Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Einstellungen und vorbereitenden Aufgaben für Gesundheitspläne in Vetera. Er behandelt die Organisationseinstellungen, Einstellungen für Klinikstandorte, die Einrichtung der Integration von Vetera Pay und Gravity Payments sowie die Einrichtung von Artikeln, Rabatten und Artikelgruppen für die Nutzung in Gesundheitsplänen.
Organisation Einstellungen
Einstellungen > Organisation > Health plan (der Begriff wird in Custom term definiert, siehe unten)
Diese Einstellungen steuern Gesundheitspläne für alle Klinikstandorte (falls Sie mehr als einen haben) in Ihrer Organisation.
Custom term: Sie können einen eigenen allgemeinen Begriff für „Health plan“ hinzufügen. Dieser Begriff wird im gesamten System und in allen Kundendokumenten angezeigt.
Allow changing items: Mit dieser Einstellung können Sie auswählen, ob Artikel wie Medikamente, Verbrauchsartikel oder Futtermittel beim Einsatz über Gesundheitspläne während einer Konsultation geändert werden dürfen. Beispielsweise können Sie das Ersetzen erlauben, wenn der Bestand gering ist. Die Optionen sind: nie, immer, wenn der Lagerbestand niedrig ist oder wenn ausverkauft.
Low stock limit: Für die Low stock-Option zum Ändern von Artikeln legen Sie das Bestandslimit in der Anzahl der Packungen fest. Wenn der Lagerbestand eines Artikels unter dieses Limit fällt, kann der Artikel geändert werden.
Allow changing prices: Sie können auswählen, ob die Preise von Gesundheitsplan-Artikeln auf der Konsultationsseite geändert werden können.
Use current item prices: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden die in den Artikeleinstellungen festgelegten Preise immer verwendet und die Einstellung Allow changing prices ist deaktiviert.
Signature statement: Sie können eine Unterschriftserklärung für die Abonnementverträge des Kunden festlegen. Wenn das Feld leer bleibt, wird eine Standarderklärung verwendet: „I have verified the information above and confirm that the client information is correct and valid. By signing, I accept the terms and conditions.“
Discounts for subsequent plans: Wenn ein Kunde mehr als ein Haustier auf einen Gesundheitsplan setzen möchte, können Sie einen Rabatt dafür geben, wenn es mehr als ein Abonnement gibt. Wählen Sie diese Option und definieren Sie den Rabattsbetrag im Feld Discount in Ihrer Währung (einschließlich VAT). Wenn das erste aktive Abonnement den Status „lapsed“ erhält, verlieren die anderen Abonnements den Rabatt.
Cancellation fee: Mit dieser Einstellung können Sie eine Standard-Stornogebühr (in Ihrer Währung, einschließlich VAT) für Ihre Gesundheitspläne festlegen. Die Gebühr wird der Storno-Rechnung hinzugefügt, wenn der Kunde den Plan vor dem Ende der Vereinbarung kündigt. Die Standard-Stornogebühr kann beim Kündigen des Abonnements eines Kunden geändert werden.
Use active clinic location for advance payment invoice: Wenn diese Option ausgewählt ist, erhält der aktive Klinikstandort die Vorauszahlungen. Wenn sie nicht ausgewählt ist, erhält der Haupt-Klinikstandort des Gesundheitsplans die Zahlungen.
Use active clinic location for Vetera payment invoice: Wenn diese Option ausgewählt ist, erhält der aktive Klinikstandort die Zahlungen, die über Vetera Pay geleistet werden. Wenn sie nicht ausgewählt ist, erhält der Haupt-Klinikstandort des Gesundheitsplans die Zahlungen.
Retry failed recurring payments automatically: Gilt, wenn Vetera Pay für die monatliche Abrechnung von Gesundheitsplänen verwendet wird.
Available payment methods: Wählen Sie die Zahlungsarten aus, die Sie als Optionen für Gesundheitsplan-Abonnements anzeigen möchten: Not specified, Monthly billing through Vetera, Contract period as advance payment, Monthly recurring payments through Vetera Pay (falls verwendet), Monthly recurring payments through Gravity Payments (falls verwendet).
