Diese Beispiele zeigen, wie Sie in Vetera gängige automatische Erinnerungsregeln einrichten. Anleitungen zum Erstellen einer Erinnerungsregel finden Sie unter Erstellen und Verwalten automatischer Patienten-Erinnerungen.
Hinweis
Erinnerungen sind in allen Umgebungen verfügbar, indem Sie zu Einstellungen > Listen & Vorlagen > Erinnerungen gehen. Die in diesem Artikel gezeigten Bilder und einige Funktionen, z. B. Pause-/Abbruchbedingungen, sind in Ihrer Umgebung möglicherweise noch nicht verfügbar.
Erinnerung für die jährliche Untersuchung
Beispiel:
In diesem Beispiel wird eine Erinnerung für die nächste jährliche Untersuchung ausgelöst, sobald die Beratungsrechnung für die jährliche Untersuchung eines Patienten abgeschlossen ist. Die Erinnerung wird 45 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der jährlichen Untersuchung gesendet. Außerdem wird eine Pause-/Abbruchbedingungen gesetzt: Wenn der Kunde eine neue jährliche Untersuchung bucht, wird die ausstehende Erinnerung automatisch pausiert.
Impf-Erinnerungen
Hinweis
Impfschemata unterscheiden sich je nach Region, Klinikinternem Vorgehen und den individuellen Umständen des jeweiligen Patienten. Prüfen Sie die Protokolle Ihrer Klinik und berücksichtigen Sie mögliche Ausnahmen, bevor Sie Erinnerungsregeln einrichten.
Wenn Sie Erinnerungsregeln für Impfleistungen erstellen, wählen Sie den Impf-Vorgangsartikel als Auslöser und nicht den Medikationsartikel. Wenn Sie stattdessen den Medikationsartikel verwenden, löst er jede Erinnerungsregel aus, die denselben Artikel hat. Dadurch entstehen mehrere falsche Erinnerungen.
Beispiel 1: Erinnerungen für die Welpenimpfung
Ein gängiges Impfschema beginnt, wenn Welpen ihre erste Impfung etwa im Alter von 8 Wochen erhalten. Das wird in der Regel vom Züchter erledigt, bevor der Welpe in sein neues Zuhause umzieht. Daher wird für diese erste Dosis meist keine Erinnerung benötigt.
Die zweite Impfung erfolgt typischerweise etwa im Alter von 12 Wochen, kann jedoch je nach regionalen Leitlinien variieren. Oft ist dies der Zeitpunkt, an dem der neue Besitzer zum ersten Mal Ihre Klinik besucht und der Welpe seine zweite Impfung bekommt.
Bei diesem Termin möchten Sie eine Erinnerung für die nächste Booster-Impfung auslösen. Diese ist fällig, wenn der Hund ungefähr ein Jahr alt ist. Da der Welpe beim Termin nach 12 Wochen etwa 3 Monate alt ist und die nächste Impfung im Alter von 12 Monaten benötigt, beträgt das Intervall ungefähr 9 Monate (250 Tage). Sie können eine Erinnerungsregel so konfigurieren, dass sie sowohl anhand des Alters des Patienten als auch anhand des Impfartikels ausgelöst wird.
Erinnerungsregel für die erste Welpenimpfung:
Sobald das Tier ein Jahr alt ist, wechselt der Ablauf typischerweise zu jährlichen Impfungen. Richten Sie in dieser Phase eine Erinnerungsregel mit einem Zeitraum von 12 Monaten ein, damit der Hund sein Impfschema über sein gesamtes Erwachsenenleben hinweg einhält.
Erinnerungsregel für jährliche Impfung (>12 Monat):
Beispiel 2: Tollwutimpfung
Eine Tollwutimpfung kann für 1 Tag oder 3 Jahre gültig sein. Wenn ein Patient den 1-Jahres-Impfstoff erhält,< 1-Tag Erinnerung wird erstellt. Wenn der Patient anschließend früh kommt – bevor die Erinnerung gesendet wurde – und den 3-Jahres-Impfstoff erhält, muss die ausstehende 1-Jahres-Erinnerung abgebrochen werden. Das System kann dieses Szenario auf verschiedene Weise behandeln:
Verwenden Sie die Einstellung „Anstehende doppelte Erinnerungen automatisch entfernen“: Wenn sowohl die Regeln für 1 Tag als auch 3 Jahre dieselbe Erinnerung Vorlage verwenden, übernimmt die Einstellung „Anstehende doppelte Erinnerungen automatisch entfernen“ dies automatisch. Wenn die Erinnerung für 3 Jahre erstellt wird, erkennt das System die ausstehende Erinnerung für 1 Tag als Duplikat und entfernt sie. In diesem Fall müssen Sie die Funktion Überschreiben Sie nicht verwenden. Diese Einstellung finden Sie unter Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Erinnerung.
Verwenden Sie die Funktion „Überschreiben Sie“: Wenn Sie für die beiden Regeln unterschiedliche Erinnerung Vorlagen nutzen (z. B. „Tollwut 1 Tag Erinnerung“ und „Tollwut 3 Jahre Erinnerung“), erkennt das System sie nicht als Duplikate. In diesem Fall fügen Sie die Regel für 1 Tag im Feld Überschreiben Sie der Regel für 3 Jahre hinzu. Das System weiß dann, dass beide miteinander verbunden sind, und bricht die ausstehende Erinnerung für 1 Tag ab, sobald die 3-Jahres-Impfung angewendet wurde.
