Übersicht
Mit der Online-Terminbuchung können Ihre Kunden jederzeit selbstständig Termine buchen. Durch das Angebot der Online-Terminbuchung sparen Sie außerdem Zeit in Ihrer Klinik für andere Aufgaben.
Mit der Online-Terminbuchungsfunktion von Vetera haben Sie detaillierte Kontrolle darüber, wie Ihre Kunden auf die Terminbuchung zugreifen. Sie können festlegen, welche Leistungen oder Behandlungen enthalten sind, und die Zeiträume auswählen, die für die Online-Terminbuchung verfügbar sind. Außerdem können Sie behandlungsspezifische Anleitungen hinzufügen, um Ihre Kunden darüber zu informieren, wie sie sich auf den Termin vorbereiten.
Die Online-Terminbuchung ist eine Zusatzfunktion in Vetera. Wenden Sie sich an den Vertrieb oder die Kundenbetreuung von Vetera, um die Funktion zu kaufen.
Schnellzugriff
Übersicht
Schritte zur Einrichtung der Online-Terminbuchung
Ablauf der Online-Terminbuchung für Ihre Kunden
Online-Terminbuchung (Neues Design)
Regeln für den Abgleich von Kundendaten mit vorhandenen Daten in Vetera
Schritte zur Einrichtung der Online-Terminbuchung
Nachdem die Funktion für die Online-Terminbuchung zu Ihrem System hinzugefügt wurde, können Sie die Einstellungen der Online-Terminbuchung bearbeiten und die erforderliche Einrichtung abschließen:
Ablauf der Online-Terminbuchung für Ihre Kunden
Nachfolgend wird beschrieben, wie das Formular für die Online-Terminbuchung für Ihre Kunden aussieht und wie sie es verwenden.
Der Text, den Sie in das Feld Informationen in den allgemeinen Einstellungen der Online-Terminbuchung eingegeben haben, wird unter dem Seitentitel (a) angezeigt.
Abhängig von Ihrer Formularauswahl muss der Kunde möglicherweise einen Standort der Klinik auswählen.
Abhängig von den Einstellungen des Klinikstandorts muss der Kunde möglicherweise die Tierart des Patienten auswählen.
Der Kunde wählt eine Besuchsgrundgruppe aus.
Der Kunde wählt einen Besuchsgrund aus. Die in den Einstellungen des Besuchsgrunds festgelegten Anleitungen für den jeweiligen Besuchsgrund werden unter dem Besuchsgrund (b) angezeigt.
Tage mit verfügbaren Terminzeiten werden im Kalender grün angezeigt. Der Kunde wählt einen Tag im Kalender aus.
Die verfügbaren Zeiten für den ausgewählten Tag werden darunter aufgelistet. Die verfügbaren Zeiten hängen von den Einstellungen des Besuchsgrunds sowie den Einstellungen Verfügbare Zeitfenster und Erforderliche Zeit vor Terminbeginn in den allgemeinen Einstellungen der Online-Terminbuchung ab. Kunden können die Filter verwenden, um verfügbare Zeiten für den ganzen Tag, den Vormittag, den Nachmittag oder den Abend anzuzeigen. Wenn ausgewählt, wird der behandelnde Tierarzt in den Karten der Zeiträume angezeigt.
Der Kunde wählt die Schaltfläche Wählen, um eine Terminzeit auszuwählen.
Eine neue Seite wird geöffnet. Termindetails enthalten eine Zusammenfassung des Termins. Abhängig von den allgemeinen Einstellungen der Online-Terminbuchung können die Dauer und der Name des verantwortlichen Mitarbeiters ausgeblendet oder angezeigt werden.
