Einführung
Die Funktion zur Online-Vorregistrierung ermöglicht es Ihren Kunden, sich vor ihrem Termin mit einem Online-Formular vorzuregistrieren. Wenn Kunden sich vorregistrieren, sparen Sie Zeit an der Rezeption und zu Beginn des Konsultationsbesuchs. Außerdem bietet sie Ihren Kunden eine sichere und private Möglichkeit, ihre persönlichen Informationen zu übermitteln, die sie andernfalls möglicherweise in einem offenen Empfangsbereich angeben müssten.
Wenn ein Kunde eine Online-Terminbuchung vornimmt oder ein Termin im Vetera Termin-Kalender gebucht wird, enthalten die Terminbestätigungs- und Erinnerungsnachrichten einen Link zur Vorregistrierungsseite. Dort können die Kunden ihre Angaben prüfen und weitere vorläufige Informationen bereitstellen.
Zusätzlich können Sie Ihren Kunden erlauben, sich online für ihren Termin einzuchecken. Diese Option ist verfügbar, wenn die Vorregistrierung verwendet wird.
Vorregistrierung und Self-Check-in sind Zusatzfunktionen. Wenden Sie sich an den Vertrieb von Vetera oder an den Support, um weitere Informationen zu erhalten.
Vorregistrierung einrichten
Wechseln Sie zu Settings > Clinic location > Client interaction und wählen Sie die Stift-Schaltfläche.
Scrollen Sie nach unten, um Enable client pre-registration / Self check-in auszuwählen.
Wenn Sie Grundtypen verwenden, wählen Sie in dem Feld Enabled for reason types die Grundtypen aus, für die Sie die Vorregistrierung erlauben möchten. Wenn ein hier enthaltener Grundtyp für einen Termin ausgewählt wird, wird in die Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten ein Link zur Vorregistrierung eingefügt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, ist die Vorregistrierung für alle Grundtypen verfügbar.
Fügen Sie im Feld Pre-registration message header eine Kopfzeile für den Abschnitt der Vorregistrierung in den Terminbestätigungs- und Erinnerungsnachrichten hinzu. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die folgende Standard-Kopfzeile verwendet: 'Continue to pre-registration'.
Fügen Sie im Feld Pre-registration message content einen Text für den Abschnitt der Vorregistrierung in den Terminbestätigungs- und Erinnerungs-E-Mail-Nachrichten hinzu. Beachten Sie: Der Text wird nicht in SMS-Nachrichten angezeigt, sondern nur in E-Mails. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der folgende Standardtext verwendet: 'The pre-registration feature enables a personal and data-safe way to share/update your personal details and allows for a more pleasant and quick arrival to the clinic for you and your pet.'
Fügen Sie im Feld Pre-registration form description eine individuelle Nachricht für das Vorregistrierungsformular hinzu.
Fügen Sie im Feld Pre-registration confirmation email header eine individuelle Kopfzeile für die Bestätigungs-E-Mail hinzu, die nach Abschluss der Vorregistrierung gesendet wird.
Fügen Sie im Feld Pre-registration confirmation email content Inhalte hinzu, die in der Bestätigungs-E-Mail nach Abschluss der Vorregistrierung angezeigt werden.
Wählen Sie Save neben Client interaction, um die Änderungen anzuwenden.
Beispiel für einen Link zur Vorregistrierung in einer Terminbestätigungs-E-Mail:
Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Einmal-Passwort (OTP)
Enable two-factor authentication for pre-registration: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erhalten Kunden einen Bestätigungscode per SMS, den sie eingeben müssen, um auf das Vorregistrierungsformular zuzugreifen. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung erhöht die Sicherheit zusätzlich: Wenn die Bestätigungs-E-Mail versehentlich an eine falsche Adresse gesendet wird, kann der Empfänger nicht auf das Vorregistrierungsformular zugreifen, wenn er den per SMS gesendeten Bestätigungscode nicht angeben kann.
So aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung: Wechseln Sie zu Settings > Clinic location > Client interaction und wählen Sie die Stift-Schaltfläche. Wählen Sie in den Vorregistrierungs-Einstellungen Enable two-factor authentication for pre-registration.
