Standardmäßig verwenden E-Mails, die von Vetera gesendet werden, die E-Mail-Adresse des Standortes Ihrer Klinik als Absenderadresse. Das bedeutet, dass Kundenantworten an diese Adresse gesendet werden. Um Kunden in Vetera so zu aktivieren, dass sie direkt auf Ihre gemeinsame Mailbox antworten können, müssen Sie Ihre Alternative E-Mails konfigurieren. Wenn ein Kunde antwortet, wird seine Antwort auf Ihrem Dashboard > Gemeinsame Mailbox angezeigt.
Dieser Artikel erklärt, wie Sie Einstellungen konfigurieren, sodass Kundenantworten an die Gemeinsame Mailbox gesendet werden. Außerdem wird beschrieben, wie Sie eine E-Mail mit aktivierter Antwortfunktion senden und wie Sie eingehende Antworten bearbeiten.
Alternative E-Mails konfigurieren
Damit Sie E-Mails senden können, die die Antworten zurück an Vetera weiterleiten, müssen Sie die Alternative E-Mails-Einstellungen konfigurieren.
Wählen Sie den Namen des Klinikstandorts oben links aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > Allgemeines > Klinikstandortprofil.
Fügen Sie im Feld Alternative E-Mails hier die E-Mail-Adresse Ihrer gemeinsamen Mailbox ein. Diese Adresse sorgt dafür, dass Kundenantworten direkt in Vetera empfangen werden. Sie können bei Bedarf auch weitere alternative E-Mail-Adressen hinzufügen.
Wählen Sie Speichern.
E-Mails senden, die an die gemeinsame Mailbox weiterleiten
Nachdem Sie Ihre Alternative E-Mails eingerichtet haben, können Sie jetzt E-Mails an Kunden senden, die ihre Antworten direkt an Ihre Gemeinsame Mailbox weiterleiten.
Öffnen Sie die Seite des Kunden und wählen Sie das Umschlag-Symbol neben dem Kundenname.
Wählen Sie im Feld Von Ihre gemeinsame Mailbox-E-Mail aus dem Dropdown-Menü.
Vervollständigen Sie Ihre E-Mail und wählen Sie Senden.
Kundenantworten bearbeiten
Wenn ein Kunde antwortet, wird seine Antwort in der Gemeinsame Mailbox angezeigt.
Suchen Sie die E-Mail im Posteingang.
Wählen Sie die Schaltfläche mit dem Link am Ende der Zeile.
Wählen Sie den richtigen Kunden und Patient aus und anschließend Speichern.
Die E-Mail ist nun im Tab Kommunikation auf den Seiten für Kunde und Patient verfügbar. Wenn ein Patient ausgewählt wurde, wird sie auch in seiner Patientenhistorie angezeigt.
Eine direkte Antwort auf die E-Mail-Adresse des Kunden aus der gemeinsamen Mailbox ist nicht möglich. Sie müssen auf der Seite des Kunden auf die Umschlag-Schaltfläche gehen, um eine neue Antwort zu senden.
Kunden- und Patient-Identifizierung automatisieren
Sie können Kunden anweisen, ihre Kunden- oder Patientennummer in die Betreffzeile der E-Mail aufzunehmen, damit die Antwort automatisch dem richtigen Datensatz zugeordnet wird. Verwenden Sie in der Betreffzeile ein C, gefolgt von der Kundennummer (z. B. C103), oder ein P, gefolgt von der Patientennummer (z. B. P102). Sie müssen die E-Mail weiterhin aus der gemeinsamen Mailbox speichern, aber der Kunde oder Patient wird vorbefüllt, sodass Sie Zeit sparen.