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Die Online-Buchung ermöglicht es Ihren Kunden, Termine jederzeit unabhängig zu buchen. Durch die Bereitstellung der Online-Buchung können Sie auch die Zeit Ihrer Klinik für andere Aufgaben sparen.
Mit dem Online-Buchungs-Feature von Vetera haben Sie detaillierte Kontrolle über den Zugang Ihrer Kunden zur Terminbuchung. Sie können entscheiden, welche Dienstleistungen oder Behandlungen enthalten sind und die Zeitfenster auswählen, die für die Online-Buchung verfügbar sind. Sie können auch behandlungsspezifische Anweisungen hinzufügen, um Ihre Kunden darüber zu informieren, wie sie sich auf den Termin vorbereiten können.
Die Online-Buchung ist ein Zusatzfeature in Vetera. Bitte kontaktieren Sie den Verkaufs- oder Supportbereich von Vetera, um das Feature zu erwerben.
Schritte zur Einrichtung der Online-Buchung
Nachdem das Online-Buchungs-Feature zu Ihrem System hinzugefügt wurde, können Sie die Einstellungen der Online-Buchung bearbeiten und die erforderliche Einrichtung abschließen:
Online-Buchungs-Workflow für Ihre Kunden
Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung, wie Ihr Online-Buchungsformular für Ihre Kunden aussieht und wie sie es verwenden.
Der Text, den Sie im Feld Informationen in den allgemeinen Online-Buchungseinstellungen hinzugefügt haben, wird unter dem Seitentitel (a) angezeigt.
Je nach Ihren Formulareinstellungen muss der Kunde möglicherweise einen Klinikstandort auswählen.
Je nach den Einstellungen des Klinikstandorts muss der Kunde möglicherweise die Art des Patienten auswählen.
Der Kunde wählt eine Grundgruppe aus.
Der Kunde wählt einen Grund aus. Grundspezifische Anweisungen, die in den Grundeinstellungen festgelegt sind, werden unter dem Grund (b) angezeigt.
Tage mit verfügbaren Terminen werden im Kalender in grün angezeigt. Der Kunde wählt einen Tag im Kalender aus.
Die verfügbaren Zeiten für den ausgewählten Tag sind unten aufgeführt. Die verfügbaren Zeiten hängen von den Gruppeneinstellungen sowie von den verfügbaren Zeitfeldern und den Erforderlichen Zeiten vor dem Terminstart in den allgemeinen Einstellungen für die Online-Buchung ab. Die Kunden können die Filter verwenden, um verfügbare Zeiten für den ganzen Tag, den Morgen, den Nachmittag oder den Abend anzuzeigen. Wenn ausgewählt, wird der behandelnde Tierarzt in den Zeitfeldkarten angezeigt.
Der Kunde wählt die Schaltfläche Wählen aus, um einen Termin auszuwählen.
Eine neue Seite öffnet sich. Termindetails zeigen eine Zusammenfassung des Termins. Die Dauer und der Name des zuständigen Mitarbeiters können je nach allgemeinen Online-Buchungseinstellungen verborgen oder angezeigt werden.
Der Kunde gibt seine Informationen ein. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
Der Kunde füllt die Informationen zu seinem Haustier aus. Nur Einzelterminbuchungen sind in der Online-Buchung verfügbar. Informationen, die im Textfeld hinzugefügt werden, werden in den Termindetails und im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Konsultation“ angezeigt. Beachten Sie, dass die Kunden möglicherweise aufgefordert werden, ihre Handynummer mit einem einmaligen SMS-Code zu verifizieren, bevor sie den Termin bestätigen.
Der Kunde kann das Kontrollkästchen Merke mich auswählen, wenn er möchte, dass sein Browser die eingegebenen Informationen speichert. Dies ist nützlich, wenn er regelmäßig online bucht.
Der Kunde wählt Termin bestätigen aus, um die Buchung abzuschließen. Der Termin wird in Ihren Terminkalender hinzugefügt und die ausgewählten Bestätigungsnachrichten werden gesendet. Eine Zusammenfassungsseite öffnet sich.
Online-Buchung (neues Design)
Anmerkung
Es können nur Einzelterminbuchungen über die Online-Buchung vorgenommen werden. Mehrtier-Termine müssen vom Klinikpersonal gebucht werden.
Der Online-Buchungsprozess für Kunden folgt dem gleichen Ablauf und den gleichen Anwendungsfällen wie das aktuelle Design, mit mehreren Verbesserungen in der Benutzerfreundlichkeit.
Der Kundenworkflow im neuen Online-Buchungsportal ist wie folgt:
Der Kunde definiert die Kriterien für den Termin. Abhängig von Ihren allgemeinen Einstellungen kann dies die Auswahl eines Klinikstandorts und der Tierart umfassen. Eine Warnung wird angezeigt, wenn die Zeitzone des Kunden nicht mit der Zeitzone der Klinik übereinstimmt.
Gruppen von Gründen werden in einem ausklappbaren Akkordeon angezeigt. Der Kunde klappt eine Gruppe auf und wählt einen spezifischen Grund aus. Grundspezifische Anweisungen, die in den Grund Einstellungen festgelegt sind, werden unter dem Grund angezeigt.
Tage mit verfügbaren Terminen sind durch einen Punkt unter dem Datum im Kalender gekennzeichnet. Der Kunde wählt einen Tag aus.
