Die Finanzeinstellungen für den Klinikstandort steuern Finanzabläufe, Zahlungsverhalten und Berichte für jeden Klinikstandort. Diese Einstellungen wirken sich darauf aus, wie Vetera Finanztransaktionen verarbeitet und Finanzberichte erstellt. In der Regel werden sie während der Implementierung eingerichtet. Ändern Sie sie nur mit Bedacht und mit den erforderlichen Benutzerberechtigungen.
Benutzerberechtigungen
Der Zugriff auf die Einstellungen des Klinikstandorts wird über separate Berechtigungen gesteuert. So können Organisationen mit mehreren Klinikstandorten lokalen Managern Zugriff auf allgemeine Klinikeinstellungen geben, ohne sensible Finanzkonfigurationen offenzulegen.
Die folgenden Benutzerberechtigungen steuern den Zugriff auf die Einstellungen des Klinikstandorts:
Finanzeinstellungen für den Klinikstandort (Lesen und Schreiben): Ermöglicht Benutzern, den Tab Finanzen anzuzeigen und zu bearbeiten.
Einstellungen für Zugriffs-/Bearbeitungsrechte und Injektionsgebühren (Lesen und Schreiben): Ermöglicht Benutzern, den Tab Bearbeitung & Injektionsgebühren anzuzeigen und zu bearbeiten.
Einstellungen des Klinikstandorts (Lesen und Schreiben): Gewährt Zugriff auf alle anderen Tabs unter Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik, jedoch nicht auf die Tabs Finanzen und Bearbeitung & Injektionsgebühren.
Mit diesen Berechtigungen können Organisationen festlegen, wer die allgemeinen Klinikeinstellungen verwaltet und wer Zugriff auf die Finanzkonfiguration hat.
Finanzeinstellungen auf Klinikebene
Die Finanzeinstellungen für einen Klinikstandort sind von den allgemeinen Einstellungen des Klinikstandorts getrennt. Sie finden sie unter dem Namen des Klinikstandorts oben links. Gehen Sie anschließend zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Finanzen.
Preisfestsetzung & Anzeige
Preise mit Umsatzsteuer anzeigen (in einigen Regionen als Preise mit Umsatzsteuer anzeigen bezeichnet): Legt fest, ob die Preise im System inklusive oder exklusive Steuer angezeigt werden.
Rechnungsbearbeitung
Bearbeitung von Artikeln der Konsultation auf Rechnungsseiten aus zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Änderungen an Mengen und Preisen von Konsultationsartikeln auf der Rechnungsseite auch auf der Konsultationsseite übernommen.
Verknüpfte Artikelattribute aktualisieren: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Änderungen an Attributen eines übergeordneten Artikels automatisch mit verknüpften Artikeln synchronisiert. Zu den Attributen gehören Menge, Preisänderung (%), Berichtsdimensionen, Ausführender und verbundener Benutzer.
Bearbeitung des Rechnungsempfängers der finalisierten Rechnung zulassen: Legt fest, wer die Rechnungsempfängerangaben abgeschlossener Rechnungen bearbeiten darf. Es wird nicht empfohlen, den Rechnungsempfänger zu ändern, wenn die Rechnung bereits gedruckt oder per E-Mail an den Kunden gesendet wurde. Zur Auswahl stehen: Nicht erlaubt, Jeder kann bearbeiten, Manager und Administratoren können bearbeiten oder Administratoren können bearbeiten.
Umsatz & Zahlungen
Anonyme Verkäufe nicht zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Rechnungen nicht abgeschlossen werden, ohne einen Kunden auszuwählen.
Zahlungen für vollständig bezahlte Rechnungen verhindern: Wenn diese Option aktiviert ist, können bereits vollständig bezahlten Rechnungen keine weiteren Zahlungen hinzugefügt werden.
Negative Zahlungen verhindern: Wenn diese Option aktiviert ist, können keine Zahlungen mit negativem Betrag hinzugefügt werden.
Stornierung von Zahlungen ermöglichen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer mit der spezifischen Benutzerberechtigung Zahlungen abbrechen (Lesen und Schreiben) Zahlungen stornieren. Bei einer Stornierung wird ein neuer Eintrag mit dem entgegengesetzten Betrag erstellt. Diese Stornierungseinträge werden nicht auf Rechnungen gedruckt.
