Sie können Schichten auf der Seite Zeitplan > Schichten erstellen, bearbeiten, kopieren und löschen. Die Verwendung von Schichten wird empfohlen, da die Terminplanung und die Zuweisung der Verfügbarkeit des Personals dadurch einfacher werden. Sie können Schichttypen nach Bedarf erstellen und anpassen.
Einrichtung
Hinweis: Prüfen Sie die folgenden Einstellungen, bevor Sie Schichten erstellen.
Um auf Einstellungen zuzugreifen, wählen Sie in der oberen linken Ecke den Namen des Klinikstandorts aus und anschließend Einstellungen aus dem sich öffnenden Menü. Beachten Sie, dass Einstellungen nur für Benutzer sichtbar ist, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Wenn Sie Einstellungen nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Praxisadministrator, um Ihre Zugriffsrechte zu prüfen.
Schichttypen
Wählen Sie oben links den Namen des Klinikstandorts aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > Klinikstandort > Schichttypen.
Schichttypen legen fest, welche Art von Schicht es ist, und ob die Schicht für die Online-Terminbuchung verfügbar ist oder ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt.
So erstellen Sie einen neuen Schichttyp: Wählen Sie hinzufügen. Um einen vorhandenen Schichttyp zu bearbeiten, wählen Sie das Stiftsymbol in der Zeile des Schichttyps.
Sie können das Verhalten des Schichttyps sowie die Interaktion mit anderen Funktionen über die verfügbaren Optionen anpassen.
appointments: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, ist die Schicht im Terminkalender sichtbar und Termine können für die Schicht geplant werden.
Online booking: Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Schicht für die Online-Terminbuchung verfügbar sein soll.
All day: Mithilfe dieser Einstellung können Sie eine Schicht für die Planung der Geschäftszeiten verwenden. Beispielsweise kann eine ganztägige Schicht für einen Feiertag genutzt werden, wenn die Klinik den ganzen Tag geschlossen hat. Sie können diesen Schichttyp auch für kürzere Zeiträume verwenden, wenn Sie planen.
Reason types: Diese Einstellung wird gemeinsam mit der Online-Terminbuchung und der Anzeige der verfügbaren Schichten für Kunden verwendet. Wenn ein Kunde z. B. einen Besuchsgrund auswählt, werden nur Schichten angezeigt, die diese Art des Besuchsgrunds haben, sodass sie für die Terminbuchung verfügbar sind.
Update existing shifts: Wenn Sie eine vorhandene Schicht aktualisieren, wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie die Änderungen auf bereits geplante vorhandene Schichten übernehmen möchten.
Sie können außerdem Schichtvorlagen erstellen, z. B. indem Sie mehrere Schichttypen in eine Vorlage aufnehmen. Das hilft bei der Planung auf einer detaillierteren Ebene. Mehr über Schichtvorlagen erfahren.
Standardtermine
Mit Standardterminen können Sie im Rahmen der Schichtplanung einen standardisierten Terminblock erstellen, solange die Planungszeit mit der definierten Standardterminzeit übereinstimmt.
Wählen Sie + Standardtermin.
Legen Sie die Start- und Endzeit fest.
Fügen Sie dem Termin den Besuchsgrund (Freitext) hinzu.
Wählen Sie bei Bedarf eine Besuchstyp.
Wählen Sie Speichern.
Unten sehen Sie ein Beispiel dafür, wie eine Schicht mit einem Standardtermin im Kalender aussieht. Sie können den Standardtermin verschieben und per Drag-and-drop auf eine andere Zeit legen oder ihn bei Bedarf nur für einen einzelnen Tag abbrechen. Sie können auch mehrere Standardtermine für einen Schichttyp erstellen.
Bereiche
Wenn Sie bei der Terminplanung Unterstandorte (Bereiche) verwenden müssen, müssen Sie Ihre Bereiche in den Einstellungen hinzufügen.
Wählen Sie oben links den Namen des Klinikstandorts aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > Klinikstandort > Wards und wählen Sie hinzufügen. Fügen Sie dem Bereich einen Code hinzu, der leicht zu erkennen ist. Um einen vorhandenen Bereich zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Stift oder dem Papierkorb in der Zeile des Bereichs.
Teams
Wenn Sie Teams des Personals bei der Terminplanung verwenden möchten, müssen Sie Ihre Teams in den Einstellungen hinzufügen.
Wählen Sie oben links den Namen des Klinikstandorts aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > Klinikstandort > Teams und wählen Sie hinzufügen. Fügen Sie dem Team einen Code hinzu, der leicht zu erkennen ist. Um ein vorhandenes Team zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Stift oder dem Papierkorb in der Zeile des Teams.
Sie können ein Team einem bestimmten Bereich zuweisen oder als eigenständiges Team hinzufügen.
Weitere Einstellungen
Wählen Sie oben links den Namen des Klinikstandorts aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > Klinikstandort > Calendar & Scheduling für die folgenden Optionen:
Calendar & Scheduling
Wochende im Terminkalender anzeigen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie Wochenendtage in den Kalender aufnehmen möchten.
Der erste Tag der Woche: Wählen Sie aus, welcher Wochentag im Kalender als erster Tag der Woche angezeigt werden soll.
Dauer des Zeitfensters im Terminkalender: Mit dieser Einstellung können Sie die Zeitdauer für jedes Zeitfenster festlegen. Das Zeitfenster kann im Bereich von 5 min bis 60 min liegen.
