Dieser Artikel erklärt, wie man eine verfügbare Vorauszahlung (auch als Anzahlung oder Guthaben bezeichnet) auf offene Rechnungen anwendet. Sie können eine Vorauszahlung vom Kundenbereich (einschließlich mehrerer Rechnungen auf einmal) oder von einer Rechnungsseite anwenden. Beachten Sie, dass die Vorauszahlung verwenden-Aktion nur verfügbar ist, wenn der Kunde ein positives Vorauszahlungssaldo hat.
Verwenden Sie eine Vorauszahlung von der Kundenpage
Option A: Verwenden Sie eine Vorauszahlung für mehrere Rechnungen auf einmal
Gehen Sie zur Kundenpage und wählen Sie die Registerkarte Rechnung.
Im Abschnitt Vorauszahlungen finden Sie die Vorauszahlung, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um Vorauszahlung verwenden aus dem Dropdown-Menü auszuwählen.
Das Dialogfeld Vorauszahlung verwenden wird geöffnet, und zeigt eine Liste von bis zu sechs der letzten unbezahlten, abgeschlossenen Rechnungen für den Kunden an.
Um alle Rechnungspositionen anzuzeigen, wählen Sie den Pfeil neben jeder Rechnung, um zu erweitern und alle Rechnungspositionen anzuzeigen. Der Preis jedes Artikels wird in der Zeile des Artikels angezeigt.
Geben Sie in der Spalte Vorauszahlung verwenden den Betrag ein, den Sie auf jede Rechnung anwenden möchten (bis zur fälligen Rechnungsbetrag und innerhalb des Nicht verwendeten Vorauszahlungssaldo). Die Zusammenfassung unten rechts wird aktualisiert, während Sie Beträge eingeben, und zeigt Verfügbar zu verwenden und Verwendete Vorauszahlung an.
Überprüfen Sie die Beträge und wählen Sie Bestätigen aus, um die Zahlungen zu verbuchen.
Hinweise:
Eine einzige Vorauszahlung kann verwendet werden, um mehrere Rechnungen in einer Aktion zu decken.
Wenn der Betrag der Vorauszahlung nicht alle ausgewählten Rechnungen vollständig abdeckt, werden nur die eingegebenen Teilbeträge bis zum verfügbaren Saldo angewendet.
Option B: Verwenden Sie eine Vorauszahlung für eine Rechnung (Abschnitt Rechnungen)
Gehen Sie zur Kundenpage und wählen Sie die Registerkarte Rechnung.
Finden Sie die Rechnung im Abschnitt Rechnungen.
Wählen Sie die Schaltfläche Vorauszahlung verwenden aus. Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn der Kunde ein Vorauszahlungssaldo hat.
Vervollständigen Sie die Antragstellung zur Vorauszahlung (siehe Vervollständigen Sie den Vorauszahlungsantrag).
Verwenden Sie eine Vorauszahlung von der Rechnungsseite (einzelne Rechnung)
Öffnen Sie die Rechnungsseite.
Scrollen Sie zum Abschnitt Zahlungen.
Wählen Sie + Vorauszahlung verwenden aus.
Vervollständigen Sie die Antragstellung zur Vorauszahlung (siehe unten).
Vervollständigen Sie die Antragstellung zur Vorauszahlung (einzelne Rechnung)
Wenn Sie die Option zur Verwendung der Vorauszahlung von der Rechnung oder der Seite des Kunden ausgewählt haben, vervollständigen Sie die Verwendung der Vorauszahlung:
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Wählen Sie, welche Vorauszahlung zuerst verwendet werden soll die Vorauszahlung aus, die Sie verwenden möchten.
Wenn die ausgewählte Vorauszahlung den fälligen Gesamtbetrag nicht abdeckt, wird die nächste verfügbare Vorauszahlung auf dem Kundenkonto für den Rest verwendet (einzelne Rechnung).
Überprüfen und bearbeiten Sie den anzuwendenden Betrag, falls erforderlich.
Wenn die ausgewählte Vorauszahlung den vollen fälligen Betrag auf einer Rechnung nicht abdeckt, bleibt der verbleibende unbezahlte Betrag ausstehend.
Wählen Sie Anwenden.
Standortübergreifende Vorauszahlungen
Wenn standortübergreifende Vorauszahlungen aktiviert sind, wird die Verwendung einer Vorauszahlung, die an einem anderen Standort hinzugefügt wurde, einen internen Übertragungseintrag in der Zahlungszeile erstellen, um die Bewegung zwischen den Standorten anzuzeigen.