Die verfügbaren Zeiten für den ausgewählten Tag sind unter dem Datum aufgeführt. Wenn ausgewählt, wird der behandelnde Tierarzt in den Zeitkarten angezeigt. Der Kunde wählt eine Uhrzeit aus den verfügbaren Zeiten aus.
Der Client wird aufgefordert, seine E-Mail-Adresse zur Überprüfung einzugeben.
Das Dialogfeld für die Termindetails öffnet sich. Ein 10-minütiger Countdown wird angezeigt, der zeigt, wie lange der Slot reserviert ist, sobald der Kunde mit der Buchung beginnt.
Der Kunde füllt seine und die Informationen seines Haustiers aus. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. Nur Einzelhaustier-Termine sind in der Online-Buchung verfügbar. Neue Kunden werden möglicherweise auch aufgefordert, ihre Handynummer mit einem einmaligen SMS-Code zu verifizieren, bevor der Termin bestätigt wird.
Der Kunde wählt Termin buchen aus, um die Buchung abzuschließen.
Der Termin wird dann Ihrem Terminkalender hinzugefügt, und die ausgewählten Bestätigungsnachrichten werden gesendet.
Regeln für die Übereinstimmung von Kundendaten mit bestehenden Daten in Vetera
Wenn Vetera die Kunden- und Patientendaten aus der Online-Buchung erhält, versucht es automatisch, die übermittelten Daten mit vorhandenen Kunden in Ihrem System abzugleichen, um Duplikate von Kunden und Patienten zu vermeiden.
Kundenabgleich
Ein Kunde wird als Übereinstimmung betrachtet, wenn:
Der Vorname genau übereinstimmt.
Der Nachname genau übereinstimmt.
Mindestens eine der folgenden Übereinstimmungen erfolgt:
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Adresse
Basierend auf dem Übereinstimmungsergebnis zeigt Vetera eine Nachricht in den Termin- und Beratungsansichten an, um Ihnen zu helfen, fortzufahren:
Wenn ein einzelner übereinstimmender Kunde gefunden wird, wird der Kunde automatisch mit der Buchung verknüpft, und eine Nachricht wird angezeigt, um die Übereinstimmung zu bestätigen.
Wenn mehrere potenzielle Übereinstimmungen gefunden werden, wird eine Nachricht angezeigt, die die übereinstimmenden Details auflistet (z. B. Name, E-Mail oder Telefonnummer). Wählen Sie Potenzielle Übereinstimmungen anzeigen aus, um eine Liste vorgeschlagener Kunden zu öffnen. Sie können dann:
Einen neuen Kunden mit den vorausgefüllten Online-Buchungsinformationen erstellen oder
Einen bestehenden Kunden auswählen und auf Mit ausgewähltem Kunden fortfahren klicken.
Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, kann ein neuer Kunde mithilfe eines Formulars erstellt werden, das automatisch mit den Online-Buchungsdaten vorausgefüllt ist.
Beispiel: Wenn es einen Kunden gibt, der denselben Vorname, Nachname und Telefonnummer hat, aber eine andere oder fehlende E-Mail-Adresse in Ihrem Vetera, wird der Kunde abgeglichen. Beachten Sie, dass die unterschiedlichen Daten (in diesem Fall, E-Mail-Adresse) nicht automatisch von den Online-Buchungsdaten in die Kundendetails im System aktualisiert werden. Wenn es bereits Duplikate von Kunden in Ihrem Vetera auf der Grundlage dieser Details gibt, schlägt der Abgleich fehl, selbst wenn andere Details (z. B. Kunden-ID) eines der Kunden mit den Online-Buchungsdaten übereinstimmen.
Patientenabgleich
Nachdem ein Kundenabgleich bestätigt wurde, versucht Vetera, die Patientendetails abzugleichen. Ein Patient wird als Übereinstimmung betrachtet, wenn:
Die Kunden übereinstimmt.
Der Patientenname stimmt genau überein.
Die Art stimmt genau überein.
Wie Übereinstimmungsergebnisse angezeigt werden
Wenn der Kunde übereinstimmt, aber kein übereinstimmender Patient gefunden wird, wird eine Nachricht angezeigt, die anzeigt, dass der Patient ausgewählt oder erstellt werden muss. Sie können dann entweder einen vorhandenen Patienten manuell auswählen oder einen neuen erstellen. Das Formular wird mit den Informationen, die in der Online-Buchung bereitgestellt wurden, vorausgefüllt.
Wenn Sie einen Online-Termin im Kalender öffnen, zeigt Vetera eine Nachricht oben in der Ansicht der Termindetails an, um anzuzeigen, ob der Kunde und der Patient mit bestehenden Aufzeichnungen abgeglichen wurden:
Keine Übereinstimmung von Kunde oder Patient:
"Der Kunde und der Patient aus der Online-Buchung wurden in Vetera nicht abgeglichen. Bearbeiten Sie den Termin, um einen bestehenden Kunden auszuwählen oder einen neuen zu erstellen."
Kunde abgestimmt, Patient nicht abgestimmt:
"Der Kunde wurde erfolgreich zugeordnet, aber es wurde kein passender Patient in Vetera gefunden. Bearbeiten Sie den Termin, um einen vorhandenen Patienten auszuwählen oder einen neuen anzulegen."
Kunde und Patient zugeordnet:
"Der Kunde und der Patient aus der Online-Buchung wurden erfolgreich in Vetera zugeordnet."