Standard Einstellungen

Diese Einstellungen werden standardmäßig für alle Termine angewendet. Sie können jedoch auch termingrund-spezifische Erinnerung Einstellungen festlegen.

So bearbeiten Sie diese Einstellungen: Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Reservierung Einstellungen.

Terminerinnerungen werden vor: Geben Sie an, wie viele Stunden oder Tage vor den Erinnerungen für geplante Termine gesendet werden. Mit der folgenden Einstellung legen Sie fest, ob diese Angabe in Stunden oder Tagen erfolgt.
Terminerinnerungen senden Zeittyp: Wählen Sie, ob Erinnerungen in Stunden oder Tagen vor Terminen gesendet werden.
Terminerinnerung spezifische Sendezeit: Wenn Sie die Option „Tage“ ausgewählt haben, geben Sie die genaue Uhrzeit des Tages an, zu der die Erinnerungen gesendet werden.

Beispiel: Mit den Einstellungen „2“, „Tage“ und „9:00“ wird eine Erinnerung 2 Tage vor dem Termin um 9:00 Uhr gesendet.

Hinweis: Sie können mehrere Erinnerungsregeln für einen einzelnen Termin hinzufügen.

E-Mail Einstellungen und SMS Einstellungen

Sie können auswählen, ob Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten per E-Mail, SMS (Textnachricht) oder beides gesendet werden.

Für E-Mail Nachrichten können Sie auswählen, ob die Termin Dauer enthalten sein soll (wenn nicht ausgewählt, wird nur die Startzeit aufgenommen) und ob eine Karte sowie Routenhinweise hinzugefügt werden sollen. Sie können Texte für den E-Mail-Grußtext, zusätzlichen Text für neue Kunden sowie zusätzliche Anweisungen für Bestätigungsnachrichten und Erinnerungen hinzufügen.

Ebenso können Sie Texte für die SMS-Bestätigungnachricht, zusätzlichen Text für neue Kunden sowie Texte für Erinnerungen hinzufügen.

Sie können direkt in die Felder schreiben oder Textvorlagen verwenden, sofern diese verfügbar sind.

Hinweis: Wenn Sie Änderungen an den E-Mail und/oder SMS Bestätigung oder Erinnerungstexten vornehmen und diese auch für alle nicht gesendeten Bestätigungs- und Erinnerung-Nachrichten für bestehende Termine mit keinem Grundtyp aktualisieren möchten, wählen Sie die Option Termine aktualisieren / Terminerinnerungen. Wenn Sie diese Option nicht auswählen und nur Ihre Änderungen speichern, werden die Änderungen nur auf neue Termine angewendet, die nach der Aktualisierung erstellt werden.

Termingrund-spezifische Einstellungen

Wenn termingrund-spezifische Bestätigungs- und Erinnerung Einstellungen für den für einen Termin ausgewählten Grund festgelegt wurden, werden sie für die Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten anstelle der Standard Einstellungen verwendet. Wenn Sie keine termingrund-spezifischen Einstellungen für einen Termingrund angeben, werden für diesen Termingrund die Standard Einstellungen verwendet.

So bearbeiten Sie diese Einstellung: Gehen Sie zu Einstellungen > Artikel & Listen > Gründe.

Anleitung: Sie können einen individuellen Text hinzufügen, der in die Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten für diesen Termingrund aufgenommen wird (zusätzlich zum allgemeinen E-Mail-Grußtext, der in den Standard Einstellungen festgelegt ist).

Tipp: Sie können die Anleitung auch mit Platzhaltern ergänzen. So können Sie z. B. automatisch den Namen der Patienten in den Text einfügen (z. B. „Kein Futter oder Wasser für [[patient_name]] 6 Stunden vor dem Termin.“).

E-Mail Nachricht: Wählen Sie, ob nur der allgemeine Anleitungstext, der im Feld Anleitung hinzugefügt wurde, sowohl für Bestätigungs- als auch für Erinnerungsnachrichten verwendet werden soll, oder ob Sie zusätzliche Anweisungen für Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten hinzufügen möchten. Fügen Sie die zusätzlichen Texte in die Felder ein.
Erinnerungs-E-Mail: Richten Sie die Call-to-Action-Schaltfläche (CTA) ein und fügen Sie Formulare für Erinnerungs-E-Mails hinzu:

