Eine Vorauszahlung ist eine Zahlung, die ein Kunde im Voraus leistet, bevor sie für eine Rechnung verwendet wird. Sie können eine Vorauszahlung auf der Seite „Kundendaten“, auf einer Rechnungsseite beim Fertigstellen der Rechnung oder aus einer Gutschrift hinzufügen.
Auf der Seite „Kundendaten“
Wählen Sie auf der Seite „Kundendaten“ oben rechts + Neu anlegen > Vorauszahlung.
Prüfen Sie das Datum und geben Sie bei Bedarf die Zahlungsart, den Betrag und die Beschreibung ein (diese Angaben können erforderlich sein).
Hinweis: In Deutschland und Österreich gibt es kein Datumsfeld. Für eine Vorauszahlung werden immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit verwendet, wie es die Buchhaltungsgesetze in Deutschland und Österreich vorschreiben. Bevor Sie die Vorauszahlung Speichern können, müssen Sie außerdem eine Kasse auswählen. Standardmäßig ist die Kasse ausgewählt, die Sie zuletzt verwendet haben. Es werden nur die Zahlungsmethoden dieser Kasse angezeigt.
Wählen Sie Speichern.
Auf einer Rechnungsseite
Wenn ein Kunde am Ende eines Besuchs zusätzlich zur Bezahlung einer Rechnung eine Vorauszahlung leisten möchte, können Sie diese beim Fertigstellen der Rechnung auf der Rechnungsseite hinzufügen. Das ist möglich, wenn Überzahlungen auf Rechnungen erlaubt sind (Einstellungen zu Rechnungsstellung und Zahlungen).
Fertigen Sie die Rechnung fertig und fügen Sie die Zahlung wie gewohnt entsprechend Ihrem Arbeitsablauf hinzu.
Bei dem zweistufigen Ablauf können Sie den insgesamt empfangenen Zahlungsbetrag einschließlich der Vorauszahlung in einem Schritt eingeben.
Bei dem einstufigen Ablauf fügen Sie nach der eigentlichen Rechnungszahlung eine weitere Zahlung für die Vorauszahlung hinzu.
Wählen Sie Auf Vorauszahlungen übertragen.
Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein (diese kann erforderlich sein) und wählen Sie Übertragung auf Vorauszahlungen bestätigen.
Wählen Sie Bestätigen.
Aus einer Gutschrift
Wenn Sie eine Stornorechnung erstellen, können Sie die gutzuschreibende Summe als Vorauszahlung auf das Kundenkonto übertragen, damit sie später verwendet werden kann.
Wenn Sie eine Rechnung vollständig gutschreiben oder eine Rechnung gutschreiben und eine neue Rechnung erstellen, wählen Sie beim Erstellen der Stornorechnung die Option, mit der Sie die als „Ausgewählt“ markierten Beträge auf Vorauszahlungen verschieben.
Wenn Sie eine Rechnung teilweise gutschreiben, stellen Sie die Stornorechnung fertig und wählen Sie anschließend auf der Seite der Stornorechnung Auf Vorauszahlungen übertragen.
Mit Vetera Pay
Informationen zum Hinzufügen einer Vorauszahlung mit Vetera Pay finden Sie unter Vorauszahlung mit Vetera Pay hinzufügen.