Anmerkung
Die Integration von InvoiceXpress ist nur auf dem portugiesischen Markt verfügbar.
InvoiceXpress ist eine Online-Rechnungssoftware, die von der portugiesischen Steuer- und Zollbehörde (PTA) genehmigt wurde. Bei der Verwendung der InvoiceXpress-Integration in Vetera ist der Prozess zur Finalisierung einer Rechnung im Wesentlichen der gleiche wie bei der allgemeinen zweistufigen Rechnungsfinalisierungsoption von Vetera, jedoch werden Rechnungen an InvoiceXpress gesendet, bevor sie in Vetera endgültig abgeschlossen werden können. Alle Rechnungszeilen werden mit den korrekten Mehrwertsteuercodes und möglichen Gründen für die Mehrwertsteuerbefreiung an InvoiceXpress gesendet.
Die Option zur einmaligen Rechnungsfinalisierung ist bei der Integration von InvoiceXpress nicht verfügbar, und Zahlungen können nicht hinzugefügt werden, bevor eine Rechnung vollständig finalisiert wurde.
Die erforderlichen offiziellen Dokumente, die mit Rechnungen verbunden sind, wie die offizielle Rechnung mit dem relevanten QR-Code, der gesetzlich vorhanden sein muss, werden von InvoiceXpress erstellt. Alle Funktionen in Vetera, die das Drucken, Senden oder Verwenden von Rechnungen oder Quittungen betreffen, verwenden diese offiziellen Dokumente.
Zahlungen, die zu Rechnungen hinzugefügt werden, werden mit dem richtigen Zahlungstyp an InvoiceXpress gesendet. Eine offizielle Quittung, die von InvoiceXpress erstellt wurde, wird an Vetera zurückgesendet. Rückzahlungszahlungen werden ebenfalls an InvoiceXpress gesendet, und der Zahlungsstatus der Rechnung wird zwischen InvoiceXpress und Vetera synchronisiert.
Es ist auch möglich, vereinfachte Rechnungen zu erstellen und zu finalisieren, die keinen Kunden beinhalten.
Erforderliche Einstellungen
Das Vetera-Team wird die Integration von InvoiceXpress in Ihrem System einrichten.
Anmerkung
Die folgenden Einstellungen sind erforderlich, damit die Integration wie vorgesehen funktioniert. Wir empfehlen auch, dass Sie unsere empfohlenen finanziellen Einstellungen überprüfen, bevor Sie finanzielle Integrationen einrichten. Die empfohlenen Einstellungen helfen Ihnen, Ihre Buchhaltungsdaten zu verwalten und Ihre Finanzberichte zu verbessern. Beachten Sie jedoch, dass diese empfohlenen Einstellungen auf dem portugiesischen Markt nicht immer gelten. Überprüfen Sie zunächst die folgenden Abschnitte für die relevanten automatisierten Einstellungen und Einstellungen, die nach der Aktivierung der Integration von InvoiceXpress nicht bearbeitet werden können.
Einstellungen > Organisation
Name: Wenn das InvoiceXpress-Konto auf Organisationsebene (für alle Klinikstandorte der Organisation) verwendet wird, stellen Sie sicher, dass der Name Ihrer Organisation korrekt ist. Beachten Sie, dass der Name nach der Aktivierung der Integration für einen Klinikstandort nicht geändert werden kann.
Verwenden Sie globale Rechnungsnummerierung: Diese Einstellung wird empfohlen, um Kollisionen von Rechnungsnummern zu vermeiden, insbesondere für Organisationen, die Klinikstandorte mit und ohne die Integration von InvoiceXpress haben. Beachten Sie, dass diese Einstellung geändert werden kann, nachdem eine Rechnung in der Vetera abgeschlossen wurde.
Automatisierte Organisationseinstellungen
Die folgenden Einstellungen werden in Vetera automatisch festgelegt, wenn die Integration aktiviert wird, und können nicht bearbeitet werden:
Verwenden Sie den genauen Einzelpreis: Ausgewählt.
Steuerberechnungsmethode: Einzelne Rechnungszeile.
Preisbestimmung für die Steuer: Preis ohne Mehrwertsteuer.
Rechnungszeilen auf ganze Zahlen runden: Nicht ausgewählt.
Referenznummern für Rechnungen erstellen: Nicht ausgewählt.
Optionale Organisationseinstellungen
Berichtsdimensionen aktivieren: Können aktiviert werden. Diese Informationen werden niemals mit InvoiceXpress synchronisiert.
Mehrwertsteuerrate für den internen Typ / externen Typ / Forschungstyp: Verschiedene Mehrwertsteuersätze für die internen, externen und Forschungskundentypen. Können aktiviert werden.
Abteilungsübergreifende Vorauszahlungen aktivieren: Nicht unterstützt.
Ermöglicht den Abschluss der Finanzperiode einer Organisation: Kann aktiviert werden.
Aktive Abteilungsprüfung beim Hinzufügen eines Artikels auf der Rechnung oder bei der Konsultation: Kann aktiviert werden.
Verstecken versäumter Rechnungszeilen: Nicht unterstützt.
Einstellungen > Klinikstandort
Stellen Sie sicher, dass die folgenden Einstellungen korrekt festgelegt sind, bevor die Integration aktiviert wird. Beachten Sie, dass diese Einstellungen nach der Aktivierung der Integration für den Klinikstandort nicht geändert werden können:
Land
Bezirk
Mehrwertsteuernummer: Muss immer mit der in der Integration von InvoiceXpress übereinstimmen.
Wenn das InvoiceXpress-Konto auf Ebene des Klinikstandorts (nur für den bestimmten Klinikstandort) verwendet wird:
Name
Telefon
E-Mail
Automatisierte Einstellungen für die Klinikstandorte
Die folgenden Einstellungen werden in Vetera automatisch festgelegt, wenn die Integration aktiviert wird, und können nicht bearbeitet werden:
Vereinfachte Rechnungen für anonyme Verkäufe aktivieren: Ausgewählt.
Limit für vereinfachte Rechnungen: 1000, wenn das vorhandene Limit leer ist oder einen Wert größer als 1000 hat.
Zahlungsschnellzugriffe deaktivieren: Ausgewählt.
Keine Zahlungen vor Rechnungsdatum: Ausgewählt.
Zahlungsstornierung zum gleichen Datum: Ausgewählt.
Einstellung des Stornierungsdatums für die Zahlung zulassen: Nicht ausgewählt.
Preise mit Mehrwertsteuer anzeigen: Ausgeschlossen.
Konsolidierte Rechnungen deaktivieren: Ausgewählt.
Ermöglichung der Übertragung von Gutschriften auf Vorauszahlungen: Nicht ausgewählt.
Aktivierung der Rundung der Rechnungssumme: Deaktiviert.
Aktivierung der Rundung der Rechnungssumme auf Null: Deaktiviert.
Logik für das Datum der Gutschrift: Bearbeitbar, standardmäßig das aktuelle Datum.
Änderung des Rechnungsdatums zulassen: Nicht ausgewählt.
Limit für Gutschriftmengen: Ausgewählt.
Normales Rechnungspräfix für positive Gesamtgutschriften verwenden: Ausgewählt.
Automatische Rückerstattung von Versicherungszahlungen beim Abschluss von Gutschriften aktivieren: Ausgewählt.
Anonyme Verkäufe nicht zulassen: Nicht ausgewählt.
Hinzufügen von Coupons zu Rechnungsentwürfen anzeigen/erlauben: Deaktiviert.
Zahlungen für vollständig bezahlte Rechnungen verhindern: Ausgewählt.
Bearbeitung des Rechnungsempfängers der finalisierten Rechnung zulassen: Nicht erlaubt.
Aktivierung des einmaligen Abschlusses und der Zahlung für Rechnungen und Schalterverkäufe: Nicht ausgewählt.
Bonusprogramm aktiviert: Nicht ausgewählt.
Weitere Einstellungen für die Klinikstandorte
Unternehmens-ID: Keine länderspezifische Verwendung.
IBAN-Nummer: Keine länderspezifische Verwendung.
BIC-Code: Keine länderspezifische Verwendung.
Nationale Bankkontonummer: Keine länderspezifische Verwendung.
Nationaler BIC-Code: Keine länderspezifische Verwendung.
Fälligkeitsdatum Verzögerung: Kann aktiviert werden.
Verzugszinsen: Können aktiviert werden. Beeinflusst nicht die ursprüngliche Rechnung.
Verzugsgebühr: Kann nicht bearbeitet werden.
Status "Rechnungsstellung" aktivieren: Nicht unterstützt.
Schnelles Hinzufügen von Artikeln auf Rechnungsseiten aktivieren: Kann aktiviert werden.
Wählbare Rechnungsseiten-Spalten: Können aktiviert werden.
Nullpreiszeilen auf der Rechnungsseite ausblenden: Können aktiviert werden.
Bearbeitung von Konsultationsartikeln von Rechnungsseiten aus zulassen: Kann aktiviert werden.
Verlinkte Artikelattribute aktualisieren (Berichtsdimensionen, Benutzer, Menge usw.): Kann aktiviert werden.
Patientenauswahl beim Verkauf an der Theke vorschreiben: Kann aktiviert werden.
Erfordernis von Tierärzten für Medikamentenreihen beim Schalterverkauf: Kann aktiviert werden.
Bearbeitung von Preisen für Konsultationsbehandlungsartikel zulassen: Kann aktiviert werden.
Rabatte für Kunden aktivieren: Kann aktiviert werden (Rabatt muss zwischen 0 und 100 % liegen).
Verhindern Sie den Abschluss von Rechnungen ohne Positionen: Empfohlen.
Zahlungsstornierungen aktivieren: Kann aktiviert werden.
Zahlungsübertragungen auf Vorauszahlungen aktivieren: Nicht aktivieren. Aufgrund rechtlicher Einschränkungen nicht verwenden.
Zahlungsübertragung auf das gleiche Datum: Kann aktiviert werden.
Das Datum der Vorauszahlungsübertragung festlegen: Nicht aktivieren. Aufgrund rechtlicher Einschränkungen nicht verwenden.
Rückerstattung von Vorauszahlungen auf das gleiche Datum: Nicht aktivieren. Aufgrund rechtlicher Einschränkungen nicht verwenden.
Das Datum für die Rückerstattung von Vorauszahlungen festlegen: Nicht aktivieren. Aufgrund rechtlicher Einschränkungen nicht verwenden.
Frühestmögliches Datum für finanzielle Ereignisse: Kann aktiviert werden.
Automatische Sperrung von Finanzperioden aktivieren: Kann aktiviert werden.
Erlauben Sie das Löschen einer begonnenen Konsultation: Kann aktiviert werden.
Min / Max Abrechnung: Kann aktiviert werden.
Rechnungsgebühren aktivieren: Wird nicht unterstützt.
Aktivieren Sie alternative Artikelbestellungen auf Kostenvoranschlägen und Rechnungen: Kann aktiviert werden.
Rechnungspräfixe: Können nicht verwendet werden.
Rechnungsabschlussprozess bei Verwendung der InvoiceXpress-Integration
Anmerkung
Rechnungen müssen in chronologischer Reihenfolge abgeschlossen werden.
Sie können Rechnungen gemäß dem Zwei-Schritte-Abschlussprozess abschließen. Die Ein-Schritt-Option ist mit der InvoiceXpress-Integration nicht verfügbar. Wenn Sie Rechnung abschließen auf der Rechnungsseite auswählen, wird die Rechnung von Vetera vorab abgeschlossen und an InvoiceXpress zur endgültigen Abwicklung gesendet.
Beachten Sie Folgendes:
Sie können Zahlungen nicht zu einem Rechnungsentwurf hinzufügen.
Es dürfen keine Artikelmengen mit drei oder mehr Dezimalstellen auf der Rechnung angezeigt werden.
Sie können eine Konsultation nicht beenden oder Änderungen an der Rechnung vornehmen, während sie sich im vorläufigen Abschlusszustand befindet.