Tipp: Eine Call-to-Action-Schaltfläche (CTA) ist ein klickbares UI-Element, das Ihren Kunden dazu auffordert, eine bestimmte Aktion durchzuführen. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Schaltfläche der Erinnerungs-E-Mail hinzugefügt und befindet sich oberhalb der Terminübersicht in der E-Mail.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Call-to-Action-Schaltfläche einfügen innerhalb der Erinnerungs-E-Mail. Sie können konfigurieren, wie die Schaltfläche angezeigt wird. Um die Schaltfläche zu konfigurieren, legen Sie Text der Schaltfläche fest, damit die Beschriftung angezeigt wird, die Nutzer sehen, und Schaltfläche Link, um die Webadresse festzulegen, an die Kunden weitergeleitet werden. Sie müssen außerdem eine Taste Stil auswählen: entweder die primäre Option, die die Themfarbe Ihrer Klinik mit weißem Text verwendet, oder die sekundäre Option, die einen weißen Hintergrund mit farbigen Rahmen und Text nutzt.
Sie können außerdem das Kontrollkästchen Formular-Schaltfläche einbinden unter den Auswahloptionen für die Erinnerungs-E-Mail aktivieren. Wenn ausgewählt, geben Sie den Schaltflächentext ein und wählen Sie die Quelle des Formulars (entweder ein Vetera PDF-Formular oder ein externer Link). Wählen Sie für Vetera Formulare aus der Dropdown-Liste der verfügbaren PDF-Formulare für Kunden oder Patienten. Das angehängte Formular wird zusammen mit der Terminbestätigung und der Erinnerung gesendet und ist in der Konsultation sichtbar, sobald sie mit einer E-Signatur abgeschlossen wurde (falls verfügbar). Das ausgefüllte Formular wird auf der Konsultationsseite sichtbar und in den Kunden- und Patienten-Aufzeichnungen gespeichert, auch wenn der Termin später abgesagt wird.
SMS Nachricht: Wählen Sie, ob die nicht grundspezifischen Standard-SMS-Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten verwendet werden sollen oder ob Sie grundspezifische Nachrichten hinzufügen möchten. Fügen Sie die grundspezifischen Nachrichten in die Felder ein. Die Nachrichtentexte können bis zu 1000 Zeichen lang sein und werden in mehrere SMS-Nachrichten aufgeteilt. In den Nachrichtenfeldern werden die Anzahl der Zeichen, die Anzahl der Nachrichten sowie die Aufteilung angezeigt. Jede einzelne SMS-Nachricht nutzt ein SMS-Kredit.
Methoden zum Senden von Erinnerungen standardmäßig unterbinden: Sie können das Senden von E-Mail-Erinnerungen, SMS-Erinnerungen oder allen Erinnerungen deaktivieren, wenn dieser Grund verwendet wird.
Methoden zum Senden von Bestätigungen standardmäßig verhindern: Sie können das Senden von E-Mail-Bestätigungen, SMS-Bestätigungen oder allen Bestätigungen deaktivieren, wenn dieser Grund verwendet wird.
Von Terminerinnerungen und -bestätigungen ausschließen: Sie können Terminzeit und/oder Tierarzt auswählen, um aus den Termininformationen in Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten ausgeschlossen zu werden.
Terminerinnerungen werden vor: Wählen Sie Erinnerung hinzufügen, um diese Einstellung. anzuzeigen. Geben Sie an, wie viele Stunden oder Tage vor geplanten Terminen die Erinnerungen an Kunden für diesen Termingrund gesendet werden. Die nächste Einstellung definiert, ob diese Angabe in Stunden oder Tagen erfolgt. Sie können mehrere Terminerinnerungen innerhalb eines Grundes festlegen.
Terminerinnerungen senden Zeittyp: Wählen Sie, ob Erinnerungen in Stunden oder Tagen vor Terminen gesendet werden.
Terminerinnerung spezifische Sendezeit: Wenn Sie die Option „Tage“ ausgewählt haben, geben Sie die genaue Uhrzeit des Tages an, zu der die Erinnerungen gesendet werden.

Hinweis: Wenn Sie Änderungen an den E-Mail- und/oder SMS-Texten vornehmen und diese auch für alle nicht gesendeten Bestätigungs- und Erinnerung-Nachrichten für bestehende Termine dieses Grundtyps aktualisieren möchten, wählen Sie die Schaltfläche Termine aktualisieren / appointment reminders. Wenn Sie diese Schaltfläche nicht auswählen und nur Ihre Änderungen speichern, werden die Änderungen nur auf neue Termine angewendet, die nach der Aktualisierung erstellt werden.

Online-Terminbuchung Einstellungen

Wenn Online-Terminbuchung verwendet wird in Ihrem Vetera, stehen die folgenden Einstellungen für Termine zur Verfügung, die von Kunden auf Ihrer Online-Terminbuchungsseite gebucht wurden. Zusätzlich werden für die Online-Terminbuchung die Standard- sowie die termingrund-spezifischen Bestätigungs- und Erinnerungstexte verwendet (z. B. die Sendezeit für Erinnerungen).

