Schnellzugriffe
Einführung
Die Online-Vorregistrierungsfunktion ermöglicht es Ihren Kunden, sich vor ihrem Termin über ein Online-Formular voranzumelden. Die Möglichkeit zur Vorregistrierung spart Zeit an der Rezeption und zu Beginn des Beratungsgesprächs. Außerdem bietet sie den Kunden eine sichere und private Möglichkeit, ihre persönlichen Informationen zu übermitteln, die sie ansonsten möglicherweise in einem offenen Empfangsbereich mitteilen müssten.
Wenn ein Kunde eine Online-Buchung oder einen Termin im provenzalischen Terminkalender bucht, die Terminbestätigung und Erinnerungsnachrichten enthalten einen Link zur Voranmeldungsseite, wo sie ihre Informationen überprüfen und weitere vorläufige Informationen angeben können.
Zusätzlich können Sie es den Kunden ermöglichen, sich online für ihren Termin einzuchecken. Diese Option ist verfügbar, wenn die Vorregistrierung in Gebrauch ist.
Voranmeldung und Selbstabfertigung sind Add-on-Funktionen. Bitte wenden Sie sich an Vetera Sales oder Kundensupport für weitere Informationen.
Vorregistrierung einrichten
Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Klinik Standort > Kundeninteraktionen und wählen Sie den Stift Button.
Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Klienten-Vorregistrierung aktivieren / Self Check-in.
Wenn Sie Grundtypen verwenden, wählen Sie die Grundtypen aus, für die Sie die Vorregistrierung im Feld Für Grundtypen aktiviert zulassen möchten. Wenn ein hier enthaltenes Grund gewählt wird, wird ein Link zur Vorregistrierung in die Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten eingefügt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, ist die Vorregistrierung für alle Grundtypen verfügbar.
Im Feld Vorregistrierungsnachricht Sie können einen Header für den Abschnitt Voranmeldung in der Terminbestätigung und Erinnerungsnachricht hinzufügen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der folgende Standardheader verwendet: 'Weiter zur Vorregistrierung'.
Im Feld Inhalt der Vorregistrierungsnachricht können Sie Fließtext für den Vorregistrierungsbereich in den Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mail-Nachrichten für Termine hinzufügen. Beachten Sie, dass der Fließtext in SMS-Nachrichten nicht angezeigt wird, sondern nur in E-Mails. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der folgende Standardtext verwendet: 'Die Vorregistrierungsfunktion ermöglicht eine persönliche und datensichere Möglichkeit, Ihre persönlichen Daten zu teilen/aktualisieren und ermöglicht einen angenehmeren und schnelleren Zugang zur Klinik für Sie und Ihr Haustier.'
Im Feld Beschreibung des Vorregistrierungsformulars können Sie eine benutzerdefinierte Nachricht zum Vorregistrierungsformular hinzufügen.
Im Feld Voranmeldung Bestätigungs-E-Mail-Header können Sie einen benutzerdefinierten Header für die Bestätigungs-E-Mail hinzufügen, die nach Abschluss der Vorregistrierung gesendet wurde.
Im Feld Voranmeldung Bestätigungs-E-Mail können Sie Inhalte hinzufügen, die nach Abschluss der Vorregistrierung in der Bestätigungs-E-Mail angezeigt werden.
Klicken Sie Speichern neben Client-Interaktionen , um die Änderungen anzuwenden.
Beispiel eines Links zur Vorregistrierung in einer Bestätigungs-E-Mail für einen Termin:
Zusätzliche Einstellungen
Zwei-Faktor-Authentifizierung mit One-Time Passwort (OTP)
Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Vorregistrierung: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, erhält der Kunde einen Verifizierungscode per SMS, den er eingeben muss, um auf das Vorregistrierungsformular zuzugreifen. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene: Wenn die Bestätigungs-E-Mail versehentlich an eine falsche Adresse gesendet wird, kann der Empfänger nicht auf das Vorregistrierungsformular zugreifen, wenn er den gesendeten Verifizierungscode per SMS nicht bereitstellen kann.
Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Klinik Standort > Kundeninteraktionen und wählen Sie den Stift Button. Wählen Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung für Vorregistrierung in den Vorregistrierungseinstellungen aktivieren.
