Sie können Schichten auf der Zeitplanung > Schichten-Seite erstellen, bearbeiten, kopieren und löschen. Die Verwendung von Schichten wird empfohlen, da dadurch die Terminplanung und die Zuordnung der Verfügbarkeit des Personals einfacher wird. Sie können nach Bedarf Schichttypen erstellen und anpassen.
Einrichtung
Prüfen Sie diese Einstellungen, bevor Sie Schichten erstellen.
Wählen Sie in der oberen linken Ecke der linken Seitenleiste den Button mit dem Namen Ihrer Klinik aus, um den Klinikstandort-Wechsel zu öffnen, und wählen Sie dann Einstellungen aus der Liste. Das funktioniert, unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen einen Klinikstandort oder mehrere hat. Beachten Sie, dass Einstellungen nur für Benutzer sichtbar ist, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Wenn Sie Einstellungen nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Praxisadministrator, um Ihren Zugriff zu prüfen.
Schichttypen
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Schichttypen.
Schichttypen bestimmen den Charakter der Schicht und ob die Schicht für die Online-Terminbuchung verfügbar ist oder ob es sich um ein Ganztagesereignis handelt.
Um einen neuen Schichttyp zu erstellen, wählen Sie hinzufügen. Um einen vorhandenen Schichttyp zu bearbeiten, wählen Sie den Stift-Button in der Zeile des Schichttyps.
Sie können das Verhalten des Schichttyps und die Interaktion mit anderen Funktionen über die verfügbaren Optionen anpassen.
Termine: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, ist die Schicht im Terminkalender sichtbar und für die Schicht können Termine geplant werden.
Online-Terminbuchung: Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Schicht für die Online-Terminbuchung verfügbar sein soll.
Den ganzen Tag: Sie können diese Einstellung für eine Schicht verwenden, die zur Planung von Geschäftszeiten genutzt wird. Beispielsweise kann eine Ganztages-Schicht für einen Feiertag verwendet werden, wenn die Klinik den ganzen Tag geschlossen ist. Sie können diesen Schichttyp auch für kürzere Zeiträume bei der Planung verwenden.
Besuchstypen: Diese Einstellung wird zusammen mit der Online-Terminbuchung und der Anzeige der verfügbaren Schichten für Kunden verwendet. Wenn ein Kunde z. B. einen Besuchsgrund für einen Termin auswählt, werden nur Schichten angezeigt, die diesen Besuchstyp als Grundtyp gesetzt haben und damit für die Terminbuchung verfügbar sind.
Vorhandene Schichten aktualisieren: Wenn Sie eine vorhandene Schicht aktualisieren, wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie die Änderungen auf bereits geplante vorhandene Schichten übernehmen möchten.
Sie können außerdem Schichtvorlagen erstellen, z. B. indem Sie mehrere Schichttypen zu einer Vorlage hinzufügen. Das erleichtert eine detailliertere Terminplanung. Mehr über Schichtvorlagen.
Standardtermine
Mit Standardterminen können Sie im Rahmen der Schichtplanung einen standardmäßigen Terminblock erstellen, solange die Planungszeit mit der definierten Standardterminzeit übereinstimmt.
Wählen Sie + Standardtermin.
Legen Sie die Start- und Endzeit fest.
Fügen Sie dem Termin den Besuchsgrund (Freitext) hinzu.
Wählen Sie bei Bedarf einen Grundtyp.
Wählen Sie Speichern.
Wenn Sie eine Schicht mit einem Standardtermin hinzufügen, wird der Termin automatisch im Kalender angezeigt. Sie können ihn auf eine andere Uhrzeit ziehen oder ihn bei Bedarf für einen einzelnen Tag abbrechen. Sie können außerdem mehrere Standardtermine für einen Schichttyp erstellen.
Bereiche
Wenn Sie bei der Terminplanung Unterstandorte (Bereiche) verwenden müssen, müssen Sie Ihre Bereiche in den Einstellungen hinzufügen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Bereiche und wählen Sie hinzufügen. Fügen Sie dem Bereich einen Code hinzu, der leicht zu erkennen ist. Um einen vorhandenen Bereich zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie den Stift- oder Papierkorb-Button in der Zeile des Bereichs.
Schichtteams
Wenn Sie bei der Terminplanung Schichtteams verwenden möchten, müssen Sie Ihre Teams in den Einstellungen hinzufügen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Teams und wählen Sie hinzufügen. Fügen Sie dem Team einen Code hinzu, der leicht zu erkennen ist. Um ein vorhandenes Team zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie den Stift- oder Papierkorb-Button in der Zeile des Teams.
Sie können ein Team einem bestimmten Bereich zuweisen oder als unabhängiges Team hinzufügen.
Weitere Einstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen > Klinikstandort > Zeitplanung & Kalender für die folgenden Optionen:
Zeitplanung & Kalender
Wochende im Terminkalender anzeigen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie die Wochenendtage im Kalender anzeigen möchten.
Der erste Tag der Woche: Wählen Sie aus, welcher Wochentag im Kalender als erster Tag der Woche angezeigt wird.
Dauer des Zeitfensters im Terminkalender: Mit dieser Einstellung können Sie die Zeitdauer für jedes Zeitfenster im Kalender festlegen. Das Zeitfenster kann im Bereich von 5 min bis 60 min liegen.
