Der Konsultationsbericht gibt einen Überblick über die Konsultationen in Ihrer Klinik. Er zeigt, wie lange Kunden warten, wie lange Konsultationen dauern, welchen Umsatz sie erzielen und wie viele Kunden zum ersten Mal kommen. Der Bericht fasst die Zahlen für Sie zusammen. Sie müssen die Daten also nicht exportieren und in einer Tabelle neu aufbereiten. Er ersetzt den alten Bericht „Anzahl der Konsultationen“. Sie finden ihn unter Berichterstattung > Berichte > Konsultationen.
Öffnen Sie den Konsultationsbericht
Sie benötigen die Berechtigung Leistungsberichte für die Praxis in der Berechtigungsgruppe Berichterstattung. Die Rollen „Admin“, „Manager“ und „Berichte“ verfügen standardmäßig über diese Berechtigung. Wenn der Bericht nicht angezeigt wird, bitten Sie Ihre Praxisverwaltung, Ihre Berechtigungen zu prüfen. Weitere Einstellungen sind nicht erforderlich.
So öffnen Sie den Bericht:
Wählen Sie im linken Seitenmenü Berichterstattung > Berichte.
Wählen Sie in der Berichtsliste Konsultationen.
Der Bericht wird auf der Registerkarte Konsultationen geöffnet.
Der Bericht hat drei Registerkarten:
Konsultationen zeigt den Bericht.
Geplant listet Ihre geplanten Exporte auf.
Geteilt listet die per E-Mail gesendeten Berichte auf.
Zeitpunkte der Datenaktualisierung
Der Bericht greift nicht auf Live-Daten zu den Konsultationen zu. Die Daten werden zweimal täglich aktualisiert. Die Aktualisierungszeiten werden oben rechts im Bericht angezeigt. Konsultationen, die nach der letzten Aktualisierung erfasst wurden, erscheinen nach der nächsten Aktualisierung. Aktuelle Vorgänge sehen Sie im Kalender und in den Konsultationslisten.
Die Kennzahlen im Überblick
Über der Tabelle werden sieben Werte angezeigt. Sie werden bei jeder Änderung der Filter neu berechnet.
Kennzahl | Bedeutung |
Konsultationen insgesamt | Anzahl der Konsultationen, die den Filtern entsprechen |
Median der Wartezeit | Mittlere Wartezeit zwischen dem Einchecken und dem Beginn |
Mediane Dauer | Mittlere Dauer einer Konsultation |
Mediane Gesamtdauer | Mittlere Zeit vom Einchecken bis zur Entlassung |
Gesamtumsatz | Bruttorechnungsbetrag der passenden Konsultationen |
Durchschnittlicher Umsatz | Bruttorechnungsbetrag pro Konsultation |
Anteil Erstkunden | Anteil der Konsultationen mit einem Erstkunden |
Hinweis: Die drei Zeitangaben sind Mediane, keine Durchschnittswerte. Einige wochenlang offen gelassene Konsultationen würden den Durchschnitt stark von einem typischen Tag abweichen lassen. Der Median bleibt repräsentativ.
Um die Werte für die einzelnen Tierärzte zu sehen, setzen Sie Gruppiere nach auf Tierarzt. Der Anteil wiederkehrender Kunden entspricht 100 % abzüglich des Anteils der Erstkunden.
Mit einer gespeicherten Ansicht beginnen
Der Bericht enthält sechs Ansichten. Jede Ansicht besteht aus einer Gruppe von Filtern, die Sie sonst manuell einrichten müssten.
Ansicht | Inhalt |
Standard | Konsultationen der letzten 30 Tage |
Erstkunden (letzte 30 Tage) | Nur Erstkunden, gruppiert nach Tierarzt |
Lange Wartezeiten | Wartezeiten über 20 Minuten, längste zuerst |
Umsatz nach Abteilung (letzte 30 Tage) | Letzte 30 Tage, gruppiert nach Abteilung |
Nicht abgerechnete Konsultationen | Konsultationen ohne Rechnung, neueste zuerst |
Konsultationen von heute | Konsultationen mit heutigem Datum |
Um eine eigene Version einer Ansicht zu speichern, ändern Sie die Filter und wählen Sie am rechten Ende der Ansicht-Registerkarten Ansicht speichern. Um eine neue Ansicht zu erstellen, wählen Sie am Ende der Registerkarten +.
Gruppieren und Spalten auswählen
Wählen Sie Anzeige, die erste Schaltfläche in der Symbolleiste über der Tabelle. Sie enthält zwei Bedienelemente:
Gruppiere nach fasst die Liste zu Summen zusammen, zum Beispiel nach Tierarzt oder Abteilung. Standardmäßig ist Keine eingestellt.
Spalten verwalten ermöglicht die Suche in der Spaltenliste sowie das Ein- und Ausblenden einzelner Spalten.
Vier nützliche Spalten sind zunächst ausgeblendet. Aktivieren Sie sie unter Spalten verwalten:
Gesamtdauer
Entladezeit
Entlassen.
