Mit den Einstellungen für Terminbestätigungen und Erinnerungen legen Sie fest, wann Kunden Nachrichten zu ihren Terminen erhalten und was in diesen Nachrichten steht. Die Standardeinstellungen gelten für alle Termine. Einstellungen für einen bestimmten Besuchsgrund ersetzen bei Terminen mit diesem Besuchsgrund die Standardeinstellungen. Für die Online-Terminbuchung gibt es zusätzliche Einstellungen.
Standardeinstellungen
Die Standardeinstellungen für Bestätigungen und Erinnerungen gelten für alle Termine. Sie können jedoch auch Einstellungen für bestimmte Besuchsgründe festlegen.
Um diese Einstellungen zu bearbeiten, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Reservierung Einstellungen.
Terminerinnerungen werden vor: Geben Sie an, wie viele Stunden oder Tage vor einem geplanten Termin Erinnerungen gesendet werden. Mit der folgenden Einstellung legen Sie fest, ob die Zahl Stunden oder Tage angibt.
Sendezeittyp für Terminerinnerungen: Wählen Sie aus, ob Erinnerungen Stunden oder Tage vor dem Termin gesendet werden.
Spezifische Sendezeit für Terminerinnerungen: Wenn Sie die Option „Tage“ ausgewählt haben, geben Sie die genaue Uhrzeit an, zu der die Erinnerungen gesendet werden.
Beispiel: Bei den Einstellungen „2“, „Tage“ und „9:00“ wird die Erinnerung 2 Tage vor dem Termin um 9:00 Uhr gesendet.
Hinweis: Sie können mehrere Erinnerungsregeln für einen Termin hinzufügen.
E-Mail- und SMS-Einstellungen
Sie können festlegen, ob Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail, SMS oder über beide Kanäle gesendet werden.
Für E-Mails können Sie festlegen, ob die Termindauer angegeben werden soll (wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird nur die Startzeit angezeigt). Außerdem können Sie eine Karte und eine Wegbeschreibung hinzufügen. Sie können einen E-Mail-Grußtext, einen zusätzlichen Text für neue Kunden sowie zusätzliche Anweisungen für Bestätigungen und Erinnerungen hinzufügen.
Entsprechend können Sie Texte für SMS-Bestätigungen, zusätzliche Texte für neue Kunden und Erinnerungstexte hinzufügen.
Sie können die Texte direkt in die Felder eingeben oder verfügbare Textvorlagen verwenden.
Hinweis: Wenn Sie die Texte für E-Mail- oder SMS-Bestätigungen oder -Erinnerungen ändern, werden Sie in einer Bestätigungsmeldung gefragt, ob Sie die Änderungen auf alle noch nicht gesendeten Nachrichten für bestehende Termine ohne Besuchstyp übertragen möchten. Wählen Sie Ja, um noch nicht gesendete Nachrichten zu aktualisieren, oder Nein, wenn die Änderungen nur für neue Termine gelten sollen.
Einstellungen für bestimmte Besuchsgründe
Einstellungen für einen bestimmten Besuchsgrund ersetzen bei Terminen mit diesem Besuchsgrund die Standardeinstellungen. Wenn für einen Besuchsgrund keine eigenen Einstellungen festgelegt sind, gelten die Standardeinstellungen.
Um diese Einstellungen zu bearbeiten, gehen Sie zu Einstellungen > Listen und Vorlagen > Besuchsgründe.
Anleitung: Sie können einen individuellen Text hinzufügen, der in den Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten für diesen Besuchsgrund enthalten ist. Zusätzlich wird der allgemeine E-Mail-Grußtext aus den Standardeinstellungen eingefügt.
Tipp: Sie können in den Anweisungen auch Platzhalter verwenden, um beispielsweise automatisch den Namen des Patienten in den Text einzufügen: „Kein Futter und Wasser für [[patient_name]] 6 Stunden vor dem Termin.“E-Mail Nachricht: Legen Sie fest, ob für Bestätigungen und Erinnerungen nur der allgemeine Anleitungstext aus dem Feld „Anleitung“ verwendet werden soll oder ob Sie zusätzliche Anweisungen hinzufügen möchten. Geben Sie zusätzliche Texte in die entsprechenden Felder ein.
Erinnerungs-E-Mail: Konfigurieren Sie die Call-to-Action-Schaltfläche (CTA) und fügen Sie Formulare zu Erinnerungs-E-Mails hinzu.
