Dieser Artikel erläutert die Einstellungen für die Online-Terminbuchung. Dazu gehören das Konfigurieren von Zeitfenstern, das Festlegen der erforderlichen Vorlaufzeit vor einer Terminbuchung sowie das Senden einer Kopie von Bestätigungs-E-Mails an die Klinik – inklusive weiterer wichtiger Optionen.
Hinweis: Um auf Einstellungen zuzugreifen, wählen Sie in der oberen linken Ecke den Klinikstandort Name aus und anschließend im sich öffnenden Menü Einstellungen. Beachten Sie, dass Einstellungen nur für Benutzer sichtbar ist, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Wenn Sie Einstellungen nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Praxisadministrator, um Ihre Zugriffsberechtigung zu prüfen.
Allgemeine Einstellungen für die Online-Terminbuchung
Die allgemeinen Einstellungen für die Online-Terminbuchung auf Ebene des Klinikstandorts werden in Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung festgelegt.
Tipp: Beim Aktualisieren der Einstellungen ist es hilfreich, die Online-Buchung Vorschau geöffnet zu haben, damit Sie sehen, wie sich Ihre Änderungen auf die Seite für die Online-Terminbuchung auswirken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Online-Buchung Vorschau, um die Online-Buchung Vorschau in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.
Zum Bearbeiten der Einstellungen wählen Sie das Stift-Symbol neben dem Titel des Abschnitts. Wenn Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Speichern.
Ermöglicht: Aktivieren Sie diese Einstellung, um die Funktion für die Online-Terminbuchung für Ihren Klinikstandort freizuschalten. Wenn diese Einstellung nicht ausgewählt ist, können Sie keine Online-Terminbuchung für Schichten hinzufügen und keine Online-Terminbuchung für Ihre Kunden verfügbar machen.
Sichtbarkeit des Patientenportals: Verwenden Sie diese Einstellung, um zu steuern, ob der Klinikstandort in den Suchergebnissen des Vetera Patientenportals angezeigt wird. Diese Option kann nützlich sein, wenn eine Abteilung nur für interne Tests erstellt wurde und im Patientenportal nicht für Kunden sichtbar sein soll.
Online-Reservierung URL: In diesem Feld können Sie die URL festlegen, die für die Seite der Online-Terminbuchung verwendet wird. Dieser Wert kann als Platzhalter ([[onlinebooking_url]]) in E-Mail- und SMS-Vorlagen verwendet werden. Wenn das Feld leer gelassen wird, verwendet das System automatisch die URL des Patientenportals der Klinik. Wenn Sie stattdessen direkt mit der Buchungsseite Ihrer eigenen Website verlinken möchten, können Sie hier diese URL eintragen.
Verfügbare Zeitfenster: Wenn Ihr Kalender kleinere Zeitfenster verwendet (15 Minuten sind standardmäßig eingestellt), können Sie festlegen, ob in der Online-Terminbuchung alle Zeitfenster, volle und halbe Stunden oder nur volle Stunden angeboten werden sollen.
Information: In diesem Feld können Sie allgemeine Informationen hinzufügen, die ganz am Anfang Ihres Formulars für die Online-Terminbuchung angezeigt werden.
Erforderliche Zeit vor Terminbeginn: Mit dieser Einstellung können Sie Online-Terminbuchungen begrenzen, sodass keine Buchungen zu nah am Startzeitpunkt des Termins vorgenommen werden können. Wenn Sie z. B. 120 eintragen, können Kunden Termine nicht weniger als zwei Stunden (120 Minuten) vor dem Start buchen.
Maximal neue Kundenbuchungen pro Tag: Mit dieser Einstellung können Sie die maximale Anzahl an Buchungen festlegen, die neue Kunden pro Tag vornehmen können, bevor eine zusätzliche SMS-Verifizierung erforderlich ist. Diese Einstellung blockiert Buchungen nicht. Wenn das Limit überschritten wird, wird ein zusätzlicher Schritt zur SMS-Verifizierung hinzugefügt, um Spam oder automatisierte Buchungsversuche zu verhindern.