Gezahlter Betrag
Bericht filtern
Standardmäßig zeigt der Bericht Konsultationen der letzten 30 Tage. Dafür ist der Filter Konsultationsdatum ist Letzten 30 Tage eingestellt. Wählen Sie + Filter hinzufügen, um einen Filter hinzuzufügen, oder Filter zurücksetzen, um alle Filter zu löschen.
Folgende Filter sind verfügbar:
Datum der Konsultation
Abteilung
Tierarzt
Status der Konsultation
Patiententyp
Kundentyp
Erstkunde
Besuchstyp
Zahlungsstatus
Hat Rechnung
Beschwerde
Besuchstyp
Wartezeit über (Min.)
Bericht planen
Sie können den Bericht regelmäßig senden lassen, anstatt ihn manuell zu exportieren. So planen Sie den Bericht:
Wählen Sie oben rechts Zeitplan.
Legen Sie Startdatum und Zeit fest. Ihre Zeitzone wird unter der Zeit angezeigt.
Wählen Sie eine Häufigkeit.
Wählen Sie unter Exportformat die Option CSV-Datei oder XLSX-Tabelle.
Damit die eingestellten Filter verwendet werden, lassen Sie Filter auf den Bericht anwenden ausgewählt. Die Anzahl der angewendeten Filter wird darunter angezeigt.
Prüfen Sie das Feld Überprüfung. Dort wird der Zeitplan in verständlicher Sprache sowie die nächsten drei Versandtermine angezeigt.
Wählen Sie Zeitplan erstellen.
Der Zeitplan wird auf der Registerkarte Geplant angezeigt. Dort können Sie nach Zeitplänen suchen und sie nach Aktive oder Pausiert filtern.
Bericht exportieren und teilen
Um den Bericht mit den aktuellen Filtern herunterzuladen, wählen Sie oben rechts Exportieren.
Um den Bericht per E-Mail zu senden, wählen Sie oben rechts Teilen Sie. Ihre gesendeten Berichte finden Sie auf der Registerkarte Geteilt. Dort können Sie nach E-Mail-Adresse suchen und nach Gesendet, Ausstehend oder Fehlgeschlagen filtern.
So werden Konsultationszeiten berechnet
Alle Zeitangaben basieren auf vier für die Konsultation erfassten Zeitpunkten: Eingecheckt, Begonnen, Fertig und Entlassen. Jede Zeitangabe entspricht dem Zeitraum zwischen zwei dieser Zeitpunkte.
Wert | Von | An |
Wartezeit | Eingecheckt | Begonnen |
Dauer | Begonnen | Fertig |
Entladezeit | Fertig | Entlassen. |
Gesamtdauer | Eingecheckt | Entlassen. |
Hinweis: Wenn einer der beiden Zeitpunkte fehlt, bleibt die Zeitangabe leer. Bei spontanen und telefonischen Konsultationen wird häufig weder eingecheckt noch der Beginn erfasst. Ihre Wartezeit bleibt deshalb leer, statt als null angezeigt zu werden. Wenn Ihre Klinik Patienten nicht eincheckt, bleibt die Wartezeit für alle Konsultationen leer. Das liegt an der Erfassung der Konsultationen und ist kein Fehler im Bericht.
Umsatzwerte sind Bruttobeträge
Gesamtumsatz und durchschnittlicher Umsatz zeigen den Bruttorechnungsbetrag, der mit der Konsultation verknüpft ist – unabhängig vom Zahlungsstatus. Rabatte und Stornorechnungen werden nicht abgezogen. Ein Umsatzwert bedeutet nicht, dass die Konsultation bezahlt wurde. Um die Liste nach Zahlungsstatus einzuschränken, fügen Sie den Filter Zahlungsstatus hinzu.
So werden Erstkunden gezählt
Ein Erstkunde ist ein Kunde, zu dem zum Zeitpunkt der Konsultation keine frühere Konsultation erfasst ist. Es zählt nur die Besuchshistorie. Ein Kunde, der Produkte gekauft, aber noch nie eine Konsultation gehabt hat, gilt daher weiterhin als Erstkunde. Wenn Ihre Klinik zu Vetera migriert ist, reicht die Historie nur so weit zurück wie die migrierten Konsultationsdaten.
Was der Bericht nicht anzeigt
Der Konsultationsbericht zeigt Folgendes nicht an:
Diagnosen oder Behandlungsergebnisse
Live-Daten, da die Werte zu den Aktualisierungszeiten erneuert werden
wie ein Termin gebucht wurde
Verknüpfungen zwischen einer Konsultation und Folgebesuchen
Zum alten Bericht zurückwechseln
Der alte Bericht „Anzahl der Konsultationen“ ist weiterhin verfügbar. Um ihn zu öffnen, wählen Sie oben rechts im Konsultationsbericht die Schaltfläche mit den drei Punkten (⋯) und anschließend Zum alten Bericht wechseln.