Zahlungsstornierung zum gleichen Datum: Wenn diese Option aktiviert ist, wird für stornierte Zahlungen dasselbe Datum wie für die ursprüngliche Zahlung verwendet. Liegt die ursprüngliche Zahlung in einem früheren Monat, wird für die Stornierung stattdessen das aktuelle Datum verwendet.
Einstellung des Stornierungsdatums für die Zahlung zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer das Stornierungsdatum manuell festlegen. Das Datum darf nicht vor dem in der Einstellung Frühestmögliches Datum für finanzielle Ereignisse festgelegten Datum liegen.
Hinweis: In Deutschland und Österreich können Benutzer das Stornierungsdatum auch dann nicht festlegen, wenn diese Option aktiviert ist. Gemäß den deutschen und österreichischen Buchhaltungsvorschriften wird für eine Stornierung immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit verwendet.
Aktivieren von Zahlungshinweisen: Wenn diese Option aktiviert ist, steht auf der Rechnungsseite ein internes Textfeld zur Verfügung, in dem Kommentare zu Zahlungen hinzugefügt werden können.
Shortcuts für Zahlungen deaktivieren: Wenn diese Option aktiviert ist, sind bei Verwendung des standardmäßigen Rechnungsabschlusses die Schnellzahlungsoptionen im Dialog zum Abschließen einer Rechnung deaktiviert.
Vorauszahlung
Vorauszahlungen ermöglichen: Wenn diese Option aktiviert ist, können auf der Kundendatenseite Vorauszahlungen hinzugefügt werden.
Einstellung des Vorauszahlungsdatums zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer das Datum der Vorauszahlung manuell festlegen.
Hinweis: In Deutschland und Österreich können Benutzer das Datum der Vorauszahlung auch dann nicht festlegen, wenn diese Option aktiviert ist. Gemäß den deutschen und österreichischen Buchhaltungsvorschriften wird für eine Vorauszahlung immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit verwendet.
Erstattung der Vorauszahlung auf das gleiche Datum: Wenn diese Option aktiviert ist, wird für erstattete Vorauszahlungen dasselbe Datum wie für die ursprüngliche Vorauszahlung verwendet. Liegt die ursprüngliche Vorauszahlung in einem früheren Monat, wird für die Erstattung stattdessen das aktuelle Datum verwendet.
Hinweis: In Deutschland und Österreich wird für eine Erstattung auch bei aktivierter Option niemals das Datum der ursprünglichen Vorauszahlung verwendet. Gemäß den deutschen und österreichischen Buchhaltungsvorschriften werden für eine Erstattung immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit verwendet.
Einstellung des Rückerstattungsdatums für Vorauszahlungen zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer das Erstattungsdatum für Vorauszahlungen manuell festlegen.
Hinweis: In Deutschland und Österreich können Benutzer das Erstattungsdatum auch dann nicht festlegen, wenn diese Option aktiviert ist. Gemäß den deutschen und österreichischen Buchhaltungsvorschriften werden für eine Erstattung immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit verwendet.
Beschreibungen mit Vorauszahlung verlangen: Wenn diese Option aktiviert ist, ist das Beschreibungsfeld für Vorauszahlungen obligatorisch.
Übertragung von Zahlungen auf Vorauszahlungen ermöglichen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Zahlungen von einer Rechnung auf die Vorauszahlungen des Kunden übertragen werden. Durch die Übertragung wird die ursprüngliche Zahlung auf der Rechnung storniert.
Zahlungsüberweisung auf das gleiche Datum: Wenn diese Option aktiviert ist, wird für übertragene Zahlungen dasselbe Datum wie für die ursprüngliche Zahlung verwendet. Liegt die ursprüngliche Zahlung in einem früheren Monat, wird für die Übertragung stattdessen das aktuelle Datum verwendet.
Hinweis: In Deutschland und Österreich wird für eine Übertragung auch bei aktivierter Option niemals das Datum der ursprünglichen Zahlung verwendet. Gemäß den deutschen und österreichischen Buchhaltungsvorschriften werden für eine Übertragung immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit verwendet.
Einstellung des Überweisungsdatums für die Vorauszahlung zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer das Übertragungsdatum manuell festlegen.
Übertragung von Gutschriften auf Vorauszahlungen ermöglichen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Gutschriften über die Option Auf Vorauszahlungen übertragen auf Gutschriften auf Vorauszahlungen übertragen werden.