Die Verifizierungsmethode hängt davon ab, wie der Client den Link zur Vorregistrierung erhalten hat:
Wenn der Client den Link per E-Mail erhalten hat, wird ein einmaliger Code per SMS an seine Telefonnummer gesendet.
Wenn der Client den Link per SMS erhalten hat, wird ein einmaliger Code an seine E-Mail-Adresse gesendet.
Die zur Verifizierung verwendeten Kontaktdaten sind teilweise aus Sicherheitsgründen maskiert. Zum Beispiel zeigt eine Telefonnummer als ••••••1234 und eine E-Mail-Adresse als j••@example.com an.
Der Kunde gibt das einmalige Passwort auf dem Verifizierungsbildschirm ein, um seine Identität zu bestätigen und auf das Voranmeldeformular zuzugreifen.
Sowohl eine gültige E-Mail-Adresse als auch eine Telefonnummer müssen im Clientdatensatz gespeichert sein, damit die OTP-Verifizierung funktioniert. Falls einer der beiden fehlt, kann der Kunde den Verifizierungsschritt nicht abschließen.
Anmerkung
Wenn der Kunde aus irgendeinem Grund die Bestätigungs-E-Mail oder SMS nicht erhalten hat, können Sie sie erneut senden, indem Sie den Termin bearbeiten und speichern.
Selbst-Check-in einrichten
Anmerkung
Sie können den Selbst-Check-in aktivieren, wenn die Vorregistrierung aktiviert ist.
Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Klinikstandort > Kundeninteraktionen und aktivieren Sie Selbst-Check-in aktivieren.
Zeit in Minuten vor dem Markieren als angekommen: Mit dieser Einstellung können Sie definieren, wie lange die Kunden vor ihrem Termin einchecken können. Wenn Sie dies beispielsweise auf 30 einstellen, können die Kunden sich erst 30 Minuten vor ihrem Termin einchecken. Wenn der Check-in noch nicht möglich ist, wird eine Nachricht im Terminportal angezeigt, zum Beispiel: 'Sie können sich 30 Minuten vor Ihrem Termin einchecken.'
Erfolgsmeldung für den Selbst-Check-in: Sie können eine optionale Nachricht hinzufügen, die Ihren Kunden angezeigt wird, wenn sie sich erfolgreich eingecheckt haben.
Im Abschnitt Warteorte können Sie Warteorte hinzufügen, aus denen die Kunden wählen können, wenn sie sich einchecken. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere verschiedene Wartebereiche für Kunden und Patienten haben. Um einen neuen Warteort hinzuzufügen, wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen. Sie können Warteorte mit den Stift- und Mülleimer-Schaltflächen bearbeiten oder entfernen.
Sie können die Kunden bitten, die medizinische Vorgeschichte des Patienten vor ihrem Termin anzugeben, indem Sie Vorfragen in der Vorregistrierung stellen. Da die Fragen für verschiedene Terminarten separat definiert sind, können Sie spezifische Fragen hinzufügen, die sich auf die Art des Termins beziehen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Elemente & Listen > Gründe und öffnen Sie einen Grund, für den Sie Fragen hinzufügen möchten.
Scrollen Sie bis zum Ende des Grund-Dialogs und wählen Sie die Schaltfläche + Vorabfrage .
Geben Sie eine Frage in das Feld Frage ein und wählen Sie dann erneut die Schaltfläche + Vorabfrage aus, um weitere Fragen hinzuzufügen.
Vorregistrierungsdaten empfangen und überprüfen
Ein Link zur Vorregistrierung und zum Selbst-Check-in ist in der Bestätigungs-E-Mail des Kunden für den Termin und/oder in der SMS-Nachricht enthalten. Beachten Sie Folgendes:
Der Kunde und der Patient müssen in Vetera existieren, bevor der Kunde die Voranmeldung nutzen kann.
Stellen Sie sicher, dass eine Bestätigungs-/Erinnerungsnachricht ausgewählt ist, um gesendet zu werden beim Erstellen eines Termins.
