Was ist die Lieferung nach Hause?
Mit der Lieferung nach Hause können Sie Artikel verkaufen, die Ihre Klinik nicht auf Lager hat, und diese direkt an Kunden durch einen externen Fulfillment-Partner versenden lassen. Während der Partner den Versand übernimmt, verwalten Sie die Rechnungsstellung und die Bestellverfolgung direkt in Vetera.
Wenn Sie einen Artikel hinzufügen und dabei den Verwendungstyp auf Lieferung nach Hause setzen sowie die Rechnung abschließen, wird daraus eine Hauslieferungsbestellung. Danach können Sie den Bestellstatus im Home-Delivery-Dashboard verfolgen.
Lieferung nach Hause aktivieren
Bevor Sie die Lieferung nach Hause nutzen, muss die Funktion auf der Ebene des Klinikstandorts aktiviert werden:
Wählen Sie in der oberen linken Ecke den Namen des Klinikstandorts aus und gehen Sie dann zu Einstellungen > Allgemeines > Integration > Lieferung nach Hause.
Wählen Sie Aktivieren Sie die Zustellfunktion für Artikel.
Wählen Sie Speichern. Danach können Sie damit beginnen, Artikel als verfügbar für die Lieferung nach Hause zu markieren.
Benutzerberechtigungen
Um das Home-Delivery-Dashboard anzeigen zu können, benötigen Benutzer die folgende Berechtigung. Um Berechtigungsgruppen anzuzeigen oder zu bearbeiten, wählen Sie in der oberen linken Ecke den Namen des Klinikstandorts aus, gehen Sie dann zu Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen, wählen Sie die Schaltfläche mit drei Punkten in der Zeile der Berechtigungsgruppe und dann Berechtigungseinstellungen.
Home Deliveries (read): Erforderlich, um auf das Home-Delivery-Dashboard zuzugreifen. Standardmäßig erhalten alle Rollen (Admin, Manager und Benutzer) den Zugriff.
Hinweis: Die Home Deliveries-Berechtigung wird nur in Berechtigungsgruppen angezeigt, wenn die Funktion Lieferung nach Hause für den Klinikstandort aktiviert ist.
Artikel als verfügbar für die Lieferung nach Hause markieren
Sie können Arzneimittel-, Verbrauchs- und Futtermittel-Artikel für die Lieferung nach Hause auf die folgenden Arten markieren:
Artikelkarte
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Arzneimittel-, Verbrauchs- oder Futtermittelartikels aktivieren Sie das Kontrollkästchen Lieferung nach Hause zulassen auf der Artikelkarte.
Sie können auch Lieferung nach Hause als Standard Verwendungstyp festlegen, wenn dies automatisch ausgewählt werden soll, sobald der Artikel verwendet wird.
Preisfindungs Hub und Preisfindungs-Tool
Preisfindungs Hub: Wenn Sie Ihre Artikel und Preise zentral über den Preisfindungs Hub verwalten, können Sie dort auch die Einstellungen für die Lieferung nach Hause für diese Artikel verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Zentralen Artikel erstellen.
Preisfindungs-Tool: Wenn Sie Aktualisierungen zur Mengenpreisen verwenden, nutzen Sie das Preisfindungs-Tool, um das Kennzeichen für die Lieferung nach Hause für ausgewählte Artikel zu aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Artikel für einen bestimmten Klinikstandort im Preisfindungs-Tool aktualisieren.
Artikelimport
Das Attribut Lieferung nach Hause kann in Artikel-Importdateien aufgenommen werden, sodass Sie Aktualisierungen in größeren Mengen durchführen können.
API
Wenn Ihr Unternehmen die Artikeldaten über die API verwaltet, können Sie die Einstellung Lieferung nach Hause in diese Aktualisierungen aufnehmen. So können externe Systeme die Artikelkonfiguration synchron halten.
Artikel der Lieferung nach Hause in Konsultationen, Rechnungen und Direktverkauf verwenden
Wenn Sie einem Konsultation-, einer Rechnung oder einem Direktverkauf einen Lieferungen-nach-Hause-Artikel hinzufügen, müssen Sie Lieferung nach Hause aus dem Dropdown-Menü Verwendungstyp auswählen. Wenn für den Artikel auf der Artikelkarte Lieferung nach Hause als Standard-Verwendungstyp festgelegt ist, wird dieser Wert automatisch übernommen.