Finanzzeitraum & Daten
Frühestmögliches Datum für finanzielle Ereignisse: Legt das frühestmögliche Datum für finanzielle Änderungen im System fest. Rechnungs- und Zahlungsdaten dürfen nicht manuell auf ein früheres Datum gesetzt werden.
Automatische Sperrung von Finanzperioden aktivieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Einstellung Frühestmögliches Datum für finanzielle Ereignisse automatisch aktualisiert.
Finanzperiode Sperrtag: Legt fest, an welchem Tag des Monats das „Frühestmögliche Datum“ aktualisiert wird. Hat ein Monat weniger Tage (zum Beispiel der Februar), wird der letzte verfügbare Tag des Monats verwendet.
Stornorechnungen
Logik des Gutschriftdatums: Legt fest, wie die Daten von Stornorechnungen standardmäßig festgelegt werden. Zur Auswahl stehen: Bearbeitbar, Standard ist das aktuelle Datum, Bearbeitbar, Standard ist das ursprüngliche Rechnungsdatum oder Immer aktuelles Datum.
Mengenbegrenzung für Gutschriften: Wenn diese Option aktiviert ist, darf die Menge einer Stornorechnungszeile die Menge der entsprechenden Zeile auf der Originalrechnung nicht überschreiten.
Konsolidierte Rechnungen
Deaktivieren Sie konsolidierte Rechnungen: Wenn diese Option aktiviert ist, können keine konsolidierten Rechnungen erstellt werden.
Konsolidierte Rechnungen standardmäßig beim Drucken mit einbeziehen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden konsolidierte Rechnungen standardmäßig in Ausdrucke aufgenommen.
Widerruf von konsolidierten Rechnungen, die älter als der aktuelle Monat sind, zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können konsolidierte Rechnungen mit einem Datum vor dem aktuellen Monat widerrufen werden.
Rechnungsschluss
Rundung der Rechnungssumme aktivieren: Legt fest, wie die Gesamtsumme von Rechnungen gerundet wird. Zur Auswahl stehen: Deaktiviert, Abrunden auf die nächsten 0,05, Rundung auf die nächsten 0,10, Rundung auf die nächsten 0,50 oder Auf die nächste ganze Zahl runden.
Artikel wird abgerundet: Wählen Sie den Artikel aus, der der Rechnung hinzugefügt wird, um die Rundung anzuwenden. Diese Option ist nur sichtbar, wenn die Rundung aktiviert ist.
Aktivieren Sie die Rundung der Rechnungssumme auf Null: Legt die Regeln für das Runden des fälligen Rechnungsbetrags auf null fest, wenn der verbleibende Saldo unter einem festgelegten Grenzwert liegt.
Automatisch fällige Rechnungsbeträge als Zahlungsmittel: Legt fest, für welche Zahlungsmethoden der fällige Rechnungsbetrag bei Bezahlung der Rechnung automatisch gerundet wird.
„Zahlung später vereinbart“ beim Abschließen von Rechnungen automatisch aktivieren: Wenn diese Option aktiviert ist, ist die Option Zahlung später vereinbart beim Abschließen einer Rechnung standardmäßig ausgewählt.
Abschluss und Zahlung von Rechnungen und Gegengeschäften in einem Schritt ermöglichen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Rechnungen in einem Schritt abgeschlossen und bezahlt werden.
Beendigung der Konsultation ohne Rechnung zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Konsultationen mit einer Gesamtsumme von null beendet werden, ohne eine Rechnung abzuschließen.
Berichte & Sichtbarkeit
Berichtsdimension 2 für die ausgewählten Artikel verlangen: Für Artikel, die diesem Feld hinzugefügt werden, muss „Berichtsdimension 2“ festgelegt sein, bevor die Rechnung abgeschlossen werden kann.
Alternative Rechnungsempfänger zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Kundenprofilen alternative Rechnungsprofile hinzugefügt werden.
Kunden-Tags „Konto sperren“: Fügen Sie Kunden-Tags hinzu, die angezeigt werden, wenn ein Kundenkonto gesperrt ist.
Kundenausgabeninformationen in der Kunden- und Patienten-Seitenleiste ausblenden: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Ausgaben des Kunden auf den Kunden- und Patientenseiten nicht angezeigt.
Einbeziehung von Stornorechnungsentwürfen und Rechnungen in die Berechnung des Kundensaldos: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Rechnungsentwürfe und Stornorechnungen in die Berechnung des Kundensaldos einbezogen.