Sie können Schichten auf der Kalender > Schichten-Seite erstellen, bearbeiten, kopieren und löschen. Die Verwendung von Schichten wird empfohlen, da dies die Planung von Terminen und die Zuweisung der Verfügbarkeit von Mitarbeitern erleichtert. Sie können die Schichttypen nach Bedarf erstellen und anpassen.
Einrichten
Anmerkung
Überprüfen Sie die folgenden Einstellungen, bevor Sie Schichten erstellen.
Schichttypen
Einstellungen > Klinikstandort > Schichttypen
Schichttypen definieren die Art der Schicht und ob die Schicht für die Onlinebuchung verfügbar ist oder ob es sich um eine ganztägige Veranstaltung handelt.
Um einen neuen Schichttyp zu erstellen, wählen Sie Hinzufügen. Um einen bestehenden Schichttyp zu bearbeiten, wählen Sie das Stiftsymbol in der Zeile des Schichttyps aus.
Sie können das Verhalten und die Interaktion des Schichttyps mit anderen Funktionen mithilfe der verfügbaren Optionen anpassen.
Termine: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, ist die Schicht im Terminkalender sichtbar und Termine können für die Schicht geplant werden.
Online-Buchung: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie möchten, dass die Schicht für die Onlinebuchung verfügbar ist.
Ganztägig: Sie können diese Einstellung für eine Schicht verwenden, die zur Planung der Geschäftszeiten verwendet wird. Zum Beispiel kann eine ganztägige Schicht für einen Feiertag genutzt werden, an dem die Klinik den ganzen Tag geschlossen ist. Sie können diesen Schichttyp auch für kürzere Zeiträume bei der Planung verwenden.
Grundtypen: Diese Einstellung wird mit der Onlinebuchung verwendet und zeigt den Kunden die verfügbaren Schichten. Zum Beispiel, wenn ein Kunde einen Grund für einen Besuch auswählt, erscheinen nur Schichten, die diesen Grundtyp gesetzt haben, als verfügbar für die Buchung eines Termins.
Vorhandene Schichten aktualisieren: Wenn Sie eine vorhandene Schicht aktualisieren, wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie die Änderungen an bereits geplanten Schichten aktualisieren möchten.
Sie können auch Schichtvorlagen erstellen, indem Sie mehrere Schichttypen zu einer Vorlage hinzufügen. Dies hilft, die Planung auf einem detaillierteren Niveau zu gestalten. Erfahren Sie mehr über Schichtvorlagen.
Standardtermine
Mit Standardterminen können Sie einen Standard-Terminblock in der Schichtplanung erstellen, solange die Planungszeit mit der definierten Standardterminzeit übereinstimmt.
Wählen Sie Standardtermin.
Definieren Sie die Start- und Endzeiten.
Fügen Sie den Grund (Freitext) für den Termin hinzu.
Wählen Sie, falls erforderlich, einen Grundtyp aus.
Wählen Sie Speichern.
Im Folgenden ist ein Beispiel dafür, wie eine Schicht mit einem Standardtermin im Kalender aussehen wird. Sie können den Standardtermin an eine andere Zeit verschieben und ziehen oder ihn für einen Tag absagen, wenn nötig. Sie können auch mehrere Standardtermine für einen Schichttyp erstellen.
Stationen
Wenn Sie Unterkliniken (Stationen) bei der Planung von Terminen verwenden möchten, müssen Sie Ihre Stationen in den Einstellungen hinzufügen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Stationen und wählen Sie Hinzufügen. Fügen Sie der Station einen Code hinzu, der leicht zu erkennen ist. Um eine vorhandene Station zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie die Stift- oder Mülleimer-Schaltfläche in der Zeile der Station aus.
Teams
Wenn Sie bei der Planung von Terminen Mitarbeiterteams verwenden möchten, müssen Sie Ihre Teams in den Einstellungen hinzufügen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Teams und wählen Sie Hinzufügen. Fügen Sie dem Team einen Code hinzu, der leicht zu erkennen ist. Um ein vorhandenes Team zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie die Stift- oder Mülleimer-Schaltfläche in der Zeile des Teams aus.
Sie können ein Team einer bestimmten Station zuweisen oder es als unabhängiges Team hinzufügen.
Sonstige Einstellungen
Einstellungen > Klinikstandort > Kalender & Terminplanung
Wochenenden im Kalender: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie möchten, dass Wochenendtage im Kalender angezeigt werden.
Erster Wochentag: Wählen Sie aus, welcher Wochentag als erster Wochentag im Kalender angezeigt wird.
Größe der Kalenderfenster: Mit dieser Einstellung können Sie die Zeitdauer jedes Kalenderfensters festlegen. Das Fenster kann zwischen 5 Minuten und 60 Minuten liegen.
Erste Stunde des Tages und Letzte Stunde des Tages: Mit diesen Einstellungen können Sie Ihre Geschäftszeiten festlegen, die im Kalender angezeigt werden.
Schichtzeiten und -typen im Kalender anzeigen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Schichtzeiten und -typen im Terminkalender anzeigen möchten.