Die Methode zur Bestätigung hängt davon ab, wie der Kunde den Vorregistrierungslink erhalten hat:
Wenn der Kunde den Link per email erhalten hat, wird ein Einmal-Code an die Telefonnummer des Kunden per SMS gesendet.
Wenn der Kunde den Link per In SMS erhalten hat, wird ein Einmal-Code an die E-Mail-Adresse gesendet.
Die für die Bestätigung verwendeten Kontaktdaten werden aus Sicherheitsgründen teilweise maskiert. Beispielsweise wird eine Telefonnummer als •••••1234 und eine E-Mail-Adresse als j•••@example.com angezeigt.
Der Kunde gibt das Einmal-Passwort auf dem Bestätigungsbildschirm ein, um seine Identität zu bestätigen und auf das Vorregistrierungsformular zuzugreifen.
Damit die OTP-Bestätigung funktioniert, müssen sowohl eine gültige E-Mail-Adresse als auch eine Telefonnummer im Kundendatensatz gespeichert sein. Fehlt eine der beiden Angaben, kann der Kunde den Bestätigungsschritt nicht abschließen.
Note: Wenn der Kunde aus irgendeinem Grund die Bestätigungs-E-Mail oder SMS nicht erhalten hat, können Sie sie erneut senden, indem Sie den Termin bearbeiten und erneut speichern.
Self-Check-in einrichten
Note: Sie können den Self-Check-in aktivieren, wenn die Vorregistrierung aktiviert wurde.
Wechseln Sie zu Settings > Clinic location > Client interaction und wählen Sie Enable self check-in.
Time in minutes before marking as arrived: Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, wie lange vor dem Termin Kunden einchecken können. Wenn Sie beispielsweise 30 einstellen, können Kunden erst bis 30 Minuten vor ihrem Termin einchecken. Wenn ein Einchecken noch nicht möglich ist, wird im Terminportal eine Nachricht angezeigt, z. B.: 'You can check in 30 minutes before your appointment.'
Self check-in success message: Sie können eine optionale Nachricht hinzufügen, die Ihren Kunden angezeigt wird, wenn der Self-Check-in erfolgreich war.
Im Abschnitt Waiting locations können Sie Wartebereiche hinzufügen, die Kunden beim Einchecken auswählen können. Das ist praktisch, wenn Sie verschiedene Wartebereiche für Kunden und Patienten haben. Um einen neuen Wartebereich hinzuzufügen, wählen Sie die Schaltfläche Add. Sie können Wartebereiche mit den Stift- und Papierkorb-Schaltflächen bearbeiten oder entfernen.
Sie können Kunden bitten, vor ihrem Termin die medizinische Vorgeschichte des Patienten bereitzustellen, indem Sie in der Vorregistrierung vorläufige Fragen stellen. Da die Fragen separat für verschiedene Besuchsgründe definiert sind, können Sie spezielle Fragen hinzufügen, die zum Charakter des Termins passen.
Wechseln Sie zu Settings > Items & Lists > Reasons und öffnen Sie den Grund, für den Sie Fragen hinzufügen möchten.
Scrollen Sie im Dialog ganz nach unten und wählen Sie die Schaltfläche + Preliminary question.
Geben Sie eine Frage im Feld Question ein und wählen Sie dann erneut die Schaltfläche + Preliminary question, um weitere Fragen hinzuzufügen.
Vorregistrierungsdaten empfangen und prüfen
Ein Link zur Vorregistrierung und zum Self-Check-in ist in der E-Mail zur Terminbestätigung und/oder in der SMS-Nachricht für den Kunden enthalten. Beachten Sie Folgendes:
Der Kunde und der Patient müssen in Vetera vorhanden sein, bevor der Kunde die Vorregistrierung nutzen kann. Der Kunde kann mit dem Vorregistrierungsformular keine neuen Patienten hinzufügen.
Stellen Sie sicher, dass beim Erstellen eines Termins eine Bestätigungs-/Erinnerungsnachricht zum Versenden ausgewählt ist.
