Schnellzugriffe
Einführung
Diese Anleitung richtet sich an Administratoren von Tierarztpraxen für die ursprüngliche Einrichtung des Empfehlungsportals als empfangende Klinik oder als Krankenhaus.
Ursprüngliche Einrichtung und Zugriff
Das Empfehlungsportal erfordert eine ursprüngliche Einrichtung durch das Vetera-Team. Sobald dies erledigt ist, erhält ein ausgewählter (Admin-)Benutzer aus Ihrer Praxis eine E-Mail-Einladung zum Portal.
Die Adresse des Empfehlungsportals hat folgendes Format: yourpractice.referral-portal.nordhealth.app, wobei „yourpractice“ der individuelle Name ist, der Ihrem Empfehlungsportal zugewiesen wurde.
Globale Einstellungen
Auf der Settings-Seite können Sie die globalen Einstellungen festlegen, die für alle Kliniken gelten, denen Sie Zugriff auf das Empfehlungsportal gewährt haben. Sie können außerdem klinikspezifische Einstellungen auf der Clinics-Seite definieren. Diese überschreiben die globalen Einstellungen und gelten nur für die jeweilige Klinik.
Localization: Wählen Sie die Zeitzone des Systems.
Referrals: Legen Sie die Zeit für das Senden von Überweisungsbenachrichtigungen fest.
Sync clinic locations: Ruft die Liste der Klinikstandorte von Ihrem Vetera ab oder aktualisiert sie. Beachten Sie, dass nur die Klinikstandorte abgerufen werden, für die die Einstellung Enable patient referrals aktiviert ist. Die Synchronisierung der Klinikstandorte muss während der ursprünglichen Einrichtung des Empfehlungsportals erfolgen, wenn neue Klinikstandorte zu Ihrem Vetera hinzugefügt wurden oder wenn das Enable patient referrals-Einstellung für einen Klinikstandort in Ihrem Vetera geändert wurde. Wenn es im Empfehlungsportal mehr Klinikstandorte gibt als von Ihrem Vetera empfangen wurden (z. B. wurde ein Klinikstandort deaktiviert oder gelöscht), werden die Klinikstandorte aus dem Empfehlungsportal gelöscht.
Enabled clinic locations: Wählen Sie, welche Klinikstandorte für die überweisenden Kliniken verfügbar sind, wenn sie Patientenüberweisungen erstellen.
Exclude referring vet when sending referral: Wenn Sie Enabled auswählen, wird in Ihrem Vetera nur die überweisende Organisation erstellt und nicht der einzelne Benutzer (Überweisender Tierarzt). Der Name des Benutzers wird jedoch automatisch zur Überweisungsnotiz hinzugefügt, die in Vetera angezeigt werden kann, wenn die Patientenüberweisung empfangen wird. Der Benutzer existiert weiterhin im Empfehlungsportal und erhält Benachrichtigungen in Bezug auf seine Patientenüberweisung. Wenn Sie Disabled auswählen, wird außerdem der Benutzer in Ihrem Vetera zusätzlich zur Organisation erstellt.
PACS Import: Wenn Sie Vetera PACS verwenden, wählen Sie Enabled, damit überweisende Tierärzte DICOM-Dateien mit Patientenüberweisungen an Ihr PACS senden können.
Einweisungstypen und Formulare erstellen
Während des Patientenüberweisungsprozesses muss der Absender einen Einweisungstyp auswählen und die erforderlichen Informationen ausfüllen. Als Empfänger definiert Ihre Klinik oder Ihr Krankenhaus die Einweisungstypen sowie die Informationen, die die überweisenden Praxen ausfüllen sollen. Sie müssen mindestens einen Einweisungstyp erstellen.
Wechseln Sie über das obere Menü zur Seite Referral types und wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite NEW TYPE.
Fügen Sie einen Namen für den Typ im Feld Type name hinzu und wählen Sie die Clinic locations und Wards aus, für die der Einweisungstyp verfügbar sein soll.
Nutzen Sie die Schaltflächen ADD, um Abschnitte in das Formular des Einweisungstyps einzufügen. Mit diesen Abschnitten können Sie die Felder und Optionen hinzufügen, die die überweisende Klinik ausfüllen soll, um die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Abschnitten finden Sie unter Edit Referral Type Form Sections.
Wenn alles bereit ist, wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite SAVE AND PUBLISH. Sie können den Einweisungstyp auch als Entwurf speichern und später fertigstellen. Beachten Sie: Der Einweisungstyp ist für Patientenüberweisungen erst verfügbar, nachdem er veröffentlicht wurde. In der Liste der Einweisungstypen sind Entwürfe mit einem gelben Punkt markiert und veröffentlichte Einweisungstypen mit einem grünen Punkt.
Nachdem ein Einweisungstyp veröffentlicht wurde, können Sie ihn weiterhin bearbeiten. Wählen Sie in der Liste des Einweisungstyps SHOW und anschließend EDIT in der oberen rechten Ecke der Seite.
Einweisungstyp-Formularabschnitte bearbeiten
Um einen Abschnitt zu bearbeiten, den Sie hinzugefügt haben, wählen Sie den Abschnitt aus. Er wird hellblau hervorgehoben und die Bearbeitungsoptionen öffnen sich im rechten Seitenbereich.
Fügen Sie im Feld Label den Namen des Feldes, des Textbereichs oder der Optionsliste hinzu.
Im Feld Placeholder können Sie Platzhaltertext hinzufügen, z. B. Hinweise zum Ausfüllen der Informationen in diesem Feld.