Erste Stunde des Tages und Letzte Stunde des Tages: Mit diesen Einstellungen können Sie Ihre im Kalender angezeigten Geschäftszeiten festlegen.
Zeige Schaltzeiten und -typen im Kalender: Wählen Sie diese Option, wenn die Schaltzeiten und -typen im Terminkalender angezeigt werden sollen.
Anwenderprofil-Optionen
Jeder Benutzer kann im Bereich Kalender-Feeds der eigenen Profil-Einstellungen festlegen, ob er Kalender-Feeds für Termine und Schichten verwenden möchte. Diese Optionen ermöglichen es Ihnen, Ihre bevorstehenden Ereignisse von jedem Gerät aus zu sehen. Die Feeds werden im iCalendar-Format exportiert, das von allen gängigen Kalenderanbietern wie Google Calendar, Outlook und iCal unterstützt wird.
Im Bereich Persönliche Details können Benutzer außerdem Termine außerhalb der Schicht nicht zulassen auswählen, um die Planung von Terminen außerhalb der geplanten Schichten zu verhindern.
Schichten für Personal oder Ressourcen planen
Gehen Sie zu Zeitplanung > Schichten und wählen Sie den Reiter Schichttypen.
Wählen Sie in den Optionen unter Zeitplan für, ob Sie eine Schicht für ein Benutzer oder eine Ressource planen möchten, und wählen Sie anschließend den Benutzer oder die Ressource im Feld aus.
Wählen Sie einen Standort, wenn Sie die Schicht für einen bestimmten Bereich planen möchten. Wenn Sie einen Bereich auswählen, können Sie bei Bedarf auch ein Team auswählen.
Wählen Sie den Schichttyp aus den verfügbaren Optionen aus.
Wählen Sie die Zeitdauer für die Schicht.
Wählen Sie alle zusätzlichen Optionen aus, die Sie verwenden möchten, z. B. ob die Schicht für die Online-Terminbuchung verfügbar sein soll oder ob es sich um eine Schicht für den ganzen Tag handelt. Diese Angaben werden vorausgefüllt, wenn sie in den Schicht-Einstellungen festgelegt wurden. Sie können außerdem eine Pause in die Zeitdauer der Schicht einfügen oder die Schicht mit der Option Dauer des Zeitfensters im Terminkalender in kleinere Zeitfenster aufteilen.
Um die Schicht zu planen, klicken Sie irgendwo innerhalb der Spalte des Tages. Wenn es Schichtkonflikte gibt, wird eine Warnung angezeigt.
Sie können das Filterpanel links neben dem Kalender verwenden, um auszuwählen, was Sie anzeigen möchten und wie. Beachten Sie, dass diese Optionen auch dann bestimmen, welche Spalten angezeigt werden, wenn Sie das Personal an anderer Stelle abgewählt haben. Wenn Sie z. B. nur die Person sehen möchten, für die Sie gerade planen, wählen Sie in den Personaloptionen nur diese Person aus. Wenn Alle Klinikstandort-Schichten ausgewählt ist, können mehrere Benutzer oder Ressourcen sichtbar sein. Wenn Sie nicht das sehen, was Sie erwartet haben, prüfen Sie die Optionen links erneut und passen Sie sie an.
Schichten bearbeiten oder löschen
Um eine geplante Schicht zu bearbeiten und zu aktualisieren, wählen Sie die Schicht im Schichtkalender aus. Sie können das Schichtdatum, die Start- und Endzeiten, den Bereich und das Team bearbeiten sowie die Besuchstypen festlegen und bearbeiten, die während der Schicht für die Online-Terminbuchung verfügbar sind. Bei Bedarf können Sie die Schicht auch löschen.
Wenn derzeit Termine innerhalb der ausgewählten Schicht geplant sind, werden diese unten angezeigt, wie im Bild unten dargestellt. Wenn Sie eine Schicht des Personals aktualisieren müssen, für die es erforderlich ist, die aktuellen Termine neu zu planen, können Sie den Button Termine verschieben verwenden, um geplante Termine aus der aktuellen Schicht in eine andere zu verschieben.
Mehrere Schichten löschen
Wählen Sie Schichten löschen oberhalb des Schichtkalenders.
Wählen Sie die Benutzer und/oder Ressourcen aus, deren Schichten Sie löschen möchten.
Wählen Sie die Start- und Enddaten sowie die Zeiten aus, ab denen Sie alle Schichten entfernen möchten. Schichten, die gelöscht werden können und Schichten, die nicht gelöscht werden können werden unten angezeigt. Schichten, für die Termine geplant sind, können nicht gelöscht werden. Sehen Sie oben nach, wie Sie die Termine verschieben.
Wählen Sie Löschen.
Schichten kopieren
Sie können Schichten auf mehrere Tage oder Wochen kopieren.
Wählen Sie Schichten kopieren. Ein Dialog wird geöffnet.
Wählen Sie im Feld Von diesem Datum das Anfangsdatum aus, ab dem die Schichten kopiert werden sollen, und im Feld Bis zu diesem Datum das Enddatum.
Wählen Sie im Feld Startdatum für Schicht(en) kopieren festlegen das Anfangsdatum für die Planung der kopierten Schichten aus.
Legen Sie im Feld Zählung wiederholen fest, wie oft die ausgewählten Schichten im Kalender hinzugefügt werden.
Wählen Sie den Benutzer und/oder die Ressourcen aus, auf die die Schichten kopiert werden sollen.
Wählen Sie Speichern.