Kunden haben das Recht, verschiedene Anfragen zu den personenbezogenen Daten zu stellen, die Ihr Unternehmen erfasst und verarbeitet – häufig auf Grundlage der DSGVO. Zu diesen Anfragen können unter anderem das Recht auf Löschung (Vergessenwerden), die Berichtigung (Korrektur) und die Datenübertragbarkeit (Datenexport) gehören.

Dieser Artikel beschreibt die Vetera-Funktionen, mit denen Sie Anfragen von Kunden zu Kundendaten verwalten können.

Hinweis: In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Vetera-Funktionen verwenden können, die Ihnen dabei helfen, auf Anfragen von Kunden zu Kundendaten zu antworten. Dieser Inhalt dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar und ist auch kein umfassender Leitfaden zum Datenschutzrecht. Datenschutzanforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsgebiet und können sich ändern. Ihr Unternehmen ist verantwortlich für die eigenen Abläufe zur Erfassung, Verarbeitung und Speicherung sowie für die rechtliche Konformität und sollte bei Bedarf eine unabhängige Rechtsberatung einholen.

Ein Kunde hat unter bestimmten Umständen das Recht, die dauerhafte Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen. Tierarztpraxen müssen jedoch andere rechtliche Verpflichtungen einhalten, z. B. das Aufbewahren von Aufzeichnungen für eine festgelegte Anzahl von Jahren zur Ausgabe von Medikamenten oder zur finanziellen Konformität. Wenn eine Löschanfrage gestellt wird, sollte Ihr Unternehmen auf Grundlage seiner eigenen rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen festlegen, welche Teile der Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen und welche gelöscht werden können. Sie benötigen Administrator-Benutzerberechtigungen, um einen Kunden zu löschen.

Um einen Kunden dauerhaft zu löschen (wenn dies die rechtlichen Anforderungen erlauben), finden Sie unter Edit, Archive and Delete a Client eine detaillierte Anleitung.

Um die personenbezogenen Daten vieler inaktiver Kunden in einem Durchlauf zu entfernen, finden Sie unter Anonymize Inactive Client Data for GDPR Compliance.

Die Option Kunden löschen ist nicht verfügbar, wenn der Kunde aktive Konsultationen hat, ausstehende Verschuldung vorliegt oder wenn Konsultation- oder Rechnungendaten neuer sind als der von Ihrem Unternehmen festgelegte Aufbewahrungszeitraum.

Es wird eine neue Seite GDPR & data retention eingeführt, sodass sich je nach Organisation die Festlegung der Aufbewahrungszeiträume wie folgt richtet:

Die Feldnamen sind in beiden Fällen gleich: Aufbewahrungsfrist für Konsultationsdaten und Aufbewahrungsfrist für Rechnungsdaten.

Ein Kunde kann verlangen, dass seine personenbezogenen Daten korrigiert oder aktualisiert werden, z. B. wenn ein Nachname oder eine Adresse geändert werden soll.

Um die personenbezogenen Informationen eines Kunden zu aktualisieren, finden Sie unter Edit, Archive and Delete a Client weitere Informationen.

Praxen müssen transparent darüber sein, welche Daten sie erfassen und warum sie sie verarbeiten. In Vetera können Sie dokumentieren, dass Sie den Kunden hierüber informiert haben, sofern dies für Ihre Abläufe zur Datenerfassung erforderlich ist.

Benutzerdefinierte Felder

Um das Personal daran zu erinnern, neue Kunden über die Datenverarbeitung zu informieren, können Sie auf den Kundendetails ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, z. B. eine obligatorische Checkbox oder ein Textfeld. Dieses wird angezeigt, wenn Sie einen neuen Kunden registrieren. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Feldern finden Sie unter Create a Custom Field.

Formulare und E-Signatur

Sie können PDF and Word forms nutzen, um Ihren Kunden Informationen zur Datenerfassung oder Einwilligungsformulare bereitzustellen.

Online-Terminbuchung

Um Kunden darüber zu informieren, wie und warum private Informationen während der Online-Terminbuchung verarbeitet werden, fügen Sie die Informationen im Feld Information in den Einstellungen der Online-Terminbuchung hinzu: Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung.

Der Text im Information Field wird auf der Startseite der Online-Terminbuchungsoberfläche angezeigt. Hier können Sie Ihren Kunden wichtige Informationen zur Online-Terminbuchung bereitstellen, aber auch eine Nachricht aufnehmen, die Kunden für detaillierte Informationen zu relevanten Themen (z. B. DSGVO und Richtlinien zur Datenerfassung) zu passenden Ressourcen (z. B. Ihrer Webseite) weiterleitet.

Weitere Informationen finden Sie unter Overview of Online booking.

Wenn ein Kunde eine Kopie seiner Aufzeichnungen anfordert oder Sie bittet, seine Daten an einen anderen Anbieter zu übertragen, können Sie diese Informationen mit mehreren Tools in Vetera erstellen.

Vollständiger Export der Patientenhistorie und der Finanzdaten

Die umfassendste, patientenbezogene Aufzeichnung ist die vollständige Patientenhistorie, die Sie direkt per E-Mail an den Kunden senden können. Sie enthält alles, was in Vetera mit diesem Patienten zusammenhängt. Sie können außerdem alle zugehörigen Rechnungen und Quittungen (Finanzdaten) in dieselbe E-Mail aufnehmen. Diese Dokumente enthalten ebenfalls Informationen zum Kunden. Weitere Informationen finden Sie unter View, print and email patient history.

Kundendaten exportieren

Sie können eine Tabelle mit Kundendaten exportieren, die alle gespeicherten Details enthält, z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Postadresse. Sie können auch Informationen zu Kommunikationspräferenzen aufnehmen:

Es wird eine Liste aller Kunden erstellt, und Sie müssen die Informationen des spezifischen Kunden aus der Datei extrahieren.

Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigen Sie bestimmte Benutzerberechtigungen.

Sie können verwalten, wie Kunden externe Benutzermitteilungen erhalten (z. B. Marketing oder Newsletter), indem Sie Kommunikationspräferenzen erstellen. Das Personal in der Klinik muss die Kommunikationspräferenzen eines Kunden manuell anpassen, um die Einwilligung zu bestätigen und alle Kanäle zu deaktivieren, über die der Kunde keine Nachrichten erhalten möchte.

So aktivieren Sie die Einstellung für Kommunikationspräferenzen:

Weitere Informationen finden Sie unter Kommunikationspräferenzen einrichten.