Der Kunde gibt seine Informationen ein. Erforderliche Felder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
Der Kunde gibt die Informationen zu seinem Haustier ein. Bei der Online-Terminbuchung sind nur Termine für ein einzelnes Haustier verfügbar. In das Textfeld eingegebene Informationen werden in den Termindetails und im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ der Konsultation angezeigt. Beachten Sie, dass Kunden möglicherweise aufgefordert werden, ihre Mobiltelefonnummer mit einem einmaligen SMS-Code zu bestätigen, bevor sie den Termin bestätigen.
Der Kunde kann das Kontrollkästchen Erinnere dich an mich auswählen, wenn der Browser die eingegebenen Informationen speichern soll. Dies ist hilfreich, wenn regelmäßig online Termine gebucht werden.
Der Kunde wählt Termin bestätigen, um die Terminbuchung fertigzustellen. Der Termin wird zu Ihrem Terminkalender hinzugefügt und die ausgewählten Bestätigungsnachrichten werden gesendet. Eine Zusammenfassungsseite wird geöffnet.
Online-Terminbuchung (Neues Design)
Hinweis: Über die Online-Terminbuchung können nur Termine für ein einzelnes Haustier gebucht werden. Termine für mehrere Haustiere müssen vom Klinikpersonal gebucht werden.
Der Ablauf der Online-Terminbuchung für Kunden entspricht dem des aktuellen Designs und deckt dieselben Anwendungsfälle ab, bietet jedoch mehrere Verbesserungen bei der Benutzerfreundlichkeit.
Der Ablauf für Kunden im neuen Portal der Online-Terminbuchung ist wie folgt:
Der Kunde legt die Kriterien für den Termin fest. Abhängig von Ihren allgemeinen Einstellungen kann dies die Auswahl eines Klinikstandorts und der Tierart des Patienten umfassen. Wenn die Zeitzone des Kunden nicht mit der Zeitzone der Klinik übereinstimmt, wird eine Warnung angezeigt.
Besuchsgrundgruppen werden in einem aufklappbaren Akkordeon angezeigt. Der Kunde klappt eine Gruppe auf und wählt einen bestimmten Besuchsgrund aus. Die in den Einstellungen des Besuchsgrunds festgelegten Anleitungen für den jeweiligen Besuchsgrund werden unter dem Besuchsgrund angezeigt.
Tage mit verfügbaren Terminzeiten werden im Kalender durch einen Punkt unter dem Datum angezeigt. Der Kunde wählt einen Tag aus.
Die verfügbaren Zeiten für den ausgewählten Tag werden unter dem Datum aufgelistet. Wenn ausgewählt, wird der behandelnde Tierarzt in den Karten der Zeiträume angezeigt. Der Kunde wählt aus den verfügbaren Zeiten eine Terminzeit aus.
Der Kunde wird aufgefordert, seine E-Mail-Adresse zur Bestätigung einzugeben.
Das Dialogfeld mit dem Formular für die Termindetails wird geöffnet. Ein zehnminütiger Countdown zeigt an, wie lange der Zeitraum reserviert ist, nachdem der Kunde mit der Buchung begonnen hat.
Der Kunde gibt seine Informationen und die Informationen zu seinem Haustier ein. Erforderliche Felder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. Bei der Online-Terminbuchung sind nur Termine für ein einzelnes Haustier verfügbar. Neue Kunden werden möglicherweise außerdem aufgefordert, ihre Mobiltelefonnummer mit einem einmaligen SMS-Code zu bestätigen, bevor sie den Termin bestätigen.
Der Kunde wählt Termin buchen, um die Terminbuchung fertigzustellen.
Der Termin wird anschließend zu Ihrem Terminkalender hinzugefügt und die ausgewählten Bestätigungsnachrichten werden gesendet.
Regeln für den Abgleich von Kundendaten mit vorhandenen Daten in Vetera
Wenn Vetera die Kundendaten und Patientenangaben aus der Online-Terminbuchung erhält, versucht das System automatisch, die übermittelten Angaben mit vorhandenen Kunden in Ihrem System abzugleichen, um doppelte Kunden- und Patienteneinträge zu vermeiden.
