Was bedeutet Lieferung nach Hause?
Lieferung nach Hause ermöglicht es Ihnen, Artikel zu verkaufen, die Ihre Klinik nicht vorrätig hält, und sie direkt an Ihre Kunden durch einen externen Fulfillment-Partner versenden zu lassen. Während der Partner den Versand übernimmt, wickeln Sie die Rechnungsstellung und die Auftragsverfolgung direkt in Vetera ab.
Wenn Sie einen Artikel hinzufügen, bei dem die Usage type auf Home delivery gesetzt ist, und anschließend die Rechnung fertigstellen, wird daraus eine Hauslieferungsbestellung. Danach können Sie den Status der Bestellung im Home Delivery Dashboard verfolgen.
Lieferungen nach Hause aktivieren
Bevor Sie Lieferung nach Hause verwenden, muss die Funktion auf der Ebene des Standorts der Klinik aktiviert werden:
Gehen Sie zu Settings > General > Integrations > Home delivery.
Wählen Sie Aktivieren Sie die Zustellfunktion für Artikel.
Wählen Sie Speichern Sie. Anschließend können Sie damit beginnen, Artikel als lieferbar für Lieferung nach Hause zu markieren.
Benutzerberechtigungen
Um das Home Delivery-Dashboard anzuzeigen, benötigen Nutzer die folgende Berechtigung. Um Berechtigungsgruppen anzuzeigen oder zu bearbeiten, gehen Sie zu Settings > Users > Permission groups und wählen Sie in der Zeile der Berechtigungsgruppe die Schaltfläche mit drei Punkten, dann Permission settings.
Home Deliveries (read): Erforderlich, um auf das Home Delivery-Dashboard zuzugreifen. Standardmäßig ist allen Rollen (Admin, Manager und Users) der Zugriff gewährt.
Hinweis
Die Home Deliveries-Berechtigung erscheint nur dann in Berechtigungsgruppen, wenn die Home delivery-Funktion für den Standort der Klinik aktiviert ist.
Artikel als lieferbar für Lieferung nach Hause markieren
Sie können Medikament-, Verbrauchs- und Futtermittel für Lieferung nach Hause auf die folgenden Arten markieren:
Item Card
Wenn Sie einen Medikament-, Verbrauchs- oder Futtermittelartikel erstellen oder bearbeiten, aktivieren Sie im Artikelfenster das Kontrollkästchen Allow home delivery.
Sie können außerdem Home delivery als Standard Usage type festlegen, wenn beim Verwenden des Artikels automatisch dieser Wert ausgewählt werden soll.
Pricing Hub und Pricing Tool
Pricing Hub: Wenn Sie Ihre Artikel und Preise zentral über den Pricing Hub verwalten, können Sie dort auch die Einstellungen für Lieferung nach Hause für diese Artikel verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Create a Central Item.
Pricing Tool: Wenn Sie Stapel-Preisaktualisierungen verwenden, nutzen Sie das Pricing Tool, um das Flag für Lieferung nach Hause für die ausgewählten Artikel zu aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Update Items for a Specific Clinic Location in Pricing Tool.
Item Importer
Das Home Delivery-Attribut kann in Artikel-Importdateien aufgenommen werden, um Stapelaktualisierungen zu ermöglichen.
API
Wenn Ihre Organisation Artikel-Daten über die API verwaltet, können Sie die Einstellung für Home Delivery in diese Aktualisierungen aufnehmen. So können externe Systeme die Artikelkonfiguration synchron halten.
Lieferungen-nach-Hause-Artikel in Konsultationen, Rechnungen und Direktverkäufen verwenden
Wenn Sie einem Vorgang in einer Konsultation, einer Rechnung oder einem Direktverkauf einen Lieferung-nach-Hause-Artikel hinzufügen, müssen Sie im Dropdown-Menü Usage type Home delivery auswählen. Wenn für den Artikel Home delivery als Standard-Usage method auf der Item Card hinterlegt ist, wird dieser Wert automatisch übernommen.
