Konversationen ist ein SMS-Nachrichten-Tool, das in Vetera integriert ist und Ihrer Klinik ein gemeinsames Postfach für die Kundenkommunikation bietet. Nachrichten sind in Konversationen nach Themen (Thread) organisiert, die mit den Kundenaufzeichnungen verknüpft sind. So kann Ihr Personal die Nachrichtenhistorie einsehen, eingehende Nachrichten priorisieren (triagieren), Konversationen zuweisen und mit vollem Kontext antworten.
Mit Konversationen können Sie:
SMS-Nachrichten mit Kunden senden und empfangen
Alle SMS-Nachrichten der Kunden in einem gemeinsamen Postfach anzeigen
Ungelesene Nachrichten und Updates in Echtzeit verfolgen
Benachrichtigungen in Echtzeit und Kennzeichnungen für ungelesene Nachrichten anzeigen
Eingehende Nachrichten automatisch mit Kundenaufzeichnungen verknüpfen
Den Status und die Priorität jeder Konversation festlegen
Konversationen an Personalmitglieder zuweisen
Bevor Sie beginnen
Nachdem Konversationen von Vetera konfiguriert wurden, müssen Administratoren den Benutzern die erforderlichen Berechtigungen geben, um Konversationen zu verwenden.
Wählen Sie den Klinikstandort Name oben links aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen > Konversationen.
Wählen Sie die Kontrollkästchen Lesen und Schreiben.
Alle Benutzer, bei denen die Berechtigung für Konversationen aktiviert ist, können Konversationen über das Hauptmenü ansehen und verwenden.
Postfach „Konversationen“ öffnen
Das Postfach „Konversationen“ zeigt alle SMS-Konversationen Ihrer Klinik. Um es zu öffnen, wählen Sie Konversationen im Hauptmenü.
Das Postfach zeigt links eine Liste aller Konversationen. Jeder Eintrag zeigt den Kundenname (oder die Telefonnummer bei unbekannten Absendern), eine Vorschau der Nachricht, das Datum und die Prioritätsstufe. Wählen Sie eine Konversation aus, um den vollständigen Nachrichten-Thread rechts anzuzeigen.
Eine neue Konversation starten
Wählen Sie Konversationen im Hauptmenü.
Wählen Sie die Stiftschaltfläche neben Alle Konversationen, um eine neue Nachricht zu verfassen.
Suchen Sie einen Kunden im Panel Empfänger. Die Suchergebnisse zeigen den Kundenname und die Telefonnummer.
Wählen Sie den Kunden aus, den Sie anschreiben möchten.
Geben Sie Ihre Nachricht im Textfeld unten in der Konversation ein.
Wählen Sie die Schaltfläche Senden oder drücken Sie Enter auf Ihrer Tastatur.
Auf eine Konversation antworten
Wählen Sie eine Konversation aus der Liste im Postfach.
Geben Sie Ihre Nachricht im Textfeld unten in der Konversation ein.
Wählen Sie die Schaltfläche Senden oder drücken Sie Enter.
Konversationen filtern
Sie können Konversationen nach dem Zugeordneter Benutzer, dem Status und/oder der Priorität filtern, um bestimmte Nachrichten in Ihrem Postfach zu finden.
Um Konversationen zu filtern, verwenden Sie die Dropdown-Menüs oben in der Liste der Konversationen:
Zugeordneter Benutzer: Filtern nach dem Benutzer, der der Konversation zugewiesen ist.
Status: Filtern nach All status, Open oder Resolved.
Priorität: Filtern nach All priority, Low, Normal oder High.
Status von Konversationen verwalten
Jede Konversation hat einen Status, damit Sie Ihren Arbeitsablauf nachvollziehen können. Eine Konversation kann Open (active) oder Resolved (closed) sein.
Um eine Konversation zu lösen, wählen Sie die Schaltfläche Lösen in der oberen rechten Ecke der Konversation.
Um eine gelöste Konversation wieder zu öffnen, wählen Sie die Schaltfläche Wieder öffnen in der oberen rechten Ecke der Konversation.
Priorität der Konversation festlegen
Sie können eine Prioritätsstufe festlegen, um Konversationen zu triagieren. Verfügbare Prioritätsstufen sind Low, Normal und High.
Um die Priorität zu ändern, wählen Sie die Kennzeichnung der Priorität in der Kopfzeile der Konversation und wählen Sie dann eine Stufe aus dem Dropdown.
Eine Konversation zuweisen
Sie können eine Konversation sich selbst oder einem anderen Personalmitglied zuweisen, um die Diskussion fortzusetzen.
Um eine Konversation zuzuweisen, wählen Sie die Kennzeichnung Nicht zugewiesen in der Kopfzeile der Konversation. Ein Dropdown erscheint mit einer Liste der Personalmitglieder.
Wählen Sie einen Namen aus, um die Konversation zuzuweisen, oder wählen Sie Entfernen, um die Zuweisung zu entfernen.
Ungelesene Nachrichten und Benachrichtigungen in Echtzeit anzeigen
Neue eingehende Nachrichten erscheinen automatisch im Postfach „Konversationen“. Konversationen mit ungelesenen Nachrichten zeigen eine Kennzeichnung für ungelesen in der Liste der Konversationen, damit Ihr Personal Nachrichten, die Aufmerksamkeit erfordern, schnell erkennen kann.
Automatische Kundenverknüpfung
Eingehende SMS-Nachrichten werden automatisch mit Kundenaufzeichnungen verknüpft, wenn dies möglich ist. Dadurch kann Ihr Personal die vollständige Konversation im richtigen Kundenkontext anzeigen. Wenn eine Telefonnummer nicht mit einem Kunden übereinstimmend verknüpft werden kann, wird die Konversation dennoch im Postfach angezeigt, und zwar anhand der Telefonnummer des Absenders.