Richten Sie Vetera für Gesundheitspläne ein, bevor Sie Ihren ersten Gesundheitsplan erstellen. Legen Sie die Einstellungen für Gesundheitspläne für Ihr Unternehmen und Ihre Klinikstandorte fest und richten Sie wiederkehrende Zahlungen ein. Fügen Sie anschließend die Artikel, Rabatte und Artikelgruppen hinzu, die in Gesundheitsplänen verwendet werden.
Unternehmenseinstellungen
Einstellungen > Unternehmen > Gesundheitsplan (der Begriff wird unter Benutzerdefinierter Begriff festgelegt, siehe unten)
Diese Einstellungen gelten für Gesundheitspläne an allen Klinikstandorten Ihres Unternehmens (falls Sie mehrere Standorte haben).
Benutzerdefinierter Begriff: Sie können einen eigenen allgemeinen Begriff für „Gesundheitsplan“ festlegen. Dieser Begriff wird im gesamten System und in allen Kundendokumenten verwendet.
Erlauben Sie das Ändern von Artikeln: Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob Artikel wie Medikamente, Verbrauchsartikel oder Futtermittel während einer Konsultation beim Verwenden eines Gesundheitsplans geändert werden können. Sie können beispielsweise erlauben, Artikel zu ersetzen, wenn der Lagerbestand niedrig ist. Zur Auswahl stehen: Nie, Immer, bei niedrigem Lagerbestand oder bei ausverkauftem Artikel.
Geringes Limit des Lagerbestands.: Legen Sie für die Option Geringer Lagerbestand beim Ändern von Artikeln den Lagerbestand-Grenzwert in Packungen fest. Liegt der Lagerbestand eines Artikels unter diesem Grenzwert, kann der Artikel geändert werden.
Preisänderungen zulassen: Legen Sie fest, ob die Preise von Artikeln eines Gesundheitsplans auf der Konsultationsseite geändert werden können.
Aktuelle Artikelpreise verwenden: Ist diese Option ausgewählt, werden immer die in den Artikeleinstellungen festgelegten Preise verwendet und die Einstellung Preisänderungen zulassen ist deaktiviert.
Unterschrift der Erklärung.: Sie können eine Erklärung für die Unterschrift in Kunden-Abonnementverträgen festlegen. Bleibt dieses Feld leer, wird folgende Standarderklärung verwendet: „Ich habe die obigen Informationen überprüft und bestätige, dass die Kundeninformationen korrekt und gültig sind. Mit meiner Unterschrift akzeptiere ich die Geschäftsbedingungen.“
Rabatte für nachfolgende Pläne: Wenn ein Kunde mehrere Haustiere in einen Gesundheitsplan aufnehmen möchte, können Sie einen Rabatt für mehrere Abonnements gewähren. Wählen Sie diese Option aus und geben Sie den Rabattbetrag in Ihrer Währung (einschließlich Umsatzsteuer) in das Feld Rabatt ein. Wenn das erste aktive Abonnement den Status „Verfallen“ erhält, entfällt der Rabatt für die anderen Abonnements.
Stornorechnungen für Gesundheitspläne verwenden: Wählen Sie diese Option aus, um Stornorechnungen für Abonnements von Gesundheitsplänen zu erstellen. Im Dialogfeld Stornieren Sie das Abonnement wird dann das Kontrollkästchen Stornorechnung erstellen angezeigt. Siehe Abonnement eines Gesundheitsplans kündigen.
Stornogebühr: Legen Sie eine Standardstornogebühr für Gesundheitspläne fest. Geben Sie den Betrag in Ihrer Währung einschließlich Umsatzsteuer ein. Wenn Sie ein Abonnement für einen Gesundheitsplan vor Ablauf kündigen, fügt Vetera die Gebühr der Stornorechnung hinzu. Sie können die Gebühr beim Kündigen des Abonnements ändern. Damit dieses Feld angezeigt wird, wählen Sie Stornorechnungen für Gesundheitspläne verwenden aus.
Aktiven Klinikstandort für Vorauszahlungsrechnung verwenden: Ist diese Option ausgewählt, werden Vorauszahlungen dem aktiven Klinikstandort zugeordnet. Andernfalls werden sie dem Hauptstandort des Gesundheitsplans zugeordnet.
Aktiven Klinikstandort für Vetera-Zahlungsrechnung verwenden: Ist diese Option ausgewählt, werden Zahlungen über Vetera Pay dem aktiven Klinikstandort zugeordnet. Andernfalls werden sie dem Hauptstandort des Gesundheitsplans zugeordnet.
Fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlungen automatisch wiederholen: Gilt, wenn Vetera Pay für die monatliche Abrechnung von Gesundheitsplänen verwendet wird.
Verfügbare Zahlungsarten: Wählen Sie die Zahlungsarten aus, die bei Abonnements für Gesundheitspläne zur Auswahl stehen sollen: Keine Angabe, Monatliche Abrechnung über Vetera, Vertragsdauer als Vorauszahlung, Monatlich wiederkehrende Zahlungen über Vetera Pay (falls verwendet), Monatlich wiederkehrende Zahlungen über Gravity Payments (falls verwendet).
Bearbeitung von Verlängerungsinformationen für Abonnements deaktivieren: Ist diese Option ausgewählt, können Benutzer den Verlängerungszeitplan nicht bearbeiten und keinen Plan für die Abonnementverlängerung auswählen.
Benachrichtigungs-E-Mails an Abonnenten senden: Ist diese Option ausgewählt, sendet Vetera automatisch E-Mails an Kunden zu ihren Abonnements für Gesundheitspläne. Die E-Mails informieren über Aktivierung, Verlängerung, Kündigung und Ablauf und enthalten Zahlungserinnerungen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn ein Drittanbieter die E-Mails zu Gesundheitsplänen an Ihre Kunden sendet.
Einstellungen für Klinikstandorte
Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Gesundheitsplan
Diese Einstellungen gelten für Gesundheitspläne an bestimmten Klinikstandorten.
Gesundheitsplan aktivieren: Ist diese Option ausgewählt, ist die Seite Gesundheitsplan unter Rechnungswesen verfügbar.
Posten automatisch ausgleichen: Diese Einstellung gilt, wenn Sie einen Artikel aus dem Gesundheitsplan des Patienten direkt zu den Konsultationspunkten hinzufügen, ohne das Dialogfeld für den Gesundheitsplan zu verwenden. Ist diese Option ausgewählt, ist die Option zum Verwenden des Artikels aus dem Gesundheitsplan bereits ausgewählt. Ist sie nicht ausgewählt, können Sie den Artikel weiterhin aus dem Gesundheitsplan verwenden, müssen diese Option aber selbst auswählen. Die Einstellung gilt auch in folgenden Fällen:
Wenn Sie eine Standardbehandlung verwenden, die einen Artikel aus dem Gesundheitsplan des Patienten enthält, wird das Dialogfeld zur Auswahl der Verwendung dieses Artikels nicht geöffnet. Mit dieser Einstellung wird festgelegt, ob Vetera den Artikel aus dem Gesundheitsplan verwendet. Dies gilt nur für Standardbehandlungen ohne Festpreis.
Wenn Vetera automatisch einen Artikel aus dem Abonnement des Patienten für einen Gesundheitsplan zu einer Konsultation hinzufügt, beispielsweise über die Einstellung für den Besuchstyp, wird mit dieser Einstellung festgelegt, ob Vetera den Artikel aus dem Gesundheitsplan verwendet.
E-Mail-Benachrichtigungen über fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlungen senden: Gilt, wenn Vetera Pay für die monatliche Abrechnung von Gesundheitsplänen verwendet wird.
E-Mail-Text für fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlungen: Sie können einen E-Mail-Text für fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlungen festlegen.
Wiederkehrende Zahlungen über Vetera Pay einrichten
Vetera Pay kann für die monatliche Abrechnung des Gesundheitsplans eines Kunden verwendet werden, wenn in den Abrechnungsdaten des Kunden eine Standardzahlungskarte gespeichert ist.
Mit diesen Einstellungen legen Sie fest, wie Vetera Pay mit fehlgeschlagenen wiederkehrenden Zahlungen für Gesundheitspläne umgeht.
Einstellungen > Unternehmen > Gesundheitsplan:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlungen automatisch wiederholen.
Geben Sie unter Maximale Anzahl von automatischen Wiederholungsversuchen ein, wie oft Vetera Pay die Zahlung nach dem ersten fehlgeschlagenen Zahlungsversuch maximal wiederholen soll.
Geben Sie unter Intervall für automatische Wiederholungsversuche die Anzahl der Tage zwischen den Zahlungsversuchen ein.
Geben Sie unter Maximale Anzahl der automatischen Wiederholungsversuche vor der Aussetzung des Plans ein, wie oft Vetera Pay die Zahlung wiederholen soll, bevor der Gesundheitsplan ausgesetzt wird. Wenn Sie hier keinen Wert eingeben, wird der Gesundheitsplan ausgesetzt, sobald die unter Maximale Anzahl von automatischen Wiederholungsversuchen festgelegte Anzahl erreicht ist.