Wenn Lieferung nach Hause als Art der Zustellung ausgewählt ist, aktualisiert sich das Artikelfenster automatisch, sodass Felder ausgeblendet werden, die nicht relevant sind. Da der Artikel direkt durch einen externen Partner versendet wird, sind die folgenden Optionen nicht verfügbar:
Lagerort, Chargenauswahl und Bestandsabzüge
Abgabekosten, Angaben zur Verwaltung und Auszahlungszeiten
Optionen für den Etikettendruck
Nachdem Sie die Rechnung speichern und fertigstellen, wird der Artikel zu einer Hauslieferungsbestellung. Die Bestellung ist anschließend im Home Delivery Dashboard sichtbar.
Gutschrift und Ersetzen von Lieferung-nach-Hause-Artikeln
Um einen Lieferung-nach-Hause-Artikel zu ersetzen, der versehentlich bestellt oder abgelehnt wurde, müssen Sie zuerst eine Gutschrift dafür erstellen und anschließend eine neue Bestellung über einen Direktverkauf anlegen. Durch das Ersetzen einer Bestellung bleibt die Historie nachvollziehbar, weil der Ersatzartikel die gleiche Bestell-ID wie das Original erhält.
Hinweis
Sie müssen die Ersatzrechnung innerhalb der 72-Stunden-Gnadenfrist fertigstellen, die beginnt, sobald Sie die Originalrechnung fertigstellen.
Lieferungen-nach-Hause-Artikel gutschreiben
Um einen Lieferung-nach-Hause-Artikel gutzuschreiben, müssen Sie zuerst die verknüpfte Rechnungszeile gutschreiben. Nachdem Sie die Gutschrift fertiggestellt haben, ändert sich der Artikelstatus im Home delivery-Dashboard zu Gutgeschrieben.
Öffnen Sie die Rechnung.
Wählen Sie Gutschrift oder, wenn Sie das neue Design für fertiggestellte Rechnungen verwenden, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie + Neue Stornorechnung.
Wählen Sie Gutschrift einiger Rechnungsposten.
Wählen Sie die Zeilen aus, die Sie gutschreiben möchten.
Wählen Sie Weiterführen.
Für den/die Artikel wurde nun eine Gutschrift erstellt.
Wenn die Gutschrift als Entwurf erstellt wurde, wählen Sie Rechnung ausstellen, um die Gutschrift abzuschließen.
Wenn Sie das neue Design für fertiggestellte Rechnungen verwenden und eine Gutschrift als Entwurf erstellt haben, wählen Sie die Schaltfläche Ansicht (das Auge) in der Zeile der Gutschrift. Wählen Sie auf der Seite der Gutschrift Rechnung ausstellen, um die Gutschrift abzuschließen.
Weitere Informationen zum Gutschreiben von Rechnungszeilen finden Sie unter Credit and Refund an Item or a Part of an Invoice. Wenn Sie das neue Design für fertiggestellte Rechnungen verwenden, sehen Sie Finalize Invoices.
Lieferungen-nach-Hause-Artikel ersetzen
Um einen gutgeschriebenen Artikel zu ersetzen, starten Sie einen Direktverkauf. Das System ermöglicht es Ihnen, gutgeschriebene Lieferung-nach-Hause-Artikel auszuwählen, die innerhalb einer 72-Stunden-Gnadenfrist erstellt wurden.
Erstellen Sie einen neuen Direktverkauf.
Stellen Sie sicher, dass die Details (Kunde und Patient) mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmen.
Fügen Sie den Ersatzartikel hinzu. Wählen Sie im Artikeldialog im Dropdown Hauslieferung zu ersetzen aus, welchen Artikel Sie ersetzen möchten.
Speichern Sie.
Wählen Sie Rechnung ausstellen.
Sobald die Rechnung fertiggestellt ist, erstellt das System einen neuen Lieferung-nach-Hause-Artikel (mit derselben Bestellnummer) und aktualisiert den ursprünglichen Artikel status von „Gutgeschrieben“ zu „Ersetzt“.
Hinweis
Wenn Sie die Ersatzrechnung nicht vor Ablauf der 72-Stunden-Gnadenfrist fertigstellen, erstellt das System den Ersatz nicht, und es wird eine Warnung auf der Rechnung angezeigt
Home Delivery Dashboard
Das Home Delivery Dashboard zeigt alle Lieferung-nach-Hause-Bestellungen, die erstellt wurden, sobald Rechnungen fertiggestellt sind. Nutzen Sie das Dashboard, um Bestellungen zu suchen und zu filtern, Status zu verfolgen und die Abwicklung mit Ihrem externen Versandpartner abzustimmen. Um auf die Seite des Home Delivery Dashboard zuzugreifen, gehen Sie zu Records > Home deliveries.