Benutzerprofil-Optionen
Jeder Benutzer kann im Abschnitt Kalender-Feeds seiner eigenen Profileinstellungen festlegen, ob er Termin- und Schichtkalender-Feeds nutzen möchte. Diese Optionen ermöglichen es Ihnen, Ihre bevorstehenden Ereignisse von jedem Gerät aus zu sehen. Die Feeds werden im iCalendar-Format exportiert, das von allen großen Kalenderanbietern wie Google Kalender, Outlook und iCal unterstützt wird.
Im Abschnitt Persönliche Daten können Benutzer auch Verhindern, dass Termine außerhalb von Schichten geplant werden auswählen, um zu verhindern, dass Termine außerhalb ihrer geplanten Schichten geplant werden.
Mitarbeiter- oder Ressourcenschichten planen
Gehen Sie zu Kalender > Schichten und wählen Sie die Registerkarte Schichttypen aus.
Wählen Sie aus den Optionen Planung für aus, ob Sie eine Schicht für einen Benutzer oder eine Ressource planen möchten und wählen Sie dann den Benutzer oder die Ressource im Feld aus.
Wählen Sie eine Station, wenn Sie die Schicht für eine bestimmte Station planen möchten. Wenn Sie eine Station auswählen, können Sie auch ein Team auswählen, falls erforderlich.
Wählen Sie den Schichttyp aus den verfügbaren Optionen aus.
Wählen Sie die Zeitdauer für die Schicht aus.
Wählen Sie alle zusätzlichen Optionen aus, die Sie verwenden möchten, wie z. B., ob die Schicht für die Onlinebuchung verfügbar ist oder ob es sich um eine ganztägige Schicht handelt. Dies wird vorausgefüllt, wenn es in den Schichteinstellungen eingerichtet wurde. Sie können auch eine Pause zur Zeitdauer der Schicht hinzufügen oder die Schicht in kleinere Zeitfenster aufteilen, indem Sie die Option Dauer des Zeitfensters verwenden.
Um die Schicht einzuplanen, klicken Sie irgendwo in die Spalte des Tages. Wenn es Schichtkonflikte gibt, wird eine Warnung angezeigt.
Sie können die Optionen auf der linken Seite der Kalenderansicht verwenden, um auszuwählen, was Sie anzeigen möchten und wie. Beachten Sie, dass selbst wenn Sie in anderen Bereichen Mitarbeiter abgewählt haben, diese Optionen bestimmen, welche Spalten angezeigt werden. Zum Beispiel, um nur den Mitarbeiter zu sehen, für den Sie gerade planen, wählen Sie nur diesen Mitarbeiter aus den Mitarbeiteroptionen aus. Wenn Alle Klinikstandorte-Schichten ausgewählt sind, können mehrere Benutzer oder Ressourcen sichtbar sein. Wenn Sie nicht sehen, was Sie erwarten, überprüfen Sie die Optionen auf der linken Seite nochmals und passen Sie sie an.
Schichten bearbeiten oder löschen
Um eine geplante Schicht zu bearbeiten und zu aktualisieren, wählen Sie die Schicht im Schichtkalender aus. Sie können das Schichtdatum, die Start- und Endzeiten, die Station und das Team bearbeiten und die Grundtypen definieren und bearbeiten, die während der Schicht für die Onlinebuchung verfügbar sind. Sie können die Schicht auch löschen, falls erforderlich.
Wenn während der ausgewählten Schicht derzeit Termine geplant sind, werden diese unten angezeigt, wie im folgenden Bild gezeigt. Wenn Sie eine Mitarbeiterschicht aktualisieren müssen, was erfordert, dass Sie aktuelle Termine neu planen, können Sie die Schaltfläche Termine verschieben verwenden, um geplante Termine von der aktuellen Mitarbeiterschicht in eine andere zu verschieben.
Mehrere Schichten löschen
Wählen Sie Schichten löschen unter dem Schichtkalender aus.
Wählen Sie die Benutzer und/oder Ressourcen aus, deren Schichten Sie löschen möchten.
Wählen Sie die Start- und Enddaten sowie Uhrzeiten aus, von denen Sie alle Schichten entfernen möchten. Schichten, die gelöscht werden sollen und Schichten, die nicht gelöscht werden können werden unten angezeigt. Schichten, die bereits mit Terminen geplant sind, können nicht gelöscht werden. Siehe oben, wie die Termine verschoben werden.
Wählen Sie Löschen.
Schichten kopieren
Sie können Schichten auf mehrere Tage oder Wochen kopieren.
Wählen Sie Schichten kopieren. Ein Dialogfeld öffnet sich.
Wählen Sie im Feld Von diesem Datum, das Anfangsdatum aus, von dem die Schichten kopiert werden, und im Feld Bis zu diesem Datum das Enddatum.
Wählen Sie im Feld Start den Kopiervorgang hier das Anfangsdatum für die Planung der kopierten Schichten aus.
Geben Sie im Feld Wiederholungsanzahl die Anzahl der Male an, die die ausgewählten Schichten im Kalender hinzugefügt werden sollen.
Wählen Sie den Benutzer und/oder die Ressourcen aus, auf die die Schichten kopiert werden sollen.
Wählen Sie die Benutzer aus, für die die Schichten kopiert werden sollen.
Wählen Sie Speichern.