Quinyx ist Software für das Management und die Planung von Arbeitskräften. Vetera integriert sich mit Quinyx, um die Verwaltung von Mitarbeiterschichten in Quinyx zu ermöglichen. Die Integration ruft Schichten von Quinyx zu Vetera ab. Das Schichtmanagement erfolgt in Quinyx. Das vom Vetera-Team entwickelte HR Gateway Portal kartiert Quinyx- und Vetera-Schichten und verwaltet die Integration.
Dieses Handbuch geht davon aus, dass du dein Quinyx-Konto eingerichtet und implementiert hast und das System verwendest.
Schnelllinks
Integrationseinrichtung
1. Holen Sie sich den Quinyx API-Schlüssel und die Zugangsdaten für das Portal.
Kontaktieren Sie den Quinyx-Support und bitten Sie um den API-Schlüssel der Root-Einheit für die Vetera-Integration.
Leiten Sie den Schlüssel an Ihren Vetera-Kontakt weiter.
Der Kontakt nimmt die erforderlichen Anpassungen vor und gibt Ihnen die Adresse (URL) des HR-Gateway-Portals sowie die Anmeldeinformationen zurück. Diese benötigen Sie in den nächsten Schritten.
2. Mitarbeiterzahlen festlegen.
Damit die Integration funktioniert, müssen die Mitarbeiternummern in Vetera mit den Badge-Nummern in Quinyx übereinstimmen.
Für jeden Mitarbeiter, der involviert sein muss:
Gehen Sie zur Seite Personen in Quinyx.
Finden Sie den gewünschten Mitarbeiter.
Finden Sie die Badge-Nummer.
Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer in Vetera.
Bearbeiten Sie den entsprechenden Benutzer in Vetera und fügen Sie die Badge-Nummer in das Feld Mitarbeiternummer ein.
3. Bitten Sie die Benutzer, Termine außerhalb der Schichten einzuschränken (OPTIONAL).
Beim Bearbeiten oder Entfernen von Schichten in Quinyx wird die entsprechende Schicht in Vetera ebenfalls aktualisiert oder entfernt. Diese Schicht kann bereits einige Termine enthalten, und es können verwaiste Termine auftreten, wenn dies nicht eingeschränkt wird. Bei der Einschränkung wird auf dem HR-Gateway-Portal auf der Seite Protokoll ein entsprechender Fehler angezeigt (siehe unten).
Für diese Einschränkung müssen Benutzer ihre Profile in Vetera bearbeiten:
Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil im Menü oben rechts in Vetera.
Öffnen Sie das Profil zur Bearbeitung.
Aktivieren Sie die Option Keine Planung außerhalb der Schichten.
Speichern.
4. Konfigurieren Sie die Organisationseinstellungen.
Ab diesem Schritt benötigen Sie Zugriff auf das HR-Gateway-Portal mit der im Schritt 1 genannten URL. Nach dem Anmelden sollten Sie automatisch zu den Organisationseinstellungen weitergeleitet werden. Andernfalls navigieren Sie zu Einstellungen > Organisation im HR-Gateway-Portal.
Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen. Beachten Sie, dass einige möglicherweise bereits von Ihrem Kontakt in Vetera konfiguriert wurden - in diesem Fall lassen Sie sie unverändert. Auch einige der Einstellungen können auf schreibgeschützt eingestellt sein, was normal ist.
Integration aktiviert: Dies muss aktiviert sein, damit die Integration funktioniert.
E-Mail-Adressen der Benachrichtigungsempfänger: Wählen Sie E-Mails aus, die Benachrichtigungen über Fehler in Bezug auf Termine und Schichten in Vetera erhalten sollen. Dies ist organisationsspezifisch, was bedeutet, dass, wenn in einer Ihrer Klinikstandorte ein Fehler auftritt, die Empfänger eine E-Mail darüber erhalten.
HINWEIS: Im Falle eines Fehlers wird die betreffende Aktion nicht ausgeführt.
Zeitzone: Die Zeitzone in Quinyx, dem HR-Gateway-Portal und Vetera muss übereinstimmen.
Importintervall: Legen Sie die Häufigkeit der automatisierten Schichtimporte pro Tag fest. Die empfohlene Standardoption ist 'Alle 24 Stunden', in diesem Fall wird der Import automatisch einmal pro Tag um Mitternacht durchgeführt. Eine 'Manuelle' Option ist ebenfalls verfügbar. Der Import wird dann nicht automatisiert, sondern muss manuell in den Einstellungen des Klinikstandorts im HR-Gateway-Portal erfolgen.