Jede Zeile zeigt die Bestell-ID, das Bestelldatum, den Kunde, den Patient, den Artikel-Namen, den Betrag, den Verschreiber und den aktuellen Status. Nutzen Sie die Suchleiste, um Bestellungen anhand von Kunde, Patient, Artikel oder Bestell-ID zu finden. Der Filter Verschreiber beschränkt die Liste auf Bestellungen, die von einem bestimmten Tierarzt erstellt wurden. Während in der Spalte die Initialen angezeigt werden, können Sie im Filter nach dem vollständigen Namen suchen.
Bestelldatum: Zeitstempel der Rechnungsfinalisierung und Bestellerstellung.
Kunde & Patient: Diese Spalten enthalten direkte Links zu den jeweiligen Datensätzen.
Betrag: Die Menge in Einheiten oder Packungen basierend auf der ausgewählten Nutzungsgröße.
Aktionen-Menü: Wählen Sie die drei Punkte am Ende der Artikelzeile, um die Originalabrechnung anzuzeigen.
Die Spalte Status zeigt die aktuelle Phase des Lieferung-nach-Hause-Artikels. Nutzen Sie den Filter Status, um bestimmte Bestellungen zu finden. Statusse für aktive Bestellungen werden automatisch über Integrationen mit dem Versandpartner aktualisiert. Sie können jedoch Eingereicht und Abgesagt auch manuell im Dashboard ändern.
Aktive Status
Eingereicht: Die Bestellung ist fertiggestellt und zur Abwicklung bereitgestellt (blaues Badge).
Abgesagt: Die Bestellung wurde beendet und wird nicht abgewickelt (rotes Badge).
Geliefert: Die Bestellung wurde vom Kunden empfangen und abgewickelt (grünes Badge). Dieser Status wird automatisch über die Versandpartner-Integration aktualisiert und kann nicht manuell geändert werden.
Inaktive Status
Inaktive Status können nicht über das Dashboard geändert werden und werden in Grau angezeigt.
Gutgeschrieben: Wenn eine Gutschrift fertiggestellt wurde, ändert sich der Artikelstatus zu Gutgeschrieben. Der Artikel bleibt im Dashboard sichtbar, aber der Artikelname und der Betrag werden durchgestrichen angezeigt.
Ersetzt: Wenn ein Artikel ersetzt wird, zeigt die ursprüngliche Zeile den Status Ersetzt. Für den Ersatzartikel wird eine neue Zeile erstellt, die dieselbe Bestell-ID beibehält, aber als Eingereicht (oder jeder andere aktive Status) angezeigt wird.
Integrationen und Webhooks
Sie können Lieferung nach Hause mithilfe von Webhooks und der API mit externen Fulfillment-Systemen integrieren.
Webhooks
Sie können einen Webhook konfigurieren, der ausgelöst wird, sobald eine Lieferung-nach-Hause-Bestellung erstellt ist. Der Webhook sendet Ereignisdaten an das externe System, das den Fulfillment-Prozess starten kann.
API-Nutzung
Externe Partner-Systeme können die API nutzen, um:
Lieferung-nach-Hause-Bestellungen abzurufen.
Fulfillment und Versand an den Kunden zu verwalten.
Weitere Informationen zu verfügbaren Endpoints und Anfrageformaten finden Sie in der API-Dokumentation. Integrating Third-Party Applications with Vetera
Zahlungsablauf
Zahlungen für Lieferung-nach-Hause-Artikel werden in Vetera im Rahmen des normalen Rechnungsprozesses bei Konsultationen oder Direktverkäufen gesammelt. Lieferung nach Hause fügt keinen separaten Zahlungsschritt hinzu, auch wenn ein externer Partner den Artikel versendet.
Wie Sie Zahlungen in Rechnungen erfassen, ändert sich nicht. Verwenden Sie Ihre üblichen Zahlungsarten und Prozesse in Vetera und übernehmen Sie das Fulfillment separat über Ihren ausgewählten Partner oder Ihre Integration.