Disable editing renewal information for subscriptions: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Benutzer den Verlängerungszeitplan nicht bearbeiten oder einen Plan für die Verlängerung des Abonnements auswählen.
Clinic location Settings
Einstellungen > Allgemeines > Clinic location > Health plan
Diese Einstellungen steuern Gesundheitspläne für bestimmte Klinikstandorte.
Enable health plan: Wenn diese Option ausgewählt ist, ist der Reiter „Health plan“ in Clients & Patients verfügbar.
Compensate items automatically: Wenn ein Artikel, der in einem Gesundheitsplan des Patienten enthalten ist, direkt zu den Konsultationspunkten hinzugefügt wird (nicht über das Dialogfenster des Gesundheitsplans), wird der Artikel standardmäßig aus dem Gesundheitsplan ausgewählt, wenn diese Einstellung ausgewählt ist. Wenn sie nicht ausgewählt ist, ist die Option verfügbar, den Artikel aus dem Gesundheitsplan zu verwenden, jedoch nicht standardmäßig ausgewählt. Beachten Sie Folgendes:
Wenn ein Bundle verwendet wird, das einen Gesundheitsplan-Artikel enthält, wird das Dialogfenster zum Auswählen, ob der Artikel aus dem Gesundheitsplan verwendet werden soll oder nicht, nicht angezeigt. Diese Einstellung steuert, ob der Artikel automatisch aus dem Gesundheitsplan verwendet wird oder nicht (funktioniert nur für nicht feste Preis-Bundles).
Wenn ein Artikel, der in einem Gesundheitsplan-Abonnement eines Patienten existiert, automatisch zu einer Konsultation hinzugefügt wird, z. B. über die Einstellung für den Besuchstyp, steuert diese Einstellung, ob der Artikel aus dem Gesundheitsplan übernommen wird oder nicht.
Send email notifications about failed recurring payments: Gilt, wenn Vetera Pay für die monatliche Abrechnung von Gesundheitsplänen verwendet wird.
Email body text for failed recurring payments: Sie können einen E-Mail-Text für fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlungen hinzufügen.
Einstellungen zur Einrichtung von wiederkehrenden Zahlungen mit Vetera Pay
Vetera Pay kann für die monatliche Abrechnung des Gesundheitsplans eines Kunden verwendet werden, wenn in den Abrechnungsdaten des Kunden eine Standard-Zahlungskarte gespeichert wurde.
Diese Einstellungen steuern, wie Vetera Pay mit fehlgeschlagenen wiederkehrenden Gesundheitsplan-Zahlungen umgeht.
Einstellungen > Organisation > Health plan:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Retry failed recurring payments automatically.
Fügen Sie in Maximum number of automatic retry attempts die maximale Anzahl der Versuche hinzu, wie oft Vetera Pay die Zahlung nach dem ersten fehlgeschlagenen Zahlungsversuch erneut versuchen soll.
Fügen Sie in Automatic retry attempt interval die Anzahl der Tage zwischen den Zahlungsversuchen hinzu.
Fügen Sie in Maximum number of automatic retry attempts before suspending plan die Anzahl der Versuche hinzu, die Vetera Pay unternimmt, bevor der Gesundheitsplan ausgesetzt wird. Wenn Sie hier keinen Wert hinzufügen, wird der Gesundheitsplan ausgesetzt, sobald die Anzahl der in Maximum number of automatic retry attempts hinzugefügten Versuche erreicht ist.
Einstellungen > Clinic location > Health plan:
Send email notifications about failed recurring payments: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden E-Mail-Benachrichtigungen an den Kunden gesendet, sobald eine wiederkehrende Zahlung mit Vetera Pay fehlschlägt.
Einstellungen zur Einrichtung wiederkehrender Zahlungen mit der Integration von Gravity Payments
Die Gravity Payments-Integration ist nur in den USA verfügbar.