First hour of the day und Last hour of the day: Mit diesen Einstellungen können Sie Ihre Geschäftszeiten definieren, die im Kalender angezeigt werden.
Show shift times and types in calendar: Wählen Sie diese Option, wenn die Schaltzeiten und -typen im Terminkalender angezeigt werden sollen.
Optionen für das Anwenderprofil
Jeder Benutzer kann im Abschnitt Kalender-Feeds in den Einstellungen seines eigenen Profils festlegen, ob er Kalender-Feeds für Termine und Schichten verwenden möchte. Mit diesen Optionen können Sie Ihre anstehenden Ereignisse von jedem Gerät aus sehen. Die Feeds werden im iCalendar-Format exportiert, das von allen gängigen Kalenderanbietern wie Google Calendar, Outlook und iCal unterstützt wird.
Im Abschnitt Persönliche Details können Benutzer außerdem Termine außerhalb der Schicht nicht zulassen auswählen, um die Terminplanung außerhalb der geplanten Schichten nicht zu erlauben.
Schichten für Personal oder Ressourcen planen
Gehen Sie zu Zeitplan > Schichten und wählen Sie die Registerkarte Schichttypen.
Wählen Sie in den Optionen Zeitplan für aus, ob Sie eine Schicht für einen Benutzer oder eine Ressource planen möchten, und wählen Sie anschließend den Benutzer oder die Ressource im Feld aus.
Wählen Sie einen Bereich, wenn Sie die Schicht für einen bestimmten Bereich planen möchten. Wenn Sie einen Bereich auswählen, können Sie bei Bedarf auch ein Team auswählen.
Wählen Sie den Schichttyp aus den verfügbaren Optionen aus.
Wählen Sie die Zeitdauer für die Schicht.
Wählen Sie beliebige zusätzliche Optionen, die Sie verwenden möchten, z. B. ob die Schicht für die Online-Terminbuchung verfügbar ist oder ob es sich um eine ganztägige Schicht handelt. Diese werden vorausgefüllt, sofern sie in den Schichteinstellungen festgelegt wurden. Sie können auch eine Pause zur Zeitdauer der Schicht hinzufügen oder die Schicht mit der Option Dauer des Zeitfensters im Terminkalender in kleinere Zeitfenster aufteilen.
Klicken Sie zum Planen der Schicht irgendwo innerhalb der Spalte des Tages. Wenn es Überschneidungen mit Schichten gibt, wird eine Warnung angezeigt.
Sie können die Optionen auf der linken Seite der Kalenderansicht verwenden, um auszuwählen, was Sie anzeigen möchten und wie. Beachten Sie, dass diese Optionen auch dann bestimmen, welche Spalten angezeigt werden, wenn Sie anderswo das Personal abgewählt haben. Wenn Sie z. B. nur die Person sehen möchten, für die Sie gerade planen, wählen Sie nur diese Person in den Optionen für das Personal aus. Wenn Alle Schichten des Klinikstandorts ausgewählt ist, können mehrere Benutzer oder Ressourcen sichtbar sein. Wenn Sie nicht das sehen, was Sie erwarten, überprüfen und passen Sie die Optionen links an.
Schichten bearbeiten oder löschen
Um eine geplante Schicht zu bearbeiten und zu aktualisieren, wählen Sie die Schicht im Schichtkalender aus. Sie können das Schichtdatum sowie die Start- und Endzeiten, den Bereich und das Team bearbeiten und festlegen bzw. bearbeiten, welche Besuchstypen für die Online-Terminbuchung während der Schicht verfügbar sind. Sie können die Schicht bei Bedarf auch löschen.
Wenn für die ausgewählte Schicht aktuell Termine geplant sind, werden diese unten angezeigt, wie im folgenden Bild dargestellt. Wenn Sie eine Schicht des Personals aktualisieren müssen, die dazu führt, dass die aktuellen Termine neu geplant werden müssen, können Sie die Schaltfläche Termine verschieben verwenden, um geplante Termine aus der aktuellen Schicht des Personals in eine andere zu verschieben.
Mehrere Schichten löschen
Wählen Sie Schichten löschen unterhalb des Schichtkalenders.
Wählen Sie die Benutzer und/oder Ressourcen aus, deren Schichten Sie löschen möchten.
Wählen Sie die Start- und Enddaten sowie -zeiten aus, ab denen Sie alle Schichten entfernen möchten. Schichten, die gelöscht werden können und Schichten, die nicht gelöscht werden können werden unten angezeigt. Schichten, für die Termine geplant sind, können nicht gelöscht werden. Siehe oben, wie Sie die Termine verschieben.
Wählen Sie Löschen.
Schichten kopieren
Sie können Schichten auf mehrere Tage oder Wochen kopieren.
Wählen Sie Schichten kopieren. Ein Dialog wird geöffnet.
Wählen Sie im Feld Von diesem Datum das Startdatum aus, von dem aus die Schichten kopiert werden, und im Feld Bis zu diesem Datum das Enddatum.
Wählen Sie im Feld Startdatum für Schicht(en) kopieren festlegen das Startdatum für die Planung der kopierten Schichten aus.
Legen Sie im Feld Zählung wiederholen fest, wie oft die ausgewählten Schichten im Kalender hinzugefügt werden.
Wählen Sie den Benutzer und/oder die Ressourcen aus, zu denen die Schichten kopiert werden sollen.
Wählen Sie Speichern.