Tipp: Eine Call-to-Action-Schaltfläche (CTA) ist ein anklickbares Element der Benutzeroberfläche, das den Kunden zu einer bestimmten Aktion auffordert. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Schaltfläche in die Erinnerungs-E-Mail eingefügt und dort oberhalb der Terminübersicht angezeigt.Aktivieren Sie in den Einstellungen für Erinnerungs-E-Mails das Kontrollkästchen Call-to-Action-Schaltfläche einfügen. Sie können festlegen, wie die Schaltfläche angezeigt wird. Geben Sie unter Text der Schaltfläche die Beschriftung an, die Benutzer sehen, und unter Schaltfläche Link die Webadresse, zu der Kunden weitergeleitet werden. Wählen Sie außerdem einen Taste Stil: Die primäre Option verwendet die Themenfarbe Ihrer Klinik mit weißem Text, die sekundäre Option einen weißen Hintergrund mit farbigen Rändern und Text.
Sie können unter den Einstellungen für Erinnerungs-E-Mails auch das Kontrollkästchen Formular-Schaltfläche einbinden aktivieren. Geben Sie anschließend den Schaltflächentext ein und wählen Sie die Quelle des Formulars aus (ein Vetera-PDF-Formular oder ein externer Link). Wählen Sie bei Vetera-Formularen in der Dropdown-Liste eines der verfügbaren PDF-Formulare für Kunden oder Patienten aus. Das angehängte Formular wird mit der Terminbestätigung und -erinnerung gesendet und ist nach dem Ausfüllen mit einer E-Signatur (sofern verfügbar) in der Konsultation sichtbar. Das ausgefüllte Formular wird auf der Konsultationsseite angezeigt und in den Aufzeichnungen des Kunden und des Patienten gespeichert, auch wenn der Termin später storniert wird.
SMS Nachricht: Legen Sie fest, ob die allgemeinen SMS-Bestätigungs- und -Erinnerungsnachrichten oder Nachrichten für diesen Besuchsgrund verwendet werden sollen. Geben Sie die Nachrichten für den Besuchsgrund in die entsprechenden Felder ein. Die Nachrichtentexte können bis zu 1000 Zeichen lang sein und auf mehrere SMS aufgeteilt werden. In den Nachrichtenfeldern werden die Anzahl der verwendeten Zeichen und die Anzahl der SMS angezeigt, auf die der Text aufgeteilt wird. Jede einzelne SMS verbraucht ein SMS-Guthaben.
Methoden zum Senden von Erinnerungen standardmäßig unterbinden: Sie können den Versand von Erinnerungen per E-Mail, per SMS oder über beide Kanäle deaktivieren, wenn dieser Besuchsgrund verwendet wird.
Methoden zum Senden von Bestätigungen standardmäßig verhindern: Sie können den Versand von Bestätigungen per E-Mail, per SMS oder über beide Kanäle deaktivieren, wenn dieser Besuchsgrund verwendet wird.
Von Terminerinnerungen und -bestätigungen ausschließen: Sie können die Terminzeit, den Tierarzt oder beides aus den Termininformationen in Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten ausschließen.
Terminerinnerungen werden vor: Wählen Sie +Erinnerung hinzufügen, um diese Einstellung anzuzeigen. Geben Sie an, wie viele Stunden oder Tage vor geplanten Terminen Kunden für diesen Besuchsgrund Erinnerungen erhalten. Mit der nächsten Einstellung legen Sie fest, ob die Zahl Stunden oder Tage angibt. Sie können für einen Besuchsgrund mehrere Terminerinnerungen festlegen.
Sendezeittyp für Terminerinnerungen: Wählen Sie aus, ob Erinnerungen Stunden oder Tage vor dem Termin gesendet werden.
Spezifische Sendezeit für Terminerinnerungen: Wenn Sie die Option „Tage“ ausgewählt haben, geben Sie die genaue Uhrzeit an, zu der die Erinnerungen gesendet werden.
In E-Mails mit Terminbestätigungen und -erinnerungen wird der Besuchsgrund immer in der Terminübersicht angezeigt. Der Besuchsgrund kann in E-Mails nicht ausgeblendet werden. Damit der Besuchsgrund nicht in SMS-Nachrichten erscheint, verwenden Sie für den Besuchsgrund die Einstellung SMS Nachricht. Wählen Sie Nachrichten für diesen Besuchsgrund aus und verfassen Sie Bestätigungs- und Erinnerungstexte, in denen der Besuchsgrund nicht erwähnt wird.
Hinweis: Wenn Sie die E-Mail- oder SMS-Texte ändern und die Änderungen auch auf alle noch nicht gesendeten Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten für bestehende Termine dieses Besuchstyps übertragen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Termine aktualisieren / Terminerinnerungen. Wenn Sie diese Schaltfläche nicht auswählen und nur Ihre Änderungen speichern, gelten die Änderungen nur für neue Termine, die nach der Aktualisierung erstellt werden.
Einstellungen der Online-Terminbuchung
Die Einstellungen der Online-Terminbuchung gelten für Termine, die Kunden über Ihre Seite zur Online-Terminbuchung buchen. Für Online-Buchungen gelten auch die Standard- und besuchsgrundspezifischen Einstellungen, zum Beispiel die Sendezeit für Erinnerungen.
