, obwohl ein anderer Klinikstandort die Zahlung erhalten hat, oder die Zahlung kann in den Berichten beider Klinikstandorte als automatisch erstellte interne Übertragungen angezeigt werden.
Je nach Ihren Vetera-Einstellungen kann es auch möglich sein, Vorauszahlungen eines Kunden, die in einem Klinikstandort hinzugefügt wurden, für Zahlungen in einem anderen Klinikstandort zu verwenden.
Zahlungen nur für die Klinik, die die Rechnung ausgestellt hat, verbuchen
Wenn keine automatisierten internen Übertragungen für abteilungsübergreifende Zahlungen verwendet werden, wird eine Zahlung nur für die Klinik verbucht, in der die Rechnung erstellt wurde, obwohl ein anderer Klinikstandort die Zahlung erhält. Wenn beispielsweise ein Benutzer, der in Klinikstandort 1 angemeldet ist, eine Zahlung zu einer Rechnung hinzufügt, die in Klinikstandort 2 erstellt wurde, wird die Zahlung für Klinikstandort 2 verbucht. In diesem Fall zeigt der Ende des Tages Bericht für Klinikstandort 1 keine erhaltene Zahlung, aber der Ende des Tages Bericht für Klinikstandort 2 zeigt diese an.
Um diese Option zu nutzen, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Organisation > Zahlungsmethoden und stellen Sie sicher, dass die Einstellung Automatisierten abteilungsübergreifenden Transfer aktivieren nicht ausgewählt (nicht 'Wahr') ist für die Zahlungsmethoden Ihrer Organisation. Sie müssen die Option für alle Zahlungsmethoden, für die Sie diese nutzen möchten, separat festlegen. Um die Einstellungen einer Zahlungsmethode zu ändern, wählen Sie die Stift-Schaltfläche am Ende der Zeile aus, um die Zahlungsmethode zur Bearbeitung zu öffnen.
Zahlungen als interne Übertragungen zwischen Kliniken verbuchen
Wenn interne Übertragungen für abteilungsübergreifende Zahlungen verwendet werden, wird eine Zahlung als interne Vorauszahlungsübertragung zwischen den Klinikstandorten erfasst. Wenn beispielsweise ein Benutzer, der in Klinikstandort 1 angemeldet ist, eine Zahlung zu einer Rechnung hinzufügt, die in Klinikstandort 2 erstellt wurde, wird die Zahlung für beide Klinikstandorte erfasst, wobei sie als übertragene Vorauszahlung in 1 und als verwendete Vorauszahlung in 2 angezeigt wird.
Die Vetera erstellt automatisch die für den internen Transfer verwendeten Vorauszahlungen. Wenn ein Benutzer, der in Klinikstandort 1 angemeldet ist, eine Zahlung zu einer Rechnung hinzufügt, die in Klinikstandort 2 erstellt wurde, erstellt die Vetera eine Vorauszahlung für Klinikstandort 1 und überträgt den Saldo nach Klinikstandort 2. Die Vetera verwendet dann die übertragene Vorauszahlung zur Begleichung der Rechnung in Klinikstandort 2. Die Zahlungsbeschreibung auf der Rechnung zeigt "Interner Transfer von Klinikstandort 1", und die Abrechnungs-Registerkarte der Kundenübersicht zeigt die für den internen Transfer verwendeten Vorauszahlungen an:
Die hinzugefügte Vorauszahlung in Klinikstandort 1
Die übertragene Vorauszahlung in Klinikstandort 1 mit der Beschreibung: "Interner Transfer zu Klinikstandort 2"
Die Vorauszahlung in Klinikstandort 2, die zur Bezahlung der Rechnung verwendet wurde, mit der Beschreibung: "Interner Transfer von Klinikstandort 1."
Der Ende des Tages Bericht für Klinikstandort 1 zeigt das erhaltene Geld (zum Beispiel Bargeld), das dann als Vorauszahlung an Klinikstandort 2 übertragen wurde. Der Ende des Tages Bericht für Klinikstandort 2 zeigt die erhaltene Vorauszahlung, die zur Bezahlung der Rechnung verwendet wurde. Hinweis: Auf dem britischen Markt zeigen die Ende des Tages Berichte keine internen Übertragungen.
Wenn ein Benutzer eine abteilungsübergreifende Zahlung storniert, verwendet die Vetera einen automatischen internen Transfer, um die für die abteilungsübergreifende Zahlung verwendete interne Übertragung in gleicher Weise rückgängig zu machen.
Um diese Option zu nutzen, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Organisation > Zahlungsmethoden und stellen Sie sicher, dass die Einstellung Automatisierten abteilungsübergreifenden Transfer aktivieren ausgewählt ist ('Wahr') für die Zahlungsmethoden Ihrer Organisation. Sie müssen die Option für alle Zahlungsmethoden, für die Sie diese verwenden möchten, separat festlegen. Um die Einstellungen einer Zahlungsmethode zu ändern, öffnen Sie die Zahlungsmethode zur Bearbeitung, indem Sie die Stift-Schaltfläche am Ende der Zeile auswählen.
Kunden-Vorauszahlungen bei abteilungsübergreifenden Zahlungen nutzen
Vorauszahlungen, die für einen Kunden in einem Klinikstandort gespeichert wurden, können verwendet werden, um Rechnungen in einem anderen Klinikstandort zu bezahlen. Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Organisation > Einstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abteilungsübergreifende Vorauszahlungen aktivieren.
Anmerkung
Diese Option sollte nur verwendet werden, wenn Ihre Klinikstandorte derselben juristischen Person angehören. Wenn Sie sich nicht sicher sind, überprüfen Sie dies bitte mit Ihrem Buchhalter oder der Finanzabteilung, bevor Sie die Funktion aktivieren.
Die Vetera verwendet einen automatischen internen Transfer, wenn eine Vorauszahlung, die in einem anderen Klinikstandort gespeichert ist, zur Bezahlung einer Rechnung verwendet wird. Wenn beispielsweise ein Benutzer, der in Klinikstandort 1 angemeldet ist, eine Vorauszahlung, die in Klinikstandort 2 gespeichert ist, zur Bezahlung einer Rechnung verwendet, überträgt die Vetera die Vorauszahlung von Klinikstandort 2 nach Klinikstandort 1 und verwendet dann die Vorauszahlung zur Bezahlung der Rechnung in Klinikstandort 1. Die Zahlungsbeschreibung auf der Rechnung zeigt "Interner Transfer von Klinikstandort 2", und die Abrechnungs-Registerkarte der Kundenübersicht zeigt zwei Vorauszahlungen an:
Die übertragene Vorauszahlung in Klinikstandort 2 mit der Beschreibung: "Interner Transfer zu Klinikstandort 1."
Die Vorauszahlung in Klinikstandort 1, die zur Bezahlung der Rechnung verwendet wurde, mit der Beschreibung: "Interner Transfer von Klinikstandort 2."
Der Ende des Tages Bericht für Klinikstandort 2 zeigt die Vorauszahlung, die nach Klinikstandort 1 übertragen wurde, und der Ende des Tages Bericht für Klinikstandort 1 zeigt die erhaltene Vorauszahlung, die zur Bezahlung der Rechnung verwendet wurde.
Wenn ein Benutzer eine abteilungsübergreifende Zahlung storniert, verwendet die Vetera einen automatischen internen Transfer, um die für die abteilungsübergreifende Zahlung verwendete interne Übertragung in gleicher Weise rückgängig zu machen.