Eingabesystem-URL: Obligatorisch, in der Regel von Ihrem Vetera-Kontakt konfiguriert.
Eingabesystem-API-Schlüssel: Obligatorisch, in der Regel von Ihrem Vetera-Kontakt konfiguriert.
Ausgabesystem-URL: Obligatorisch, in der Regel von Ihrem Vetera-Kontakt konfiguriert.
Ausgabesystem-API-Schlüssel: Obligatorisch, in der Regel von Ihrem Vetera-Kontakt konfiguriert.
Um abzuschließen:
Wählen Sie Einstellungen speichern.
Wählen Sie Alle Daten synchronisieren.
Anmerkung
Der Synchronisationsbutton wird nicht sichtbar sein, es sei denn, alle erforderlichen Felder sind ausgefüllt.
5. Konfigurieren Sie die Klinikstandorteinstellungen.
Nach der Synchronisation sollten Ihre Klinikstandorte im linken Menü erscheinen. Wählen Sie einen Klinikstandort aus dem Menü auf der linken Seite und konfigurieren Sie die folgenden erforderlichen Einstellungen. Hinweis: Konfigurieren Sie alle erforderlichen Einstellungen, bevor Sie die Integration aktivieren.
Quinyx-Klinikstandorte: Wählen Sie den Klinikstandort in Quinyx aus, den Sie mit dem ausgewählten Vetera-Klinikstandort verknüpfen möchten.
Wählen Sie Haupteinstellungen speichern.
Schichttyp-Mapping: Verknüpfen Sie Quinyx-Schichten mit den in Vetera angezeigten Schichttypen auf der linken Seite. Die Namen der Schichten in Quinyx und Vetera müssen nicht identisch sein.
Wenn die Schicht die Online-Reservierung zulassen soll, verknüpfen Sie sie mit der Spalte 'Schichttyp für Online-Reservierung'.
Wenn die Schicht eine reguläre Schicht ist, verknüpfen Sie sie mit der Spalte 'Quinyx-Schichttyp'.
Wählen Sie Unter Einstellungen speichern am unteren Ende der Seite.
Importperiodentyp: Wählen Sie zwischen festen Daten und fester Dauer.
Feste Daten - Schichten aus dem ausgewählten Datumsbereich werden importiert. Bei den ersten Tests (siehe unten) wird empfohlen, diese Option mit einem Tag als Datumsbereich zu verwenden. Beide Tage sind eingeschlossen. Beachten Sie, dass der Import nur für zukünftige Daten durchgeführt wird.
Feste Dauer - Definieren Sie eine Dauer ab dem aktuellen Datum. Die innerhalb der Dauer liegenden Schichten werden importiert.
Integration aktiviert: Aktivieren Sie die Integration, indem Sie die entsprechende Einstellung am oberen Rand der Seite aktivieren.
Wählen Sie Haupteinstellungen speichern.
Übersicht über andere Klinikstandorteinstellungen
E-Mail-Adressen der Benachrichtigungsempfänger: Ähnlich wie bei der Organisationseinstellung ermöglicht es diese Einstellung, Fehlerbenachrichtigungen an ausgewählte E-Mails zu senden, allerdings nur über Fehler, die in dem ausgewählten Klinikstandort auftreten.
Stationen und Teams aktiviert: Ermöglicht das Mapping und den Import von Stations- und Teaminformationen und aktiviert die Optionen Stationsmapping und Teammapping.
Dauer eines Slots in Verwendung: Ermöglicht das Aufteilen von Schichten in kleinere, gleich große Blöcke, wenn sie in Vetera importiert werden. Hat die gleiche Wirkung wie das Kontrollkästchen 'Dauer eines Slots' im Vetera-Kalender. Beachten Sie, dass die Slot-Dauern auch am unteren Ende der Einstellungsseite gemappt werden müssen, falls sie in Verwendung sind.
Kalender-Slot-Größe: Wird zusammen mit der oben genannten Dauer-Einstellung verwendet.
Nur veröffentlichte Schichten importieren: Standardmäßig aktiviert und empfohlen. Wenn aktiviert, werden unveröffentlichte (Entwurf) Schichten nicht aus Quinyx importiert.
Anmerkung
Wenn alle erforderlichen Einstellungen für Klinikstandorte konfiguriert wurden, wählen Sie Haupteinstellungen speichern und Unter Einstellungen speichern. Die Integration ist jetzt bereit für Tests.
6. Testen Sie die Integration.
Hier wird ein einfacher Testworkflow vorgeschlagen. Beachten Sie, dass das tatsächliche Einrichtungsszenario in der Regel einen breiteren Importzeitraum umfasst, also stellen Sie sicher, dass Sie vor der tatsächlichen Nutzung umkonfigurieren.
Erstellen Sie einen Testbenutzer sowohl in Vetera als auch in Quinyx und verknüpfen Sie sie mit der oben beschriebenen Badge-Nummer.
Im HR-Gateway-Portal setzen Sie die Abteilungseinstellungen Importzeitraumtyp auf 'Feste Daten' und setzen Sie das Start- und Enddatum auf denselben Tag, an einem willkürlich ausgewählten Tag in der Zukunft. Denken Sie daran, die Haupteinstellungen speichern.
Planen Sie einen Dienst für den Testbenutzer in Quinyx für das ausgewählte Datum. Die Dienststruktur muss den Anforderungen unten erwähnt folgen.
Veröffentlichen Sie den Zeitplan des Testbenutzers in Quinyx. HINWEIS: Beim Veröffentlichen können Sie das Veröffentlichungsdatum festlegen - es sollte niemals in die Vergangenheit gelegt werden.
Im Portal wählen Sie Manuell Dienste importieren aus den Abteilungseinstellungen aus. Ein kurzer Ladeprozess findet statt.
Der importierte Dienst sollte jetzt in Vetera angezeigt werden. Überprüfen Sie, ob der Diensttyp korrekt ist, um zu verifizieren, dass die Zuordnung korrekt durchgeführt wurde.
Anmerkung
Beim Veröffentlichen von Diensten in Quinyx sollte das Veröffentlichungsdatum niemals in die Vergangenheit gelegt werden.
Wenn dieser erste Test erfolgreich ist, wird empfohlen, die Testkomplexität schrittweise zu erhöhen, um etwaige Probleme zu beheben und zum tatsächlichen Nutzungsszenario zu gelangen:
Testen Sie alle Diensttypen mit dem Testbenutzer.
Testen Sie mit echten Benutzern, unter Verwendung eines realen Szenarios, jedoch mit einer Ein-Tages-Einrichtung wie im ersten Test.
Erhöhen Sie den Zeitraum auf eine Woche und testen Sie erneut.
Wechseln Sie zur vollständigen Einrichtung und Automatisierung. Stellen Sie sicher, dass Sie den Wechsel rechtzeitig planen und mit allen erforderlichen Mitarbeitern kommunizieren.
Geeignetes Testen sollte nach Änderungen an der Integrationskonfiguration durchgeführt werden.
Anmerkung
Ein Fehlerprotokoll kann von der Protokollseite des HR-Gateway-Portals im oberen Menü neben den Einstellungen angezeigt werden. Siehe den Fehlerprotokollbereich unten.
Dienst Setup in Quinyx
Die Dienste, die über die Integration in Vetera gelangen, sind eigentlich Aufgaben unter den Diensten in Quinyx.
In dem unten stehenden Bild würden die in grün und rot markierten Aufgaben in Vetera als Dienste importiert, wenn der Quinyx-Dienst entsprechend zugeordnet ist. Wenn der Quinyx-Dienst 'leer' gelassen wird, werden keine Aufgaben in Vetera importiert.
Es wird empfohlen, dass die relevanten Diensttypen in Quinyx so gestaltet werden, dass sie bereits die benötigten Aufgaben enthalten.
Nach dem Import sehen die resultierenden Dienste wie folgt aus. Beachten Sie, dass der Dienst 'Mittagspause' nicht erstellt wurde, da er nicht zugeordnet war.
Steuerung der Online-Buchungsoption
Importierter Dienst, der Online-Buchung aktiviert hat
Wenn Sie einen Diensttyp benötigen, bei dem die Online-Buchungsfunktion von Vetera aktiviert ist, befolgen Sie diese Schritte:
Stellen Sie in Vetera sicher, dass der Diensttyp mit aktivierter Online-Buchung eingerichtet ist.
Erstellen Sie den entsprechenden Diensttyp in Quinyx.
Gehen Sie zum HR-Gateway-Portal und öffnen Sie die Abteilungseinstellungen.
Ordnen Sie die Diensttypen einander zu, indem Sie die Spalte Diensttyp für Online-Buchung verwenden.
Wählen Sie Unter Einstellungen speichern am Ende der Seite aus.