Um diese Einstellungen zu bearbeiten, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung.
Zeigen Sie den Kunden keine Dauer an: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Termindauer nicht in den Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten angezeigt. Es wird nur die Startzeit angegeben.
Zeigen Sie den Kunden nicht den Namen des Tierarztes: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Name des für den Termin verantwortlichen Mitarbeiters nicht in den Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten angezeigt.
E-Mail Nachricht: In diesem Feld können Sie eine Nachricht eingeben, die in Bestätigungs-E-Mails an Kunden verwendet wird, wenn diese online einen Termin buchen.
SMS-Bestätigung senden: Wenn diese Option ausgewählt ist, erhalten Kunden bei einer Online-Terminbuchung eine SMS-Bestätigung. Der Nachrichtentext wird in den Standardeinstellungen oder den Einstellungen für den jeweiligen Besuchsgrund festgelegt.
E-Mail-Kopie an den Klinikstandort senden: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird eine Kopie der Bestätigungs-E-Mail des Kunden an die E-Mail-Adresse Ihres Klinikstandorts gesendet.
Online-Buchungen standardmäßig bestätigen: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Termine, die über die Online-Terminbuchung gebucht wurden, automatisch bestätigt. Wenn Kunden ihren Termin über einen Bestätigungslink oder eine Schaltfläche selbst bestätigen sollen, darf diese Option nicht ausgewählt sein.
Termine über einen Link bestätigen oder stornieren
Sie können einen Bestätigungslink oder eine Schaltfläche in jede Termin-E-Mail oder -SMS einfügen. So können Kunden ihren Termin direkt über die Nachricht bestätigen oder stornieren. Diese Funktion gilt für alle Termine, nicht nur für Termine, die über die Online-Terminbuchung gebucht wurden.
Fügen Sie eine der folgenden Platzhalter in Ihre Nachrichtenvorlage ein, um einen Bestätigungslink oder eine Schaltfläche hinzuzufügen:
[[appointment_confirmation_url]] — fügt einen einfachen Textlink ein
[[appointment_confirmation_button]] — fügt eine anklickbare Schaltfläche mit dem Text „Termin bestätigen“ ein
Hinweis: Der Platzhalter wird bei jedem Nachrichtenversand überprüft. Ein Link oder eine Schaltfläche wird nur eingefügt, wenn der Termin zu diesem Zeitpunkt noch nicht bestätigt ist. Ist der Termin bereits bestätigt, erscheint kein Link und keine Schaltfläche in der Nachricht.
Wenn der Kunde den Link oder die Schaltfläche auswählt, wird eine Seite mit den Termindetails angezeigt. Dort kann der Kunde den Termin bestätigen oder stornieren. Die Option zum Stornieren wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Kundeninteraktionen die Option Dem Kunden erlauben, den Termin zu stornieren aktiviert ist.
Die Platzhalter können in folgende Felder eingefügt werden:
E-Mail-Grußtext (Reservierung Einstellungen)
E-Mail Bestätigung zusätzliche Anweisungen (Reservierung Einstellungen)
E-Mail Erinnerung zusätzliche Anweisungen (Reservierung Einstellungen)
SMS-Bestätigungstext (Reservierung Einstellungen)
SMS-Erinnerungstext (Reservierung Einstellungen)
SMS-Bestätigungs- und Erinnerungstext (Besuchstyp)
E-Mail Nachricht (Einstellungen der Online-Terminbuchung)
Beispiel: Ablauf bei einer Online-Terminbuchung
Eine häufige Anwendung dieser Funktion ist die Online-Terminbuchung, bei der Kunden ihren Termin nach der Buchung selbst bestätigen sollen. So können Sie die Funktion einrichten:
Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Kundeninteraktionen und wählen Sie Dem Kunden erlauben, den Termin zu stornieren aus.
Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung und vergewissern Sie sich, dass Online-Buchungen standardmäßig bestätigen nicht ausgewählt ist. Wenn diese Option aktiviert ist, sind Termine bereits bestätigt, bevor die Nachricht gesendet wird. Daher erscheint darin kein Link und keine Schaltfläche.
Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeines > Standort der Klinik > Online-Terminbuchung > E-Mail Nachricht und fügen Sie einen der folgenden Platzhalter in die E-Mail-Vorlage ein: [[appointment_confirmation_url]] für einen einfachen Textlink oder [[appointment_confirmation_button]] für eine anklickbare Schaltfläche.
Wählen Sie Speichern.
Der Kunde erhält nun in seiner Bestätigungs-E-Mail einen Link oder eine Schaltfläche, über die er den Termin bestätigen oder stornieren kann.
Bestätigungs-E-Mail mit eingefügtem Platzhalter [[appointment_confirmation_button]]:
Bestätigungsseite, auf der der Kunde den Termin bestätigen oder stornieren kann:
