Dieser Artikel erläutert die Einstellungen für die Online-Terminbuchung. Dazu gehören die Konfiguration von Zeitfenstern, das Festlegen der Mindestvorlaufzeit vor einer Buchung sowie das Versenden einer Kopie der Bestätigungs-E-Mails an die Klinik – zusammen mit weiteren wichtigen Optionen.
Hinweis: Um auf Einstellungen zuzugreifen, wählen Sie in der oberen linken Ecke den Standortnamen aus und anschließend Einstellungen aus dem sich öffnenden Menü. Beachten Sie, dass Einstellungen nur für Benutzer sichtbar ist, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Wenn Sie Einstellungen nicht sehen, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Praxis, um Ihre Zugriffsrechte zu prüfen.
Allgemeine Einstellungen für die Online-Terminbuchung
Die allgemeinen Einstellungen für die Online-Terminbuchung auf Standort-Ebene werden in Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung festgelegt.
Tipp: Beim Aktualisieren der Einstellungen ist es hilfreich, die Online-Buchung Vorschau geöffnet zu haben, damit Sie sehen, wie sich Ihre Änderungen auf die Online-Buchungsseite auswirken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Online-Buchung Vorschau, um die Vorschau in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.
Um die Einstellungen zu bearbeiten, wählen Sie die Stift-Schaltfläche neben dem Titel des Abschnitts. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Speichern.
Ermöglicht: Wählen Sie diese Einstellung, um die Online-Terminbuchung für Ihren Klinikstandort zu aktivieren. Wenn diese Einstellung nicht ausgewählt ist, können Sie keine Online-Terminbuchung für Schichten hinzufügen und die Online-Terminbuchung für Ihre Kunden verfügbar machen.
Sichtbarkeit des Patientenportals: Nutzen Sie diese Einstellung, um zu steuern, ob der Standort der Klinik in den Suchergebnissen des Vetera Patientenportals angezeigt wird. Diese Option kann hilfreich sein, wenn eine Abteilung nur für interne Tests erstellt wurde und im Patientenportal nicht für Kunden sichtbar sein soll.
Online-Reservierung URL: In diesem Feld können Sie die URL festlegen, die für die Seite der Online-Terminbuchung verwendet wird. Dieser Wert kann als Platzhalter ([[onlinebooking_url]]) in E-Mail- und SMS-Vorlagen verwendet werden. Wenn das Feld leer gelassen wird, verwendet das System automatisch die URL des Patientenportals der Klinik. Wenn Sie lieber direkt auf die Buchungsseite Ihrer eigenen Website verlinken möchten, können Sie hier die gewünschte URL eingeben.
Verfügbare Zeitfenster: Wenn Ihr Kalender kleinere Zeiträume verwendet (15 Minuten ist die Standardeinstellung), können Sie auswählen, ob in der Online-Terminbuchung alle Zeitfenster, volle und halbe Stunden oder nur volle Stunden angeboten werden sollen.
Information: In diesem Feld können Sie allgemeine Informationen hinzufügen, die am Anfang Ihres Online-Buchungsformulars angezeigt werden.
Erforderliche Zeit vor Terminbeginn: Mit dieser Einstellung können Sie die Zeiten für die Online-Terminbuchung begrenzen, sodass Buchungen nicht zu nah am Terminbeginn vorgenommen werden können. Wenn Sie z. B. 120 hinzufügen, können Kunden Termine nicht weniger als zwei Stunden (120 Minuten) vor dem Terminbeginn buchen.
Maximal neue Kundenbuchungen pro Tag: Mit dieser Einstellung legen Sie fest, wie viele Buchungen neue Kunden pro Tag maximal vornehmen können, bevor eine zusätzliche SMS-Überprüfung erforderlich ist. Diese Einstellung blockiert Buchungen nicht. Wenn das Limit überschritten wird, wird ein zusätzlicher Schritt zur SMS-Überprüfung hinzugefügt, um Spam oder automatisierte Buchungsversuche zu verhindern.
Zusammenfassende Informationen: In diesem Feld können Sie Informationen hinzufügen, die auf der Seite der Online-Buchungsübersicht angezeigt werden.
Standardbezeichnung für „Hinweise für den Tierarzt“: In diesem Feld können Sie einen Titel für das Feld hinzufügen, das Kunden verwenden können, um zusätzliche Informationen für die/den zuständige(n) Mitarbeiter(in) zum Termin zu ergänzen.
Stellen Sie „Hinweise für den Tierarzt“ als Pflichtfeld ein: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, müssen Kunden zusätzliche Informationen für die/den zuständige(n) Mitarbeiter(in) zum Termin hinzufügen.
