In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die verschiedenen Einstellungen für klinische Notizen in Vetera konfigurieren und verwenden. Sie können Notiztypen und Vorlagen einrichten, um die Dokumentation Ihrer Klinik zu vereinheitlichen und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Wählen Sie oben links die Schaltfläche mit dem Kliniknamen im linken Seitenbereich aus, um die Standortauswahl zu öffnen. Wählen Sie anschließend in der Liste Einstellungen. Das funktioniert unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen einen oder mehrere Klinikstandorte hat.
Einstellungen für den Standort der Klinik
Gehen Sie zu Einstellungen > Standort der Klinik > Einstellungen für den Standort der Klinik.
Mehrere Berichte für ambulante Patienten und Hausbesuche: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, können Sie während einer Konsultation mehrere Berichte für einen ambulanten Patienten hinzufügen. Ist die Einstellung nicht ausgewählt, kann pro Patient und Konsultation nur ein Bericht hinzugefügt werden. Wenn die Einstellung aktiviert ist, können Benutzer außerdem im Namen einer anderen Fachkraft Berichte erstellen, bearbeiten oder aktualisieren. So kann beispielsweise eine tiermedizinische Fachangestellte Berichte für einen Tierarzt eingeben. Vetera führt eine nachvollziehbare Buchungskontrolle sowohl für die verantwortliche Person (den Besitzer des Berichts) als auch für den tatsächlichen Verfasser oder Bearbeiter (den Benutzer, der den Bericht eingegeben oder geändert hat).
Neue klinische Notizen automatisch öffnen: Diese Einstellung kann verwendet werden, wenn mehrere klinische Notizen pro Konsultation aktiviert sind (siehe vorherige Einstellung). Ist sie ausgewählt, wird beim Öffnen einer Konsultationsseite oder beim Speichern einer klinischen Notiz automatisch ein neues Feld für klinische Notizen geöffnet. Ist die Einstellung nicht ausgewählt, können Sie über die Plus-Schaltfläche ein neues Feld für klinische Notizen öffnen.
Entwürfe klinischer Notizen in der Patientenhistorie anzeigen: Ist diese Einstellung ausgewählt, werden Entwürfe klinischer Notizen in der Patientenhistorie angezeigt.
Standarttext für "Berichte": In diesem Feld können Sie einen Standardtext für klinische Notizen eingeben, der allen neuen Konsultationen hinzugefügt wird, sofern kein Text aus einer anderen Quelle hinzugefügt wird (zum Beispiel eine eingerichtete Besuchsgrund).
Konsultationen mit Berichtsentwürfen abschließen: Ist diese Einstellung ausgewählt, können Konsultationen mit Berichtsentwürfen abgeschlossen werden.
Aktivieren Sie nicht genehmigte klinische Notizen (nur verfügbar, wenn Studentenfunktionen verwendet werden): Ist diese Einstellung ausgewählt, können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen nicht genehmigte klinische Notizen verfassen. Diese Notizen können vom für die Konsultation zuständigen Benutzer genehmigt oder abgelehnt werden. Nicht genehmigte klinische Notizen werden in der Regel in Universitätskliniken verwendet. Dort können beispielsweise Studenten, Assistenten und Praktikanten klinische Notizen verfassen, die von einem betreuenden Tierarzt genehmigt und weiterbearbeitet werden müssen. In der Patientenhistorie werden nur genehmigte Notizen angezeigt.
Vorlagentypen für klinische Notizen standortspezifisch festlegen: Ist diese Einstellung ausgewählt, werden im Dialog zur Vorlagenauswahl auf der Konsultationsseite in der Filterliste für Notiztypen nur die klinischen Notiztypen angezeigt, für die am aktiven Klinikstandort Vorlagen vorhanden sind. Wenn Klinik A beispielsweise Vorlagen für die klinischen Notiztypen „Anamnese“, „Triage“ und „Klinische Untersuchung“ hat und Klinik B nur Vorlagen für „Anamnese“ und „Klinische Untersuchung“, sieht ein Benutzer an Klinik B in der Notiztypenliste nur „Anamnese“ und „Klinische Untersuchung“. Ist die Einstellung nicht ausgewählt, wird dem Benutzer auch der klinische Notiztyp „Triage“ angezeigt, obwohl dafür keine Vorlagen verfügbar sind.
Bearbeitung von Texteinträgen in abgeschlossenen Konsultationen zulassen: Ist diese Einstellung ausgewählt, können klinische Notizen zu abgeschlossenen Konsultationen hinzugefügt und bearbeitet werden. Ist die Einstellung nicht ausgewählt, können klinische Notizen zwar auch zu abgeschlossenen Konsultationen hinzugefügt und darin bearbeitet werden, aber das System verlangt einen Besuchsgrund, wenn ein Benutzer eine Notiz hinzufügt oder bearbeitet.
Bearbeitungsfrist für Texteingaben in Konsultationen: Ist die vorherige Einstellung ausgewählt, können Sie festlegen, wie viele Tage lang klinische Notizen in abgeschlossenen Konsultationen bearbeitet werden können.
Aufgabeneinstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen > Standort der Klinik > Aufgabeneinstellungen.
Die folgenden aufgabenbezogenen Einstellungen hängen davon ab, dass am Klinikstandort die Einstellung Konsultationen mit Berichtsentwürfen abschließen aktiviert ist. Möglicherweise müssen Sie auch Mehrere Berichte für ambulante Patienten und Hausbesuche aktivieren.
Aufgaben für Berichtsentwürfe bei Rechnungsabschluss erstellen: Ist diese Einstellung ausgewählt, wird automatisch eine Aufgabe erstellt, wenn eine Rechnung für eine Konsultation mit Berichtsentwürfen abgeschlossen wird.
Standardmäßig zugewiesener Benutzer für Aufgaben zu Berichtsentwürfen: In diesem Feld können Sie auswählen, wem die Aufgabe zugewiesen wird: dem erstellenden Benutzer (dem Benutzer, der die Berichtsentwürfe erstellt hat), dem aktiven Benutzer (dem Benutzer, der die Rechnung abgeschlossen hat) oder dem beaufsichtigenden Tierarzt (dem für die Konsultation verantwortlichen Tierarzt).
Frist für Aufgaben zu Berichtsentwürfen (in Tagen): In diesem Feld können Sie festlegen, wie viele Tage nach dem Rechnungsabschluss die Aufgabe fällig ist. Wenn Sie die Frist auf 0 setzen, wird die Aufgabe sofort fällig, sobald ein Berichtsentwurf gespeichert wird (nicht erst beim Rechnungsabschluss).
Zusammenfassende E-Mail
Gehen Sie zu Einstellungen > Standort der Klinik > zusammenfassende E-Mail.
Klinische Anmerkungen im Verlaufanhang enthalten: Ist diese Einstellung ausgewählt, werden die klinischen Notizen der Konsultation in den Anhang zur Patientenhistorie in der E-Mail mit der Konsultationszusammenfassung aufgenommen.
Berechtigungen für Benutzergruppen
Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer > Berechtigungsgruppen.
Mit diesen Einstellungen legen Sie fest, welche Funktionen für klinische Notizen den Berechtigungsgruppen der Benutzer zur Verfügung stehen:
Klinische Notizen zur Konsultation hinzufügen: Ermöglicht dem Benutzer, Notizen zu erstellen.
Notizen, Entlassungsanweisungen und klinische Notizen anderer Benutzer bearbeiten: Ermöglicht dem Benutzer, von anderen erstellte Notizen zu ändern. Dies ist für Arbeitsabläufe relevant, in denen Mitarbeiter Notizen im Namen der verantwortlichen Fachkraft bearbeiten.
Entlassungsanweisungen und klinische Notizen nach Abschluss der Konsultation hinzufügen/bearbeiten: Ermöglicht die Bearbeitung nach Abschluss der Konsultation.
Nicht genehmigte klinische Notizen zur Konsultation hinzufügen: Ermöglicht das Erstellen von Notizen, für die eine Genehmigung erforderlich ist.
Klinische Notizen von Studenten: Spezielle Berechtigungen für Arbeitsabläufe mit Studenten.
Klinische Notiztypen hinzufügen
Klinische Notiztypen dienen zur Kategorisierung klinischer Notizen. In Konsultationen und in der Patientenhistorie lassen sich klinische Notizen nach Typ filtern und sortieren. Das ist hilfreich, wenn mehrere Mitarbeiter an einem Fall mitarbeiten und die klinischen Fälle komplexer sind. Standardmäßig haben alle Notizen den Typ „Allgemeines“. Klinische Notiztypen sind in Konsultationen verfügbar, wenn der Arbeitsablauf für mehrere Notizen verwendet wird.