Wenn die Rechnung mit der Option Mehrwertsteuer entfernen abgeschlossen wird, erhält die Rechnung einen Mehrwertsteuerausnahmecode. Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, mehr als einen Ausnahmecode pro Rechnung zu deklarieren. Wenn eine Rechnung zwei Artikel enthält und jeder einen Mehrwertsteuersatz von 0 % mit unterschiedlichen Ausnahmecodes hat, müssen Sie einen Ausnahmecode für die Rechnung auswählen.
Sobald InvoiceXpress eine Rechnung endgültig abschließt, wird die Rechnung in Vetera vollständig abgeschlossen. InvoiceXpress erstellt das offizielle PDF-Dokument für die Rechnung. Sie können die Rechnung aus Vetera drucken oder per E-Mail senden.
Sie können Zahlungen zur Rechnung hinzufügen, nachdem sie endgültig abgeschlossen wurde. Beachten Sie, dass das Zahlungsdatum nicht in der Zukunft oder vor dem Rechnungsdatum festgelegt werden kann.
Wenn Sie eine Zahlung zu einer zuvor abgeschlossenen Rechnung in Vetera hinzufügen und sie mit InvoiceXpress synchronisiert wurde, wird von InvoiceXpress ein offizieller PDF-Beleg erstellt. Um den offiziellen Beleg zu drucken, wählen Sie die Option Offiziellen Beleg drucken im Menü des Drucken-Schaltfläche. Sie können auch Unoffiziellen Beleg drucken auswählen, um den normalen Vetera-Beleg zu drucken.
Stornierung oder Rückerstattung von Zahlungen
Zahlungen müssen ab der letzten Zahlung (der letzten Zahlung auf der Rechnungsseite) storniert werden. Wenn eine Rechnung die Zahlungen A (1. Zahlung) und B (2. Zahlung) hat und Sie die Zahlung A stornieren möchten, müssen Sie zuerst die Zahlung B stornieren, bevor Sie die Zahlung A stornieren können. Dann müssen Sie die Zahlung B wieder zur Rechnung hinzufügen.
Beachten Sie, dass Zahlungen von Dritten vor der Erstellung einer Gutschrift zurückerstattet werden müssen. Dazu gehören Vetera Pay und integrierte Kartenzahlungen. Nach Abschluss einer Gutschrift werden die Zahlungen auf der ursprünglichen Rechnung und der Gutschrift entsprechend angepasst, sodass beide Dokumente den Status "Bezahlt" haben. Beachten Sie, dass dieser Anpassungsprozess einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Wir empfehlen Ihnen, die Dokumente sowohl in Vetera als auch in InvoiceXpress zu überprüfen.
Beachten Sie Folgendes:
Sie können den Kunden einer Gutschrift nicht bearbeiten. Der Kunde muss derselbe sein wie auf der ursprünglichen Rechnung.
Derzeit ist es nicht möglich, eine Gutschrift aus einer bestehenden Gutschrift zu erstellen.
Derzeit werden keine Dokumente als Nachweis für rückerstattete Zahlungen erstellt, nur für stornierte Zahlungen.
Aktuell nicht verfügbare Funktionen mit InvoiceXpress
Gesundheitspläne
Versicherungsansprüche
Das Zusammenführen von Kunden hat eine Einschränkung: Informationen werden von einem Kunden auf den anderen zusammengeführt, aber der zusammengeführte Kunde, der in Vetera archiviert ist, wird nicht in InvoiceXpress archiviert.
Rechnungsgebühr. Alternativ können Sie einen spezifischen Artikel für die Rechnungsgebühren erstellen und verwenden.
Abteilungsübergreifende Übertragungen
Grenze für Bearbeitungs- und Einspeisungsgebühren
Zusätzliche Steuer
Empfehlungen für die Finanzberichterstattung
Verwenden Sie den End-of-Day-Bericht täglich für die Abstimmung (vollständiger 24-Stunden-Zeitraum).
Verwenden Sie den Bericht "Rechnungen", der in das Excel- oder CSV-Format exportiert werden kann, um genauere Beträge mit 4 Dezimalstellen anzuzeigen.
Verwenden Sie das "Hauptbuch" zur monatlichen und jährlichen Abstimmung. Der Bericht kann in das Excel- oder CSV-Format exportiert werden, um genauere Beträge mit 4 Dezimalstellen anzuzeigen.