Mit Conversations ist ein SMS-Kommunikationstool direkt in Vetera integriert, das Ihrer Klinik ein gemeinsames Postfach für die Kundenkommunikation bereitstellt. Nachrichten werden in Konversationen mit mehreren Nachrichten zusammengestellt und mit Kundenakten verknüpft, sodass Ihr Personal die Nachrichtenhistorie einsehen, eingehende Nachrichten priorisieren, Konversationen zuweisen und mit vollem Kontext antworten kann.
Mit Conversations können Sie:
SMS-Nachrichten mit Kunden senden und empfangen
Alle Kunden-SMS-Nachrichten in einem gemeinsamen Postfach anzeigen
Ungelesene Nachrichten und Updates in Echtzeit nachverfolgen
Benachrichtigungen in Echtzeit sowie Hinweise auf ungelesene Nachrichten anzeigen
Eingehende Nachrichten automatisch mit Kundenakten abgleichen
Den Status und die Priorität jeder Konversation festlegen
Konversationen Personalmitgliedern zuweisen
Bevor Sie beginnen
Sobald Conversations von Vetera konfiguriert wurde, müssen Administratoren den Benutzern die erforderlichen Berechtigungen erteilen, um Conversations nutzen zu können.
Wechseln Sie zu Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen > Conversations.
Wählen Sie die Kontrollkästchen Lesen und Schreiben aus.
Alle Benutzer, bei denen die Berechtigung für Gespräche aktiviert ist, können Conversations im Hauptmenü ansehen und nutzen.
Das Postfach für Gespräche öffnen
Das Conversations-Postfach zeigt alle SMS-Konversationen Ihrer Klinik. Um es zu öffnen, wählen Sie Conversations im Hauptmenü aus.
Das Postfach zeigt links eine Liste aller Konversationen. Jeder Eintrag enthält den Kundenname (oder die Telefonnummer für unbekannte Absender), eine Nachrichten-Vorschau, das Datum und die Priorität. Wählen Sie eine Konversation aus, um den vollständigen Nachrichtenverlauf rechts anzuzeigen.
Eine neue Konversation starten
Wählen Sie Conversations im Hauptmenü.
Wählen Sie die Stiftschaltfläche neben Alle Konversationen, um eine neue Nachricht zu verfassen.
Suchen Sie einen Kunden im Feld Empfänger. Die Suchergebnisse zeigen den Kundenname und die Telefonnummer.
Wählen Sie den Kunden aus, dem Sie schreiben möchten.
Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld am unteren Ende der Konversation ein.
Wählen Sie die Send button oder drücken Sie Eingeben auf Ihrer Tastatur.
Auf eine Konversation antworten
Wählen Sie eine Konversation aus der Liste im Postfach aus.
Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld am unteren Ende der Konversation ein.
Wählen Sie die Send-Schaltfläche oder drücken Sie Eingeben.
Konversationen filtern
Sie können Konversationen nach dem Zugeordneter Benutzer, Status und/oder Priorität filtern, um bestimmte Nachrichten in Ihrem Postfach zu finden.
Um Konversationen zu filtern, verwenden Sie die Dropdown-Menüs oben in der Liste der Konversationen:
Zugeordneter Benutzer: Filtern nach dem Benutzer, der der Konversation zugewiesen ist.
Status: Filtern nach Alle Status, Öffnen, oder Gelöst.
Priorität: Filtern nach Alle Priorität, niedrig, Normal, oder Hoch.
Den Status einer Konversation verwalten
Jede Konversation hat einen Status, der Ihnen hilft, Ihren Arbeitsablauf zu verfolgen. Eine Konversation kann Öffnen (aktiv) oder Gelöst (geschlossen) sein.
Um eine Konversation zu lösen, wählen Sie die Schaltfläche Resolve in der oberen rechten Ecke der Konversation.
Um eine gelöste Konversation wieder zu öffnen, wählen Sie die Schaltfläche Reopen in der oberen rechten Ecke der Konversation.
Konversationspriorität festlegen
Sie können eine Priorität festlegen, um Konversationen für die Bearbeitung zu priorisieren. Die verfügbaren Prioritätsstufen sind niedrig, Normal und Hoch.
Um die Priorität zu ändern, wählen Sie die Prioritätskennzeichnung in der Kopfzeile der Konversation und wählen Sie eine Stufe aus dem Dropdown.
Eine Konversation zuweisen
Sie können eine Konversation sich selbst oder einem anderen Personalmitglied zuweisen, um die Diskussion fortzusetzen.
Um eine Konversation zuzuweisen, wählen Sie die Kennzeichnung Unassigned in der Kopfzeile der Konversation. Ein Dropdown erscheint mit einer Liste der Personalmitglieder.
Wählen Sie einen Namen aus, um die Konversation zuzuweisen, oder wählen Sie Unassign, um die Zuweisung zu entfernen.
Ungelesene Nachrichten und Benachrichtigungen in Echtzeit anzeigen
Neue eingehende Nachrichten werden automatisch im Conversations-Postfach angezeigt. Konversationen mit ungelesenen Nachrichten zeigen in der Konversationsliste einen Hinweis auf eine ungelesene Nachricht, damit Ihr Personal Nachrichten, die Aufmerksamkeit erfordern, schnell erkennen kann.
Automatischer Kundenabgleich
Eingehende SMS-Nachrichten werden automatisch mit Kundenakten abgeglichen, wenn dies möglich ist. So kann das Personal die vollständige Konversation im richtigen Kundenkontext ansehen. Wenn eine Telefonnummer nicht mit einem Kunden abgeglichen werden kann, wird die Konversation dennoch im Postfach angezeigt, und zwar mit der Telefonnummer des Absenders.