Einstellungen > Klinikstandort > Gesundheitsplan:
E-Mail-Benachrichtigungen über fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlungen senden: Ist diese Option ausgewählt, wird der Kunde jedes Mal per E-Mail benachrichtigt, wenn eine wiederkehrende Zahlung über Vetera Pay fehlschlägt.
Wiederkehrende Zahlungen mit der Gravity Payments-Integration einrichten
Die Gravity Payments-Integration ist nur in den USA verfügbar.
Die Gravity Payments-Integration kann für die monatliche Abrechnung des Gesundheitsplans eines Kunden verwendet werden, wenn in den Abrechnungsdaten des Kunden eine Standardzahlungskarte gespeichert ist.
So aktivieren Sie wiederkehrende Zahlungen mit der Gravity Payments-Integration:
Öffnen Sie Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Gesundheitsplan (für diese Funktion wurde möglicherweise ein benutzerdefinierter Begriff in den Einstellungen für Gesundheitspläne festgelegt).
Wählen Sie Schwerkraftzahlung für wiederkehrende Zahlungen zulassen aus.
Artikelgruppen und Rabatte für Gesundheitspläne einrichten
Abrechnungsartikel hinzufügen
Für die Abrechnung von Gesundheitsplänen werden zwei Leistungsartikel benötigt:
Ein Artikel zum Ausgleichen der Kosten für Artikel, die der Kunde über das Abonnement des Gesundheitsplans verwendet
Ein Artikel zum Berechnen der monatlichen Zahlung für den Gesundheitsplan
Zusätzlich können Sie einen Artikel für Stornogebühren verwenden, um die Stornogebühr abzurechnen. Dieser Artikel ist nicht erforderlich, hilft aber dabei, Stornogebühren von anderen Gebühren zu unterscheiden.
So richten Sie die Abrechnungsartikel ein:
Öffnen Sie Katalog > Artikel.
Wählen Sie Artikel hinzufügen > Verfahren hinzufügen.
Geben Sie für die Leistung einen aussagekräftigen Namen ein, zum Beispiel „Ausgleich von Artikeln des Gesundheitsplans“, „Monatliche Zahlung für den Gesundheitsplan“ oder „Stornogebühr für den Gesundheitsplan“. Weitere Angaben sind nicht erforderlich.
Wählen Sie Speichern.
Rabatte für Gesundheitspläne hinzufügen
Wenn Sie Rabatte im Rahmen Ihrer Gesundheitspläne anbieten möchten, müssen Sie diese im Voraus einrichten, damit sie beim Erstellen von Gesundheitsplänen verwendet werden können.
1. Tag für Rabatte auf Gesundheitspläne hinzufügen
Öffnen Sie Einstellungen > Listen & Vorlagen > Tags und wählen Sie hinzufügen.
Geben Sie einen aussagekräftigen Tag Text ein, zum Beispiel „Rabatte für Gesundheitspläne“. Wählen Sie die Farben für den Tag-Text und den Hintergrund aus und fügen Sie den Klinikstandort hinzu, an dem der Tag verfügbar ist.
Wenn der Tag nur für Gesundheitspläne verwendet werden soll, wählen Sie unter Verwendbar in die Option Patienten und unter Nur verwendet für die Option Gesundheitspläne aus. Tags, die nur für Gesundheitspläne verwendet werden, werden Patienten automatisch hinzugefügt, wenn sie ein Abonnement für einen Gesundheitsplan mit diesem Tag haben. Diese Tags können nicht manuell hinzugefügt oder gelöscht werden.
Wählen Sie Speichern.
2. Rabattschema erstellen
Öffnen Sie Einstellungen > Listen & Vorlagen > Rabatte und wählen Sie unter Rabattpläne die Option hinzufügen.
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Rabattschema ein, zum Beispiel „Rabatt für Gesundheitspläne“. Legen Sie die weiteren benötigten Einstellungen fest, etwa den Rabattprozentsatz und die Artikel, für die der Rabatt gilt.
Wählen Sie unter An wen den Tag für Gesundheitspläne aus, den Sie unter 1. Tag für Rabatte auf Gesundheitspläne hinzufügen erstellt haben.
Wählen Sie Speichern.
Artikelgruppen hinzufügen
Mit Artikelgruppen können Sie einem Gesundheitsplan eine Gruppe verwandter Artikel hinzufügen, zum Beispiel Entwurmungsmittel. Anschließend können Sie für einen Patienten den passenden Artikel aus der Artikelgruppe auswählen. Wenn Sie eine Artikelgruppe bearbeiten, etwa weil ein nicht mehr erhältliches Produkt ersetzt wird, werden alle Gesundheitspläne und Abonnements für Gesundheitspläne, die diese Artikelgruppe enthalten, automatisch aktualisiert.