So bearbeiten Sie diese Einstellung: Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung.

Zeigen Sie den Kunden keine Dauer an: Wenn ausgewählt, wird die Termin Dauer in den Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten nicht angezeigt. Es wird nur die Startzeit aufgenommen.
Zeigen Sie den Kunden nicht den Namen des Tierarztes: Wenn ausgewählt, wird der Name des für den Termin verantwortlichen Mitarbeiters in den Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten nicht angezeigt.
E-Mail Nachricht: In diesem Feld können Sie eine Nachricht hinzufügen, die in den Bestätigungs-E-Mail Nachrichten verwendet wird, die an Kunden gesendet werden, wenn diese online einen Termin buchen.
SMS-Bestätigung senden: Wenn ausgewählt, wird beim Online-Buchen eines Termins eine SMS-Bestätigungsnachricht an Kunden gesendet. Der Nachrichtentext wird in den Standard Einstellungen oder in den termingrund-spezifischen Einstellungen festgelegt.
Per E-Mail gesendet an Standort der Klinik: Wenn ausgewählt, wird eine Kopie der Bestätigungs-E-Mail-Nachricht des Kunden an die E-Mail-Adresse Ihres Standorts der Klinik gesendet.
Online-Buchungen standardmäßig bestätigen: Wenn ausgewählt, werden Termine, die über die Online-Terminbuchung gebucht werden, automatisch bestätigt. Wenn Sie möchten, dass Kunden ihre Terminbuchung aktiv über einen Bestätigungslink oder eine Schaltfläche bestätigen, stellen Sie sicher, dass diese Einstellung nicht ausgewählt ist.

Terminbestätigung und Stornierung per Link

Sie können in jede Termin-E-Mail oder SMS einen Bestätigungslink oder eine Schaltfläche einbinden. So können Kunden ihren Termin direkt aus der Nachricht heraus bestätigen oder stornieren. Das funktioniert für alle Termine, nicht nur für solche, die über die Online-Terminbuchung gebucht wurden.

Fügen Sie Ihrer Nachrichtsvorlage einen der folgenden Platzhalter hinzu:

[[appointment_confirmation_url]] — fügt einen Klartext-Link ein
[[appointment_confirmation_button]] — fügt eine klickbare Schaltfläche mit dem Text „Termin bestätigen“ ein

Hinweis: Der Platzhalter wird bei jedem Senden einer Nachricht geprüft. Er wird nur dann als Link oder Schaltfläche eingefügt, wenn der Termin zu diesem Zeitpunkt noch nicht bestätigt ist. Wenn der Termin bereits bestätigt ist, wird in der Nachricht kein Link oder keine Schaltfläche angezeigt.

Wenn der Kunde den Link oder die Schaltfläche auswählt, gelangt er zu einer Seite mit seinen Termindetails. Dort kann er den Termin bestätigen oder stornieren. Die Stornierungsoption wird nur angezeigt, wenn Dem Kunden erlauben, den Termin zu stornieren unter Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Kundeninteraktionen aktiviert ist.

Die Platzhalter können zu den folgenden Feldern hinzugefügt werden:

E-Mail-Grußtext (Reservierung Einstellungen)
E-Mail Bestätigung zusätzliche Anweisungen (Reservierung Einstellungen)
E-Mail Erinnerung zusätzliche Anweisungen (Reservierung Einstellungen)
SMS-Bestätigungstext (Reservierung Einstellungen)
SMS-Erinnerungstext (Reservierung Einstellungen)
SMS-Bestätigung & Erinnerungstext (Grundtyp)
E-Mail Nachricht (Online-Terminbuchung Einstellungen)

Beispiel: Online-Terminbuchung-Workflow

Eine gängige Möglichkeit, diese Funktion zu verwenden, ist die Online-Terminbuchung. Dabei möchten Sie, dass Kunden ihre Terminbuchung nach der Buchung aktiv bestätigen. Nachfolgend ein Beispiel, wie Sie dies einrichten:

Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Kundeninteraktionen und wählen Sie Dem Kunden erlauben, den Termin zu stornieren.
Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung und stellen Sie sicher, dass Online-Buchungen standardmäßig bestätigen nicht ausgewählt ist. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden die Termine bereits bestätigt, bevor die Nachricht gesendet wird. Dadurch wird in der Nachricht kein Link oder keine Schaltfläche angezeigt.
Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung > E-Mail Nachricht und fügen Sie der E-Mail-Nachrichtsvorlage einen der folgenden Platzhalter hinzu: [[appointment_confirmation_url]] für einen Klartext-Link oder [[appointment_confirmation_button]] für eine klickbare Schaltfläche.
Wählen Sie Speichern.