Kundenabgleich
Ein Kunde gilt als übereinstimmend, wenn:
Der Vorname exakt übereinstimmt.
Der Nachname exakt übereinstimmt.
Mindestens eine der folgenden Angaben übereinstimmt:
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Adresse
Auf Grundlage des Abgleichs zeigt Vetera in den Ansichten für Termine und Konsultationen eine Nachricht an, die Sie beim Fortfahren unterstützt:
Wenn ein einzelner übereinstimmender Kunde gefunden wird, wird der Kunde automatisch mit der Terminbuchung verlinkt und eine Nachricht bestätigt die Übereinstimmung.
Wenn mehrere mögliche Übereinstimmungen gefunden werden, wird eine Nachricht mit den übereinstimmenden Details angezeigt, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Wählen Sie Mögliche Übereinstimmungen anzeigen, um eine Liste vorgeschlagener Kunden zu öffnen. Anschließend können Sie:
einen neuen Kunden anhand der vorausgefüllten Informationen aus der Online-Terminbuchung erstellen oder
einen bestehenden Kunden auswählen und Mit dem ausgewählten Kunden fortfahren auswählen.
Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, kann ein neuer Kunde über ein Formular erstellt werden, das automatisch mit den Daten aus der Online-Terminbuchung vorausgefüllt ist.
Beispiel: Wenn es in Ihrem Vetera einen Kunden mit demselben Vor- und Nachnamen sowie derselben Telefonnummer, aber einer anderen oder fehlenden E-Mail-Adresse gibt, wird der Kunde als übereinstimmend erkannt. Beachten Sie, dass die abweichenden Daten, in diesem Fall die E-Mail-Adresse, nicht automatisch aus den Daten der Online-Terminbuchung in die Kundendetails im System übernommen werden. Wenn in Ihrem Vetera auf Grundlage dieser Angaben doppelte Kundeneinträge vorhanden sind, schlägt der Abgleich fehl, selbst wenn andere Angaben, zum Beispiel die Kunden ID, bei einem der Kunden mit den Daten der Online-Terminbuchung übereinstimmen.
Patientenabgleich
Nachdem eine Übereinstimmung des Kunden bestätigt wurde, versucht Vetera, die Patientenangaben abzugleichen. Ein Patient gilt als übereinstimmend, wenn:
Der Kunde übereinstimmt.
Der Patientenname exakt übereinstimmt.
Die Tierart exakt übereinstimmt.
Anzeige der Abgleichsergebnisse
Wenn der Kunde übereinstimmt, aber kein übereinstimmender Patient gefunden wird, wird eine Nachricht angezeigt, dass der Patient ausgewählt oder erstellt werden muss. Sie können dann entweder manuell einen bestehenden Patienten auswählen oder einen neuen erstellen. Das Formular wird anhand der in der Online-Terminbuchung angegebenen Informationen vorausgefüllt.
Wenn Sie einen Online-Termin im Kalender öffnen, zeigt Vetera oben in der Ansicht der Termindetails eine Nachricht an, die angibt, ob der Kunde und der Patient mit vorhandenen Aufzeichnungen abgeglichen wurden:
Keine Übereinstimmung für Kunde oder Patient:
„Der Kunde und der Patient aus der Online-Terminbuchung wurden in Vetera nicht abgeglichen. Bearbeiten Sie den Termin, um einen bestehenden Kunden auszuwählen oder einen neuen zu erstellen.“
Kunde übereinstimmend, Patient nicht übereinstimmend:
„Der Kunde wurde erfolgreich abgeglichen, aber in Vetera wurde kein übereinstimmender Patient gefunden. Bearbeiten Sie den Termin, um einen bestehenden Patienten auszuwählen oder einen neuen zu erstellen.“
Kunde und Patient übereinstimmend:
„Der Kunde und der Patient aus der Online-Terminbuchung wurden in Vetera erfolgreich abgeglichen.“