Hinweis: Enthält ein Gesundheitsplan Artikelgruppen, hängen die Gesamtkosten der Artikel und die Ersparnisse davon ab, welche Artikel während des Abonnementzeitraums aus den Artikelgruppen verwendet werden.
Die Artikelgruppen für Gesundheitspläne finden Sie unter Einstellungen > Listen & Vorlagen > Gesundheitsplan im Bereich Artikelgruppen für Gesundheitspläne.
So fügen Sie eine Artikelgruppe hinzu:
Wählen Sie Neu. Die Seite Artikelgruppe für Gesundheitsplan bearbeiten wird geöffnet.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für Vorlagen für Gesundheitspläne auswählbar, damit die Artikelgruppe in Gesundheitsplänen verwendet werden kann.
Geben Sie für die Artikelgruppe einen aussagekräftigen Namen der Artikelgruppe ein.
Wählen Sie die Artikel-Liste aus, in der Sie nach Artikeln suchen möchten.
Geben Sie unter Anzahl der Artikelverwendungen die maximale Anzahl von Artikeln ein, die ein Abonnent aus der Artikelgruppe verwenden kann. Das können beispielsweise drei Produkte aus einer Auswahl an Katzenfutter sein (oder dreimal dasselbe Produkt). Wenn Sie die Nutzung nicht begrenzen möchten, wählen Sie Unbegrenzte Nutzung.
Wählen Sie unter Schätzwert der Postengruppe aus, wie der Gesamtwert geschätzt werden soll:
Mindestwert: Berechnet den geschätzten Gesamtwert anhand des niedrigsten Artikelpreises in der Gruppe und des Werts für Anzahl der Artikelverwendungen.
Durchschnitt: Berechnet den geschätzten Gesamtwert anhand des durchschnittlichen Artikelpreises in der Gruppe und des Werts für Anzahl der Artikelverwendungen.
Maximal: Berechnet den geschätzten Gesamtwert anhand des höchsten Artikelpreises in der Gruppe und des Werts für Anzahl der Artikelverwendungen.
Fester Wert: Sie können den geschätzten Gesamtwert manuell festlegen. Wenn Sie Unbegrenzte Nutzung ausgewählt haben, können Sie nur diese Option auswählen und einen eigenen Schätzwert eingeben.
Fügen Sie unter Artikel die Artikel hinzu, die in der Artikelgruppe enthalten sein sollen. Sie können über das Suchfeld nach Artikeln suchen oder die Schaltflächen für Artikel verwenden.
Nachdem Sie einen Artikel zur Liste hinzugefügt haben, wählen Sie am Ende der Artikelzeile die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol aus, um die Artikeleigenschaften zu bearbeiten:
Anzahl: Geben Sie die Menge ein, die ein Abonnent verwenden darf, zum Beispiel drei Beutel Katzenfutter.
Preis: Geben Sie den Preis für einen einzelnen Artikel ein, zum Beispiel für einen Beutel Futtermittel.
Nach Ablauf des Abonnements verwendbar: Manchmal möchte eine Klinik bestimmte Artikel auch dann für einen Patienten verfügbar machen, wenn das Abonnement abgelaufen ist. Wenn der Patient zum Beispiel ein monatlich anzuwendendes Medikament erhält, aber aus irgendeinem Grund einen Monat aussetzen musste, möchte die Klinik möglicherweise die ausgefallene Behandlung nachholen. Wählen Sie in diesem Fall diese Option für die monatlichen Artikel aus und legen Sie fest, wie viele Tage nach Ablauf des Abonnements der Artikel noch verwendet werden kann.
Wählen Sie Speichern.
Artikelgruppen bearbeiten und deaktivieren
Wählen Sie unter Einstellungen > Listen & Vorlagen > Gesundheitsplan im Bereich Artikelgruppen für Gesundheitspläne in der Zeile der gewünschten Artikelgruppe die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol aus.
Um eine Artikelgruppe zu deaktivieren, sodass sie nicht mehr in Gesundheitsplänen verwendet werden kann, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Für Vorlagen für Gesundheitspläne auswählbar. Die Artikelgruppe wird archiviert. Um archivierte Artikelgruppen zu finden, verwenden Sie den Filter Archiviert unter Einstellungen > Listen & Vorlagen > Gesundheitsplan im Bereich Artikelgruppen für Gesundheitspläne. Sie können archivierte Artikelgruppen bearbeiten und wieder aktivieren.