Importierter Dienst, der manchmal Online-Buchung aktiviert hat
In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise regelmäßig auf der Quinyx-Seite entscheiden, ob der Dienst die Online-Buchung aktiviert hat oder nicht. In diesem Fall richten Sie die Zuordnung so ein, dass der Vetera-Dienst je nach Online-Buchungswahl auf zwei ähnliche Quinyx-Dienste abgebildet wird.
Stellen Sie in Vetera sicher, dass der Diensttyp mit aktivierter Online-Buchung eingerichtet ist.
Erstellen Sie in Quinyx zwei ähnliche Dienste und benennen Sie diese so, dass Sie erkennen können, welcher für die Online-Buchung vorgesehen ist. Zum Beispiel:
Werktag keine Online-Buchung
Werktag
Gehen Sie zum HR-Gateway-Portal und öffnen Sie die Abteilungseinstellungen.
Ordnen Sie die Quinyx-Dienste dem Vetera-Dienst zu:
Werktag keine Online-Buchung - Quinyx Diensttyp Spalte
Werktag - Diensttyp für Online-Buchung Spalte
Wählen Sie Unter Einstellungen speichern am Ende der Seite.
Nach der Einrichtung, wenn Sie Dienste in Quinyx buchen, wählen Sie den entsprechenden Typ aus, um die Entscheidung zu treffen. Je nach Wahl hat der Dienst in Vetera entweder Online-Buchung aktiviert oder nicht.
HINWEIS: Geeignetes Testen sollte nach Änderungen an der Integrationskonfiguration durchgeführt werden.
Bereiche und Teams
Wenn die Abteilungstandorte Teams und/oder Bereiche verwenden, kann die Integration verwendet werden, um sie für Vetera-Dienste, die importiert werden, auszuwählen. Bereiche können unabhängig genutzt werden, aber Teams erfordern die Verwendung von Bereichen, da sie eine Untereinheit eines Bereichs sind.
1. Aktivieren Sie die Bereiche und Teams vom Portal aus.
Gehen Sie zum HR-Gateway-Portal und öffnen Sie die Abteilungseinstellungen.
Aktivieren Sie Bereiche und Teams aktiviert. Dies kann auch während der ersten Einrichtung erfolgen.
Entscheiden Sie über die Quellen der Bereichsinformationen in Quinyx mithilfe des Menüs Bereichsquelle. Die empfohlene Option ist 'Feld der Hauptdienstsektion'.
Entscheiden Sie über die Quellen der Teaminformation in Quinyx mithilfe des Menüs Teamquelle. Die empfohlene Option ist 'Hauptdienstkategorie (Diensttyp)'.
Wählen Sie Haupteinstellungen speichern.
2. Konfigurieren Sie die Quellen in Quinyx.
Die in Schritt 1 ausgewählten Quellen müssen in Quinyx erstellt und/oder konfiguriert werden.
Um ein Hauptdienstesektionsfeld (für die Bereichsquelle) zu konfigurieren:
Gehen Sie zu Kontoeinstellungen im persönlichen Menü in Quinyx.
Wählen Sie Gruppenverwaltung im linken Menü aus.
Wählen Sie die benötigte Einheit aus der Mitte aus. Ein Konfigurationsfeld wird geöffnet.
Wählen Sie Abschnitte hinzufügen aus dem Panel.
Füllen Sie die Abschnittsfelder mit den Bereichsinformationen aus.
Wählen Sie Ok zum Speichern.
Sobald die Bereiche als Abschnitte erstellt wurden, erscheinen sie als Optionen im Abschnitt Feld des Hauptdienstes (siehe Bild unten).
Um einen Hauptdiensttyp (für die Teamquelle) zu konfigurieren:
Gehen Sie zu Kontoeinstellungen im persönlichen Menü in Quinyx.
Gehen Sie zu Diensttypen im linken Menü.
Wählen Sie Hinzufügen in der oberen rechten Ecke.
Erstellen Sie das Team als Diensttyp, indem Sie das Feld Name ausfüllen und sicherstellen, dass die Dauer die normalen Dienstzeiten abdeckt (einschließlich Start- und Endzeit).
Wählen Sie Speichern.
3. Ordnen Sie Bereiche und Teams im HR-Gateway-Portal zu.
Dieser Schritt geht davon aus, dass Sie bereits die erforderlichen Bereiche und Teams in Vetera eingerichtet haben.
Bereiche zuordnen:
Gehe zum HR Gateway Portal und öffne die Einstellungen für die Klinikstandorte.
Scrolle nach unten zum Abschnitt Mapping von Stationen.
Ordne für jede Vetera-Station eine Quinyx-Station zu.
Mapping-Teams.