Stellen Sie sicher, dass ein Tierarzt für die Konsultation ausgewählt wurde.
Wenn Sie wünschen, dass Kunden vor ihrem Termin Vorabfragen beantworten, stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Grund für ihn festgelegte Vorabfragen hat.
Anmerkung
Derzeit können die Vorregistrierung und der Selbst-Check-in nur für Termine mit nur einem Patienten verwendet werden. Wenn mehrere Patienten zum Termin hinzugefügt werden, kann der Kunde seine Daten bei der Vorregistrierung nicht eingeben oder überprüfen.
Wenn der Kunde seine Informationen über das Voranmeldungsformular (und den optionalen Selbst-Check-in) ausgefüllt oder aktualisiert hat, Sie können die Informationen in Vetera einsehen. Sie können dies tun:
Termin-Dialog (Terminplaner)
Zulassungsdialog (wenn ein Termin als angekommen markiert wird)
Patientenseite
Kundenseite
Die folgende Nachricht wird auf diesen Seiten angezeigt:
Wählen Sie die Bitte bestätigen Sie die Daten hier Link in der Notiz. Es öffnet sich ein Vorregistrierungsinformationsdialog. Die derzeit in Vetera gespeicherten Informationen werden links unter Kundendaten in Vetera und Patientendaten in Veteraangezeigt. Die Informationen, die der Kunde bei der Vorregistrierung angegeben hat, finden Sie rechts unter unter den neuen Daten des Kunden. Standardmäßig werden nur die Felder angezeigt, für die der Client aktualisierte Informationen bereitgestellt hat. Wenn Sie alle Kunden- und Patienteninformationsfelder anzeigen möchten, einschließlich derer, die der Kunde nicht geändert hat, wählen Sie Alle Felder anzeigen .
Um die Updates des Clients zu akzeptieren, wählen Sie die Pfeiltasten zwischen den Feldern. Wenn Sie alle Änderungen in einem Schritt akzeptieren möchten, wählen Sie die Alle Pfeiltaste oben aus. Die Aktualisierungen des Mandanten werden links in die Vetera-Felder kopiert. Sie können auch die Vetera-Felder manuell bearbeiten, wenn Sie einige Änderungen an den Informationen des Kunden vornehmen möchten (z. B. einen Tippfehler korrigieren).
Um die Änderungen zu speichern, wählen Sie die Schaltfläche Aktualisieren.
Wenn Sie die Aktualisierungen des Kunden vollständig löschen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Verwerfen. Beachten Sie, dass Sie, nachdem Sie bestätigt haben, die Vorregistrierungsinformationen nicht mehr abrufen können.
Leitfaden für Kunden: Nutzung von Vorregistrierung und Selbst-Check-in
TIPP: Sie können Ihre eigenen Anweisungen für Kunden basierend auf diesen Anweisungen erstellen und Ihre Anweisungen in der Vorregistrierungsnachricht oder auf der Webseite Ihrer Klinik einfügen.
Wählen Sie den Link zur Vorregistrierungsseite in Ihrer Bestätigungs- oder Erinnerungsnachricht (E-Mail und/oder SMS-Nachricht) aus.
Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, überprüfen Sie Ihre Identität durch Eingabe des einmaligen Passworts (OTP) an Ihre alternative Kontaktmethode (SMS oder E-Mail).
Wenn Sie den Link per E-Mail erhalten, wird ein einmaliger Code per SMS an Ihre Telefonnummer gesendet.
Wenn Sie den Link per SMS erhalten, wird ein einmaliger Code an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.
Die Pre-Registration-Seite ist mit Informationen aus Ihrem Profil in Vetera ausgefüllt. Überprüfen Sie die Informationen und füllen Sie die Leerzeichen aus oder aktualisieren Sie die vorhandenen Informationen, falls nötig.
Beantworten Sie alle Vorabfragen, die auf der Grundlage des Grunds Ihrer Besuchs möglicherweise enthalten sind.
Wenn der Selbst-Check-in verfügbar ist, können Sie sich als angekommen markieren und einen Warteort auswählen.
Wenn Sie bereit sind, wählen Sie Senden.
Siehe auch
Termingrund-Gruppenhinzufügen