Sie können Rechnungen abschließen und an mehrere Kunden gleichzeitig senden. Anstatt jede Rechnung einzeln zu bearbeiten, können Sie eine Gruppe von Rechnungen auswählen, sie vorbereiten, die E-Mail zusammenstellen und alles in einem einzigen Vorgang versenden. Dies spart Zeit für das Finanz- und Empfangspersonal bei regelmäßigen Abrechnungszyklen.
Sie können diesen Fluss von zwei Orten aus starten:
Die Rechnungsliste — um Rechnungen für mehrere Kunden auf einmal zu senden.
Eine Kundenseite — um Rechnungen für einen einzelnen Kunden zu senden.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen des Clients vor dem Senden im System gespeichert werden.
Es können nur fertige Rechnungen gesendet werden. Sie können Rechnungen als Teil dieses Ablaufs abschließen.
Los geht's
Sie können auf die E-Mail Schaltfläche von zwei Orten aus zugreifen:
Aus der Rechnungs-Liste:
Gehen Sie zu Aufzeichnungen > Rechnungen.
Verwenden Sie die Filter oder das Suchfeld, um die Liste auf die Rechnungen zu beschränken, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf eine Zeile, um eine Rechnung auszuwählen. Die Aktions-Symbolleiste erscheint unten auf der Seite. Um weitere Rechnungen zu Ihrer Auswahl hinzuzufügen, klicken Sie auf zusätzliche Zeilen, oder wählen Sie "Alles auf der Seite auswählen" oder "Alles auswählen" um alle Rechnungen auf allen Seiten einzubinden.
Wählen Sie in der Symbolleiste Aktionen > Als E-Mail senden.
Von der Client-Seite:
Öffne die Client-Seite.
Gehen Sie zu Abrechnung > Rechnungen.
Wählen Sie die Rechnungen, die Sie senden möchten.
Wählen Sie Aktionen > Als E-Mail senden.
Schritt 1: Rechnungen vorbereiten
Ihre ausgewählten Rechnungen erscheinen in der Bereit Gruppe. Dies sind fertige Rechnungen, die gesendet werden können.
Wenn Ihre Auswahl einen Rechnungsentwurf enthält, erscheint auch eine -Gruppe unter . Entwürfe von Rechnungen müssen fertig gestellt werden, bevor sie gesendet werden können.
Wenn alle ausgewählten Rechnungen bereits fertig gestellt sind, können Sie direkt mit der nächsten Stufe fortfahren.
Wenn die fertig gestellt werden muss Abschnitt enthält Rechnungsentwürfe, die Sie einschließen möchten:
Wählen Sie das Kontrollkästchen neben jedem Rechnungsentwurf, den Sie fertigstellen möchten, oder wählen Sie Finalize all draft invoices , um alle auszuwählen. Der Status jeder ausgewählten Rechnungsaktualisierung, um Entwurf → Finalized anzuzeigen.
Wählen Sie Weiter. Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog.
Überprüfen Sie die Bestätigung. Der Dialog zeigt an, wie viele Rechnungen fertig gestellt werden und warnt, dass fertige Rechnungen nicht wieder in Entwurf geändert werden können. Wenn keine Rechnungen fertiggestellt werden können, klicken Sie auf Rechnungen anzeigen, die nicht fertig gestellt werden um den Grund zu sehen. Sie können zu diesen Rechnungen navigieren, um Probleme zu lösen, bevor Sie es erneut versuchen.
Wählen Sie Finalize und fahren Sie mit fort.
Um einen Kundendatensatz zu öffnen oder eine Rechnung zu überprüfen, wählen Sie den Kundennamen oder die Rechnungsnummer. Jeder Link öffnet sich in einem neuen Tab.
Wenn Ihre Auswahl Rechnungen für Kunden mit alternativen MwSt.-Sätzen enthält die folgende Mitteilung wird angezeigt: "Wenn die ausgewählten Rechnungen Kunden-Typen mit alternativen MwSt-Sätzen enthalten, werden diese Sätze automatisch angewendet." Keine Aktion erforderlich — die korrekten Tarife werden automatisch während der Fertigstellung angewendet.
Anmerkung
Wenn Kunden in Ihrer Auswahl keine E-Mail-Adresse haben, werden sie vor dem Versand markiert. Diese Rechnungen sind vom Versand ausgeschlossen.
Schritt 2: Details und Anhänge
Wählen Sie, was in jede Client-E-Mail aufgenommen werden soll. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
Dem Kunden erlauben, Feedback abzugeben
Zahlungsbelege als Anhang
Rechnung/Quittung als Anhang
Beratung & Patientenverlauf einschließen
Behandlungsübersicht einschließen
Entladeanweisungen einschließen
Beachten Sie, dass die Entladungsanweisungen keine Auswirkungen auf Counter Verkaufsrechnungen oder konsolidierte Rechnungen hat.
Wählen Sie Weiter.
Schritt 3: E-Mail verfassen
Wählen Sie den Absender, dann geben Sie die Betreffzeile und den E-Mail-Text für die Nachricht ein, die an Kunden gesendet wird.
Um eine gespeicherte Vorlage zu verwenden, wählen Sie + E-Mail-Vorlage hinzufügen, finden Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie Hinzufügen. Der Vorlagentext wird dem E-Mail-Text hinzugefügt.
Wählen Sie Weiter.
Schritt 4: Überprüfen und senden
Überprüfen Sie die Zusammenfassung vor dem Versenden, einschließlich:
Die Kunden, an die die E-Mail gesendet wird, mit ihren E-Mail-Adressen und den Rechnungen, die für jeden Kunden enthalten sind
Der Absender
Die Details und Anhänge ausgewählt
Betreffzeile und E-Mail-Text
Wenn etwas geändert werden muss, wählen Sie Zurück um zum entsprechenden Schritt zurückzukehren.
Wenn Sie bereit sind, wählen Sie E-Mail senden. Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt, wenn die E-Mails erfolgreich gesendet wurden.
Eine E-Mail wird pro Client verschickt, in der alle Rechnungen und ausgewählten Anhänge zu einer einzigen Nachricht zusammengefasst werden.
Nach dem Senden
Sobald die E-Mails versendet wurden, wird jede Rechnung als Gesendet in der Rechnungen Liste markiert mit Datum und Uhrzeit aufgezeichnet in der Spalte Gesendet.
Sie können die E-Mail ansehen, die auf dem Client Kommunikation Tab gesendet wurde.