Wenn Lieferung nach Hause als Art der Zustellung ausgewählt ist, aktualisiert sich die Artikeldialogbox automatisch, sodass Felder ausgeblendet werden, die nicht relevant sind, da der Artikel direkt durch einen externen Partner versendet wird. Die folgenden Optionen sind nicht verfügbar:
Lagerort, Chargenauswahl und Bestandsabzüge
Abgabebezogene Gebühren, Verwaltungsdetails und Auszahlungszeiten
Optionen für den Etikettendruck
Nachdem Sie die Rechnung gespeichert und abgeschlossen haben, wird der Artikel zu einer Hauslieferungsbestellung. Die Bestellung ist anschließend im Home-Delivery-Dashboard sichtbar.
Gutschrift und Lieferung nach Hause ersetzen
Um einen Lieferungen-nach-Hause-Artikel zu ersetzen, der irrtümlich bestellt oder abgelehnt wurde, müssen Sie zuerst eine Gutschrift für den Artikel erstellen und anschließend eine neue Bestellung über einen Direktverkauf. Durch das Ersetzen einer Bestellung bleibt der Verlauf nachvollziehbar, da der ersetzte Artikel die gleiche Bestell-ID wie die ursprüngliche Bestellung erhält.
Hinweis: Sie müssen die Ersatzrechnung innerhalb der 72-Stunden-Grace-Periode abschließen, die beginnt, sobald Sie die Originalrechnung abschließen.
Lieferungen-nach-Hause-Artikel gutschreiben
Um einen Lieferungen-nach-Hause-Artikel gutzuschreiben, müssen Sie die verknüpfte Rechnungszeile gutschreiben. Nachdem Sie die Gutschrift abgeschlossen haben, ändert sich der Status des Artikels im Home-Delivery-Dashboard zu Gutgeschrieben.
Öffnen Sie die Rechnung.
Wählen Sie Gutschrift oder, wenn Sie das neue Design für abgeschlossene Rechnungen verwenden, klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie + Neue Gutschrift.
Wählen Sie Gutschrift einiger Rechnungsposten.
Wählen Sie die Zeilen aus, die Sie gutschreiben möchten.
Wählen Sie Weiterführen.
Für den/die Artikel wurde jetzt eine Gutschrift erstellt.
Wenn die Gutschrift als Entwurf erstellt wurde, wählen Sie Rechnung ausstellen, um die Gutschrift abzuschließen.
Wenn Sie das neue Design für abgeschlossene Rechnungen verwenden und einen Entwurf erstellt haben, wählen Sie die Schaltfläche zum Anzeigen (das Augensymbol) in der Zeile der Gutschrift. Wählen Sie auf der Seite der Gutschrift Rechnung ausstellen, um die Gutschrift abzuschließen.
Weitere Informationen zur Gutschrift von Rechnungszeilen finden Sie unter Gutschrift und Rückerstattung eines Artikels oder eines Teils einer Rechnung. Wenn Sie das neue Design für abgeschlossene Rechnungen verwenden, finden Sie unter Rechnungen abschließen.
Lieferungen-nach-Hause-Artikel ersetzen
Um einen gutgeschriebenen Artikel zu ersetzen, starten Sie einen Direktverkauf. Das System ermöglicht es Ihnen, gutgeschriebene Lieferungen-nach-Hause-Artikel auszuwählen, die innerhalb einer 72-Stunden-Grace-Periode erstellt wurden.
Erstellen Sie einen neuen Direktverkauf.
Stellen Sie sicher, dass die Details (Kunde und Patient) mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmen.
Fügen Sie den Ersatzartikel hinzu. Wählen Sie im Artikeldialog im Dropdown-Menü Hauslieferung zu ersetzen den Artikel aus, den Sie ersetzen möchten.
Speichern.
Wählen Sie Rechnung ausstellen.
Nach dem Abschluss erstellt das System einen neuen Lieferungen-nach-Hause-Artikel (mit derselben Bestellnummer) und aktualisiert den ursprünglichen Artikel Status von 'Gutgeschrieben' zu 'Ersetzt'.
Hinweis: Wenn Sie die Ersatzrechnung nicht vor dem Ende der 72-Stunden-Grace-Periode abschließen, erstellt das System keine Ersetzung und es erscheint eine Warnung auf der Rechnung.