Stellen Sie sicher, dass für die Konsultation ein Tierarzt ausgewählt wurde.
Wenn Sie möchten, dass Kunden vor ihrem Termin vorläufige Fragen beantworten, stellen Sie sicher, dass für den ausgewählten Reason vorläufige Fragen festgelegt sind
Note: Aktuell können Vorregistrierung und Self-Check-in nur mit Einzelpatienten-Terminen verwendet werden. Wenn dem Termin mehr Patienten hinzugefügt werden, kann der Kunde in der Vorregistrierung nicht auf seine Angaben zugreifen oder sie verifizieren.
Wenn der Kunde seine Informationen mit dem Vorregistrierungsformular ausgefüllt oder aktualisiert hat (und den optionalen Self-Check-in), können Sie die Angaben in Vetera prüfen. Sie können das in folgenden Bereichen tun:
Termin-Dialog (Termin-Kalender)
Aufnahme-Dialog (wenn Sie einen Termin als angekommen markieren)
Patientenseite
Kundendaten
Auf diesen Seiten wird folgende Meldung angezeigt:
Wählen Sie im Hinweis den Link Please confirm the data here. Es öffnet sich ein Dialog mit Informationen zur Vorregistrierung. Die aktuell in Vetera gespeicherten Informationen werden links unter Client data in Vetera und Patient data in Vetera angezeigt. Die Informationen, die der Kunde in der Vorregistrierung bereitgestellt hat, werden rechts unter New data provided by client angezeigt. Standardmäßig werden nur die Felder angezeigt, für die der Kunde aktualisierte Angaben gemacht hat. Wenn Sie alle Felder für Kunden- und Patientendaten anzeigen möchten, einschließlich der Felder, die der Kunde nicht geändert hat, wählen Sie Show all fields.
Um die Aktualisierungen des Kunden zu übernehmen, wählen Sie die Pfeiltasten zwischen den Feldern. Wenn Sie alle Änderungen auf einmal übernehmen möchten, wählen Sie oben die Pfeiltaste All. Die Aktualisierungen des Kunden werden in die entsprechenden Felder in Vetera auf der linken Seite kopiert. Sie können die Felder in Vetera bei Bedarf auch manuell bearbeiten, wenn Sie Änderungen an den bereitgestellten Informationen vornehmen möchten (z. B. einen Tippfehler korrigieren).
Wählen Sie zum Speichern der Änderungen die Schaltfläche Update.
Wenn Sie die Aktualisierungen des Kunden vollständig löschen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Discard. Beachten Sie: Sobald Sie die Aktion bestätigen, können Sie die Vorregistrierungsinformationen nicht mehr abrufen.
Leitfaden für Kunden: Vorregistrierung und Self-Check-in nutzen
Note: Sie können Ihre eigenen Anweisungen für Kunden anhand dieser Informationen erstellen und Ihre Anweisungen in die Vorregistrierungsnachricht oder auf der Website Ihrer Klinik einbinden.
Wählen Sie den Link zur Vorregistrierungsseite in Ihrer Terminbestätigungs- oder Erinnerungsnachricht (E-Mail und/oder SMS-Nachricht).
Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, bestätigen Sie Ihre Identität, indem Sie das Einmal-Passwort (OTP) eingeben. Wenn Sie den Link per E-Mail erhalten haben, wird der Code per SMS an Ihre Telefonnummer gesendet. Wenn Sie den Link per In SMS erhalten haben, wird der Code an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.
Die Vorregistrierungsseite ist mit Informationen vorausgefüllt, die in Ihrem Profil in Vetera verfügbar sind. Prüfen Sie die Informationen und füllen Sie die Lücken aus oder aktualisieren Sie die vorhandenen Angaben, falls nötig.
Beantworten Sie alle vorläufigen Fragen, die ggf. basierend auf dem Grund Ihres Besuchs enthalten sind.
Wenn Self-Check-in verfügbar ist, können Sie sich als angekommen markieren und einen Wartebereich auswählen.
Wenn Sie bereit sind, wählen Sie Send.