In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Zahlungen und Rückerstattungen mit Vetera Pay im Vetera durchführen. Mit Vetera Pay können Sie Kartenzahlungen über ein Zahlungsterminal, Zahlungen mit einer Hinterlegten Karte, Online-Zahlungen über einen Zahlungslink sowie Zahlungen per Post- und Telefonbestellung (MOTO) durchführen.
Zahlungsarten und Zahlungsmethoden
Im Vetera können Sie Vetera Pay für folgende Zahlungen verwenden:
Rechnungen für Direktverkauf und Konsultationen
Vorauszahlungen
Zahlungen für Gesundheitspläne, sowohl einmalige als auch wiederkehrende Zahlungen
Verfügbare Zahlungsarten:
Kartenzahlung per Einlesen: Kartenzahlungen mit einem physischen Zahlungsterminal.
Hinterlegte Karte: Tokenisierte Zahlungen, bei denen die Zahlungskartendaten des Kunden (Käufers) im Vetera gespeichert werden. Eine Zahlung mit einer Hinterlegten Karte ist eine Zahlung am Verkaufsort. Eine physische Karte ist nicht erforderlich.
Online-Zahlungen: Der Kunde bezahlt über einen Online-Link.
Zahlungen per Post- und Telefonbestellung (MOTO).
Kartenzahlung mit dem Zahlungsterminal durchführen
Die Schritte hängen davon ab, ob der Workflow für Rechnungsschluss und Zahlung in einem Schritt für Ihren Standort der Klinik aktiviert ist. Um den Workflow zu ändern, kann der Klinikadministrator die Einstellung Abschluss und Zahlung von Rechnungen und Gegengeschäften in einem Schritt ermöglichen in den Einstellungen für den Standort der Klinik verwenden.
Rechnungsschluss in einem Schritt
Wählen Sie auf der Rechnungsseite in der unteren Menüleiste Vetera Pay aus.
Um eine Teilzahlung vorzunehmen, ändern Sie den Betrag im Feld Betrag für die Gebühr.
Wenn Sie mehr als ein Zahlungsterminal haben, prüfen Sie, ob im Feld Terminal das richtige Terminal ausgewählt ist.
Um die Kartendaten zu speichern, wählen Sie das Kontrollkästchen Diese Karte nach der Zahlung speichern. Der Kunde stimmt dem Speichern der Karte zu. aus. Dieser Schritt ist Optional.
Wählen Sie Gebühr aus. Das Terminal fordert den Kunden (Käufer) auf, die Karte aufzulegen, einzustecken oder durchzuziehen.
Wenn die Zahlung erfolgreich war, wird sie im Abschnitt Zahlungen der Rechnungsseite mit der Zahlungsart „Vetera Pay“ angezeigt.
Rechnungsschluss in zwei Schritten
Wählen Sie auf der Rechnungsseite unten Rechts Fertigstellen aus.
Wählen Sie Fertigstellen - Noch nicht bezahlt aus.
Wählen Sie im Abschnitt Zahlung die Option Vetera Pay aus. Das Vetera-Pay-Dialogfenster wird geöffnet.
Um eine Teilzahlung vorzunehmen, ändern Sie den Betrag im Feld Betrag für die Gebühr.
Wenn Sie mehr als ein Zahlungsterminal haben, prüfen Sie, ob im Feld Terminal das richtige Terminal ausgewählt ist.
Um die Kartendaten zu speichern, wählen Sie das Kontrollkästchen Diese Karte nach der Zahlung speichern. Der Kunde stimmt dem Speichern der Karte zu. aus. Dieser Schritt ist Optional.
Wählen Sie Gebühr aus. Das Terminal fordert den Kunden (Käufer) auf, die Karte aufzulegen, einzustecken oder durchzuziehen.
Wenn die Zahlung erfolgreich war, wird sie im Abschnitt Zahlungen der Rechnungsseite mit der Zahlungsart „Vetera Pay“ angezeigt.
Vetera-Pay-Quittung in zusammenfassenden E-Mails zur Konsultation
Die zusammenfassende E-Mail zur Konsultation kann die Rechnung oder Quittung als Anhang enthalten. Um den Anhang einzufügen, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > zusammenfassende E-Mail > Rechnung / Quittung als Anlage beifügen.
Wenn der Anhang ausgewählt ist, wird die Vetera-Pay-Quittung ebenfalls angehängt, sofern die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Die Rechnung wurde innerhalb der letzten 24 Stunden abgeschlossen.
Die Rechnung enthält keine Patienten, die als Verstorben gekennzeichnet sind.
Eine Vetera-Pay-Zahlung erstatten
Sie können eine Vetera-Pay-Zahlung direkt auf die Karte des Kunden (Käufers) erstatten. Die Rückerstattungsoption wird durch die Einstellung Rückerstattungstaste des Zahlungsterminals aktivieren für den Standort der Klinik unter Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Rechnungen gesteuert.
So erstatten Sie eine Zahlung auf der Rechnungsseite:
Wählen Sie im Abschnitt Zahlungen in der Zeile der Vetera-Pay-Zahlung Rückerstattung aus. Das Vetera-Pay-Dialogfenster wird geöffnet.
Ändern Sie den Erstattungsbetrag bei Bedarf.
Geben Sie den Grund für die Rückerstattung ein.
Wählen Sie Rückerstattung aus.
Der Rückerstattungsprozess wird gestartet.
Hinweis: Verwenden Sie diese Rückerstattungsoption, wenn keine Artikel aus der Warenwirtschaft wieder in den Bestand aufgenommen werden. Wenn Artikel wieder in den Bestand aufgenommen werden, führen Sie zusätzlich den Prozess für eine Stornorechnung durch. Um eine Vetera-Pay-Zahlung zu erstatten und gutzuschreiben, erstatten Sie die Zahlung zuerst und erstellen Sie anschließend die Stornorechnung. Wenn mit Vetera Pay bezahltes Geld mit einer Stornorechnung auf Vorauszahlungen verschoben wird, kann das Geld nicht an Vetera Pay zurückerstattet werden.
Zahlungsstatus verfolgen
Sie können Zahlungsstatus unter Rechnungswesen > Rechnungen oder auf der Kundendaten unter Rechnungswesen > Rechnungen verfolgen. Der Status wird in der Spalte Status der Zahlungsverbindung angezeigt. Bei einigen Status werden über den Informationstipp (i) weitere Informationen angezeigt.
Wenn eine Kartenzahlung nicht durchgeführt wird, prüfen Sie den Zahlungsstatus, bevor Sie die Karte erneut verwenden. Dadurch werden doppelte Zahlungen verhindert. Weitere Informationen finden Sie unter Vetera-Pay-Zahlungsterminal warten.
Wiederkehrende Zahlungen
Sie können wiederkehrende Zahlungen für Gesundheitspläne mit Vetera Pay einrichten.
Weitere Informationen zum Starten eines Gesundheitsplan-Abonnements mit wiederkehrenden Zahlungen finden Sie unter Einen Patienten zu einem Gesundheitsplan hinzufügen.
Weitere Informationen zum Verwalten von Gesundheitsplan-Abonnements und zum Ändern ihrer Zahlungsmethoden finden Sie unter Zahlungskarte eines Gesundheitsplan-Abonnements ändern oder löschen.