In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine standardmäßige Vorauszahlung erstatten oder stornieren. Erstatten Sie eine Vorauszahlung, wenn das Geld tatsächlich an den Kunden zurückgezahlt wird. Stornieren Sie eine Vorauszahlung, wenn sie versehentlich erfasst und noch gar nicht verwendet wurde. Sie können eine einzelne Vorauszahlung oder mehrere ausgewählte Vorauszahlungen erstatten. Informationen zu Rückerstattungen auf Vetera Pay-Karten und zu Einzahlungen über Gravity Payments finden Sie in den unten verlinkten Artikeln.
Einzelne Vorauszahlung erstatten
Öffnen Sie auf der Seite „Kunde“ den Tab Rechnungswesen.
Wählen Sie im Bereich Vorauszahlung in der Zeile der Vorauszahlung die Schaltfläche mit den drei Punkten aus.
Wählen Sie Details anzeigen.
Wählen Sie Rückerstattung.
Wählen Sie eine Zahlungsart aus und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu (dies kann erforderlich sein).
Prüfen Sie die Summe und das Datum und wählen Sie Speichern. Sie können das Datum nur ändern, wenn die Option Einstellung des Rückerstattungsdatums für Vorauszahlungen zulassen unter Finanzeinstellungen für den Standort der Klinik ausgewählt ist.
Hinweis: In Deutschland und Österreich können Sie das Rückerstattungsdatum nicht ändern, auch wenn diese Einstellung ausgewählt ist. Die Rückerstattung verwendet immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit, wie es die deutsche und österreichische Buchhaltung vorschreibt.
Ausgewählte Vorauszahlungen erstatten
Öffnen Sie auf der Seite „Kunde“ den Tab Rechnungswesen.
Wählen Sie im Bereich Vorauszahlung die Zeilen der Vorauszahlungen aus, die Sie erstatten möchten.
Am unteren Bildschirmrand wird eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Vorauszahlungen angezeigt. Wählen Sie Aktionen > + Rückerstattung ausgewählter Vorauszahlungen. Ein Dialogfenster wird geöffnet.
Wählen Sie eine Zahlungsart aus und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu (dies kann erforderlich sein).
Wählen Sie Rückerstattung.
Informationen zur Rückerstattung von Vorauszahlungen auf eine beim Kunden hinterlegte Vetera Pay-Karte finden Sie unter Vorauszahlung auf eine Vetera Pay-Karte erstatten. Wie Sie Vorauszahlungen (Einzahlungen) über die Gravity Payments-Integration auf eine Zahlungskarte des Kunden erstatten, erfahren Sie unter Einzahlungen verarbeiten.
Vorauszahlung stornieren
Sie können eine Vorauszahlung nur stornieren, solange sie vollständig unbenutzt ist. Sobald ein Teil davon verwendet wurde, erstatten Sie sie stattdessen.
Hinweis: Die Funktion zum Stornieren von Vorauszahlungen wird schrittweise eingeführt. Die Option wird angezeigt, sobald sie für Ihre Klinik verfügbar ist.
Öffnen Sie auf der Seite „Kunde“ den Tab Rechnungswesen.
Wählen Sie im Bereich Vorauszahlung in der Zeile der Vorauszahlung die Schaltfläche mit den drei Punkten aus.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Vorauszahlung stornieren.
Prüfen Sie den Betrag und das Datum. Wählen Sie anschließend zum Bestätigen Vorauszahlung stornieren oder Vorauszahlung behalten, um den Vorgang abzubrechen.
Bei der Stornierung wird eine Gegenbuchung erstellt und der Status der Vorauszahlung auf „Abgebrochen“ gesetzt. Für Sperrzeiträume im Bereich Finanzen gelten dieselben Regeln wie bei der Stornierung jeder anderen Zahlung.
Hinweis: Als Stornierungsdatum ist standardmäßig das Datum der Vorauszahlung festgelegt, sodass beide Buchungen in denselben Tagesabschlusszeitraum fallen. Bei einer Vorauszahlung aus einem früheren Buchhaltungszeitraum ist standardmäßig das heutige Datum eingestellt. Mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie das Datum innerhalb dieses Bereichs ändern. In Deutschland und Österreich können Benutzer das Stornierungsdatum nicht ändern. Für eine Stornierung werden immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit verwendet, wie es die deutsche und österreichische Buchhaltung vorschreibt.
Versehentlich erfasste Vorauszahlung entfernen
Eine zusätzliche Vorauszahlung kann versehentlich auf dem Konto des Kunden erscheinen, zum Beispiel:
Eine Stornorechnung wurde auf Vorauszahlungen übertragen, anschließend aber mit einer anderen Zahlungsmethode abgeschlossen.
Eine Vorauszahlung wurde dem Konto des Kunden hinzugefügt, aber nie bezahlt.
Um die Vorauszahlung zu entfernen, stornieren Sie sie wie unter „Vorauszahlung stornieren“ beschrieben. Wenn die Stornierung in Ihrer Klinik noch nicht verfügbar ist oder ein Teil der Vorauszahlung bereits verwendet wurde, erstatten Sie sie stattdessen. Verwenden Sie dieselbe Zahlungsmethode wie für die ursprüngliche Zahlung, damit Ihr Tagesabschlussbericht und Ihre Buchhaltungsaufzeichnungen korrekt bleiben. Wenn Sie das Rückerstattungsdatum festlegen können, wählen Sie es passend zu Ihren internen Abläufen, zum Beispiel das Datum, an dem die Vorauszahlung hinzugefügt wurde, oder das heutige Datum. In Deutschland und Österreich wird für die Rückerstattung immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit verwendet. Geben Sie eine Beschreibung ein, aus der hervorgeht, warum Sie die Vorauszahlung entfernen.