Mit Pause-/Abbruchbedingungen: Sie können der Erinnerungsregel auch eine Pause- oder Abbruchbedingung hinzufügen, z. B. basierend auf dem Grund der Konsultation. Wenn der Patient für eine Tollwutimpfung in die Klinik kommt, wird die ausstehende Erinnerung automatisch pausiert oder abgebrochen.
Regel „Tollwut 3 Jahre“ überschreibt Regel „Tollwut 1 Tag“:
Erinnerung für Medikamente
Beispiel 1: Medikament im 3-Monats-Vorrat
In diesem Beispiel erhält ein Patient einen 3-Monats-Vorrat (90 Tage) an Medikamenten, und Sie möchten den Kunden daran erinnern, die Medikamente einmal im Monat zu verabreichen – und zwar jeweils 2 Tage vor dem fälligen Termin im Monat.
Wenn Sie die Erinnerungsregel für den Medikationsartikel erstellen, setzen Sie das Fälligkeitsdatum der Leistung auf 90 Tage. Da das Medikament alle 30 Tage gegeben werden soll, fügen Sie drei Erinnerungen zur Regel hinzu und legen Sie die Sendezeit der Erinnerung so fest, dass jede Erinnerung 2 Tage vor jedem 30-Tage-Intervall gesendet wird:
Erinnerung 1: Sendezeit der Erinnerung: 62 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Leistung
Erinnerung 2: Sendezeit der Erinnerung: 32 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Leistung
Erinnerung 3: Sendezeit der Erinnerung: 2 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Leistung
Beispiel 2: Wiederkehrende Erinnerungen für Medikamente, Parasitenprävention
Parasitenpräventionsmedikation wird typischerweise etwa alle 30 Tage verabreicht und häufig in Einzelpackungen, 3er- oder 6er-Packungen verkauft. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie wiederkehrende Erinnerungen einrichten, die sich automatisch anhand der gekauften Packungsgröße anpassen, mithilfe des Schalters Erinnerungen wiederholen und der Funktion Überschreiben Sie.
Eine Klinik beginnt möglicherweise damit, eine Einzeldosis abzugeben, um zu bestätigen, dass das Tier das Medikament gut verträgt, bevor ein größerer Pack verkauft wird. Wenn die Einzeldosis verkauft wird, wird die Regel für die Einzeldosis ausgelöst. Wenn anschließend ein Multi-Pack verkauft wird, bevor diese Erinnerung gesendet wurde, wird die Regel für den Multi-Pack ausgelöst und überschreibt die ausstehende Erinnerung für die Einzeldosis.
Beachten Sie, dass mehrere Medikationsartikel zur gleichen Bedingung hinzugefügt werden können. Wenn Ihre Klinik beispielsweise mehrere Marken für Parasitenpräventionsmedikationen verkauft, können Sie alle relevanten Artikel zu einer einzigen Regel hinzufügen, sodass die Erinnerung unabhängig davon ausgelöst wird, welche Marke abgegeben wurde.
Beispiel für eine Erinnerungregel für Parasitenprävention (Einzeldosis):
Beispiel für eine Erinnerungregel für Parasitenprävention (3er-Pack):
Wenn der Kunde einen 3er-Pack kauft, wird die Regel für den 3er-Pack ausgelöst und überschreibt die ausstehende Erinnerung für die Einzeldosis. Der Kunde erhält dann eine monatliche Erinnerung für 3 Monate. Wenn Sie auch einen 6er-Pack verkaufen, können Sie eine ähnliche Regel einrichten, bei der Erinnerungen wiederholen auf 6 gesetzt ist.
Hinweis
Wenn Sie mehrere Erinnerungsregeln für dasselbe Medikament einrichten, sollten Sie alle möglichen Szenarien und genau überlegen, welche Regeln einander überschreiben sollen. Je nach Ablauf in Ihrer Klinik gibt es viele Möglichkeiten, das zu konfigurieren.
Erinnerung an den Kunden (Benachrichtigung)
Für interne Erinnerungen an Mitarbeitende empfehlen wir die Nutzung von Aufgaben. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben-Übersicht und Einstellungen.
Wenn Sie für interne Benachrichtigungen lieber Patienten-Erinnerungen verwenden möchten, können Sie dies tun, indem Sie die Option „mail“ als Sende Methode auswählen. Dadurch wird eine Erinnerung erstellt, die für das Personal sichtbar ist, aber nicht an den Kunden gesendet wird.
Beispiel: Erinnerung per Mail an den Kunden nach dem Anruf
Erstellen Sie eine Erinnerungsvorlage nur mit einem Titel, z. B. „Kunde nach der OP anrufen“.
Erstellen Sie eine Erinnerungsregel mit der Sende Methode „mail“, setzen Sie das Fälligkeitsdatum der Leistung auf 1 Tag und die Sendezeit der Erinnerung auf 0 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Leistung.
Die Erinnerung wird auf der Seite Aufzeichnungen > Erinnerungen angezeigt. Das Fälligkeitsdatum wird orange hervorgehoben, wenn der Anruf fällig ist, und rot, wenn das Fälligkeitsdatum bereits überschritten wurde.