Diese Beispiele zeigen, wie Sie in Vetera gängige automatische Erinnerungsregeln einrichten. Anleitungen zum Erstellen einer Erinnerungsregel finden Sie unter Erstellen und Verwalten von automatischen Patienten-Erinnerungen.
Hinweis: Erinnerungen sind in allen Umgebungen verfügbar, indem Sie zu Einstellungen > Listen & Vorlagen > Erinnerungen gehen. Greifen Sie auf Einstellungen zu, indem Sie den Klinikstandort Name oben links auswählen. Die in diesem Artikel gezeigten Bilder sowie einige Funktionen, z. B. Pause/Cancel conditions, sind jedoch möglicherweise noch nicht in Ihrer Umgebung verfügbar.
Erinnerung zur jährlichen Untersuchung
Beispiel:
In diesem Beispiel wird eine Erinnerung für die nächste jährliche Untersuchung ausgelöst, sobald die Beratungsrechnung für die jährliche Untersuchung eines Patienten abgeschlossen ist. Die Erinnerung wird 45 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der jährlichen Untersuchung gesendet. Außerdem wird eine Pause-Bedingung festgelegt, sodass die ausstehende Erinnerung automatisch pausiert wird, wenn der Kunde eine neue jährliche Untersuchung bucht.
Impf-Erinnerungen
Hinweis: Impfschemata unterscheiden sich je nach Region, Klinikprotokoll und den individuellen Umständen des Patienten. Prüfen Sie die Protokolle Ihrer Klinik und berücksichtigen Sie etwaige Ausnahmen, bevor Sie Erinnerungsregeln einrichten.
Wenn Sie Erinnerungsregeln für Impfleistungen erstellen, wählen Sie das Impf-Leistungsartikel als auslösenden Gegenstand (Trigger) und nicht das Medikament als solchen. Wenn Sie das Medikament-Element verwenden, wird jede Erinnerungsregel ausgelöst, die denselben Gegenstand auswählt. Das führt dazu, dass mehrere falsche Erinnerungen generiert werden.
Beispiel 1: Impf-Erinnerungen für Welpen
Ein gängiges Impfschema beginnt, wenn Welpen etwa im Alter von 8 Wochen ihre erste Impfung erhalten. Das wird in der Regel vom Züchter erledigt, bevor der Welpe in sein neues Zuhause umzieht. Daher ist eine Erinnerung für diese erste Dosis normalerweise nicht erforderlich.
Die zweite Impfung findet typischerweise im Alter von etwa 12 Wochen statt, kann jedoch je nach regionalen Leitlinien variieren. Häufig ist dies der Zeitpunkt, an dem der neue Besitzer zum ersten Mal Ihre Klinik besucht und der Welpe seine zweite Impfung erhält.
Bei diesem Besuch möchten Sie eine Erinnerung für den nächsten Booster auslösen, der fällig ist, wenn der Hund ungefähr ein Jahr alt ist. Da der Welpe zum 12-Wochen-Termin etwa 3 Monate alt ist und die nächste Impfung nach 12 Monaten benötigt, beträgt das Intervall ungefähr 9 Monate (250 Tage). Sie können eine Erinnerungsregel konfigurieren, die sowohl durch das Alter des Patienten als auch durch den Impf-Gegenstand ausgelöst wird.
Erinnerungsregel für die erste Welpenimpfung:
Sobald das Tier ein Jahr alt ist, wechselt das Schema typischerweise zu jährlichen Impfungen. Richten Sie in dieser Phase eine 12-Tag-Intervall-Erinnerungsregel ein, um sicherzustellen, dass der Hund sein Schema im gesamten Erwachsenenalter einhält.
Erinnerungsregel für jährliche Impfung (>12 month):
Beispiel 2: Tollwutimpfung
Eine Tollwutimpfung kann 1 Tag oder 3 Jahre gültig sein. Wenn ein Patient die 1-Jahr-Impfung erhält, wird eine Erinnerung für 1 Tag erstellt. Wenn der Patient dann frühzeitig kommt — bevor die Erinnerung gesendet wurde — und die 3-Jahr-Impfung erhält, muss die ausstehende 1-Tag-Erinnerung abgesagt werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, wie das System das handhaben kann:
Verwenden Sie das Einstellung Anstehende doppelte Erinnerungen automatisch entfernen: Wenn sowohl die 1-Jahr- als auch die 3-Jahr-Regel dasselbe Erinnerungs-Template verwenden, übernimmt die Einstellung Anstehende doppelte Erinnerungen automatisch entfernen dies automatisch. Wenn die 3-Jahr-Erinnerung erstellt wird, identifiziert das System die ausstehende 1-Jahr-Erinnerung als Duplikat und entfernt sie. In diesem Fall müssen Sie die Funktion Overrides nicht verwenden. Diese Einstellung finden Sie unter Einstellungen > Allgemeines > Klinikstandort > Reminder.
