Konversationen ist ein in Vetera integriertes SMS-Tool, das Ihrer Klinik eine gemeinsame Mailbox für die Kundenkommunikation bietet. Nachrichten werden in thematisch geordneten Konversationen zusammengefasst und mit Kundendatensätzen verlinkt. So kann Ihr Personal die Nachrichtenhistorie einsehen, eingehende Nachrichten bearbeiten, Konversationen zuweisen und mit vollständigem Kontext antworten.
Mit Konversationen können Sie:
SMS-Nachrichten mit Kunden senden und empfangen
Alle SMS-Nachrichten von Kunden in einer gemeinsamen Mailbox anzeigen
Ungelesene Nachrichten und Aktualisierungen in Echtzeit verfolgen
Benachrichtigungen in Echtzeit und Kennzeichnungen für ungelesene Nachrichten anzeigen
Eingehende Nachrichten automatisch Kundendatensätzen zuordnen
Den Status und die Priorität jeder Konversation einstellen
Konversationen Personalmitgliedern zuweisen
Vorbereitung
Nachdem Vetera Konversationen konfiguriert hat, müssen Administratoren Benutzern die erforderlichen Zulassungen für die Verwendung von Konversationen erteilen.
Wählen Sie oben Links den Klinikstandort Name und gehen Sie dann zu Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen > Konversationen.
Wählen Sie die Kontrollkästchen Lesen und Schreiben.
Alle Benutzer mit aktivierter Berechtigung für Konversationen können Konversationen im linken Seitenfeld anzeigen und verwenden.
Posteingang für Konversationen öffnen
Der Posteingang für Konversationen zeigt alle SMS-Konversationen Ihrer Klinik. Wählen Sie zum Öffnen Konversationen im linken Seitenfeld.
Links im Posteingang wird eine Liste aller Konversationen angezeigt. Jeder Eintrag enthält den Kundennamen (oder bei unbekannten Absendern die Telefonnummer), eine Nachrichtenvorschau, das Datum und die Prioritätsebene. Wählen Sie eine Konversation, um den vollständigen Nachrichtenverlauf Rechts anzuzeigen.
Eine neue Konversation starten
Wählen Sie Konversationen im linken Seitenfeld.
Wählen Sie die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol neben Alle Konversationen, um eine neue Nachricht zu verfassen.
Suchen Sie im Feld Empfänger nach einem Kunden. Die Suchergebnisse zeigen den Kundennamen und die Telefonnummer.
Wählen Sie den Kunden aus, dem Sie eine Nachricht senden möchten.
Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld am unteren Rand der Konversation ein.
Wählen Sie die Schaltfläche Senden Sie oder drücken Sie auf Ihrer Tastatur Eingeben.
Auf eine Konversation antworten
Wählen Sie eine Konversation aus der Posteingangsliste.
Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld am unteren Rand der Konversation ein.
Wählen Sie die Schaltfläche Senden Sie oder drücken Sie Eingeben.
Konversationen filtern
Sie können Konversationen nach dem Zugeordneter Benutzer, dem Status und/oder der Priorität filtern, um bestimmte Nachrichten in Ihrem Posteingang zu finden.
Verwenden Sie zum Filtern von Konversationen die Dropdown-Listen oben in der Konversationsliste:
Zugeordneter Benutzer: Filtern nach dem Benutzer, der der Konversation zugewiesen ist.
Status: Filtern nach Alle Status, Öffnen Sie oder Gelöst.
Priorität: Filtern nach Alle Priorität, niedrig, Normal oder Hoch.
Konversationsstatus verwalten
Jede Konversation hat einen Status, mit dem Sie Ihren Arbeitsablauf verfolgen können. Eine Konversation kann Öffnen Sie (aktiv) oder Gelöst (Geschlossen) sein.
Eine Konversation lösen Sie über die Schaltfläche Lösen Sie auf. oben Rechts in der Konversation.
Eine gelöste Konversation öffnen Sie erneut über die Schaltfläche Erneut öffnen oben Rechts in der Konversation.
Konversationspriorität einstellen
Sie können eine Prioritätsebene einstellen, um Konversationen zu bearbeiten. Die verfügbaren Prioritätsebenen sind niedrig, Normal und Hoch.
Wählen Sie zum Ändern der Priorität die Prioritätskennzeichnung in der Kopfzeile der Konversation und Wählen Sie eine Ebene aus der Dropdown-Liste.
Eine Konversation zuweisen
Sie können eine Konversation sich selbst oder einem anderen Personalmitglied zuweisen, um die Diskussion weiterzuführen.
Wählen Sie zum Zuweisen einer Konversation die Kennzeichnung Nicht zugewiesen in der Kopfzeile der Konversation. Eine Dropdown-Liste mit einer Liste von Personalmitgliedern wird angezeigt.
Wählen Sie einen Namen, um die Konversation zuzuweisen, oder wählen Sie Zuweisung aufheben, um die Zuweisung zu löschen.
Ungelesene Nachrichten und Benachrichtigungen in Echtzeit anzeigen
Neue eingehende Nachrichten werden automatisch im Posteingang für Konversationen angezeigt. Konversationen mit ungelesenen Nachrichten enthalten in der Konversationsliste eine Kennzeichnung für ungelesene Nachrichten, damit das Personal Nachrichten, die Aufmerksamkeit erfordern, schnell erkennen kann.
Automatischer Kundenabgleich
Eingehende SMS-Nachrichten werden, sofern möglich, automatisch Kundendatensätzen zugeordnet. So kann das Personal die vollständige Konversation im richtigen Kundenkontext anzeigen. Wenn eine Telefonnummer keinem Kunden zugeordnet werden kann, wird die Konversation weiterhin mit der Telefonnummer des Absenders im Posteingang angezeigt.