Die Gravity Payments integration kann für die monatliche Abrechnung des Gesundheitsplans eines Kunden verwendet werden, wenn in den Abrechnungsdaten des Kunden eine Standard-Zahlungskarte gespeichert wurde.
So aktivieren Sie wiederkehrende Zahlungen mit der Gravity Payments-Integration:
Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Clinic location > Health plan (für die Funktion kann in dem health plan settings ein Custom term definiert worden sein)
Wählen Sie Allow gravity payment for recurring payment.
Einstellungen für Artikelgruppen und Rabatte, die in Gesundheitsplänen verwendet werden
Hinzufügen von Artikeln für die Abrechnung
Für die Abrechnung von Gesundheitsplänen werden zwei Leistungsartikel benötigt:
Artikel zur Kompensation der Kosten der Artikel, die der Kunde über das Gesundheitsplan-Abonnement nutzt
Artikel zur Berechnung der monatlichen Zahlung für den Gesundheitsplan
Zusätzlich kann ein Artikel für Stornogebühren für die Abrechnung der Stornogebühr verwendet werden. Dieser Artikel ist nicht notwendig, kann aber genutzt werden, um die Stornogebühr von anderen Gebühren zu unterscheiden.
So richten Sie die Abrechnungsartikel ein:
Gehen Sie zu Catalog > Items.
Wählen Sie Add item > Add procedure.
Fügen Sie einen beschreibenden Name für die Leistung hinzu, z. B. „Health plan item compensation“/„Health plan monthly payment“/„Health plan cancellation fee“. Es werden keine weiteren Informationen benötigt.
Wählen Sie Save.
Hinzufügen von Gesundheitsplan-Rabatten
Damit Sie Rabatte im Rahmen Ihrer Gesundheitspläne anbieten können, müssen Sie die Rabatte im Voraus einrichten, damit sie bei der Erstellung von Gesundheitsplänen verwendet werden können.
1. Fügen Sie einen Tag für Gesundheitsplan-Rabatte hinzu
Gehen Sie zu Einstellungen > Lists & Templates > Tags und wählen Sie Add.
Fügen Sie einen beschreibenden Tag Text hinzu, z. B. „Health Plan Discounts“, wählen Sie die Farben für den Tag-Text und den Hintergrund aus und fügen Sie den Klinikstandort hinzu, für den der Tag verfügbar sein soll.
Wenn ein Tag nur für Gesundheitspläne verwendet wird, wählen Sie unter Usable in die Option Patient und unter Used only for die Option Health Plans. Tags, die nur für Gesundheitspläne verwendet werden, werden automatisch für Patienten hinzugefügt, die ein Gesundheitsplan-Abonnement haben, das den Tag enthält. Diese Tags können nicht manuell hinzugefügt oder gelöscht werden.
Wählen Sie Save.
2. Erstellen Sie ein Rabattschema
Gehen Sie zu Einstellungen > Lists & Templates > Discounts und wählen Sie unter Discount schemes Add.
Fügen Sie einen beschreibenden Name für das Rabattschema hinzu, z. B. „Health Plan Discount“, sowie weitere relevante Einstellungen, z. B. den Rabattprozentsatz und die Artikel, auf die der Rabatt angewendet wird.
Wählen Sie unter To whom den Gesundheitsplan-Tag, den Sie in 1. Add a tag for health plan discounts erstellt haben.
Wählen Sie Save.
Hinzufügen von Artikelgruppen
Sie können Artikelgruppen nutzen, um eine Gruppe zusammengehöriger Artikel, z. B. Entwurmungsmittel, zu einem Gesundheitsplan hinzuzufügen. Anschließend kann aus den Optionen der Artikelgruppe der passende Artikel für den Patienten ausgewählt werden. Wenn Artikelgruppen bearbeitet werden, z. B. ein nicht mehr erhältliches Produkt durch ein anderes ersetzt wird, werden alle Gesundheitspläne und Gesundheitsplan-Abonnements, die die Artikelgruppe enthalten, automatisch aktualisiert.