Verwenden Sie die Funktion Overrides: Wenn Sie für die beiden Regeln unterschiedliche Erinnerungs-Templates verwenden (z. B. „Tollwut 1-Jahr-Erinnerung“ und „Tollwut 3-Jahr-Erinnerung“), erkennt das System sie nicht als Duplikate. In diesem Fall fügen Sie die 1-Jahr-Regel im Feld Overrides der 3-Jahr-Regel hinzu. Das System weiß dann, dass sie verbunden sind, und sagt die ausstehende 1-Jahr-Erinnerung ab, wenn die 3-Jahr-Impfung angewendet wird.
Mit Pause/Cancel conditions: Sie können der Erinnerungsregel auch eine Pause- oder Cancel-Bedingung hinzufügen, z. B. anhand des Grund der Konsultation. Wenn der Patient wegen einer Tollwutimpfung kommt, wird die ausstehende Erinnerung automatisch pausiert oder abgebrochen.
3-Jahr-Tollwut-Impfregel: Überschreibungen der 1-Jahr-Tollwut-Impfregel
Erinnerung an die Medikation
Beispiel 1: 3 Monate Medikation
In diesem Beispiel erhält ein Patient eine Medikation für 3 Monate (90 Tage), und Sie möchten den Kunde daran erinnern, die Medikation einmal im Monat zu geben, und zwar zwei Tage bevor sie jeweils fällig ist.
Wenn Sie die Erinnerungsregel für den Medikament-Gegenstand erstellen, setzen Sie Service due date auf 90 Tage. Da die Medikation alle 30 Tage gegeben werden soll, fügen Sie der Regel drei Erinnerungen hinzu und setzen Sie Reminder send time so, dass jede Erinnerung 2 Tage vor jedem 30-Tage-Intervall gesendet wird:
Reminder 1: Reminder send time: 62 Tage vor dem Service due date
Reminder 2: Reminder send time: 32 Tage vor dem Service due date
Reminder 3: Reminder send time: 2 Tage vor dem Service due date
Beispiel 2: Wiederkehrende Erinnerungen für Medikation, Parasitenprävention
Medikation zur Parasitenprävention wird typischerweise ungefähr alle 30 Tage gegeben und wird oft als Einzelpackung, 3er-Pack oder 6er-Pack verkauft. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie wiederkehrende Erinnerungen einrichten, die sich automatisch an die gekaufte Packungsgröße anpassen, mithilfe des Schalters Recur reminders und der Funktion Overrides.
Eine Klinik kann damit beginnen, eine einzelne Dosis abzugeben, um zu prüfen, ob das Tier das Medikament gut verträgt, bevor ein größerer Pack verkauft wird. Wenn die Einzel-Dosis verkauft wird, wird die Erinnerungsregel für die Einzel-Dosis ausgelöst. Wenn anschließend ein Multi-Pack verkauft wird, bevor diese Erinnerung gesendet wurde, wird die Multi-Pack-Regel ausgelöst und überschreibt die ausstehende Einzel-Dosis-Erinnerung.
Beachten Sie, dass mehrere Medikament-Gegenstände zur gleichen Bedingung hinzugefügt werden können. Wenn Ihre Klinik beispielsweise mehrere Marken von Parasitenpräventions-Medikationen verkauft, können Sie alle relevanten Gegenstände zu einer einzigen Regel hinzufügen, sodass die Erinnerung unabhängig davon ausgelöst wird, welche Marke abgegeben wird.
Beispiel für eine Erinnerungsregel für Parasitenprävention (Einzeldosis):
Beispiel für eine Erinnerungsregel für Parasitenprävention (3er-Pack):
Wenn der Kunde einen 3er-Pack kauft, wird die 3er-Pack-Regel ausgelöst und überschreibt die ausstehende Einzel-Dosis-Erinnerung. Der Kunde erhält anschließend eine monatliche Erinnerung für 3 Monate. Wenn Sie auch einen 6er-Pack verkaufen, können Sie eine ähnliche Regel mit „Recur“ für 6 Wiederholungen einrichten.
Hinweis: Wenn Sie mehrere Erinnerungsregeln für dieselbe Medikation einrichten, sollten Sie alle möglichen Szenarien und sorgfältig prüfen, welche Regeln sich gegenseitig überschreiben sollten. Je nach Ablauf in Ihrer Klinik gibt es dafür viele Möglichkeiten.
Erinnerung an den Anruf des Kunden
Für interne Erinnerungen für das Personal empfehlen wir die Verwendung von Aufgaben. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben: Übersicht und Einstellungen.
Wenn Sie für interne Benachrichtigungen lieber Patienten-Erinnerungen verwenden möchten, können Sie dies tun, indem Sie die Sendemethode „mail“ auswählen. Dadurch wird eine Erinnerung erstellt, die für das Personal sichtbar ist, aber nicht an den Kunde gesendet wird.
Beispiel: Erinnerungs-Mail anrufen, um den Kunden anzurufen
Erstellen Sie eine Erinnerungs-Vorlage nur mit dem Titel, z. B. „Call client after surgery“.
Erstellen Sie eine Erinnerungsregel mit der Sendemethode „mail“, setzen Sie Service due date auf 1 Tag und setzen Sie Reminder send time auf 0 Tage vor dem Service due date.
Die Erinnerung wird auf der Seite Patient care > Reminders angezeigt. Das Fälligkeitsdatum wird beim fälligen Anruf in Orange hervorgehoben und in Rot markiert, wenn das Datum überschritten ist.