Mit dem Kontrollkästchen Make selection wide können Sie umschalten, ob ein Abschnitt die gesamte Seitenbreite nutzt oder nur die halbe Seite.
Wenn Sie einen Abschnitt verpflichtend machen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen Make input mandatory.
Sie können die Größe eines Textbereichs mit den Feldern Rows (Höhe) und Cols (Breite) rechts festlegen.
Sie können die Abschnitte mithilfe der Pfeil-Bedienelemente in den oberen rechten Ecken der Abschnitte verschieben.
Kliniken hinzufügen
Damit andere Kliniken Ihnen Patientenüberweisungen senden können, müssen Sie die Kliniken im Empfehlungsportal hinzufügen.
Wechseln Sie über das obere Menü zur Seite Clinics und wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite NEW CLINIC.
Füllen Sie die Klinikdetails aus:
Fügen Sie den Namen der Klinik, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer hinzu.
Users can see only their own referrals: Wählen Sie diese Option, wenn die Benutzer der Klinik (überweisende Stellen) nur ihre eigenen Patientenüberweisungen sehen sollen. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, können sie alle Patientenüberweisungen der Klinik sehen.
Exclude referring vet when sending referral: Wenn Sie Enabled auswählen, wird bei Patientenüberweisungen aus dieser Klinik in Ihrem Vetera nur die Information der überweisenden Organisation an das Empfehlungsportal gesendet und nicht die Benutzerdaten (Überweisender Tierarzt). Der Benutzer existiert im Portal und erhält Benachrichtigungen, aber in Vetera wird kein neuer Kunde erstellt. Wenn Sie Disabled auswählen, werden auch die Benutzerdaten gesendet und der Benutzer in Ihrem Vetera erstellt. Wenn Sie den global setting verwenden möchten, der für alle Kliniken in Ihrem Empfehlungsportal gilt, wählen Sie die Option Use global settings.
Füllen Sie die Admin-Details für den ersten Benutzer der Klinik aus. Sie oder der Benutzer können später weitere Benutzer hinzufügen.
Wählen Sie aus, welche Klinikstandorte für die Klinik verfügbar sind, wenn sie Patientenüberweisungen erstellen. Wenn Sie den global setting verwenden möchten, der für alle Kliniken in Ihrem Empfehlungsportal gilt, wählen Sie die Option Use global.
Wenn alles bereit ist, wählen Sie unten auf der Seite CREATE, um die Klinik zu speichern. Der Admin-Benutzer der überweisenden Klinik erhält eine E-Mail-Einladung zum Portal und kann weitere Benutzer für seine Klinik hinzufügen.
Benutzer hinzufügen (optional)
Nachdem Sie einen Admin-Benutzer für eine überweisende Klinik hinzugefügt haben, kann der Admin-Benutzer weitere Benutzer für seine Klinik im Portal hinzufügen. Als empfangende Klinik können Sie dies ebenfalls tun und zusätzlich weitere „Tenant Admins“ hinzufügen, um das Portal gemeinsam mit Ihnen zu verwalten.
Wechseln Sie über das obere Menü zur Seite Users und wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite NEW USER.
Füllen Sie die Felder zur Benutzerdaten aus und wählen Sie dessen Rolle aus (siehe den Rollenvergleich für Benutzer unten). Die erforderlichen Felder sind mit einem Sternchen (*) markiert.
Wählen Sie die Option Send password creation link to user's email, wenn Sie eine Passwort-Erstellungslink in die Einladungse-Mail aufnehmen möchten.
Sie können außerdem Benachrichtigungsnachrichten-Optionen für den Benutzer festlegen. Der Benutzer kann diese Einstellungen später ändern.
Wenn alles bereit ist, wählen Sie SAVE. Beachten Sie, dass die E-Mail möglicherweise in den Spam-Ordner des Benutzers gelangt.
Rollenvergleich für Benutzer
| User | Clinic Admin | Tenant Admin |
Portal access | yes | yes | yes |
Can view referrals* | yes | yes | yes |
Can send referrals | yes | yes | yes |
Can manage Users and Clinic Admins | - | yes | yes |
Can manage Tenant Admins | - | - | yes |
Can manage clinics | - | - | yes |
Can build forms | - | - | yes |
Can manage global settings | - | - | yes |
*Benutzer sehen standardmäßig ihre eigenen Patientenüberweisungen. Je nach klinikspezifische Einstellung können sie jedoch auch Patientenüberweisungen anderer Benutzer und Admins sehen.
Alternative anonyme Patientenüberweisung
Sie können auch anonyme Patientenüberweisungen akzeptieren und so den Aufwand für die Verwaltung von Kliniken und Benutzern im Portal reduzieren.
Um diese Option zu aktivieren, fügen Sie '/anonymous' am Ende Ihrer Portaladresse hinzu, z. B. yourpractice.referral-portal.nordhealth.app/anonymous. Anschließend müssen Sie den Link lediglich an die überweisenden Kliniken weitergeben, um ihnen den Zugriff auf das Portal zu ermöglichen.
Aktivitäts-Logs des Empfehlungsportals
Auf der Seite Activity können Sie die Aktivitäten in Ihrem Empfehlungsportal einsehen. Wählen Sie die Filter aus, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie anschließend auf SEARCH.
Sort by: Sortieren Sie die Liste auf- oder absteigend nach dem Datum der Aktivität.
Subject und Event: Wählen Sie den Aktivitätstyp aus, den Sie anzeigen möchten, z. B. „Referral“ oder „Sent“.
Created at starting und Created at ending: Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie die Aktivität anzeigen möchten.