Home-Delivery-Dashboard
Im Home-Delivery-Dashboard werden alle Lieferungen-nach-Hause-Bestellungen angezeigt, die erstellt wurden, sobald die Rechnungen abgeschlossen sind. Verwenden Sie das Dashboard, um Bestellungen zu suchen und zu filtern, Status zu verfolgen und die Abwicklung mit Ihrem externen Versandpartner zu koordinieren. Um die Seite des Home-Delivery-Dashboards zu öffnen, gehen Sie zu Patientenversorgung > Lieferungen nach Hause.
Jede Zeile zeigt Bestell-ID, Bestelldatum, Kunde, Patient, Artikel-Name, Betrag, Verschreiber und den aktuellen Status. Verwenden Sie die Suchleiste, um bestimmte Bestellungen nach Kunde, Patient, Artikel oder Bestell-ID zu finden. Der Filter Verschreiber beschränkt die Liste auf Bestellungen, die von einem bestimmten Tierarzt erstellt wurden; während die Spalte Initialen anzeigt, können Sie im Filter nach dem vollständigen Namen suchen.
Bestelldatum: Zeitstempel der Rechnungserstellung und Bestellanlage.
Kunde & Patient: Diese Spalten enthalten direkte Links zu den jeweiligen Datensätzen.
Betrag: Die Menge in Einheiten oder Packungen basierend auf der ausgewählten Nutzungsgröße.
Aktionsmenü: Wählen Sie die drei Punkte am Ende der Artikelzeile, um die ursprüngliche Abrechnung anzuzeigen.
Die Spalte Status zeigt die aktuelle Phase des Lieferungen-nach-Hause-Artikels an. Verwenden Sie den Filter Status, um bestimmte Bestellungen zu finden. Statusse für aktive Bestellungen aktualisieren sich automatisch über die Integrationen des externen Versandpartners. Sie können jedoch Eingereicht und Abgesagt auch manuell im Dashboard ändern.
Aktive Status
Eingereicht: Die Bestellung ist abgeschlossen und zur Abwicklung vorgemerkt (blaues Badge).
Abgesagt: Die Bestellung wurde beendet und wird nicht abgewickelt (rotes Badge).
Geliefert: Die Bestellung wurde vom Kunden erhalten und abgewickelt (grünes Badge). Dieser Status wird automatisch über die Versandpartner-Integration aktualisiert und kann nicht manuell geändert werden.
Inaktive Status
Inaktive Status können nicht über das Dashboard geändert werden und werden in Grau angezeigt.
Gutgeschrieben: Wenn eine Gutschrift abgeschlossen ist, ändert sich der Status des Artikels zu Gutgeschrieben. Der Artikel bleibt im Dashboard sichtbar, aber Name und Betrag des Artikels werden im Durchstreichformat angezeigt.
Ersetzt: Wenn ein Artikel ersetzt wird, zeigt die ursprüngliche Zeile den Status Ersetzt. Für den Ersatzartikel wird eine neue Zeile erstellt, die die gleiche Bestell-ID beibehält, aber als Eingereicht (oder irgendein anderer aktiver Status) angezeigt wird.
Integration und Webhooks
Sie können die Lieferung nach Hause mithilfe von Webhooks und der API in externe Fulfillment-Systeme integrieren.
Webhooks
Sie können einen Webhook konfigurieren, der ausgelöst wird, wenn eine Lieferungen-nach-Hause-Bestellung erstellt wurde. Der Webhook sendet Ereignisdaten an das externe System, das den Abwicklungsprozess starten kann.
API-Nutzung
Externe Partner-Systeme können die API verwenden, um:
Lieferungen-nach-Hause-Bestellungen abzurufen.
Abwicklung und Versand an den Kunden zu verwalten.
Weitere Informationen zu verfügbaren Endpoints und Anforderungsformaten finden Sie in der API-Dokumentation. Drittanbieteranwendungen mit Vetera integrieren
Zahlungsablauf
Zahlungen für Artikel der Lieferung nach Hause werden in Vetera im Rahmen des normalen Rechnungsprozesses bei Konsultationen oder Direktverkäufen erfasst. Die Lieferung nach Hause ergänzt keinen separaten Zahlungsschritt, auch wenn der externe Partner den Artikel versendet.
An der Erfassung von Zahlungen auf Rechnungen ändert sich nichts. Verwenden Sie in Vetera Ihre üblichen Zahlungsmethoden und -prozesse und wickeln Sie die Abwicklung separat über Ihren ausgewählten Partner oder Ihre Integration ab.