Schnellzugriffe
Einführung
Diese Anleitung richtet sich an Administratoren von Tierarztpraxen für die Ersteinrichtung des Empfehlungsportals als empfangende Klinik oder als Krankenhaus.
Ersteinrichtung und Zugriff
Das Empfehlungsportal erfordert eine Ersteinrichtung durch das Vetera-Team. Sobald dies erledigt ist, erhält ein ausgewählter (Admin-)Benutzer Ihrer Praxis eine E-Mail-Einladung für das Portal.
Die Adresse des Empfehlungsportals hat das Format yourpractice.referral-portal.nordhealth.app, wobei „yourpractice“ der benutzerdefinierte Name ist, der Ihrem Empfehlungsportal zugewiesen wurde.
Globale Einstellungen
Auf der Settings-Seite können Sie die globalen Einstellungen festlegen, die für alle Kliniken gelten, denen Sie Zugriff auf das Empfehlungsportal gegeben haben. Sie können außerdem klinikspezifische Einstellungen auf der Clinics-Seite definieren. Diese überschreiben die globalen Einstellungen und gelten nur für die jeweilige Klinik.
Localization: Wählen Sie die Zeitzone des Systems.
Referrals: Wählen Sie die Zeit für das Senden von Überweisungsbenachrichtigungen.
Sync clinic locations: Rufen Sie die Liste der Klinikstandorte von Ihrem Vetera ab oder aktualisieren Sie sie. Beachten Sie, dass nur die Klinikstandorte abgerufen werden, für die die Einstellung Enable patient referrals aktiviert ist. Die Synchronisierung der Klinikstandorte muss während der Ersteinrichtung des Empfehlungsportals durchgeführt werden, wenn in Ihrem Vetera neue Klinikstandorte hinzugefügt wurden oder wenn die Enable patient referrals Einstellung für einen Klinikstandort in Ihrem Vetera geändert wurde. Wenn im Empfehlungsportal mehr Klinikstandorte vorhanden sind als von Ihrem Vetera empfangen wurden (z. B. wurde ein Klinikstandort deaktiviert oder gelöscht), werden die Klinikstandorte aus dem Empfehlungsportal gelöscht.
Enabled clinic locations: Legen Sie fest, welche Klinikstandorte für überweisende Kliniken verfügbar sind, wenn sie Überweisungen erstellen.
Exclude referring vet when sending referral: Wenn Sie Enabled auswählen, wird in Ihrem Vetera nur die überweisende Organisation erstellt und nicht der einzelne Benutzer (überweisender Tierarzt). Der Benutzername wird jedoch automatisch zur Überweisungsnotiz hinzugefügt, die in Vetera angezeigt werden kann, wenn die Überweisung empfangen wird. Der Benutzer existiert weiterhin im Empfehlungsportal und erhält Benachrichtigungen, die mit seiner Überweisung zusammenhängen. Wenn Sie Disabled auswählen, wird zusätzlich zum Organisationseintrag auch der Benutzer in Ihrem Vetera erstellt.
PACS Import: Wenn Sie Vetera PACS verwenden, wählen Sie Enabled, damit überweisende Tierärzte DICOM-Dateien mit Überweisungen an Ihr PACS senden können.
Überweisungstypen und Formulare erstellen
Während des Überweisungsprozesses muss der Absender der Überweisung einen Überweisungstyp auswählen und die erforderlichen Angaben ausfüllen. Als Empfänger der Überweisung definiert Ihre Klinik oder Ihr Krankenhaus die Überweisungstypen und die Informationen, die Sie von den überweisenden Mitarbeitenden ausfüllen lassen möchten. Sie müssen mindestens einen Überweisungstyp erstellen.
Gehen Sie im Top-Menü zur Seite Referral types und wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite NEW TYPE.
Geben Sie einen Namen für den Typ im Feld Type name an und wählen Sie die Clinic locations und Wards aus, für die der Überweisungstyp verfügbar sein soll.
Verwenden Sie die ADD-Schaltflächen, um Abschnitte zum Überweisungstyp-Formular hinzuzufügen. Mit diesen Abschnitten können Sie die Felder und Optionen hinzufügen, die die überweisende Klinik ausfüllen soll, um die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Abschnitten finden Sie unter Edit Referral Type Form Sections.
Wenn Sie bereit sind, wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite SAVE AND PUBLISH. Sie können den Überweisungstyp auch als Entwurf speichern und später fertigstellen. Beachten Sie, dass der Überweisungstyp für Überweisungen erst verfügbar ist, wenn er veröffentlicht wurde. In der Liste der Überweisungstypen sind Entwürfe mit einem gelben und veröffentlichte Überweisungstypen mit einem grünen Punkt markiert.
Nachdem ein Überweisungstyp veröffentlicht wurde, können Sie ihn weiterhin bearbeiten. Wählen Sie in der Liste der Überweisungstypen SHOW und anschließend EDIT in der oberen rechten Ecke der Seite.
Überweisungstyp-Formularabschnitte bearbeiten
Um einen Abschnitt zu bearbeiten, den Sie hinzugefügt haben, wählen Sie den Abschnitt aus. Er wird hellblau hervorgehoben und die Bearbeitungsoptionen öffnen sich im rechten Seitenbereich.
Geben Sie den Namen des Felds, des Textbereichs oder der Optionsliste im Feld Label an.
Im Feld Placeholder können Sie Platzhaltertext hinzufügen, z. B. Anweisungen zum Ausfüllen der Informationen im Feld.