Zusammenfassende Informationen: In diesem Feld können Sie Informationen hinzufügen, die auf der Seite für die Zusammenfassung der Online-Terminbuchung angezeigt werden.
Standardwert für „Hinweise für den Tierarzt“: In diesem Feld können Sie einen Titel für das Feld hinzufügen, den Kunden verwenden können, um zusätzliche Informationen für die/den zuständige/n Mitarbeiter/in zum Termin anzugeben.
Stellen Sie „Hinweise für den Tierarzt“ als Pflichtfeld ein: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, müssen Kunden zusätzliche Informationen für die/den zuständige/n Mitarbeiter/in zum Termin angeben.
CSS-Daten für das Styling online buchen: In diesem Feld können Sie das Erscheinungsbild Ihres Formulars für die Online-Terminbuchung mithilfe von CSS-Stilen anpassen.
Kunden-ID-Feld aktivieren: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird das Feld für die Kunden-ID in das Formular für die Online-Terminbuchung aufgenommen.
„Kunden ID“ als Pflichtfeld festlegen: Diese Option ist verfügbar, wenn Kunden-ID-Feld aktivieren ausgewählt ist. Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, müssen Kunden ihre ID angeben.
Unter Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Terminbuchung können Sie eine Vorläufige Buchungszeit für Online-Terminbuchungen festlegen:
Vorläufige Buchungszeit: In diesem Feld können Sie in Minuten festlegen, wie lange ein Zeitfenster reserviert wird, wenn ein Kunde eine Online-Terminbuchung vornimmt. Wenn Sie z. B. die Vorläufige Buchungszeit auf 10 setzen, wird das Zeitfenster für 10 Minuten nach der Auswahl eines Zeitfensters in der Online-Terminbuchung reserviert. Bestätigt der Kunde die Online-Terminbuchung nicht innerhalb von 10 Minuten, wird das Zeitfenster automatisch freigegeben.
Einstellungen für Bestätigung und Erinnerung von Terminen
Um diese Einstellungen zu bearbeiten, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung.
Zeigen Sie den Kunden keine Dauer an: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird die Dauer des Termins weder in den Bestätigungs- noch in den Erinnerungsnachrichten angezeigt. Es wird nur die Anfangszeit einbezogen.
Zeigen Sie den Kunden nicht den Namen des Tierarztes: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird der Name der/des zuständigen Tierärztin/Tierarztes für den Termin nicht in den Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten angezeigt. Beachten Sie, dass das Feld weiterhin enthalten ist, wenn die Einstellung Von Terminerinnerungen und -bestätigungen ausschließen in einstellungen zum Besuchsgrund ausgewählt wurde. In diesem Fall wird jedoch „Tierarzt“ statt des Namens angezeigt. Um die Tierarzt-Informationen vollständig aus der Nachricht zu entfernen, deaktivieren Sie die besuchsgrund-spezifische Einstellung.
Online-Buchungen standardmäßig bestätigen: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, werden Termine, die über die Online-Terminbuchung erstellt wurden, automatisch als bestätigt markiert. Wenn diese Einstellung nicht ausgewählt ist, bleiben über die Online-Terminbuchung erstellte Termine unbestätigt, bis sie vom Klinikpersonal manuell bestätigt werden.
E-Mail Nachricht: In diesem Feld können Sie eine Nachricht hinzufügen, die in Bestätigungs-E-Mails verwendet wird, die an Kunden gesendet werden, wenn diese online einen Termin buchen.
SMS-Bestätigung senden: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird Kunden beim Online-Buchen eines Termins eine SMS-Bestätigung gesendet. Der Nachrichtentext wird in den Standard-Einstellungen oder in den besuchsgrund-spezifischen Einstellungen definiert.
Eine E-Mail Kopie an den Klinikstandort senden: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, wird eine Kopie der Bestätigungs-E-Mail-Nachricht des Kunden an die E-Mail-Adresse des Klinikstandorts gesendet.