Kunden-ID-Feld aktivieren: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird das Feld für die Kunden-ID in das Online-Buchungsformular aufgenommen.
„Kunden ID“ als Pflichtfeld festlegen: Diese Option ist verfügbar, wenn Kunden-ID-Feld aktivieren ausgewählt ist. Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, müssen Kunden ihre ID angeben.
Auslöser: Zeigen Sie einem Kunden eine Nachricht an, bevor eine Online-Terminbuchung abgeschlossen ist, wenn der Buchungshinweis auf eine Situation zutrifft, die Sie definiert haben. Siehe Trigger-Themen für Online-Terminbuchung einrichten.
In Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Reservierung können Sie eine vorläufige Buchungszeit für Online-Terminbuchungen festlegen:
Vorläufige Buchungszeit: In diesem Feld können Sie in Minuten definieren, wie lange ein Zeitfenster reserviert wird, wenn ein Kunde eine Online-Terminbuchung erstellt. Wenn Sie z. B. die vorläufige Buchungszeit auf 10 setzen, wird das Zeitfenster für 10 Minuten nach der Auswahl eines Zeitfensters in der Online-Terminbuchung reserviert. Bestätigt der Kunde die Online-Terminbuchung nicht innerhalb von 10 Minuten, wird das Zeitfenster automatisch freigegeben.
In Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Kundeninteraktionen können Sie die Berechtigungen für die Stornierung durch Kunden verwalten:
Dem Kunden erlauben, den Termin zu stornieren: Wählen Sie diese Einstellung, um Kunden zu erlauben, ihre Termine über das Buchungsportal zu stornieren. Wenn diese Einstellung nicht ausgewählt ist, können Kunden Termine nicht online stornieren.
Einstellungen für Terminbestätigung und Erinnerung
Um diese Einstellungen zu bearbeiten, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung.
Zeigen Sie den Kunden keine Dauer an: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird die Dauer des Termins in den Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten nicht angezeigt. Es wird nur die Startzeit übernommen.
Zeigen Sie den Namen des Tierarztes den Kunden nicht an: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird der Name des/der zuständigen Tierarztes/Tierärztin für den Termin nicht in den Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten angezeigt. Beachten Sie, dass das Feld weiterhin enthalten ist und „Tierarzt“ anstelle des Namens anzeigt, wenn in visitgrundbezogenen Einstellungen die Einstellung Von Terminerinnerungen und -bestätigungen ausschließen ausgewählt ist. Um die Tierarzt-Informationen vollständig aus der Nachricht zu entfernen, deaktivieren Sie die visitgrundbezogene Einstellung.
E-Mail Nachricht: Fügen Sie eine Nachricht hinzu, die in der Bestätigungs-E-Mail enthalten ist, die an Kunden gesendet wird, wenn sie online einen Termin buchen. Wählen Sie Textvorlagen, um eine gespeicherte Textvorlage hinzuzufügen, oder geben Sie die Nachricht im Editor unten ein. Die im Editor verfügbaren Formatierungsoptionen hängen von Ihrer Organisationseinstellung E-Mail-Formatierung ab.
SMS-Bestätigung senden: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird beim Online-Buchen eines Termins eine SMS-Bestätigung an Kunden gesendet. Der Text der Nachricht wird in den Standard-Einstellungen oder in den visitgrundbezogenen Einstellungen definiert.
E-Mail-Kopie an den Klinikstandort senden: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird eine Kopie der Bestätigungs-E-Mail-Nachricht an die E-Mail-Adresse Ihres Klinikstandorts gesendet.
Online-Buchungen standardmäßig bestätigen: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, werden Termine, die über die Online-Terminbuchung erstellt werden, automatisch als bestätigt markiert. Wenn diese Einstellung nicht ausgewählt ist, bleiben Termine, die über die Online-Terminbuchung erstellt werden, unbestätigt, bis das Klinikpersonal sie manuell bestätigt.
Auslöser-Themen
Auslöser-Themen zeigen einem Kunden während der Online-Terminbuchung eine Nachricht an, wenn der Buchungshinweis mit einer von Ihnen definierten Situation übereinstimmt. Die Themen können in Klarsprache verfasst werden – das System gleicht sie anhand der Bedeutung ab, sodass keine exakten Stichwörter erforderlich sind. Nachrichten unterstützen Platzhalter, z. B. [[clinic_phone_number]] und [[clinic_email]].
Weitere Informationen finden Sie unter Trigger-Themen für Online-Terminbuchung einrichten.