Hinweis: Wenn ein Gesundheitsplan Artikelgruppen enthält, hängen die Gesamtkosten für Artikel und die Ersparnisse davon ab, welche Artikel aus den Artikelgruppen während des Abonnementzeitraums verwendet werden.
Gesundheitsplan-Artikelgruppen finden Sie in Einstellungen > Lists & Templates > Health plan unter Health plan item groups.
So fügen Sie eine Artikelgruppe hinzu:
Wählen Sie New. Die Seite Edit Health plan item group wird geöffnet.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Selectable for Health plan templates, damit die Artikelgruppe für die Nutzung in Gesundheitsplänen verfügbar ist.
Fügen Sie einen beschreibenden Item group name für die Artikelgruppe hinzu.
Wählen Sie die Item list, in der Sie nach Artikeln suchen möchten.
Fügen Sie unter Number of item uses die maximale Anzahl an Artikeln hinzu, die ein Abonnent aus der Artikelgruppe verwenden kann, z. B. drei Produkte aus einer Auswahl an Katzenfutterprodukten (oder dasselbe Produkt dreimal). Wenn Sie die Nutzung nicht begrenzen möchten, wählen Sie Unlimited uses.
Wählen Sie unter Item group estimated value aus, wie der Gesamtwert geschätzt werden soll:
Minimum: Berechnet den geschätzten Gesamtwert auf Basis des niedrigsten Preises der Artikel in der Gruppe und des Werts von Number of item uses.
Average: Berechnet den geschätzten Gesamtwert auf Basis des Durchschnittspreises der Artikel in der Gruppe und des Werts von Number of item uses.
Maximum: Berechnet den geschätzten Gesamtwert auf Basis des höchsten Preises der Artikel in der Gruppe und des Werts von Number of item uses.
Fixed value: Sie können manuell einen geschätzten Gesamtwert festlegen. Wenn Sie Unlimited uses ausgewählt haben, können Sie nur diese Option wählen und Ihren eigenen geschätzten Wert hinzufügen.
Fügen Sie unter Items die Artikel hinzu, die Sie in die Artikelgruppe aufnehmen möchten. Sie können nach Artikeln über das Suchfeld suchen oder die Artikel-Schaltflächen verwenden.
Nachdem Sie einen Artikel zur Liste hinzugefügt haben, wählen Sie die Stift-Schaltfläche am Ende der Zeile, um die Eigenschaften des Artikels zu bearbeiten:
Quantity: Fügen Sie die Menge hinzu, die ein Abonnent verwenden darf, z. B. drei Beutel Katzenfutter.
Price: Fügen Sie den Preis für den einzelnen Artikel hinzu, z. B. ein Beutel Futter.
Usable after subscription has ended: Manchmal möchte eine Klinik bestimmte Artikel für den Patienten verfügbar machen, auch wenn das Abonnement bereits abgelaufen ist. Wenn der Patient z. B. ein monatliches Medikament erhält, aber aus irgendeinem Grund einen Monat aussetzen musste, möchte die Klinik die verpasste Behandlung bereitstellen. In diesem Fall wählen Sie diese Option für die monatlichen Artikel und legen fest, wie viele Tage der Artikel nach Ablauf des Abonnements verwendet werden kann.
Wählen Sie Save.
Artikelgruppen bearbeiten und deaktivieren
In Einstellungen > Lists & Templates > Health plan unter Health plan item groups wählen Sie die Stift-Schaltfläche in der Zeile der Artikelgruppe aus, die Sie bearbeiten möchten.
Um eine Artikelgruppe zu deaktivieren, sodass sie nicht in Gesundheitsplänen verwendet werden kann, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Selectable for Health plan templates. Die Artikelgruppe wird archiviert. Um archivierte Artikelgruppen zu finden, verwenden Sie den Filter Archived in Einstellungen > Lists & Templates > Health plan unter Health plan item groups. Sie können archivierte Artikelgruppen bearbeiten und wieder aktivieren.