Mit der Checkbox Make selection wide können Sie umschalten, ob ein Abschnitt die volle Breite der Seite nutzt oder nur die Hälfte der Seite.
Wenn Sie einen Abschnitt als Pflichtfeld definieren möchten, wählen Sie die Checkbox Make input mandatory.
Sie können die Größe eines Textbereichs mithilfe der Felder Rows (Höhe) und Cols (Breite) rechts festlegen.
Sie können die Abschnitte mit den Pfeil-Bedienelementen in den oberen rechten Ecken der Abschnitte verschieben.
Kliniken hinzufügen
Damit andere Kliniken Ihnen Überweisungen senden können, müssen Sie die Kliniken im Empfehlungsportal hinzufügen.
Gehen Sie im Top-Menü zur Seite Clinics und wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite NEW CLINIC.
Füllen Sie die Klinikdetails aus:
Fügen Sie den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Klinik hinzu.
Users can see only their own referrals: Wählen Sie diese Option, wenn die Benutzer der Klinik (überweisende Personen) nur ihre eigenen Überweisungen sehen sollen. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, können sie alle Überweisungen der Klinik sehen.
Exclude referring vet when sending referral: Wenn Sie Enabled auswählen, wird nur die Information der überweisenden Organisation mit Überweisungen von dieser Klinik an Vetera gesendet und nicht die Benutzerinformation (überweisender Tierarzt). Der Benutzer ist im Portal vorhanden und erhält Benachrichtigungen, aber es wird kein neuer Kunde in Vetera erstellt. Wenn Sie Disabled auswählen, werden auch die Benutzerinformationen gesendet und der Benutzer wird in Ihrem Vetera erstellt. Wenn Sie die global setting, die für alle Kliniken in Ihrem Empfehlungsportal definiert ist, verwenden möchten, wählen Sie die Option Use global settings.
Füllen Sie die Admin-Details für den ersten Benutzer der Klinik aus. Sie oder der Benutzer können später weitere Benutzer hinzufügen.
Wählen Sie aus, welche Klinikstandorte für die Klinik verfügbar sind, wenn sie Überweisungen erstellen. Wenn Sie die global setting verwenden möchten, die für alle Kliniken in Ihrem Empfehlungsportal definiert ist, wählen Sie die Option Use global.
Wenn Sie bereit sind, wählen Sie unten auf der Seite CREATE, um die Klinik zu speichern. Der Admin-Benutzer der überweisenden Klinik erhält eine E-Mail-Einladung für das Portal und kann weitere Benutzer für ihre Klinik hinzufügen.
Benutzer hinzufügen (optional)
Nachdem Sie einen Admin-Benutzer für eine überweisende Klinik hinzugefügt haben, kann der Admin-Benutzer weitere Benutzer für seine Klinik im Portal hinzufügen. Als empfangende Klinik können Sie das ebenfalls tun und zusätzlich weitere „tenant admins“ hinzufügen, um das Portal gemeinsam mit Ihnen zu verwalten.
Gehen Sie im Top-Menü zur Seite Users und wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite NEW USER.
Füllen Sie die Felder für die Benutzerinformationen aus und wählen Sie ihre Rolle aus (siehe den untenstehenden Vergleich der Benutzerrollen). Die erforderlichen Felder sind mit einem Sternchen (*) markiert.
Wählen Sie die Option Send password creation link to user's email, wenn Sie einen Link zum Erstellen des Passworts in die Einladung-E-Mail aufnehmen möchten.
Sie können außerdem Benachrichtigungsnachricht-Optionen für den Benutzer festlegen. Der Benutzer kann diese Einstellungen später ändern.
Wenn Sie bereit sind, wählen Sie SAVE. Beachten Sie, dass die E-Mail im Spam-Ordner des Benutzers landen kann.
Vergleich der Benutzerrollen
| User | Clinic Admin | Tenant Admin |
Portal access | yes | yes | yes |
Can view referrals* | yes | yes | yes |
Can send referrals | yes | yes | yes |
Can manage Users and Clinic Admins | - | yes | yes |
Can manage Tenant Admins | - | - | yes |
Can manage clinics | - | - | yes |
Can build forms | - | - | yes |
Can manage global settings | - | - | yes |
*Benutzer sehen standardmäßig ihre eigenen Überweisungen, können aber je nach Einstellung auf Klinik-Ebene auch Überweisungen anderer Benutzer und Admins sehen.
Alternative anonyme Überweisungszugriffe
Sie können auch anonyme Überweisungen akzeptieren und müssen dann die Verwaltung von Kliniken und Benutzern im Portal nicht mehr durchführen.
So aktivieren Sie diese Option: Fügen Sie am Ende Ihrer Portaladresse '/anonymous' hinzu, z. B. yourpractice.referral-portal.nordhealth.app/anonymous. Anschließend können Sie den Link einfach an die überweisenden Kliniken weitergeben, um ihnen Zugriff auf das Portal zu geben.
Aktivitäts-Logs des Empfehlungsportals
Auf der Activity-Seite können Sie die Aktivität Ihres Empfehlungsportals anzeigen. Wählen Sie die gewünschten Filters aus und klicken Sie dann auf SEARCH.
Sort by: Sortieren Sie die Liste in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge nach dem Aktivitätsdatum.
Subject und Event: Wählen Sie den Aktivitätstyp aus, den Sie anzeigen möchten, z. B. „Referral“ oder „Sent“.
Created at starting und Created at ending: Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie die Aktivität anzeigen möchten.