Scrolle zum Abschnitt Mapping von Teams in den Portal-Klinikeinstellungen.
Ordne für jedes Vetera-Team einen Quinyx-Schichttyp (Kategorie) zu.
Um abzuschließen, wähle Unter Einstellungen speichern am Ende der Seite aus.
Testen und Nutzung
Wenn wie oben beschrieben konfiguriert, können die Stationen und Teams nun beim Erstellen von Schichten in Quinyx angegeben werden.
Stelle sicher, dass du die Einrichtung mit dem Testbenutzer wie oben beschrieben testest.
Zusammenfassend:
Die Informationen zur Schicht stammen von den Aufgaben.
Die Informationen zur Station stammen von der Sektion.
Die Informationen zum Team stammen von dem Schichttyp.
Abwesenheit kennzeichnen
Manchmal wurden die Schichten eines Mitarbeiters bereits geplant und in Vetera importiert, aber aufgrund seiner Abwesenheit müssen die Schichten aktualisiert (entfernt) werden.
Um eine Abwesenheit zu kennzeichnen:
Stelle sicher, dass die betreffenden Termine im Vetera-Kalender zuerst verschoben oder entfernt wurden.
Gehe zu dem Zeitplan in Quinyx.
Finde die Schicht und wähle sie aus.
Wähle Weitere Optionen aus.
Wähle am Ende des Dialogs Abwesenheit hinzufügen aus.
Fülle das Abwesenheitsformular aus und wähle Speichern. Die Schicht wird in den Abschnitt 'Unzugeordnete Schichten' verschoben.
Lösche die Schicht aus dem Abschnitt 'Unzugeordnete Schichten'. Dies ist wichtig, da die Schicht sonst nicht aus Vetera entfernt wird, was während des automatischen oder manuellen Imports geschieht.
Synchronisation und Speicherung
Wann immer Konfigurationsänderungen in Vetera oder Quinyx vorgenommen werden, die Auswirkungen auf Schichten, Stationen oder Teams haben, müssen die Änderungen im HR Gateway Portal synchronisiert werden.
Gehe zu den Einstellungen der Organisation im HR Gateway Portal.
Wähle Alle Daten synchronisieren aus.
Beispiele von Fällen, in denen eine Synchronisation erforderlich ist:
Ein Schichttyp wird in Vetera erstellt oder bearbeitet.
Ein Klinikstandort wird in Vetera erstellt.
Eine Station wird in Vetera erstellt oder bearbeitet.
Ein Schichttyp wird in Quinyx erstellt oder bearbeitet.
Eine Einheit wird in Quinyx erstellt.
Eine Sektion wird in Quinyx erstellt oder bearbeitet.
Wann immer Änderungen im HR Gateway Portal vorgenommen werden, müssen die Änderungen immer mit Einstellungen speichern, Haupteinstellungen speichern und Unter Einstellungen speichern auf den jeweiligen Seiten gespeichert werden.
Wann immer Änderungen an den Zuordnungen im Portal vorgenommen werden, sollten sie wie oben beschrieben getestet werden. Tests können viel Arbeit sparen, da falsch importierte Schichten manuell entfernt werden müssen.
Fehlerprotokolle
Im HR Gateway Portal gibt es einen Protokoll-Tab in der oberen Menüleiste, der detaillierte Informationen über Eingabe- und Ausgabe-Fehler bereitstellt. Die Protokollabschnitte sind organisationsweit, was bedeutet, dass Fehler aus allen Klinikstandorten darin aufgeführt sind.
Eingabefehler - Fehler im Zusammenhang mit Problemen bei der Verbindung zu Quinyx. Eingabefehler sind selten und erfordern in der Regel Hilfe vom Support von Vetera.
Ausgabefehler - Fehler im Zusammenhang mit dem Import von Schichten in Vetera. Diese sind häufiger und hängen mit falschen Zuordnungen, fehlenden Mitarbeiternummern und ähnlichem zusammen.
Wenn Personen Fehlermeldungen per E-Mail erhalten, wie oben beschrieben, ist es ratsam, zuerst die Fehlerprotokolle, insbesondere die Ausgabefehler, zu überprüfen.
Das Suchfeld im Protokoll kann verwendet werden, um Einträge zu filtern nach:
Name des Klinikstandorts
Datenbank-Schicht-ID
Quinyx-Schicht-ID
Fehlercode
Personen-ID / Mitarbeiternummer
Um detaillierte Informationen über einen Fehler zu sehen, wähle Fehlermeldung anzeigen aus.