1. Eine Liste für klinische Notiztypen erstellen
Gehen Sie zu Einstellungen > Listen und Vorlagen > Listen.
Wählen Sie die Schaltfläche Liste hinzufügen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ die Option Beratungshinweis Typ.
Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Liste ein.
Wählen Sie Speichern. Die leere Liste wird zur Seite Listen und Vorlagen > Listen hinzugefügt.
Um nach dem Speichern die Eigenschaften der Liste (Typ oder Listenname) zu bearbeiten, wählen Sie in der Listenzeile die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol.
2. Klinische Notiztypen zur Liste hinzufügen
Wählen Sie den Listennamen (als Link dargestellt), um die Listenseite zu öffnen.
Wählen Sie Eintrag hinzufügen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Neuen Eintrag zur Liste hinzufügen.
Im Feld Code können Sie optional einen Code für den klinischen Notiztyp eingeben. Der Code dient dem internen Gebrauch und kann eine beliebige Kennung sein. Wenn Sie Codes verwenden, müssen diese innerhalb der Liste eindeutig sein.
Geben Sie im Feld Kennzeichnung den Namen des klinischen Notiztyps ein.
Wählen Sie im Feld Klinikstandorte die Klinikstandorte aus, an denen der klinische Notiztyp verfügbar sein soll. Standardmäßig ist der klinische Notiztyp an allen Klinikstandorten verfügbar.
Wählen Sie Speichern.
Um den Code oder die Kennzeichnung eines klinischen Notiztyps nach dem Speichern zu bearbeiten, wählen Sie in der Zeile die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol. Hinweis: Ein klinischer Notiztyp kann nicht bearbeitet werden, wenn er bereits für klinische Notizen verwendet wurde.
3. Die Liste mit klinischen Notiztypen aktivieren
Die Liste mit klinischen Notiztypen muss aktiviert werden, bevor die Notiztypen beim Verfassen klinischer Notizen verwendet werden können. Öffnen Sie die Seite Listen und Vorlagen > Listen, suchen Sie die Liste mit den klinischen Notiztypen und wählen Sie in der Listenzeile Aktivieren.
Vorlagen für klinische Notizen hinzufügen
Mit Vorlagen für klinische Notizen können Benutzer schneller und einfacher klinische Notizen hinzufügen. Unter den Besuchsgründen können Sie außerdem eine Vorlage für klinische Notizen auswählen, die bei Verwendung des Besuchsgrunds automatisch zur Konsultation hinzugefügt wird.
Gehen Sie zu Einstellungen > Listen und Vorlagen > Vorlagen.
Wählen Sie unter Textvorlagen die Option hinzufügen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ die Option Vorlage für Berichte.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Notiztyp den klinischen Notiztyp aus, für den diese Vorlage verfügbar sein soll. Wenn Sie nichts auswählen, ist die Vorlage für alle klinischen Notiztypen verfügbar.
Wenn Sie die Vorlage mit dem KI-Assistenten verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Vorlage für KI-Assistenten aktivieren. Das Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn die Einstellung KI-Assistenten aktivieren für den Klinikstandort eingeschaltet ist. Weitere Informationen finden Sie unter Textvorlagen erstellen und verwalten.
Geben Sie einen Titel für die Vorlage und den Vorlagentext ein.
In der Dropdown-Liste Benutzer können Sie einen bestimmten Benutzer auswählen, der die Vorlage bearbeiten darf (andere Benutzer können sie nur verwenden). Wenn Sie keinen Benutzer auswählen, können nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zum Hinzufügen und Bearbeiten von Vorlagen in den Einstellungen die Vorlage bearbeiten.
Wählen Sie im Feld Klinikstandorte die Klinikstandorte aus, an denen die Vorlage verfügbar sein soll. Standardmäßig ist die Vorlage an allen Klinikstandorten verfügbar.
Um eine Vorlage nach dem Speichern zu bearbeiten, wählen Sie in der Zeile die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol. Weitere Informationen zum Erstellen von Textvorlagen finden Sie unter Textvorlagen erstellen und verwalten.